Note spese: cosa sono e come gestirle al meglio

Tempo di lettura: 6 min.

Dipendenti e collaboratori possono trovarsi, in determinate situazioni lavorative, a dover anticipare delle spese per conto dell'azienda. È quello che succede, in particolare, durante le trasferte, nel corso delle quali occorre spesso pagare di tasca propria taxi, ristoranti, hotel, ecc. Per avere indietro le somme anticipate, i lavoratori devono compilare la cosiddetta “nota spese” e presentarla all'amministrazione la quale, dopo le opportune verifiche, procederà con i rimborsi: un processo che si ripete mensilmente ma che, se svolto in maniera tradizionale, può risultare lungo e faticoso. Vuoi saperne di più sulle note spese e sulle soluzioni per gestirle in maniera efficace? Allora non ti resta che leggere questo articolo.

Cosa si intende per nota spese?

La nota spese è un documento – in formato digitale o cartaceo – che dipendenti e collaboratori sono tenuti a compilare per ricevere il rimborso delle spese anticipate per conto dell'azienda in occasione, ad esempio, di una trasferta o durante il periodo di collaborazione. Tra queste troviamo in primo luogo le spese di viaggio (taxi, treni, bus, ecc.) o quelle per vitto e alloggio (ristoranti, hotel, appartamenti in affitto, ecc.). I lavoratori devono inoltre giustificare ogni importo inserito all'interno della nota spese allegando la relativa documentazione fiscale (scontrini o ricevute), così da comprovare l'avvenuta transazione.

La presentazione di una nota spese non è sempre necessaria: in molti casi, infatti, si preferisce effettuare un rimborso forfettario, che prevede il pagamento da parte dell'azienda di un importo forfait stabilito ex ante. Quest'ultimo rappresenta un'alternativa al rimborso spese con la modalità analitica o a piè di lista, dove a essere rimborsate sono solo le spese effettivamente sostenute (e documentabili tramite i relativi giustificativi). Anche nel secondo caso, comunque, le aziende stabiliscono generalmente dei range da rispettare e dei vincoli sulle categorie di spesa.

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Come si scrive una nota spese modello?

Non esiste un template unico e standardizzato per le note spese, ma ogni azienda può utilizzare il layout e il formato che preferisce. Il più delle volte, le aziende forniscono ai lavoratori un modulo preimpostato da compilare, che può essere in formato cartaceo oppure redatto tramite Word o Excel.

In ogni caso, indipendentemente dalla forma utilizzata, la nota spese perfetta deve contenere i seguenti dati:

  • Riferimenti dell'azienda: ragione sociale e indirizzo dell'impresa alla quale si richiedo il rimborso delle spese;
  • Dati anagrafici del lavoratore: nome, cognome, tipologia di rapporto (dipendente, consulente, ecc.);
  • Data e luogo: arco temporale nel quale si sono sostenute le spese e luogo dove si è svolta la trasferta;
  • Natura ed entità delle spese: elenco dettagliato di tutti i costi sostenuti e delle loro motivazioni (alloggio, pasti, spese di viaggio, ecc.);
  • Eventuali note: annotazioni o chiarimenti aggiuntivi sulle spese.

Al modulo nota spese dovranno inoltre essere allegati gli scontrini e le ricevute di ogni voce di costo, così da fornire per ognuna una prova inoppugnabile.

L'iter della nota spese: dalla compilazione al rimborso

Ogni nota spese presentata in azienda passa attraverso le seguenti fasi:

  • Compilazione: il lavoratore compila il modulo nota spese e fornisce i giustificativi;
  • Revisione: l'amministrazione controlla il modulo e gli importi indicati, verificando che tutte le informazioni siano corrette e assicurandosi che le spese sostenute non superino il budget concesso;
  • Registrazione: una volta convalidata la nota, gli importi vengono registrati nella contabilità dell'azienda;
  • Rimborso: può avvenire in busta paga (per i dipendenti) oppure in fattura (per i lavoratori autonomi).

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Come vengono rimborsate le spese non documentate?

Come abbiamo visto, ogni importo inserito all'interno di una nota spese deve essere documentato allegando il relativo scontrino o ricevuta. Ma cosa succede in presenza di spese non documentabili (come mance o parcheggi)? In questo caso il lavoratore dovrà fornire in calce alla nota spese un'autodichiarazione con una descrizione precisa del tipo di spesa sostenuta.

Come gestire le note spese dei dipendenti?

Le note spese possono essere gestite in due modi: alla "vecchia maniera", tramite l'utilizzo ad esempio di un foglio di calcolo Excel, oppure ricorrendo a un software dedicato. Di seguito vediamo le caratteristiche, i vantaggi e gli svantaggi delle due soluzioni.

Gestione note spese con moduli Excel o cartacei

  • Dipendenti e collaboratori registrano le spese compilando un modulo preimpostato su Excel o su carta;
  • Per ogni spesa occorre conservare e fornire il giustificativo cartaceo (con il rischio di perderlo o deteriorarlo fino a renderlo illeggibile).
  • Le note risultano spesso incomplete e/o piene di errori: ciò complica e rallenta parecchio il lavoro di verifica dei responsabili amministrativi, allungando i tempi di rimborso.

Gestione note spese tramite software o app

  • Dipendenti e collaboratori compilano le note spese direttamente tramite il software.
  • Le ricevute e gli scontrini di ogni spesa possono essere caricati in formato digitale, semplicemente scattando una foto: non è quindi più necessario conservarli fisicamente.
  • L'amministrazione riceve note spese complete e ordinate, più semplici e rapide da controllare e validare.

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Per concludere

Come abbiamo visto nel corso dell'articolo, le note spese sono lo strumento tramite il quale dipendenti e collaboratori possono recuperare le spese effettuate per conto dell'azienda durante le trasferte o altre situazioni lavorative. La loro corretta compilazione da parte dei lavoratori, così come le attività di verifica e controllo da parte dell'amministrazione, possono far sprecare parecchio tempo se effettuate in maniera "analogica", utilizzando fogli cartacei o tabelle Excel. La soluzione per rendere la gestione delle note spese più rapida ed efficiente, risparmiando tempo e denaro, è digitalizzare e automatizzare i processi ricorrendo a un software dedicato.

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