Il software di gestione delle spese tutto in uno
Carte aziendali, budget, note spese e pagamenti fornitori: tutto su un'unica piattaforma.
Gestisci al meglio le spese e controlla i tuoi budget
Risparmia tempo in ogni fase del processo di acquisto
Sperimenta un’esperienza intuitiva per un’integrazione immediata
Controlla tutte le tue spese
Gestisci ogni fase del processo di acquisto su un’unica piattaforma. Ottieni una visione d’insieme chiara e spostati con facilità da un’area all’altra per un monitoraggio preciso.
riduzione delle attività manuali
riduzione delle spese
chiusura contabile più rapida
Riduci i costi e gestisci i budget in tempo reale
Monitoraggio del budget per centro di costo
Crea centri di costo e definisci budget per controllare le spese a livello di team. Monitora l’utilizzo del budget e il suo impatto sul flusso di cassa in tempo reale.
Categorizzazione automatica delle spese
Assegna e categorizza automaticamente tutte le spese a un centro di costo.
Richieste di acquisto e processo di approvazione
Assicurati che ogni spesa sostenuta dall’azienda sia stata previamente approvata.
Definizione delle restrizioni di pagamento
Limita l’uso delle carte in base alle tue regole interne.
Esegui pagamenti in tutto il mondo
Paga in modo sicuro direttamente da Agicap
Esegui pagamenti direttamente dalle tue banche utilizzando protocolli di pagamento locali e internazionali (H2H, SWIFT, BACS, EBICS TS, ecc.).
Gestione dei beneficiari
Utilizza un processo sicuro per aggiungere beneficiari e ricevi avvisi su qualsiasi modifica.
Pagamenti multi-valuta
Genera i tuoi file di pagamento nei formati e nelle valute richiesti, in conformità con lo standard ISO 20022.
Regole di approvazione
Imposta una firma singola o doppia e autorizza i pagamenti direttamente dall’app mobile.
Carte aziendali adatte a tutte le tue esigenze
Raccolta delle ricevute
Recupera facilmente il 100% delle ricevute dei tuoi team.
Impostazione dei limiti
Imposta immediatamente limiti e autorizzazioni per ogni carta.
Gestione multi-valuta
Sostieni spese in tutto il mondo e in qualsiasi valuta con Agicap Mastercard.
Carte fisiche e virtuali
Emetti carte virtuali per acquisti singoli e abbonamenti. Assegna carte fisiche ai tuoi dipendenti.
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Gestione della tesoreria
Centralizza, pianifica e ottimizza i tuoi flussi di cassa.
Gestione dei crediti
Ottimizza il recupero crediti, riduci il DSO e perfeziona le previsioni con il DSO effettivo di ogni cliente.
Pagamenti
Paga in sicurezza da un’unica interfaccia e invia pagamenti in tutto il mondo, in qualsiasi valuta.
Connettività bancaria & ERP
Collega tutte le tue banche e i tuoi sistemi ERP. Sfrutta una base dati condivisa e ridistribuisci le informazioni ai tuoi business tool.
FAQ – Gestione delle spese
Che cos'è un software di gestione delle spese (Account Payable) e come si inserisce nei processi finanziari di una PMI?
Un software di gestione delle spese (noto anche come soluzione di Account Payable) è una piattaforma tecnologica progettata per monitorare, controllare e automatizzare l'intero ciclo passivo aziendale: dalla richiesta d'acquisto iniziale alla riconciliazione bancaria finale, passando per l'approvazione delle fatture e la gestione delle note spese. Grazie all'integrazione nativa con i sistemi ERP e gli istituti bancari, queste soluzioni eliminano i silos informativi, incrementando la visibilità sulla liquidità e riducendo drasticamente i tempi di lavorazione manuale.
