Come ottimizzare la gestione delle spese aziendali

Per qualunque azienda, soprattutto se di piccole o medie dimensioni, è fondamentale conoscere e controllare attentamente le proprie spese. Un monitoraggio e una gestione oculata delle voci di spesa, infatti, consente di migliorare la redditività e il cash flow aziendale. Ma come fare per ottimizzare la gestione delle entrate e delle uscite? Scoprilo subito in questo articolo!

Cosa sono e come si classificano le spese aziendali?

Quando si parla di “uscite” o “spese” aziendali, si fa riferimento a tutti i costi sostenuti da un’impresa per l’espletamento della sua attività e per la produzione e vendita dei propri prodotti o servizi ai consumatori finali.

La categoria delle spese è, dunque, molto ampia e include una serie di voci, come le spese per il personale (stipendi, note spese, carte di credito aziendali, ecc.), per l’affitto o l’acquisto degli edifici, per le materie prime, per il trasporto, ecc.

Ovviamente, vi sono tipologie di spese comuni a tutte le aziende e voci specifiche che cambiano in base al settore e al tipo di attività.

La gestione delle spese è un’attività strategica per qualunque impresa: una rendicontazione approssimativa, infatti, può causare una vera crisi di liquidità.

In linea generale, è possibile classificare le spese in costi fissi, variabili, diretti e indiretti.

Come sono articolate le spese: costi fissi, variabili, diretti e indiretti

A seconda del tipo di analisi e di valutazione che si desidera fare, è possibile classificare le voci di spesa di un’azienda in modo diverso. Una prima distinzione riguarda i costi fissi e i costi variabili.

I costi fissi indicano tutte quelle spese costanti e ineliminabili (almeno nel breve periodo) che un'azienda deve sostenere, indipendentemente dalla quantità di prodotti o servizi forniti o dall’attività svolta.

Si tratta, quindi, di spese che l’impresa deve affrontare anche in caso di produzione o vendita pari a zero. Esempi tipici sono il pagamento dell’affitto o delle rate del mutuo, le tasse su eventuali proprietà, il costo del personale, il leasing sui macchinari, ecc.

I costi variabili, invece, corrispondono alle spese legate in maniera proporzionale ai volumi di produzione: se l’impresa arresta la produzione o la fornitura dei propri servizi, i costi variabili si azzerano. Esempi tipici di costi variabili sono le materie prime acquistate per la produzione della merce, il carburante per il funzionamento dei macchinari, oppure le note spese dei dipendenti.

Se, invece, l’analisi è finalizzata alla redazione del conto economico, allora è possibile fare una distinzione tra costi diretti e costi indiretti.

La differenza principale è che i costi diretti sono riconducibili a un prodotto o servizio specifico: se esso venisse eliminato, i costi diretti necessari per la sua produzione o erogazione si azzererebbero.

I costi indiretti, invece, sono spese di carattere generale e trasversale che riguardano il funzionamento complessivo dell’azienda, ad esempio per la manutenzione, l’affitto, le utenze, ecc.

Avere contezza di tutte le diverse tipologie di spesa è fondamentale sia per le attività di vendita al dettaglio sia per le grandi multinazionali: solo così, infatti, si può controllare lo stato di salute di un’impresa e orientare in maniera strategica le decisioni future.

Che cos’è lo “spend management” o gestione delle spese?

L’espressione inglese “spend management”, ossia “gestione delle spese”, indica l’insieme delle attività volte a ottimizzare i processi aziendali relativi a ogni tipo di spesa.

In particolare, lo spend management cerca di migliorare e rendere più efficienti le fasi di pianificazione, analisi e controllo delle uscite attraverso l’utilizzo di specifici software.

Ciò riguarda aspetti diversi: dalla gestione della catena di fornitura all'approvvigionamento delle materie prime, dal pagamento di tasse e imposte alla gestione delle note spese e delle carte di credito aziendali (corporate card).

L’obiettivo è ridurre i tempi e i costi tipici della gestione tradizionale delle spese (ad esempio attraverso tool complessi e poco efficienti come Excel).

Lo spend management, infatti, non si limita alla semplice trascrizione e annotazione delle spese, ma si configura come un'attività integrata, volta a efficientare i processi aziendali e a individuare possibili aree di criticità.

