Quali sono le migliori carte di credito aziendali?

Sei titolare o responsabile di una PMI e cerchi un modo per gestire e ottimizzare i pagamenti della tua impresa? Allora le carte di credito aziendali possono rappresentare un’ottima soluzione per te e per i tuoi collaboratori. Non tutte le carte, però, offrono gli stessi standard di sicurezza o le stesse funzionalità. In questa guida ti forniremo una panoramica completa per aiutarti a scegliere le migliori carte di credito e gli strumenti di pagamento più efficaci per gestire le spese della tua azienda con la massima flessibilità e trasparenza.

Cosa sono e come funzionano le carte di credito aziendali?

Le carte di credito aziendali, o corporate card, sono una particolare tipologia di carte di pagamento pensata per soddisfare le esigenze di un’impresa. In linea generale, esse funzionano come una normale carta di credito, per cui consentono di:

• effettuare acquisti e pagamenti presso esercizi fisici o virtuali;
• inviare e ricevere bonifici;
• prelevare contanti presso gli sportelli ATM;
• sfruttare le potenzialità dell’addebito posticipato.

Oltre a ciò, le carte di credito aziendali presentano delle condizioni economiche e delle funzionalità aggiuntive, specifiche per le imprese. Esse, dunque, sono un’ottima soluzione in ottica di gestione e controllo delle spese della tua azienda.

A chi è intestata e a cosa serve la carta di credito aziendale?

Le carte di credito aziendali sono associate al conto corrente business dell’azienda. Il loro obiettivo è quello di facilitare e ottimizzare le procedure relative ai pagamenti dei fornitori, delle utenze, delle trasferte di collaboratori e dipendenti, ecc.

Essendo collegate a un conto corrente, esse permettono di inviare e ricevere bonifici, effettuare prelievi, domiciliare utenze, pagare F24 ricorrenti, ecc.

Oltre alle carte di credito, un’azienda può optare per altri strumenti di pagamento come le carte prepagate, le carte “conto” o le carte di debito (che, però, hanno un canone e meccanismi di funzionamento diversi che meritano una trattazione a parte).

Tipologie di carte di credito

Esistono differenti tipologie di carte di credito aziendali. In linea generale, un’azienda può scegliere tra:

• carta di credito con conto corrente aziendale senza nominativo;
• carta di credito nominativa per ciascun dipendente.

In entrambi i casi, la carta è collegata al conto corrente dell’azienda, prevede un canone mensile e offre delle coperture assicurative e sistemi antifrode.

Ognuna delle due carte presenta pro e contro differenti che vanno ponderati attentamente prima di fare una scelta.

Vediamo le principali caratteristiche.

Carta di credito aziendale con IBAN senza nominativo

Una prima tipologia di carte business è quella senza nominativo. Si tratta di una carta intestata direttamente all’azienda. Essa richiede un IBAN e prevede il pagamento di un canone mensile che può variare in base all’istituto di credito, alle funzionalità e alle coperture assicurative scelte.

Questa carta può essere utilizzata per i pagamenti o per gli acquisti aziendali da diversi dipendenti, collaboratori o reparti.

Il vantaggio di questo tipo di carta è che è più facile da ottenere rispetto a quella nominativa; tuttavia, il monitoraggio delle spese e le operazioni di contabilità, risultano molto più complesse in quanto è più difficile risalire a chi (e perché) ha effettivamente eseguito i singoli pagamenti.

Inoltre, occorre condividere i codici di sicurezza (es. password e codice CVV), il che può rappresentare un ulteriore elemento di rischio.

In caso di furto o smarrimento da parte di uno qualsiasi degli utilizzatori, poi, l’intero conto corrente dell’azienda risulta vulnerabile.

Carta di credito aziendale nominativa per dipendenti

Chi desidera un maggior controllo sulle spese e sugli acquisti aziendali, può optare per la carta nominativa, intestata direttamente al dipendente.