Nel contesto specifico dell'ecosistema Agicap, il modulo dedicato ai pagamenti centralizza la gestione dei flussi di acquisto e automatizza le disposizioni di pagamento. Le funzionalità avanzate di pre-contabilità estraggono e analizzano i dati da fatture fornitore, note di credito e transazioni tramite carta di credito aziendale. Ogni operazione viene automaticamente associata al corretto centro di costo e al relativo codice IVA, prima del trasferimento guidato verso l'ERP o il software di contabilità in uso, riducendo a zero i colli di bottiglia amministrativi.
In che modo un processo strutturato di approvazione delle richieste di acquisto mitiga i rischi di budget?
Il controllo dei costi non può limitarsi a un'analisi ex-post delle fatture ricevute; deve strutturarsi come un processo autorizzativo ex-ante. Il sistema di gestione delle richieste di acquisto permette alla direzione finanziaria di validare ogni impegno di spesa prima che la transazione venga effettivamente conclusa.
I flussi approvativi possono essere configurati su base personalizzata, rispondendo a criteri flessibili quali:
Soglie e scaglioni di importo (es. approvazioni multilivello per spese straordinarie).
Natura merceologica o categoria della spesa.
Centro di costo o dipartimento aziendale richiedente.
Inoltre, è possibile impostare regole di validazione flessibili, come il requisito del benestare di un singolo referente all'interno di un gruppo di approvatori assegnati a uno specifico livello.
All'interno della piattaforma Agicap, una volta approvata la richiesta, il sistema genera automaticamente l'ordine di acquisto, che rimarrà collegato alla bolla di accompagnamento e alla fattura per garantire la piena tracciabilità del processo (three-way matching).
Parallelamente, l'approvazione genera una transazione previsionale che aggiorna in tempo reale il piano di cash flow aziendale, offrendo al CFO una visibilità immediata sugli impegni finanziari futuri molto prima della ricezione del documento contabile.
Un software di gestione delle spese può sostituire Excel per il controllo dei budget aziendali?
Nonostante la digitalizzazione stia accelerando, molte PMI italiane presentano ancora un livello di maturità tecnologica frammentario nella gestione del ciclo passivo, affidandosi a strumenti non idonei alla scalabilità del business. I principali indicatori di processo riscontrati sul mercato italiano evidenziano che:
Il 59% dei CFO non utilizza un software specifico per la gestione delle fatture dei fornitori.
Il 12% delle aziende si affida ancora esclusivamente a Excel per l'esecuzione e la gestione dei pagamenti.
Il 58% delle organizzazioni dichiara aperte difficoltà nel contrastare, tracciare e controllare le spese non autorizzate.
Se da un lato Excel rimane uno strumento flessibile per analysis estemporanee su singole voci, dall'altro mostra limiti strutturali insuperabili quando il volume delle transazioni aumenta. I fogli di calcolo non sono in grado di gestire in modo dinamico i centri di costo, l'avanzamento dei budget in tempo reale o l'associazione univoca tra richieste di acquisto e fatture finali. Un software di gestione delle spese centralizzato colma questa lacuna: consente di categorizzare automaticamente ogni elemento di costo, monitorare gli scostamenti di budget in tempo reale e governare l'intero flusso operativo all'interno di un unico ambiente protetto e condiviso.
Qual è l'impatto economico reale dell'automazione dei processi sui costi di elaborazione delle fatture?
L'inefficienza dei processi manuali si traduce in un costo economico diretto e misurabile per le imprese. Studi di settore evidenziano che in Italia il costo medio per l'elaborazione e il pagamento di una singola fattura fornitore ammonta a €8,34. Per una PMI con volumi standard, questo costo può comportare una spesa complessiva vicina ai €300.000 all'anno dedicati alla pura gestione documentale e amministrativa.
L'analisi dei dati dimostra che questo costo è influenzato in modo predominante dal volume complessivo delle fatture elaborate, piuttosto che dalla semplice numerosità dell'anagrafica fornitori. L'automazione end-to-end rappresenta la principale opportunità di ottimizzazione finanziaria, ordinando i processi, riducendo gli errori umani e tagliando i tempi di data-entry.
