Come migliorare il processo di gestione delle spese aziendali

La gestione delle spese aziendali è fondamentale per mantenere il controllo sulle uscite finanziarie e prevenire squilibri di cassa. Tale compito presenta, tuttavia, numerose sfide e, se effettuato in maniera poco efficiente, può rivelarsi un vero e proprio incubo per tutti i soggetti coinvolti. Infatti, le operazioni per richiedere i rimborsi da parte dei dipendenti che sostengono le spese, così come le attività di verifica svolte dagli uffici amministrativi, risultano spesso lunghe e macchinose. Come eliminare perdite di tempo e complicazioni e ottimizzare il processo di gestione delle spese aziendali? Continua a leggere per scoprirlo!

Perché è importante gestire le spese aziendali in modo efficiente

Una buona gestione delle spese, anche indicata con l’espressione inglese “spend management”, è un elemento cruciale per il successo di qualsiasi impresa. Gestire le spese aziendali in modo efficiente permette, infatti, di mantenere il pieno controllo sulle uscite aziendali. Ciò consente di individuare per tempo eventuali spese anomale e prevenire pericolose crisi di liquidità, assicurando la stabilità dell’impresa.

Inoltre uno spend management efficace permette di pianificare in maniera migliore il budget e prendere decisioni più consapevoli per il futuro del business.

Infine, una gestione delle spese ben ottimizzata riduce notevolmente il carico di lavoro, in particolare per quanto riguarda il trattamento delle note spese (un aspetto importante dello spend management), facendo risparmiare tempo e denaro.

Le difficoltà nella gestione delle spese aziendali

Le spese di un’azienda sono tante e tutte diverse tra loro: alcune ricorrenti, altre sporadiche, alcune fisse, altre variabili. Inoltre vengono effettuate da diversi soggetti e reparti all’interno dell’impresa, e in diverse circostanze. Questo rende molto complicato tenere traccia di tutte le voci di spesa, soprattutto se si utilizzano sistemi di registrazione manuali.

Le maggiori sfide si presentano quando si parla delle spese sostenute dai dipendenti per conto dell’azienda, ad esempio durante le trasferte o in particolari occasioni lavorative. Tali spese, se gestite in maniera inefficace, risultano molto difficili da tenere sotto controllo, con il rischio che i collaboratori spendano più di quanto dovrebbero o non rispettino le politiche di acquisto. Inoltre, il processo di compilazione e verifica delle note spese (necessario per i rimborsi) risulta particolarmente problematico: quando avviene alla “vecchia maniera”, tramite la compilazione di file Excel e la presentazione di giustificativi cartacei, crea difficoltà sia al personale che ha sostenuto gli esborsi, costretto ad annotare una ad una tutte le spese effettuate (con il rischio di dimenticarne alcune) e a fornire per ognuna il relativo giustificativo, sia al personale amministrativo, che deve verificare manualmente la correttezza delle informazioni e la congruenza tra gli importi indicati e i corrispondenti scontrini/ricevute.

Gestire le spese aziendali in modo efficiente in 4 step

1. Fornisci delle carte di pagamento aziendali

Chiedere ai tuoi collaboratori di anticipare delle spese per conto dell’azienda, utilizzando i propri mezzi di pagamento personali, non è solo una pratica altamente sgradita (nessuno ama anticipare soldi di tasca propria, soprattutto se sa che per riaverli indietro dovrà aspettare chissà quanto!), ma anche un sistema molto poco efficiente, che fa perdere parecchio tempo nelle operazioni di compilazione/elaborazione delle note spese e limita al minimo le possibilità di controllo.

Molto meglio utilizzare delle carte di pagamento aziendali: in questo modo i tuoi collaboratori non dovranno più preoccuparsi dei rimborsi e tu potrai verificare in tempo reale quanto stanno spendendo e, se necessario, intervenire.

A questo proposito esistono diverse opzioni:

• carte fisiche, le “classiche” carte di debito;
• carte virtuali, che rispetto alle carte fisiche hanno il vantaggio di poter essere create e rimosse in qualsiasi momento dal wallet del proprio smartphone senza alcun tempo di attesa. Per esempio, è possibile crearne una per trasferta, quando serve, e poi eliminarla quando non occorre più. Oppure utilizzarle semplicemente per i pagamenti online;
• carte monouso, utilizzabili per un solo acquisto.