Anche in questo caso, il canone e le spese vengono addebitate direttamente sul conto corrente dell’azienda; tuttavia, rispetto alla carta senza nominativo, è più facile associare ogni spesa al relativo giustificativo presentato dal dipendente che ha effettuato il pagamento.

Questa carta, dunque, facilita il monitoraggio delle spese e le relative operazioni di contabilità; tuttavia le procedure e i tempi per avere le diverse carte nominative possono essere lunghi. In più, laddove il lavoratore dovesse cambiare azienda o non avesse più necessità di effettuare pagamenti per conto dell’impresa (ad esempio, per uno spostamento di reparto), la carta a lui intestata diventerebbe inutilizzabile.

Vantaggi principali delle carte di credito aziendali

Le migliori carte di credito disponibili in commercio offrono una serie di vantaggi sia per le aziende sia per dipendenti e collaboratori, tra cui:

• semplificazione e risparmio di tempo nella gestione degli acquisti aziendali;
• riduzione nei tempi di attesa per ottenere un rimborso a fronte di una nota spese;
• protezione anti frode e coperture assicurative in caso di furto;
• assistenza dedicata, spesso H24 in tutto il mondo;
• trasparenza delle transazioni.

Generalmente, le carte di credito vengono percepite come uno strumento di pagamento costoso. In realtà, esse, se collegate e integrate con i sistemi di contabilità e ERP dell’azienda, consentono di risparmiare tempo e soldi nella gestione delle spese.

Anche i tempi di rimborso dei dipendenti sono estremamente ridotti rispetto a quelli necessari in caso di spese effettuate in contanti. In più, scegliendo una carta di credito business, si possono avere una serie di protezioni assicurative oltre a un’assistenza dedicata, accessibile da tutto il mondo (particolarmente utile per chi fa molte trasferte all’estero).

Altro vantaggio offerto dalle carte di credito è che tutte le transazioni vengono registrate in maniera automatica, il che garantisce una migliore trasparenza e un maggiore controllo su tutti i pagamenti aziendali.

Come posso avere una carta di credito aziendale senza conto corrente personale?

Oltre alle carte di credito, con o senza nominativo, un’azienda può scegliere anche altri strumenti di pagamento, ad esempio la carta prepagata aziendale e la carta “conto” con IBAN aziendale. Una categoria speciale è rappresentata poi dalle carte di pagamento online.

Tali strumenti di pagamento rappresentano un’alternativa interessante soprattutto per chi non dispone o non vuole utilizzare un conto corrente personale.

Carta di credito prepagata e ricaricabile

La carta prepagata aziendale non richiede (generalmente) il pagamento di un canone mensile e prevede procedure di emissione più veloci. In caso di furto, inoltre, i rischi per l’azienda sono minori, in quanto può essere sottratta soltanto la somma ricaricata.

Anche il controllo sul budget è migliore e i rischi di sforamento sono inferiori.

Tuttavia, il problema principale della carta prepagata aziendale, è che, in alcune tipologie di pagamenti, ad esempio per il noleggio di auto o in alcuni esercizi virtuali, non viene accettata. Essa, inoltre, non consente il prelievo di contanti e, nel caso in cui la carta venga condivisa tra più collaboratori, il controllo delle spese presenta le stesse difficoltà delle carte di credito non nominative.

Carta “conto”

Tra gli strumenti di pagamento a disposizione delle PMI, troviamo anche le “carte conto”. Queste carte sono simili alle prepagate, per cui, in caso di furto, vi sono rischi minori per il conto dell’azienda rispetto alle carte di credito classiche e anche il canone è più vantaggioso.

Diversamente dalle prepagate, però, le carte conto sono collegate a un IBAN, per cui consentono funzionalità simili a quelle offerte dalle migliori carte di credito, come l’invio e la ricezione dei bonifici, il prelievo e la domiciliazione delle utenze.

