Principio di cassa: cos'è, come funziona e perché serve nella contabilità aziendale

Il principio di cassa è uno dei principali criteri di contabilità. Si tratta di un metodo di calcolo del reddito d’impresa che si concentra sugli aspetti finanziari della gestione aziendale e pone al centro la liquidità. In quest’articolo spiegheremo come funziona il principio di cassa, quando si applica e quali strumenti ne semplificano la gestione.

Cosa significa principio o "criterio" di cassa?

Il principio di cassa è uno dei criteri fondamentali della contabilità aziendale.

Esso rappresenta uno dei modi di compilazione dei diversi documenti contabili, come, ad esempio, il bilancio d’esercizio o la dichiarazione dei redditi.

In base a quanto stabilito dall’art. 2423 bis del Codice Civile, infatti, le scritture contabili devono essere redatte secondo una serie di principi essenziali, tra cui:

• principio di continuità aziendale;
• principio di prudenza;
• principio di competenza;
• principio di realizzazione.

A questi, la Legge di Bilancio 2017 ha aggiunto il principio di cassa.

In base a tale principio, nella scrittura dei documenti contabili occorre tenere in considerazione i costi e i ricavi che hanno già avuto una “manifestazione finanziaria”, ossia che hanno prodotto un movimento nel flusso di cassa aziendale, in entrata o in uscita.

Bisogna, cioè, analizzare gli incassi e i pagamenti.

È bene sottolineare che tra costi e pagamenti, così come tra ricavi e incassi, vi è un legame stretto anche se le due coppie di concetti non vanno confuse, poiché attengono a due sfere diverse della gestione aziendale, quella finanziaria e quella economica.

Il principio di cassa, inoltre, è un elemento essenziale della contabilità a doppia voce, che prevede di registrare contestualmente i flussi di cassa in entrata e uscita su due conti separati, in modo da facilitare l’analisi dello stato e delle variazioni patrimoniali dell’azienda.

Differenza tra principio di competenza e di cassa

Il principio di cassa e quello di competenza sono i due criteri usati alternativamente nella compilazione dei documenti contabili.

Tali principi presentano delle differenze sostanziali e la loro applicazione ha, come vedremo, delle implicazioni anche nel calcolo del reddito di un’impresa.

In particolare, il principio di competenza prevede di registrare e contabilizzare le entrate e le uscite nel momento in cui si generano i relativi diritti e obblighi economici.

Nel caso, invece, del principio di cassa, le transazioni vengono registrate quando effettivamente il denaro entra o esce dalle casse aziendali, indipendentemente dal momento in cui è avvenuta l’operazione economica.

Se, ad esempio, la tua azienda ha venduto dei prodotti a un cliente, in base al principio di cassa il relativo ricavo deve essere registrato solo quando la fattura viene incassata, anche se l’operazione di vendita è stata conclusa precedentemente.

Parallelamente, se la tua impresa acquista delle materie prime, la relativa spesa deve essere registrata solo quando avviene effettivamente il pagamento dei fornitori, anche se l’ordine o il contratto di acquisto è stato effettuato in precedenza.

In sintesi, in base al principio di cassa i ricavi sono contabilizzati solo nel momento in cui vengono incassati e, allo stesso modo, i pagamenti vengono conteggiati solo quando l’esborso è registrato sul tuo conto.

Per quanto sottile possa sembrare questa distinzione, in realtà è importante prestare molta attenzione perché, frequentemente, costi e pagamenti, così come ricavi e incassi hanno tempi diversi.

La scelta tra principio di cassa e di competenza non è casuale, ma dipende dalle esigenze specifiche dell’azienda e dal tipo di regime contabile che essa deve seguire per legge.

Cosa sono le previsioni di competenza e di cassa?

L’applicazione del principio di competenza e di cassa influisce anche sulle previsioni strategiche di un’impresa.

In particolare, le “previsioni di competenza” e “di cassa” sono due tipi di previsioni finanziarie utilizzate dalle aziende per pianificare e gestire le loro risorse finanziarie.

Vediamo, brevemente, quali sono le principali caratteristiche e differenze tra le due tipologie di previsioni:

• previsioni di competenza: questa tipologia di previsioni si concentra sui ricavi e sulle spese che l'azienda si aspetta di generare in un determinato periodo di tempo. Esse si basano sul principio di competenza economica e sono utili per valutare la redditività a lungo termine di un'azienda e per pianificare le sue attività future;

• previsioni di cassa: si focalizzano sul cash flow che un’azienda prevede di avere in un determinato periodo di tempo. Le previsioni di cassa sono essenziali per stimare la liquidità nelle casse aziendali necessaria per coprire le spese correnti e adempiere agli obblighi finanziari, come il pagamento dei fornitori, delle tasse e dei debiti.

