Come migliorare la gestione del magazzino

La gestione degli stock è un problema affrontato da molte aziende. A causa del suo impatto non trascurabile sul flusso di cassa, infatti, una gestione ottimale del magazzino è essenziale per garantire la sostenibilità di un'azienda. Tuttavia, la gestione del magazzino non è necessariamente facile da attuare, in particolare per quanto riguarda la scelta del metodo da utilizzare, che varia in base alle esigenze di ogni impresa. Allora, come si fa a migliorarla? Continua a leggere: in questo articolo esaminiamo nel dettaglio il concetto di gestione del magazzino e tutte le fasi che la caratterizzano, quali sono i problemi più frequenti e i diversi metodi di gestione che possono essere impiegati in azienda.

Magazzino: definizione

Prima di parlare della sua gestione, occorre in primo luogo capire in che cosa consiste il magazzino. Si tratta, in poche parole, dellastruttura adibita da un'azienda allo stoccaggio e alla movimentazione di merci e materiali. In altri termini, il magazzino è il luogo fisico dove si ricevono, conservano e distribuiscono in maniera organizzata i flussi di merce (sia quelli in entrata sia quelli in uscita).

Non si tratta, dunque, di un semplice deposito merci, ma di un luogo dove si svolgono diverse attività collegate tra loro, all'interno del quale le attrezzature di stoccaggio e movimentazione, il personale specializzato e i sistemi gestionali e logistici lavorano in maniera congiunta per coordinare i flussi in entrata e in uscita dei prodotti.

Esistonodiverse categorie di magazzino, che si adattano alle differenti tipologie di business e alle loro specifiche esigenze:

• magazzino interno o in conto proprio, di proprietà dell'azienda e gestito dal suo personale interno;
• magazzino esterno o in conto terzi, di proprietà di terzi e gestito da operatori specializzati esterni all'azienda;
• magazzino doganale, una struttura pubblica controllata dalla dogana e gestita da società autorizzate;
• magazzino mobile, un deposito temporaneo costituito in situazioni di emergenza.

Cosa si intende per gestione del magazzino (warehouse management)

La gestione del magazzino, in inglese warehouse management, è un termine ampio che comprende diverse attività interconnesse, che vanno dal ricevimento delle merci fino alla spedizione dei prodotti finiti. In generale, quando si parla di gestione del magazzino si fa riferimento alle diverse misure che un'azienda mette in atto per sapere quanti prodotti, merci o materie prime ordinare e quando ordinarli, al fine di raggiungere un equilibrio tra bassi costi di stoccaggio e alta reattività del cliente.

Come funziona la gestione del magazzino: attività principali

La gestione del magazzino consiste in un insieme di processi integrati tra loro, ciascuno cruciale per garantire che lo stoccaggio e la movimentazione delle merci avvengano in maniera corretta ed efficiente. Tra questi troviamo:

1. La logistica delle merci e degli ordini

In questa categoria sono racchiuse tutte le funzioni strategiche che riguardano la movimentazione dei prodotti, incluse la attività relative all'approvvigionamento delle materie prime e dei componenti e/o ricambi, al loro stoccaggio all'interno del magazzino e alla distribuzione dei prodotti in base agli accordi tra azienda e cliente.

L'obiettivo della logistica di magazzino è ottenere la maggior efficienza al minor costo o, in altri termini, fare in modo che gli articoli giusti si trovino nel posto giusto al momento giusto e nella giusta quantità, con la spesa minore possibile.

Fondamentale, quando si parla di logistica di magazzino, è tenere d'occhio l'indice di rotazione, una metrica che permette di valutare quanto rapidamente le scorte di un prodotto si esauriscono e si rinnovano e che influisce, dunque, sull'organizzazione delle attività logistiche.