Carta online

Accanto alle tradizionali carte fisiche, le PMI hanno oggi a disposizione anche le carte business virtuali. Si tratta di carte che consentono di effettuare pagamenti e transazioni in formato elettronico. Le spese vengono addebitate sul conto dell’azienda e vi è un tracciamento in tempo reale di tutte le uscite. Ciò garantisce il massimo della flessibilità e della sicurezza, a patto, ovviamente, di scegliere emittenti seri e affidabili. In alcuni casi, inoltre, non è previsto un canone mensile. Questa tipologia di carta permette anche di pagare direttamente in negozio uanvolta caricata sul wallet del proprio smartphone.

Quali sono le migliori carte di credito per gli acquisti aziendali (incluse le spese in trasferta)?

La scelta di quali carte business adottare, dipende dalle caratteristiche ed esigenze di ciascuna azienda. Vediamo i principali aspetti da valutare.

Come scegliere una carta di credito aziendale

I fattori chiave a cui prestare attenzione quando si sceglie una carta aziendale sono:

• costi e tempi di emissione;
• limiti di spesa e di prelievo;
• sistemi di sicurezza e di assistenza in caso di furto, frode, smarrimento, ecc.(anche all’estero)
• canone mensile.

Quest’ultimo aspetto viene spesso trascurato. In realtà, occorre sempre verificare che l’importo del canone sia indicato in maniera trasparente e si applichi all’intero periodo.

Un messaggio pubblicitario con finalità promozionali, infatti, può far credere a condizioni vantaggiose che, però, sono limitate a un breve periodo. Ricorda che, anche una piccola differenza rispetto alla pianificazione delle spese, può rappresentare un problema per la liquidità di cassa.

Come posso richiedere e attivare una carta di credito aziendale gratuita (Nexi, Mastercard, Visa, Soldo, American Express, ecc.)?

Per ottenere una carta di credito aziendale occorre stipulare un contratto online o presso una filiale fisica. È possibile scegliere tra istituti di credito e soluzioni diverse. Le procedure di richiesta e attivazione variano, dunque, in base alle scelte fatte.

In linea generale, il rilascio della carta è subordinato alla presentazione di una serie di dati, necessari per accertare la situazione finanziaria dell’azienda. Tale procedura può essere complessa e, mediamente, le tempistiche si aggirano intorno ai 10 giorni lavorativi.

Cashback carte di credito aziendali

Il “cashback”, letteralmente “denaro indietro” è un sistema di incentivo alla spesa adottato da molti istituti di credito. Nel caso delle carte di credito aziendali, esso consiste nel riaccreditare sulla carta business una percentuale (mediamente il 5-10%) dell’importo speso nel periodo di riferimento precedente.

Oltre a essere un buon incentivo, il cashback può rappresentare un sistema interessante per ottimizzare il cash flow aziendale.

Carte di credito per le PMI: limiti e problemi

Finora abbiamo sottolineato i vantaggi che offrono le migliori carte di credito aziendali, accennando solo sinteticamente ai loro limiti.

Vediamo ora, più nel dettaglio, quali sono i principali vincoli e problemi che una PMI può trovarsi ad affrontare nel caso in cui utilizzi delle classiche carte di credito.

Tra questi:

• tempi e procedure di emissione lunghi;
• pagamento di un canone mensile;
• vulnerabilità del conto corrente in caso di furto, smarrimento, frode;
• problema dei giustificativi;
• sforamenti del budget o sconfinamento bancario.

Innanzitutto, come accennato, le tempistiche di emissione di una carta business, specialmente se nominativa, sono lunghe poiché l’istituto di credito deve verificare la solidità finanziaria dell’azienda. Ciò può rappresentare un ostacolo per il business aziendale, soprattutto in fase di avvio e sviluppo.

Inoltre, il rilascio della carta è soggetto a un canone mensile che può essere anche molto esoso.

In caso di furto, frode o smarrimento, poi, risulta in pericolo l’intero conto aziendale. L’utilizzo delle carte di credito tradizionale, inoltre, non elimina il problema dei giustificativi e delle note spese che rappresentano, spesso, una vera piaga per dipendenti, responsabili e contabili aziendali.

