La gestione degli stock è un problema affrontato da molte aziende. A causa del suo impatto non trascurabile sul flusso di cassa, infatti, una gestione ottimale del magazzino è essenziale per garantire la sostenibilità di un'azienda. Tuttavia, la gestione del magazzino non è necessariamente facile da attuare, in particolare per quanto riguarda la scelta del metodo da utilizzare. Allora, come si fa a migliorarla? Continua a leggere, in questo articolo illustriamo i problemi più frequenti e i diversi metodi di gestione del magazzino che possono essere impiegati in azienda.
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Cosa si intende per gestione del magazzino
La gestione del magazzino è l'insieme di misure che un'azienda usa per sapere quanti prodotti, merci o materie prime ordinare e quando ordinarli, al fine di raggiungere un equilibrio tra bassi costi di stoccaggio e alta reattività del cliente.
Le sfide di gestione del magazzino
Per un’azienda, prendere le decisioni giuste per il proprio business è fondamentale per la sua sopravvivenza. Da qui l'importanza di scegliere il giusto approccio. Allora, come si fa a migliorare la gestione del magazzino? Prima di parlare delle diverse opzioni a disposizione dei manager, è essenziale rivedere le sfide di gestione del magazzino: due aziende, infatti, non avranno necessariamente problemi identici e quindi non implementeranno gli stessi metodi di gestione delle scorte.
Evitare l'overstock
Con overstock (in italiano, eccesso di scorte) si intende la situazione in cui nel magazzino di un’azienda si trovano prodotti, merci o materie prime in eccesso rispetto alla domanda dei clienti.
La prima conseguenza evidente di questa situazione è un aumento dei costi fissi e variabili, poiché i prodotti “inattivi” sono dannosi per la salute finanziaria dell'azienda.
L’overstock potrebbe comportare, per esempio, maggiori costi per:
- costruire o affittare uno spazio di stoccaggio aggiuntivo,
- assumere altro personale necessario per la sua gestione (magazzinieri, addetti alla sicurezza, ecc.),
- così come aumenterà, con ogni probabilità, anche il costo dell'assicurazione sui beni.
La seconda conseguenza dell’eccesso di scorte è un aumento del fabbisogno di capitale circolante, che si traduce in una maggiore necessità di finanziamento e un minore spazio di manovra in termini finanziari.
Un altro punto da considerare è l’immobilizzazione del capitale. Quando un'azienda compra un prodotto destinato al magazzino, infatti, immobilizza del denaro che non si ripaga fino a quando il prodotto non viene venduto. Nel momento in cui questo capitale avrebbe potuto essere investito in progetti più redditizi, l’azienda perde delle opportunità.
Un eccesso di scorte può anche costringere l'azienda a vendere le sue eccedenze con uno sconto, o addirittura in perdita, per evitare i costi di stoccaggio che abbiamo appena visto. Anche se a volte questa è l'unica soluzione, non è una buona pratica. L'azienda, infatti, farà meno o nessun margine sulle vendite, il che può vanificare i piani di sviluppo iniziali e può avere anche un impatto negativo sulla sua gestione di cassa.
Infine, un'impresa con un eccesso di stock è esposta al rischio di obsolescenza (a seconda della merce immagazzinata). Consideriamo un negozio che vende prodotti alimentari deperibili. Se il suo stock di frutta di stagione è troppo alto, ogni giorno che rimane invenduto riduce gradualmente la sua durabilità. Nel peggiore dei casi, la frutta finirà per marcire e l'azienda non avrà altra scelta che buttarla via. Questo scenario è peggiore rispetto al precedente, perché in questo caso l'azienda non guadagna nulla.
Prevenire un livello di scorte troppo basso (understocking)
Se un eccesso di scorte può avere conseguenze spiacevoli per l'azienda, anche il contrario non è l’ideale.
Per cominciare, troppa poca merce a magazzino aumenta la probabilità che l'azienda finisca le scorte e questo potrebbe portare a un blocco totale dell’attività. Senza prodotti da vendere, è impossibile rifornire i clienti che, insoddisfatti, potrebbero comprare dalla concorrenza e cambiare fornitore. Questo circolo vizioso di clienti persi comporta un calo del fatturato che può essere fatale per l’azienda.
Inoltre, troppo poco stock (in un negozio, per esempio) può portare a scaffali quasi vuoti che, di conseguenza, sono meno attraenti per i clienti: gli scaffali pieni invogliano all’acquisto molto di più di quelli poco forniti.