2. La documentazione di magazzino

Un aspetto importante della gestione del magazzino riguarda la documentazione accompagnatoria delle merci. In particolare, tra i documenti necessari alla basilare gestione del magazzino troviamo:

• il documento di trasporto o DDT: anche chiamato nella pratica bolla di accompagnamento, è un documento che per legge deve accompagnare la merce in entrata o in uscita dal magazzino (in alcuni casi può essere sostituito dalla fattura accompagnatoria);
• lefatture di acquisto e vendita della merce, necessarie non solo per adempiere agli obblighi fiscali, ma anche per le operazioni di carico e scarico delle merci dall'inventario;
• l'inventario, ovvero la lista aggiornata di tutti i prodotti presenti in magazzino e del rispettivo valore, fondamentale anche per il monitoraggio delle scorte;
• gliordini dei clienti, un aspetto da non trascurare se si vogliono garantire tempi di evasione degli ordini accettabili.

3. La movimentazione di magazzino

La movimentazione di magazzino lavora in coordinamento con la logistica e si occupa dei movimenti di carico e scarico dei beni in giacenza. Tale attività tiene conto anche dei movimenti non ordinari: ad esempio quelli relativi alla merce che deve essere eliminata perché danneggiata o comunque non più utilizzabile, alle cessioni gratuite o gli scarti di lavorazione.

Per tenere sotto controllo la movimentazione delle merci in magazzino è fondamentale la lorocorretta registrazione tramite opportuna documentazione (DDT o fattura accompagnatoria), ma anche l'utilizzo di etichette per dividere corsie e scaffali e codici a barre per identificare gli articoli, fondamentali per ridurre il margine di errore e ottimizzare i tempi.

4. La gestione dell'inventario

La gestione dell'inventario è il processo tramite il quale si verificano fisicamente tutti gli articoli presenti in magazzino (materie prime, semilavorati e prodotti finiti), con l'obiettivo di confrontare la giacenza fisica con quella teorica (così come riportata dal sistema gestione) e rilevare eventuali differenze o anomalie. In particolare, tramite una corretta gestione dell'inventario è possibile verificare la presenza di articoli obsoleti o a bassa rotazione (che occupano quindi spazio inutilmente, aumentando i costi di stoccaggio), accorgersi di articoli mancanti o deteriorati, scoprire eventuali furti, ecc.

Generalmente, l'inventario si effettua almeno una volta l'anno, ma la sua frequenza dipende da diversi fattori tra i quali, ad esempio, la deperibilità delle merci o il valore dei beni.

5. La gestione delle scorte

Con il termine “scorte” si fa riferimento allo stock di prodotti presenti all'interno del magazzino pronti per essere venduti o distribuiti. È importante mantenere un livello di scorte ottimale che permetta, da un lato, di ridurre al minimo i costi di gestione (in grado di incidere notevolmente sul bilancio civilistico) e risparmiare spazio, dall'altro di rispondere tempestivamente alla domanda dei clienti, evitando rotture di stock, così da garantire la redditività del business.

6. La gestione delle rimanenze

Tutti i beni prodotti o acquistati che, una volta chiuso il bilancio d'esercizio, sono rimasti in giacenza senza aver generato alcun valore sono definiti rimanenze di magazzino. Si tratta, in pratica, di una tipologia di scorte da gestire con ancora maggiore attenzione in quanto influenzano in maniera diretta il fatturato aziendale.

7. La sicurezza del magazzino

L'adozione delle corrette procedure di sicurezza è un altro tassello essenziale nella gestione del magazzino. La loro scrupolosa osservanza è necessaria non solo per garantire l'incolumità di tutto il personale coinvolto e minimizzare il rischio di incidenti, ma anche per ottenere una gestione del magazzino più efficiente.

Tra la principali norme da adottare per mantenere un magazzino sicuro ci sono l'utilizzo dei dispositivi di protezione individuali, il mantenimento di ordine e pulizia nell'ambiente di lavoro e l'organizzazione di corsi di formazione dedicati alla prevenzione del rischio.

Quali figure sono coinvolte nella gestione e organizzazione del magazzino?