In sintesi, la differenza principale è che le previsioni di competenza sono orientate alla redditività e riflettono il reddito e le spese sostenute durante un periodo di tempo, mentre le previsioni di cassa sono orientate alla liquidità e si concentrano sui flussi di cassa effettivi, in entrata e in uscita.

Entrambi i tipi di previsioni sono essenziali per la gestione finanziaria di un'azienda e vengono utilizzati per prendere decisioni informate sulla pianificazione e sull'allocazione delle risorse finanziarie.

Pagamento, situazione, bilancio, fondo e conto cassa: facciamo chiarezza

L’applicazione del principio di cassa influisce su una serie di aspetti e concetti contabili diversi come la “situazione di cassa”, il “pagamento per cassa”, il “bilancio di cassa” e, infine, il “fondo” e il “conto” cassa.

Vediamo, brevemente, le caratteristiche e il significato delle diverse espressioni contabili.

Cos’è la situazione di cassa?

La situazione di cassa aziendale rappresenta il saldo di denaro liquido che un’impresa ha a disposizione in un determinato momento. Da un punto di vista pratico, si tratta della somma totale di tutti gli asset liquidi o facilmente liquidabili (come il denaro contante o i conti correnti bancari), meno le cosiddette “passività imminenti”, ossia fatture o altri debiti a breve scadenza.

La situazione di cassa fornisce una panoramica immediata della capacità di un’impresa di gestire le proprie attività quotidiane, pagare le spese correnti e investire in opportunità future.

Si tratta, quindi, di un aspetto essenziale nella gestione finanziaria aziendale: una situazione di cassa positiva, infatti, indica che l'azienda ha una disponibilità liquida maggiore rispetto al denaro dovuto, mentre una situazione di cassa negativa, indica che l'azienda necessita di altre fonti di finanziamento esterne per coprire le proprie spese.

La situazione di cassa è un termometro importante dello stato di salute di un’azienda, per questo andrebbe monitorata e gestita con molta attenzione.

Cosa vuol dire pagamento per cassa?

L’espressione “pagamento per cassa” indica la contabilizzazione delle operazioni finanziarie basata proprio sul principio di cassa. In sostanza, un’azienda registra una transazione solo quando si verifica un movimento di cassa, indipendentemente dal momento in cui l’azienda ha maturato un obbligo o un diritto economico.

Il pagamento per cassa è spesso utilizzato dalle piccole imprese e dalle società che puntano a valorizzare la liquidità disponibile.

Bilancio di cassa

Il “bilancio di cassa” è un documento contabile utilizzato in Italia dalle aziende pubbliche e serve per fornire una panoramica dettagliata delle transazioni finanziarie riscosse e pagate nel corso dell’esercizio successivo.

Il bilancio di cassa, quindi, mette in luce i movimenti monetari e ha una funzione simile a quella di un previsionale di cassa.

Diversamente da un tradizionale bilancio d’esercizio, il bilancio di cassa si concentra esclusivamente sui flussi di cassa, ossia sulle risorse liquide aziendali e sulla loro variazione.

Si tratta di un documento essenziale per valutare il cash flow aziendale, tuttavia, tenendo in considerazione solo le obbligazioni economiche incassate e pagate e non quelle maturate, può fornire un’immagine limitata della redditività aziendale.

Fondo cassa

Il “fondo cassa” rappresenta la quantità di denaro custodita fisicamente all'interno di un'azienda e usata per fronteggiare le esigenze immediate di pagamenti in contanti, come piccoli costi quotidiani, rimborso di spese ai dipendenti in forma contante, ecc.

Generalmente, il fondo cassa è gestito da un responsabile e viene rimpinguato periodicamente tramite le entrate aziendali.

Conto cassa

Il “conto cassa” indica, invece, un conto di bilancio in cui vengono registrate le entrate di denaro contante derivanti, ad esempio, dalle vendite in contanti, dagli incassi di crediti o di finanziamenti in contanti, ecc., e le uscite di denaro contante, per esempio per il pagamento di alcuni fornitori, per spese operative o per alcune tipologie di rimborsi.

Il conto cassa serve per tracciare e rendicontare tutte le transazioni tramite contante, in entrata e in uscita. Il saldo del conto cassa rappresenta, quindi, la quantità di denaro contante disponibile nell'azienda in un dato momento.