Ricorda che, grazie a una gestione più efficiente delle spese potrai migliorare i flussi di cassa e liberare risorse finanziarie preziose per la tua azienda.

Differenza tra approvvigionamento, gestione delle note spese e gestione delle spese aziendali

La gestione delle spese aziendali riguarda, come anticipato, aspetti diversi. Tra le aree di maggior interesse troviamo la gestione della catena di “approvvigionamento" e la gestione delle note spese.

L'approvvigionamento indica tutte le operazioni volte all'acquisto di materie prime, prodotti o servizi necessari per il funzionamento di un’azienda.

Non solo: rientrano nella procedura di approvvigionamento la scelta dei fornitori, la negoziazione dei contratti, i pagamenti delle forniture e la gestione del magazzino.

Quando si parla, invece, di gestione delle “note spese” si fa riferimento alle procedure di registrazione, monitoraggio e rimborso delle spese sostenute dai dipendenti nell'ambito della propria attività professionale.

Ciò può includere, ad esempio, le spese di viaggio, vitto, alloggio, ecc.

Tutte queste spese devono avere una corrispettiva annotazione nelle scritture contabili dell’esercizio finanziario di riferimento. Ciò è fondamentale anche ai fini del recupero dell’IVA.

Tuttavia, se fatta manualmente (ad esempio, tramite Excel), tale rendicontazione può richiedere molto tempo e può generare errori anche molto gravi.

Rischi e problemi della gestione delle note spese con Excel

Excel è un sistema di tracciamento delle spese poco flessibile. Esso, infatti, richiede un inserimento manuale che comporta uno spreco di tempo sia per i dipendenti sia per i contabili dell’azienda.

Pensa, ad esempio, al tempo che un dipendente impiega per scannerizzare e caricare le sue note spese e ai lunghi tempi che possono volerci per ottenere un rimborso (con, spesso, insoddisfazione del lavoratore).

La compilazione manuale può inoltre causare errori di distrazione o veri abusi (es. note spese “gonfiate”, richieste di rimborso non dovute, utilizzo improprio della carta di credito aziendale, sforamento del budget, ecc.)

Non solo: basta un semplice errore per impedire il recupero dell’IVA, un fattore essenziale per la liquidità di un’impresa, soprattutto se di piccole o medie dimensioni.

In più, in caso di controlli o accertamenti da parte dell’Agenzia delle Entrate, il recupero dei giustificativi può essere complesso.

Ecco, dunque, cosa rischi se la tua azienda usa ancora Excel:

• spreco di tempo nella compilazione, analisi, calcolo ed elaborazione delle spese
• ritardi nei rimborsi dei dipendenti
• difficoltà nel conservare e reperire le ricevute cartacee.
• errori e possibili abusi nella presentazione delle note spese
• mancato recupero dell’IVA

In sintesi, una gestione manuale delle spese e dei flussi di cassa aziendali può comportare un costo molto elevato, in termini economici, temporali e di forza lavoro.

Perché integrare la gestione delle spese nella strategia aziendale?

La gestione delle spese ha un ruolo nevralgico nella strategia di qualunque impresa.

Per questo è importante:

• integrare l’attività di spend management nella strategia aziendale
• monitorare le attività e i risultati ottenuti nella gestione delle spese

Tutto questo permette una visione centralizzata delle spese per avere maggiore controllo e un monitoraggio costante e aggiornato dei flussi di cassa in uscita.

Gestione integrata nella strategia aziendale

La gestione delle spese è strettamente correlata agli obiettivi aziendali. Uno spend management ben ottimizzato consente infatti di:

• migliorare la catena di fornitura, approvvigionamento e acquisto di materie prime, beni e/o servizi;
• ridurre tempi e costi dei pagamenti ai fornitori;
• ottimizzare il magazzino;
• migliorare, dematerializzare e automatizzare la gestione delle note spese;
• ridurre il carico di lavoro per il reparto amministrativo e contabile;
• aumenta la visibilità, trasparenza e controllo sulle spese, aiutando a individuare uscite errate/sospette;
• consente una migliore pianificazione del budget e aiuta a prendere decisioni più informate.

Misurare le prestazioni e i risultati della gestione della spesa

Non basta adottare dei sistemi di gestione delle spese aziendali, occorre anche valutarne attentamente i risultati in modo da misurarne l’efficacia.