Per assicurare lo svolgimento di tutte le attività di controllo e gestione del magazzino vengono coinvolte diverse figure professionali dalle competenze più o meno tecniche quali magazzinieri e mulettisti, supply chain manager e trasportatori. Fondamentale, in particolare, è il ruolo del responsabile di magazzino.

Cosa deve fare un responsabile di magazzino?

Il responsabile di magazzino è la figura che dirige tutte le operazioni più importanti riguardanti il magazzino. In particolare:

• organizza il personale distribuendo i carichi di lavoro e assegnando le zone di competenza;
• impartisce ordini precisi a magazzinieri e mulettisti;
• riceve la merce in arrivo, verificando il documento di trasporto (DDT) e accertandosi che sia in buone condizioni;
• organizza lo stoccaggio;
• redige e controlla l'inventario;
• si occupa dello smistamento degli ordini e dell'organizzazione delle spedizioni.

Costi di gestione del magazzino: quali sono e come calcolarli

Il magazzino comporta una serie di costi in grado di incidere pesantemente sul bilancio aziendale. Tra questi troviamo:

• la logistica inbound e outbound, che riguarda rispettivamente i processi per la produzione dei beni commercializzati dall'azienda e le operazioni da svolgere per la loro distribuzione e vendita, fino alla consegna al cliente;
• il mantenimento del magazzino, che comprende non solo le spese per la conservazione e movimentazione dei prodotti stoccati, ma anche quelle per il canone di affitto, le utenze, le misure di sicurezza e prevenzione dei rischi, i salari del personale e l'uso di programmi di gestione;
• lagestione della documentazione, che riguarda la merce e gli ordini (DDT, fatture accompagnatorie, ecc.)
• la logistica di ritorno, che riguarda la merce restituita, con la necessità di reinserirla in magazzino.

Generalmente, le spese di gestione del magazzino si aggirano intorno al 25% del valore delle scorte disponibili: questo significa che, se in magazzino sono presenti prodotti per 10.000€, i costi di gestione si attesteranno sui 2.500€. Si tratta di un valore indicativo, che può variare a seconda dei diversi fattori in gioco. In ogni caso, tramite una gestione efficiente del magazzino è possibile ridurre in maniera significativa le uscite economiche.

Cosa vuol dire migliorare la gestione del magazzino e quali sono le sfide da affrontare

Per un’azienda, prendere le decisioni giuste per il proprio business è fondamentale per la sua sopravvivenza. Da qui l'importanza di scegliere il giusto approccio. Allora, come si fa a migliorare la gestione del magazzino? Prima di parlare delle diverse opzioni a disposizione dei manager, è essenziale rivedere le sfide di gestione del magazzino: due aziende, infatti, non avranno necessariamente problemi identici e quindi non implementeranno gli stessi metodi di gestione delle scorte, ma si orienteranno verso l'uno o l'altro in base alle esigenze.

Evitare l'overstock

Con overstock (in italiano, eccesso di scorte) si intende la situazione in cui nel magazzino di un’azienda si trovano prodotti, merci o materie prime in eccesso rispetto alla domanda dei clienti.

La prima conseguenza evidente di questa situazione è un aumento dei costi fissi e variabili, poiché i prodotti “inattivi” sono dannosi per la salute finanziaria dell'azienda.

L’overstock potrebbe comportare, per esempio, maggiori costi per:

• costruire o affittare uno spazio di stoccaggio aggiuntivo,
• assumere altro personale necessario per la sua gestione (magazzinieri, addetti alla sicurezza, ecc.),
• così come aumenterà, con ogni probabilità, anche il costo dell'assicurazione sui beni.

La seconda conseguenza dell’eccesso di scorte è unaumento del fabbisogno di capitale circolante, che si traduce in una maggiore necessità di finanziamento e un minore spazio di manovra in termini finanziari.

Un altro punto da considerare è l’immobilizzazione del capitale. Quando un'azienda compra un prodotto destinato al magazzino, infatti, immobilizza del denaro che non si ripaga fino a quando il prodotto non viene venduto. Nel momento in cui questo capitale avrebbe potuto essere investito in progetti più redditizi, l’azienda perde delle opportunità.