Infine, bassi livelli di scorte possono portare alla disorganizzazione dell'intera catena di produzione dell'azienda e aggravare l'effetto di potenziali colli di bottiglia.
I metodi di gestione del magazzino
Non esiste un metodo unico per gestire il magazzino e la rotazione delle scorte. Tuttavia, tutti i metodi girano intorno alle stesse due variabili: la data dell'ordine e la quantità.
1) Approvvigionamento a quantità fissa e tempo fisso
Questo metodo di gestione delle scorte è piuttosto rigido, poiché l'azienda che lo utilizza ordina quantità sempre uguali di merci in date fisse. Di solito si realizza attraverso un contratto che l'azienda acquirente firma con il suo fornitore: prevede giorni di consegna specifici per i mesi o anni successivi, il che facilita l'organizzazione di entrambe le parti.
Questo metodo è adatto alle aziende che sono già ben avviate e per le merci che sono vendute, lavorate o consumate a intervalli regolari. Non raccomandiamo, invece, questo metodo per i prodotti con una frequenza di vendita variabile.
Vantaggi
- Uno dei metodi di gestione delle scorte più facili da usare: non richiede molto investimento di tempo per funzionare e ha costi amministrativi relativamente bassi.
- Si possono ottenere risparmi significativi sugli ordini se sono grandi (ad esempio, acquisti di gruppo).
- I fornitori possono sapere con largo anticipo le date in cui devono consegnare all'azienda, il che rende più facile per loro organizzare, preparare e spedire.
Svantaggi
- Adatto solo ad aziende già avviate con una capacità di acquisto elevata.
- Le date degli ordini sono specificate nel contratto e se, per qualche motivo, l'azienda ha la necessità di modificare una data, in alcuni casi, ci si possono aspettare difficoltà con il fornitore dal punto di vista amministrativo.
- A causa del suo principio di funzionamento, è un metodo piuttosto rigido, progettato principalmente per prodotti con un'alta frequenza di rotazione.
2) Metodo di rifornimento
Questo metodo è ottimale per prodotti costosi e/o deperibili che vengono venduti o consumati regolarmente. Ogni volta che il responsabile degli acquisti ha bisogno di effettuare un ordine, guarda la quantità rimanente in magazzino e ordina quanto necessario per tornare al livello ottimale definito in precedenza.
Vantaggi
- Finché la rotazione delle scorte è in linea con le previsioni aziendali, la quantità di prodotti in magazzino rimane adeguata.
- Quando il manager analizza il suo stock prima di fare l'ordine alla data stabilita, può definire la quantità di cui ha bisogno e regolarsi di conseguenza, il che può portare a un risparmio significativo.
- Il responsabile degli acquisti può facilmente gestire la quota delle immobilizzazioni finanziarie.
Svantaggio
- Se il consumo del mese seguente non si adatta alla quantità di scorte a magazzino, l'azienda può trovarsi rapidamente in eccedenza o carenza di stock.
3) Metodo del punto di riordino
Questo metodo di gestione del magazzino funziona in modo opposto ai precedenti: conosciuto anche come metodo "just-in-time", rende la data dell'ordine variabile ma la quantità da acquistare fissa. Per farlo, il responsabile del magazzino si affida alla soglia minima di scorte. Non appena viene raggiunta, infatti, viene effettuato un ordine per rifornire l'azienda con una quantità predefinita e sempre identica del prodotto. È essenziale determinare se l'azienda, quando raggiunge la soglia minima, avrà abbastanza stock per produrre/vendere e quindi soddisfare i suoi clienti fino all'arrivo della spedizione. Se la risposta è no, il manager deve affrettarsi ad alzare la soglia in modo che l'azienda possa continuare a soddisfare la domanda fino all'arrivo della spedizione.
Vantaggi
Questo è un metodo interessante di gestione del magazzino se la merce tende a essere venduta o lavorata in modo irregolare.
Poiché le quantità ordinate ogni volta sono identiche, l’azienda risparmia: meno ordini, infatti, riducono le spese di spedizione e la quantità costante di merce/prodotti permette di ottimizzare lo spazio di stoccaggio.
Svantaggi
L'azienda può avere bisogno di fare ordini in qualsiasi momento, il che può diventare problematico se, per qualche motivo, il fornitore non è in grado di soddisfare la domanda.