Per farlo, è possibile utilizzare una serie di indicatori o KPI, ad esempio:

• costo totale di acquisto: esso misura tutte le spese associate all'acquisto di un bene/servizio;
• percentuale di risparmio ottenuto dopo l’implementazione delle politiche di spend management rispetto alle previsioni;
• analisi dei dati sul trend delle spese in modo da individuare eventuali criticità;
• conformità delle spese rispetto al budget stanziato e/o ai contratti stipulati;
• tasso di soddisfazione degli utenti finali e dei dipendenti (ad esempio, per ottenere i rimborsi relativi alle loro note spese.)

Se si utilizzano dei tool come Excel, avere contezza di tutti questi aspetti può essere molto difficile. Per questo, la soluzione migliore è adottare strumenti di reporting e analisi automatici che permettono di avere una panoramica dettagliata e in tempo reale di tutte le spese aziendali.

Le difficoltà della gestione delle spese

La gestione delle spese è un’attività complessa che comporta molteplici sfide e una serie di problemi, per esempio, legati alla:

• eterogeneità delle spese da rendicontare e monitorare;
• mancanza di visibilità e trasparenza (soprattutto se si usano sistemi manuali);
• sforamento dei budget o mancato rispetto delle politiche d’acquisto.

Le criticità possono aumentare nel caso di spese che coinvolgono più reparti o esercizi finanziari differenti.

Inoltre, spese non autorizzate o fuori budget possono determinare un aumento dei costi e una riduzione della liquidità aziendale con gravi ripercussioni sulla solidità finanziaria dell’impresa.

Come una PMI può migliorare la gestione delle spese

La gestione delle spese è un’attività strategica per ogni impresa. Da essa, infatti, dipende la stabilità e liquidità dell’azienda.

Gestire in maniera efficiente le spese significa ottimizzare tutti i processi di pianificazione, analisi e controllo delle uscite aziendali.

Ma come fare concretamente?

Molte imprese si affidano ancora a sistemi di rendicontazione manuale come Excel. Ciò, tuttavia, come abbiamo visto, presenta limiti e rischi che non vanno sottovalutati.

Il modo migliore per superare tali criticità è attraverso un percorso di ottimizzazione della gestione delle spese che passa attraverso quattro fasi principali.

Vediamo quali sono.

Passaggi per implementare la gestione delle spese

Man mano che un’azienda cresce e si struttura attraversa quattro fasi di gestione delle spese.

Fase 1: poche carte e tante note spese

Questo primo step è tipico delle aziende agli inizi, che non hanno ancora una struttura finanziaria e contabile ben organizzata.

In questa prima fase la gestione e rendicontazione delle spese è quasi interamente cartacea.

I dipendenti, laddove previsto, utilizzano delle carte aziendali con password condivise oppure sostengono le spese di lavoro con la loro carta personale per poi richiedere i relativi rimborsi tramite note spese.

Tale modello, però, risulta poco efficiente per diversi motivi:

• la presentazione dei giustificativi cartacei richiede tempo sia per i dipendenti che devono rendicontare manualmente le proprie spese, sia per l’ufficio contabile che deve controllarle;
• la gestione viene demandata a fine mese e non è possibile un controllo in tempo reale;
• i rimborsi dei dipendenti sono retroattivi e possono impiegare tempi lunghi;
• la condivisione delle password non è sicura;
• possono verificarsi facilmenti errori, abusi o sforamenti del budget;
• con i giustificativi cartacei è più complesso recuperare l’IVA.

Fase 2: una carta per reparto o per team

Un secondo passaggio è rappresentato dall’utilizzo di una carta di credito per team o per reparto. Anche in questo caso, però, le criticità sono diverse. Innanzitutto, le banche hanno spesso processi di approvazione più lunghi e complessi per ottenere una carta aziendale.

Inoltre, l’attività di monitoraggio nel caso di carte bancarie aziendali può essere più difficoltosa, poiché la maggior parte degli istituti di credito fornisce solo estratti conto mensili, il che non consente un monitoraggio e controllo delle spese in tempo reale.

Fase 3: approvare le spese e raccogliere le ricevute

Il passaggio successivo consiste nell’utilizzare un software di gestione delle spese che permetta di semplificare e automatizzare il processo di caricamento, approvazione e raccolta delle ricevute.