Un eccesso di scorte può anche costringere l'azienda a vendere le sue eccedenze con uno sconto, o addirittura in perdita, per evitare i costi di stoccaggio che abbiamo appena visto. Anche se a volte questa è l'unica soluzione, non è una buona pratica. L'azienda, infatti, farà meno o nessun margine sulle vendite, il che può vanificare i piani di sviluppo iniziali e può avere anche un impatto negativo sulla sua gestione di cassa.

Infine, un'impresa con un eccesso di stock è esposta al rischio di obsolescenza (a seconda della merce immagazzinata). Consideriamo un negozio che vende prodotti alimentari deperibili. Se il suo stock di frutta di stagione è troppo alto, ogni giorno che rimane invenduto riduce gradualmente la sua durabilità. Nel peggiore dei casi, la frutta finirà per marcire e l'azienda non avrà altra scelta che buttarla via. Questo scenario è peggiore rispetto al precedente, perché in questo caso l'azienda non guadagna nulla.

Prevenire un livello di scorte troppo basso (understocking)

Se un eccesso di scorte può avere conseguenze spiacevoli per l'azienda, anche il contrario non è l’ideale.

Per cominciare, troppa poca merce a magazzino aumenta la probabilità che l'azienda finisca le scorte e questo potrebbe portare a un blocco totale dell’attività. Senza prodotti da vendere, è impossibile rifornire i clienti che, insoddisfatti, potrebbero comprare dalla concorrenza e cambiare fornitore. Questo circolo vizioso di clienti persi comporta un calo del fatturato che può essere fatale per l’azienda.

Inoltre, troppo poco stock (in un negozio, per esempio) può portare a scaffali quasi vuoti che, di conseguenza, sono meno attraenti per i clienti: gli scaffali pieni invogliano all’acquisto molto di più di quelli poco forniti.

Infine, bassi livelli di scorte possono portare alla disorganizzazione dell'intera catena di produzione dell'azienda e aggravare l'effetto di potenziali colli di bottiglia.

Tecniche di gestione del magazzino: qual è la procedura migliore?

Non esiste un metodo unico per gestire il magazzino e la rotazione delle scorte. Tuttavia, tutti i metodi girano intorno alle stesse due variabili: la data dell'ordine e la quantità.

1) Approvvigionamento a quantità fissa e tempo fisso

Questo metodo di gestione delle scorte è piuttosto rigido, poiché l'azienda che lo utilizza ordina quantità sempre uguali di merci in date fisse. Di solito si realizza attraverso un contratto che l'azienda acquirente firma con il suo fornitore: prevede giorni di consegna specifici per i mesi o anni successivi, il che facilita l'organizzazione di entrambe le parti.

Questo metodo è adatto alle aziende che sono già ben avviate e per le merci che sono vendute, lavorate o consumate a intervalli regolari. Non raccomandiamo, invece, questo metodo per i prodotti con una frequenza di vendita variabile.

Vantaggi

• Uno dei metodi di gestione delle scorte più facili da usare: non richiede molto investimento di tempo per funzionare e ha costi amministrativi relativamente bassi.
• Si possono ottenere risparmi significativi sugli ordini se sono grandi (ad esempio, acquisti di gruppo).
• I fornitori possono sapere con largo anticipo le date in cui devono consegnare all'azienda, il che rende più facile per loro organizzare, preparare e spedire.

Svantaggi

• Adatto solo ad aziende già avviate con una capacità di acquisto elevata.
• Le date degli ordini sono specificate nel contratto e se, per qualche motivo, l'azienda ha la necessità di modificare una data, in alcuni casi, ci si possono aspettare difficoltà con il fornitore dal punto di vista amministrativo.
• A causa del suo principio di funzionamento, è un metodo piuttosto rigido, progettato principalmente per prodotti con un'alta frequenza di rotazione.