Attraverso l'adozione di Agicap, le direzioni finanziarie registrano:
Una riduzione fino al 50% delle attività manuali a basso valore aggiunto (scansione, categorizzazione, data entry).
Un risparmio complessivo sulle spese operative stimato fino al 10%.
Un'accelerazione delle procedure di chiusura contabile periodica fino a 3 volte più rapida rispetto ai metodi tradizionali.
Come si conciliano la decentralizzazione degli acquisti operativi e il controllo centralizzato tramite carte aziendali?
La digitalizzazione dei pagamenti sul campo richiede strumenti flessibili ma rigorosamente controllati. L'adozione di carte aziendali collegate direttamente al software di gestione delle spese consente di decentralizzare gli acquisti operativi dei team senza perdere la supervisione centrale.
Le funzionalità di governance permettono al CFO di definire limiti di spesa granulari e personalizzati per singolo dipendente, progetto o unità di business, includendo l'inibizione preventiva di specifiche categorie merceologiche. La modifica dei massimali e il monitoraggio dei flussi avvengono in tempo reale, azzerando il rischio di sforamenti o utilizzi impropri. Le carte (siano esse fisiche o virtuali usa-e-getta o per abbonamenti ricorrenti) operano su circuito internazionale Agicap Mastercard, supportando transazioni multivaluta. Il vero valore aggiunto per l'amministrazione risiede nella riconciliazione: il sistema automatizza la raccolta dei giustificativi fiscali, arrivando a recuperare il 100% delle ricevute del team e inserendo istantaneamente i dati nel flusso di pre-contabilità pronto per l'esportazione.
Quali standard di sicurezza e conformit à bancaria devono rispettare i pagamenti ai fornitori?
La fase esecutiva del pagamento deve rispondere a elevati standard di sicurezza informatica e conformità bancaria. L'esecuzione dei bonifici ai fornitori avviene direttamente dall'interfaccia del software, sfruttando protocolli di connettività diretta locali e internazionali stabili come H2H (Host-to-Host) e reti SWIFT. Scopri il modulo di connettività bancaria ed ERP.
I tracciati di pagamento vengono generati e trasmessi rispettando gli standard internazionali ISO 20022, abilitando una gestione fluida delle transazioni transfrontaliere ed eliminando qualsiasi passaggio manuale tra piattaforme bancarie differenti (corporate banking). Lato sicurezza, la piattaforma tutela l'azienda attraverso sistemi di validazione delle anagrafiche dei beneficiari, notifiche automatiche in caso di variazione dei codici IBAN e flussi autorizzativi condizionati a firma singola o congiunta, approvabili in totale sicurezza anche da remoto tramite applicazione mobile.
Perché l'interoperabilità tra software di gestione delle spese, connettività bancaria ed ERP è cruciale per l'amministrazione?
Il valore di una soluzione tecnologica finanziaria si misura dalla sua capacità di integrarsi perfettamente nell'infrastruttura IT preesistente dell'azienda. L'interoperabilità tra il software di gestione delle spese e l'ERP contabile garantisce l'allineamento costante dei dati, escludendo il rischio di duplicazioni e velocizzando i processi di riconciliazione.
Il motore di connettività di Agicap acquisisce i flussi bancari e documentali, li normalizza all'interno del modulo di pre-contabilità assegnandoli ai rispettivi centri di costo e codici IVA, e predispone le relative scritture pronte per essere registrate nel libro giornale dell'ERP. L'ufficio amministrazione può così esportare i registri acquisti e i flussi riconciliati nel formato nativo richiesto dal sistema gestionale interno o dallo studio commerciale esterno. Per valutare le specifiche librerie di connettività e la compatibilità nativa con l'ERP aziendale in uso, si rimanda a una sessione tecnica dedicata e all'analisi delle integrazioni disponibili.