In sintesi, mentre il fondo cassa fa riferimento al denaro fisico custodito all'interno dell'azienda per il soddisfacimento delle sue necessità immediate, il conto cassa è un registro contabile che tiene traccia di tutte le transazioni in contanti realizzate dall'azienda.

Entrambi sono indicatori importanti di una corretta gestione finanziaria aziendale e sono necessari per verificare lo stato della liquidità disponibile di un’impresa.

Come funziona il principio di cassa? Pagamenti in contanti, POS, bonifico bancario o assegni

Il principio di cassa si basa sull’idea che le entrate e le uscite di denaro debbano essere registrate e contabilizzate nel momento in cui effettivamente vengono incassate o pagate, e non quando sono state guadagnate o sostenute, come avviene per il principio di competenza.

Da un punto di vista pratico, quindi, l’applicazione del principio di cassa prevede che un’impresa registri le entrate di denaro quando effettivamente riceve i pagamenti dai clienti, mentre le uscite quando paga le fatture o sostiene le spese dovute.

In sintesi, l’operazione finanziaria deve essersi effettivamente conclusa per essere contabilizzata.

È bene precisare che la contabilizzazione delle voci di incasso o di pagamento può variare in base alla modalità e allo strumento utilizzato per la transazione economica.

Nel caso, infatti, di incassi o pagamenti effettuati in contanti, il movimento di cassa è immediato, per cui la data dell’operazione coincide con quella di contabilizzazione.

Quando, invece, si eseguono transazioni con bonifico bancario, POS o assegno, la data di movimento con quella di contabilizzazione differiscono.

In particolare:

• per bonifico bancario e pagamenti via POS, la transazione viene contabilizzata al momento dell’accredito o dell’addebito dell’importo sul conto corrente (la cosiddetta “data disponibile”);
• per gli assegni, la data di registrazione è quella in cui il destinatario riceve il titolo di credito (indipendentemente dal fatto che vada o meno a riscuotere subito la relativa somma).

L’applicazione del principio di cassa presuppone alcune eccezioni (o deroghe) che interessano determinati elementi del reddito d’impresa, in particolare gli ammortamenti e gli accantonamenti.

Principio di cassa, redditi e movimenti di denaro: occhio ad ammortamenti e accantonamenti

Ammortamenti e accantonamenti possono rappresentare una parte consistente del bilancio aziendale.

I primi consistono nella distribuzione di un costo di produzione su più di un esercizio, i secondi, invece, rappresentano una riserva finanziaria, una sorta di scorta che, come suggerisce il nome, viene accantonata dall’impresa come riserva legale o per eventuali esigenze future.

Sia gli ammortamenti sia gli accantonamenti non possono essere contabilizzati secondo la logica del principio di cassa, ma seguono sempre il principio di competenza.

Un esempio tipico è rappresentato dall’ammortamento di un macchinario.

Anche se, infatti, l’esborso per acquistare un nuovo macchinario viene fatto con un unico pagamento al fornitore, il costo è ammortizzabile nel corso di diversi esercizi successivi.

L’ammortamento non può essere contabilizzato seguendo il principio di cassa, perché non comporta un vera spesa. Il movimento di denaro, infatti, avviene esclusivamente al momento dell’acquisto del bene, mentre le quote di ammortamento sono dei costi “fittizi” che seguono il principio contabile della competenza.

Lo stesso meccanismo si applica anche agli accantonamenti, soprattutto quelli obbligatori come la già citata riserva legale.

L’accantonamento non prevede un movimento di denaro immediato: esso implica, soltanto, uno spostamento di liquidità dal conto dell’impresa al conto dell’accantonamento.

Non rappresentando una vera e propria modifica della liquidità aziendale, se si seguisse il principio di cassa non ci sarebbe alcun movimento da contabilizzare.

Adozione del principio di cassa e contabilità semplificata: a chi compete?

Non tutte le aziende possono seguire il principio di cassa per poter registrare i propri documenti contabili.

Mentre, infatti, il principio di competenza è considerato il criterio di riferimento nella contabilità aziendale ed è obbligatorio per la maggior parte delle aziende, il principio di cassa si applica solo in alcuni casi specifici che rientrano, principalmente, nel regime semplificato.

Regime forfettario semplificato e liberi professionisti

In base a quanto stabilito dalla succitata Legge di Bilancio 2017, le piccole imprese a contabilità semplificata possono optare per il principio di cassa che, in alcuni casi, rappresenta un’alternativa preferibile rispetto al principio di competenza.