2) Metodo di rifornimento

Questo metodo è ottimale per prodotti costosi e/o deperibili che vengono venduti o consumati regolarmente. Ogni volta che il responsabile degli acquisti ha bisogno di effettuare un ordine, guarda la quantità rimanente in magazzino e ordina quanto necessario per tornare al livello ottimale definito in precedenza.

Vantaggi

• Finché la rotazione delle scorte è in linea con le previsioni aziendali, la quantità di prodotti in magazzino rimane adeguata.
• Quando il manager analizza il suo stock prima di fare l'ordine alla data stabilita, può definire la quantità di cui ha bisogno e regolarsi di conseguenza, il che può portare a un risparmio significativo.
• Il responsabile degli acquisti può facilmente gestire la quota delle immobilizzazioni finanziarie.

Svantaggio

• Se il consumo del mese seguente non si adatta alla quantità di scorte a magazzino, l'azienda può trovarsi rapidamente in eccedenza o carenza di stock.

3) Metodo del punto di riordino

Questo metodo di gestione del magazzino funziona in modo opposto ai precedenti: conosciuto anche come metodo "just-in-time", rende la data dell'ordine variabile ma la quantità da acquistare fissa. Per farlo, il responsabile del magazzino si affida alla soglia minima di scorte. Non appena viene raggiunta, infatti, viene effettuato un ordine per rifornire l'azienda con una quantità predefinita e sempre identica del prodotto.

È essenziale determinare se l'azienda, quando raggiunge la soglia minima, avrà abbastanza stock per produrre/vendere e quindi soddisfare i suoi clienti fino all'arrivo della spedizione. Se la risposta è no, il manager deve affrettarsi ad alzare la soglia in modo che l'azienda possa continuare a soddisfare la domanda fino all'arrivo della spedizione.

Vantaggi

Questo è un metodo interessante di gestione del magazzino se la merce tende a essere venduta o lavorata in modo irregolare.

Poiché le quantità ordinate ogni volta sono identiche, l’azienda risparmia: meno ordini, infatti, riducono le spese di spedizione e la quantità costante di merce/prodotti permette di ottimizzare lo spazio di stoccaggio.

Svantaggi

L'azienda può avere bisogno di fare ordini in qualsiasi momento, il che può diventare problematico se, per qualche motivo, il fornitore non è in grado di soddisfare la domanda.

Per garantire che gli ordini siano effettuati al momento giusto, questo metodo richiede un controllo amministrativo costante e meticoloso, che può richiedere molto tempo.

Inoltre, l'azienda dovrà mantenere continuamente una scorta di sicurezza (che le permette di continuare a operare tra il momento della consegna e quello in cui riceve l'ordine). Questo è un costo aggiuntivo che l'azienda dovrà affrontare su base continuativa.

4) Rifornimento su ordinazione

Si tratta del metodo più flessibile, ma allo stesso tempo il più difficile da padroneggiare. Qui, il responsabile del magazzino ordineràquantità variabili in date variabili. Questa tecnica di gestione delle scorte è adatta ad alcuni casi speciali, per esempio in caso di progetti con una durata definita in cui l'ordine viene effettuato in una volta sola prima dell'inizio (può capitare, per esempio, nel settore delle costruzioni). È un'opzione interessante anche nel caso di aziende che, per motivi specifici, non riescano a determinare le quantità di cui hanno bisogno oppure quando il loro stock si esaurirà. Questo è il caso di imprese che necessitano di ordinarebeni molto costosi e/o rari.

Vantaggi

Per le merci che non vengono ordinate su base ricorrente, questo è un buon metodo: evita investimenti di capitale non necessari.

Come menzionato sopra, se l'azienda ha poca o nessuna visibilità su quanto spesso ordinerà o della quantità che avrà bisogno a breve termine, questa può essere l'opzione migliore da scegliere.

Svantaggi

Complicato da usare, si tratta di un metodo che richiede una buona conoscenza della gestione del magazzino. Richiede anche molta attenzione e investimenti per essere veramente efficace (analisi degli stock, necessità di ordinare o meno...).