Anche il monitoraggio e la rendicontazione contabile dei pagamenti tramite carta risulta difficile, soprattutto nel caso delle carte di credito senza nominativo.

I lati negativi non sono finiti qui: persino il pagamento posticipato può rappresentare un’arma a doppio taglio.

Se da un lato, infatti, esso offre maggiore flessibilità finanziaria all’azienda, dall’altro esso può acuire il problema dello sforamento del budget e del superamento dei limiti di spesa o, nei casi più gravi, può causare un vero sconfinamento bancario.

Quest’ultimo rappresenta una seria minaccia per la stabilità e solvibilità dell’impresa.

Come superare tali problemi?

La soluzione migliore per sfruttare i vantaggi delle carte business limitandone, però, i problemi, è scegliere e gestire tali carte attraverso un apposito software integrato come Agicap.

Agicap, infatti, è software di gestione della tesoreria aziendale che ti offre un’interfaccia unica tramite cui semplificare, centralizzare e automatizzare la gestione di tutti i pagamenti e tutti i flussi di cassa della tua azienda.

Il vantaggio di Agicap è che si tratta di un sistema “tutto in uno”, il che significa che avrai funzioni e strumenti specifici per ogni tua esigenza: dall’analisi dei flussi di cassa (“Agicap Cashflow”), alla riscossione dei crediti verso i clienti (“Agicap CashCollect”), dall’ottimizzazione dei pagamenti delle fatture dei fornitori (grazie ad “Agicap Payment”) alla semplificazione delle spese effettuate con carte aziendali, tramite l’innovativa funzione “Agicap Spend Management”.

Migliora la gestione contabile delle tue carte con Agicap Spend Management

Agicap Spend Management è un tool sviluppato proprio per aiutare le aziende a ottimizzare la gestione delle spese. Il vantaggio di questo applicativo è che è perfettamente compatibile e integrabile con tutte le altre funzioni di Agicap.

Quali carte scegliere: confronto e caratteristiche

Agicap Spend Management mette a disposizione della tua azienda tre tipi di carte:

• fisica: estremamente comoda per i pagamenti “sul posto”, essa viene spedita in pochi giorni e prevede un limite sino a 100k euro al mese. Soglie e autorizzazioni, inoltre, sono gestibili in tempo reale;
• virtuale: disponibile in pochi clic, la carta virtuale è ideale per i pagamenti online. Essa è compatibile sia con Apple Pay sia con Google Pay, offre un limite di 100k euro al mese e consente una gestione delle autorizzazioni in tempo reale;
• monouso: si tratta di una carta estremamente comoda che, come suggerisce il nome, può essere utilizzata una sola volta, per cui è ideale per effettuare spese una tantum. La carta monouso unisce il massimo della flessibilità (disponibilità immediata, limite di 100k euro a transazione, autorizzazioni gestibili in tempo reale) con il massimo della protezione.

Quali sono i vantaggi di Agicap Spend Management?

Grazie alla funzione Agicap Spend Management, potrai:

• creare e gestire facilmente carte fisiche, virtuali o monouso per dipendenti e collaboratori;
• impostare e modificare istantaneamente limiti di spese e autorizzazioni in modo da prevenire lo sforamento del budget o l’uso improprio delle carte;
• monitorare tutte le transazioni e approvare/richiedere integrazioni/rifiutare i relativi giustificativi elettronici in tempo reale, semplificando, così, le procedure di rimborso di dipendenti e collaboratori;
• chiudere agevolmente i libri contabili grazie all'integrazione con gli strumenti di contabilità / ERP, potendo anche esportare le ricevute e le relative transazioni, in formato Excel o zip;
• e tanto altro ancora!

Grazie ad Agicap Spend Management, quindi, potrai avere un controllo automatico su uscite e pagamenti e potrai monitorare tutte le tue spese in tempo reale.

Cosa aspetti? Attiva la funzione subito gratuitamente!