Assicurati di scegliere quella più adatta alle tue esigenze e al grado di autonomia dei collaboratori.

2. Stabilisci regole e limiti di spesa ben definiti

Se vuoi accertarti che il tuo team non spenda più del necessario o che utilizzi il denaro aziendale in maniera impropria è opportuno impostare delle regole precise per la gestione delle spese. In particolare, occorre definire chiaramente e inequivocabilmente:

• le spese ammissibili;
• i limiti per ogni categoria di spesa;
• il budget per ogni progetto.

Le carte di pagamento aziendali forniscono in questo senso un valido aiuto, in quanto permettono di impostare dei limiti di spesa specifici (o caricare la quantità esatta di denaro che può essere speso, se si tratta di carte prepagate) e fornire o revocare autorizzazioni a compiere determinate operazioni (prelievi, transazioni non in euro, ecc.). Tutto ciò offre una maggiore possibilità di controllo e aiuta a preservare l’equilibrio del flusso di cassa.

3. Elimina i giustificativi cartacei

Perché continuare a raccogliere ricevute e scontrini cartacei, con il rischio di perderne una parte o di danneggiarli fino a renderli illeggibili, quando è possibile conservare tali documenti in versione digitale?

La dematerializzazione dei giustificativi è una scelta decisamente più pratica rispetto alla conservazione dei documenti fiscali cartacei (basta scattare una foto e caricarla online in un’apposita sezione), che fa risparmiare tempo o spazio: niente più bisogno di riempire decine di scaffali con ingombranti faldoni, in quanto tutto può essere comodamente conservato su un archivio digitale.

4. Utilizza un software di gestione delle spese

I problemi più grossi circa la gestione delle spese si presentano quando questa viene effettuata in maniera manuale, ad esempio tramite Excel. Un sistema che, come abbiamo già accennato, risulta altamente time-consuming e aumenta la probabilità di commettere errori e imprecisioni (è molto facile segnare numeri sbagliati o dimenticarsi dei pezzi e spesso basta anche solo una cifra errata per compromettere un intero file).

Per accelerare i tempi, ridurre gli errori e rendere la gestione delle spese più semplice e fluida, è consigliabile ricorrere a un software dedicato, che permetta di automatizzare le varie operazioni, evitando a tutti i soggetti coinvolti parecchi grattacapi.

Utilizzando una soluzione di questo tipo, i tuoi collaboratori non dovranno più preoccuparsi di tenere traccia delle proprie spese, registrarle su documenti spesso cartacei e conservare i giustificativi, in quanto potranno inserire tutto direttamente all’interno del software. In questo modo, potrai visualizzare e verificare ogni spesa in tempo reale, senza bisogno di dover aspettare la fine del mese: una vera e propria svolta dal punto di vista del controllo, che ti permetterà di eliminare ogni spesa eccessiva.

Inoltre, la maggior parte dei software di spend management può essere facilmente integrata con il software di contabilità e/o di gestione della liquidità già in uso, con il vantaggio di poter gestire tutto in un unico luogo.

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Se cerchi una soluzione per gestire in maniera efficiente le tue spese aziendali, eliminando lungaggini e complicazioni, Agicap Spend Management è quello che fa per te.

Spend Management è la nuova funzionalità della suite Agicap – il software per la gestione del cash flow – pensata espressamente per aiutare le imprese a risparmiare tempo e denaro nella gestione delle loro spese.

Agicap Spend Management ti permette di

• creare facilmente carte di pagamento per i tuoi collaboratori, diversificate in base alle tue esigenze (fisiche, virtuali o monouso);
• impostare limiti e autorizzazioni per le carte e ricaricare gli importi desiderati in pochi clic;
• tenere traccia delle transazioni delle carte aziendali in tempo reale, valutando il loro impatto sul flusso di cassa;
• impostare promemoria automatici per ricordare ai dipendenti di caricare le ricevute in formato digitale (da smartphone o da PC);
• semplificare la contabilità, grazie alla possibilità di integrazione con gli strumenti di contabilità/ERP già in uso;
• sincronizzare tutti i dati con il relativo dettaglio anche nel piano di tesoreria per essere utilizzati per le analisi;
• e molto altro ancora!

Inoltre, il modulo Spend Management è completamente gratuito per le imprese, a condizione di un minimo di spesa mensile di 5.000€.

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