In linea generale, si procede in questo modo:

• i dipendenti inseriscono le proprie spese direttamente nel software con tutte le informazioni chiave (data, importo, categoria di spesa, descrizione, ecc.). Possono aggiungere ricevute digitali, screenshot o foto dei loro giustificativi;
• le informazioni sulle spese vengono inviate in tempo reale ai responsabili per l'approvazione. Quest’ultimi possono approvare o negare le spese direttamente nel software;
• le ricevute e i giustificativi sono accessibili online, facilitando la raccolta e l'organizzazione delle ricevute a fini contabili e di audit. Le ricevute possono essere facilmente ricercate, ordinate ed esportate secondo necessità, rendendo più semplice la successiva annotazione nelle scritture contabili dell'esercizio finanziario di competenza.

Fase 4: automatizzare il collegamento con budget, pre-contabilità e recupero IVA

Il passaggio finale per una gestione ottimizzata delle spese, consiste nello scegliere un software integrato per la gestione delle spese aziendali in grado di gestire budget, pre-contabilità e recupero dell'IVA.

Optare per un software di gestione delle spese integrabile con i tuoi sistemi di gestione della liquidità e/o software di contabilità, ti consentirà la sincronizzazione automatica dei dati tra i diversi sistemi.

Tramite un software integrato per la gestione delle spese aziendali, potrai:

• creare e assegnare budget per ciascun dipartimento, progetto o dipendente direttamente nel software di gestione della spesa;
• configurare la categorizzazione delle spese e le regole di riconciliazione delle transazioni nel software. Ciò faciliterà la pre-contabilità, ossia la preparazione dei dati contabili e ridurrà gli errori manuali;
• recuperare automaticamente l'IVA sulle spese ammissibili. Sarà necessario configurare preventivamente le aliquote IVA applicabili e individuare le spese ammissibili al recupero dell'IVA.
• utilizzare i report e le analisi forniti dal software per identificare le tendenze di spesa, i potenziali risparmi e le aree di miglioramento.

Misurare l'efficacia e i vantaggi del software di gestione della spese

L’adozione di un software di gestione integrata e automatica delle spese, ti permetterà di ottenere una serie di vantaggi, la cui efficacia, come anticipato, può essere misurata tramite specifici indicatori.

Tra i principali benefici vi è, per esempio, una visibilità e un controllo più facile delle uscite aziendali.

Altri vantaggi includono:

• riduzione delle spese
• risparmio di tempo nella chiusura dei conti
• aumento dell’IVA detraibile e riduzione del reddito imponibile.

Riduzione delle spese

A seguito dell’implementazione del software, dovresti notare una riduzione dei superamenti del budget: differentemente da Excel o da altri sistemi di rendicontazione manuale e asincrona, infatti, un software automatico ti consente una visualizzazione in tempo reale delle spese.

Ciò rende più semplice e veloce l’autorizzazione delle spese e facilita l’individuazione di note spese sospette o non in linea con le risorse assegnate, il che potrebbe far risparmiare molto denaro alla tua azienda.

In più, alcuni software di gestione e monitoraggio delle spese sono gratuiti (analizza sempre le condizioni d'uso), il che rappresenta un ulteriore vantaggio in termini economici.

Risparmia tempo nella chiusura dei conti

Un altro beneficio che dovresti notare è la diminuzione dei tempi di chiusura dei conti. La velocità della raccolta dei giustificativi in formato elettronico e la loro pre-contabilità, infatti, consente di ottimizzare le fasi di verifica e successivo rimborso.

In più, come visto, il controllo in tempo reale e non più a fine mese, permette anche di ridurre il tasso di errore.

Aumento dell’IVA detraibile e riduzione del reddito imponibile

L’ottimizzazione delle procedure di spend management tramite software integrato può determinare anche un aumento dell’IVA detraibile e una conseguente riduzione del reddito imponibile.

Per misurare questo aspetto, puoi valutare il ROI relativo al recupero dell’IVA, confrontando la percentuale di IVA recuperata prima e dopo l'implementazione del software.

Ricorda che aumentare la quota di IVA detraibile può aiutare la tua azienda a liberare risorse finanziarie molto preziose.

Best practice per la gestione ottimale e il monitoraggio delle spese

Vediamo ora alcuni consigli e best practice per una gestione e un controllo ottimale delle spese della tua impresa.