Nello specifico, possono applicare il principio di cassa le seguenti categorie:

• società che offrono servizi e che contano un fatturato inferiore ai 400mila euro annui;
• attività commerciali con limiti di fatturato sotto i 700mila euro all’anno;
• liberi professionisti, artisti e artigiani;
• ditte individuali e qualsiasi attività che rientri nel regime forfettario.

Agenzia delle entrate: come funziona la tassazione basata sul principio di cassa?

In ambito fiscale, l’applicazione del principio di cassa indica un tipo di contabilizzazione in cui i ricavi e le spese sono tassati solo quando sono effettivamente incassati o pagati.

Questo principio si contrappone a quello di tassazione "per competenza", dove i ricavi e le spese sono tassati nel momento in cui sono guadagnati o sostenuti.

In sostanza, quando si applica il principio di tassazione "per cassa", le entrate sono considerate tassabili solo quando l'azienda le riceve effettivamente, mentre le spese sono deducibili solo quando l'azienda le paga effettivamente.

Questo significa che l'imposta viene calcolata solo sui flussi di cassa effettivi e non su fatture emesse o ricevute.

L'adozione del principio di tassazione "per cassa" può semplificare la contabilità fiscale per le piccole imprese o per coloro che operano con flussi di cassa limitati o irregolari. Tuttavia, può non riflettere accuratamente la redditività reale dell'azienda.

Esempio pratico

Facciamo un esempio pratico per capire meglio come l’applicazione del principio di cassa o di competenza influisca anche sul calcolo del reddito imponibile e della relativa tassazione.

Supponiamo che nel corso dell’anno la tua azienda abbia:

• emesso fatture di vendita per 100.000€ ma abbia incassato solo 70.000€;
• ricevuto dai fornitori fatture di acquisto per 50.000€ pagando, però, solo 30.000€.

Seguendo il principio di cassa, il tuo reddito sarà pari a:

70.000€ (incassi effettivi) - 30.000 (esborsi effettivi) = 40.000€

Adottando, invece, il principio di competenza, il reddito sarà:

100.000€ (fatture emesse) - 50.000€ (fatture da pagare) = 50.000€

In base, quindi, al principio di cassa, concorrono alla formazione del reddito solo i compensi effettivamente incassati durante l’anno fiscale. Analogamente, possono essere dedotte solo le spese effettivamente pagate nel corso dello stesso periodo d’imposta.

Come è facile intuire, l’applicazione dei due principi implica importanti differenze sul bilancio e sulle previsioni di liquidità aziendale.

Traccia in tempo reale la tua liquidità aziendale con Agicap

La liquidità e il cash flow sono elementi fondamentali per ogni azienda, a prescindere dal principio contabile applicato per calcolarne il reddito.

Senza dubbio, però, il principio di cassa agevola le imprese, specialmente di piccole e medie dimensioni, ponendo la giusta attenzione sui movimenti monetari e sulle risorse finanziarie effettivamente presenti in cassa.

Tenendo traccia delle entrate e delle uscite in modo accurato e tempestivo, un'azienda può gestire meglio il suo flusso di cassa e prendere decisioni più consapevoli e accurate sulla gestione futura e sull’allocazione di eventuali surplus di liquidità.

Inoltre, un’attenta valutazione e gestione dei flussi di cassa è essenziale per scongiurare una crisi di liquidità (o, peggio ancora, uno stato di insolvenza) e per garantire una solvibilità e stabilità dell’azienda nel lungo periodo.

Tuttavia, il monitoraggio dei flussi di cassa richiede degli strumenti specifici e non può essere demandato a rigide tabelle manuali come quelle Excel.

La soluzione migliore è optare per un software di tesoreria semplice, intuitivo e completo come Agicap, pensato appositamente per monitorare e gestire la liquidità e il flusso di cassa aziendale.

Grazie all’integrazione automatica con i sistemi di web banking e con tutti i gestionali aziendali, Agicap ti permette di:

• monitorare i movimenti di cassa in tempo reale da un’unica interfaccia accessibile anche da smartphone e tablet;
• semplificare il pagamento delle fatture e la riscossione dei crediti commerciali ancora insoluti;
• controllare e gestire le spese aziendali (anche quelle tramite carta di credito);
• tenere sott’occhio debiti e finanziamenti;
• sviluppare un bilancio previsionale affidabile e accurato;
• creare e condividere report personalizzati.

Cosa aspetti a provare?

Unisciti alle oltre 7.000 imprese che hanno già scelto Agicap per semplificare la loro contabilità.

Provalo subito, è gratuito e senza impegno!