Per garantire che gli ordini siano effettuati al momento giusto, questo metodo richiede un controllo amministrativo costante e meticoloso, che può richiedere molto tempo.
Inoltre, l'azienda dovrà mantenere continuamente una scorta di sicurezza (che le permette di continuare a operare tra il momento della consegna e quello in cui riceve l'ordine). Questo è un costo aggiuntivo che l'azienda dovrà affrontare su base continuativa.
4) Rifornimento su ordinazione
Si tratta del metodo più flessibile, ma allo stesso tempo il più difficile da padroneggiare. Qui, il responsabile del magazzino ordinerà quantità variabili in date variabili. Questa tecnica di gestione delle scorte è adatta ad alcuni casi speciali, per esempio in caso di progetti con una durata definita in cui l'ordine viene effettuato in una volta sola prima dell'inizio (può capitare, per esempio, nel settore delle costruzioni). È un'opzione interessante anche nel caso di aziende che, per motivi specifici, non riescano a determinare le quantità di cui hanno bisogno oppure quando il loro stock si esaurirà. Questo è il caso di imprese che necessitano di ordinare beni molto costosi e/o rari.
Vantaggi
Per le merci che non vengono ordinate su base ricorrente, questo è un buon metodo: evita investimenti di capitale non necessari.
Come menzionato sopra, se l'azienda ha poca o nessuna visibilità su quanto spesso ordinerà o della quantità che avrà bisogno a breve termine, questa può essere l'opzione migliore da scegliere.
Svantaggi
Complicato da usare, si tratta di un metodo che richiede una buona conoscenza della gestione del magazzino. Richiede anche molta attenzione e investimenti per essere veramente efficace (analisi degli stock, necessità di ordinare o meno...).
I fornitori possono essere riluttanti a usare questo metodo, perché non fornisce loro una visibilità sufficiente. Inoltre, l'azienda può trovarsi in difficoltà se il suo fornitore non è in grado di fornire ciò di cui ha bisogno in caso di un ordine imprevisto.
5) Il “drop-shipping”
Questo metodo, abbastanza diffuso negli Stati Uniti, si sta sviluppando in Europa ormai da qualche anno. Ma cosa significa?
In termini concreti, quando un'azienda usa il drop shipping, non ha magazzino: quando l’impresa registra un ordine, infatti, si occupa di incassare il pagamento del cliente. Successivamente, invia il riepilogo dell'ordine a un fornitore esterno con a deposito la merce necessaria, che si occupa di preparare il pacco e spedirlo.
Vantaggi
Liberarsi di tutta la parte della gestione del magazzino è un bel risparmio di tempo!
Inoltre, il capitale circolante dell'azienda sarà per la maggior parte del tempo in positivo. Si tratta di un metodo interessante per le imprese che stanno iniziando la loro attività e non hanno necessariamente familiarità con queste nozioni.
Considerando che tutta la logistica è gestita da un fornitore esterno, i costi di imballaggio, e spedizione sono eliminati (a meno che non ci siano accordi differenti) e questo è un altro risparmio di tempo e risorse.
Svantaggi
È un metodo di gestione del magazzino adatto agli eCommerce, ma sconsigliato per il commercio fisico.
Considerando che la spedizione e la preparazione dei colli viene gestita da un fornitore esterno, esiste il rischio di dover gestire un aumento dell'insoddisfazione dei clienti. In caso di problemi, infatti, il cliente chiamerà l’azienda da cui ha fatto l’ordine, che dovrà assumersi le conseguenze. È quindi molto importante scegliere con cura il fornitore esterno in anticipo.
I tempi di consegna potrebbero essere particolarmente lunghi, soprattutto se il fornitore si trova fuori dall'UE.
Conclusioni
Non esiste una ricetta miracolosa per la gestione del magazzino, ma alcuni metodi sono più adatti di altri a seconda del tipo di impresa, del suo modo di operare e del contesto in cui svolge la sua attività, senza dimenticare il settore. È tuttavia possibile e consigliato combinare diverse di queste tecniche in base ai prodotti che si desidera stoccare e vendere.
Prima di scegliere il metodo o i metodi di gestione degli stock più adatti è quindi necessario capire le sfide di gestione del magazzino.
La gestione del magazzino è un problema che pesa sul capitale circolante delle aziende, e quindi sul cash flow. Come puoi controllare meglio il fabbisogno di capitale circolante della tua azienda?
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