Utilizzare il valore probatorio dei documenti

In ambito contabile, l’espressione “valore probatorio” si riferisce alle procedure atte a verificare la correttezza dei giustificativi di spesa. Per garantire tale valore probatorio, puoi implementare dei sistemi di audit interni come il “Reliable Audit Trail”.

Questo sistema registra tutti gli eventi, conserva le ricevute in formato digitale, controlla gli accessi e tiene traccia delle modifiche per garantire la massima tracciabilità e autenticità della fatturazione.

In questo modo, non avrai più bisogno di conservare le ricevute cartacee.

Rimani flessibile quando imposti i budget

Altro suggerimento utile, è quello di adottare un approccio dinamico e flessibile nella determinazione del tuo budget. Diversamente dalla definizione di un budget annuale, infatti, il “rolling forecast" ti consente di adattarti meglio alle variazioni della situazione economica contingente.

Potrai, dunque, valutare e adeguare le tue previsioni in base ai cambiamenti del mercato, alle nuove opportunità o alle sfide incontrate. Utilizzando un software integrato, tutto ciò sarà più facile.

Il vantaggio di utilizzare un software di gestione della spese

Il modo migliore per ottimizzare il monitoraggio e la gestione delle spese aziendali, è tramite l’utilizzo di un software integrato.

Eccotre motivi principali per adottare un software di gestione delle spese:

• migliore visibilità e controllo: avrai una visibilità e una panoramica completa su tutte le spese e uscite aziendali e potrai verificare e approvare i giustificati di acquisti e spese in tempo reale. Ciò ti consentirà di capire meglio dove va il denaro e ti aiuterà a identificare eventuali criticità o aree in cui è possibile realizzare risparmi;
• automazione del processo: un software di gestione delle spese ti permette di ridurre le attività manuali, riducendo tempi, costi e potenziali errori;
• analisi dei dati più efficiente: potrai contare su grafici e dashboard personalizzati che ti permetteranno di individuare trend, anomalie e opportunità di risparmio.

Gestisci in modo efficiente le spese aziendali con un software all-in-one

La soluzione migliore, dunque, è affidarti a un software che ti aiuti ad avere sotto controllo costantemente la tua tesoreria aziendale, automatizzando tutti i processi di caricamento, elaborazione e analisi delle spese.

Se opti per Agicap avrai a tua disposizione un servizio integrato e gratuito che ti consentirà di gestire e ottimizzare le spese aziendali e tutte le operazioni bancarie e contabili da un’unica piattaforma, accessibile da qualunque dispositivo.

In più, grazie alla nuova applicazione “Agicap Spend Management” potrai ottimizzare la gestione delle note spese e delle carte di credito aziendali senza dover più raccogliere o conservare le ricevute cartacee.

Agicap Spend Management: la soluzione che mancava per la gestione intelligente delle note spese e delle carte aziendali

Agicap Spend Management è un'applicazione innovativa che ti permetterà di:

• emettere e controllare facilmente carte aziendali, sia fisiche sia virtuali;
• gestire in tempo reale budget e limiti di spesa, evitando possibili sforamenti;
• digitalizzare la raccolta delle note spese;
• avere informazioni dettagliate su tutte le spese, filtrandole anche per singolo dipendente, limitando così errori e abusi;
• rendere più facile il recupero dell’IVA e la ricerca di giustificativi in caso di accertamenti da parte dell’Agenzia delle Entrate;
• e molto altro ancora!

La gestione delle spese tramite Agicap Spend Management ti consentirà di ridurre notevolmente tempi e costi, con vantaggi diretti per i dipendenti che non dovranno più inserire manualmente le note spese e avranno rimborsi più celeri. Inoltre, responsabili e dirigenti avranno una panoramica in tempo reale delle spese del loro reparto e potranno autorizzarle, rifiutarle o richiedere ulteriori dettagli direttamente tramite il software e i contabili potranno recuperare automaticamente l’IVA sulle spese ammissibili, riducendo così il reddito imponibile e creare più facilmente le scritture contabili.

Una migliore visibilità e controllo delle spese, inoltre, ti permetterà di capire se ci sono aree critiche nel tuo cash flow e dove realizzare possibili risparmi.

Cosa aspetti, provalo subito!