I fornitori possono essere riluttanti a usare questo metodo, perché non fornisce loro una visibilità sufficiente. Inoltre, l'azienda può trovarsi in difficoltà se il suo fornitore non è in grado di fornire ciò di cui ha bisogno in caso di un ordine imprevisto.

5) Il “drop-shipping”

Questo metodo, abbastanza diffuso negli Stati Uniti, si sta sviluppando in Europa ormai da qualche anno. Ma cosa significa?

In termini concreti, quando un'azienda usa il drop shipping, non ha magazzino: quando l’impresa registra un ordine, infatti, si occupa di incassare il pagamento del cliente. Successivamente, invia il riepilogo dell'ordine a un fornitore esterno con a deposito la merce necessaria, che si occupa di preparare il pacco e spedirlo.

Vantaggi

Liberarsi di tutta la parte della gestione del magazzino è un bel risparmio di tempo!

Inoltre, il capitale circolante dell'azienda sarà per la maggior parte del tempo in positivo. Si tratta di un metodo interessante per le imprese che stanno iniziando la loro attività e non hanno necessariamente familiarità con queste nozioni.

Considerando che tutta la logistica è gestita da un fornitore esterno, i costi di imballaggio, e spedizione sono eliminati (a meno che non ci siano accordi differenti) e questo è un altro risparmio di tempo e risorse.

Svantaggi

È un metodo di gestione del magazzino adatto agli e-commerce, ma sconsigliato per il commercio fisico.

Considerando che la spedizione e la preparazione dei colli viene gestita da un fornitore esterno, esiste il rischio di dover gestire un aumento dell'insoddisfazione dei clienti. In caso di problemi, infatti, il cliente chiamerà l’azienda da cui ha fatto l’ordine, che dovrà assumersi le conseguenze. È quindi molto importante scegliere con cura il fornitore esterno in anticipo.

I tempi di consegna potrebbero essere particolarmente lunghi, soprattutto se il fornitore si trova fuori dall'UE.

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Utilizzare un software di gestione del magazzino (WMS)

Come abbiamo appurato nel corso dell'articolo, la gestione del magazzino è un'attività complessa e articolata, che richiede di tenere conto di diversi aspetti. Ecco perché, per semplificare tutte le fasi operative che la caratterizzano e aumentare l'efficienza, può essere utile ricorrere a un software di gestione del magazzino, o warehouse management system (spesso indicato con l'acronimo WMS), che permetta di automatizzare le operazioni principali.

Tra le diverse attività che possono essere ottimizzate grazie al ricorso a un sistema di gestione magazzino WMS troviamo ad esempio la catalogazione dei prodotti, la localizzazione della merce all'interno del magazzino, la gestione delle scorte o la preparazione degli ordini.

I vantaggi che si possono ottenere tramite l'utilizzo di un software di gestione del magazzino sono numerosi: dalla riduzione dei margini di errore umano alla diminuzione delle tempistiche dei processi, dall'aggiornamento automatico delle giacenze di magazzino in base alle movimentazioni registrate (così da poter tenere sempre sotto controllo la situazione degli articoli e il loro ciclo di vita) al miglioramento della sicurezza delle operazioni logistiche.

Ogni impresa gestisce il proprio magazzino in maniera differente, a seconda del settore in cui opera, della tipologia di prodotti che vende, delle dimensioni dell'attività e della stagionalità. Per questo, anche i software WMS sono tutti diversi fra loro e progettati per rispondere a diverse necessità, con caratteristiche e funzionalità differenti. I manager dovranno quindi scegliere il programma da utilizzare per la gestione del magazzino in base alle esigenze dell'impresa.

Per concludere

Non esiste una ricetta miracolosa per la gestione del magazzino, ma alcuni metodi sono più adatti di altri a seconda del tipo di impresa, del suo modo di operare e del contesto in cui svolge la sua attività, senza dimenticare il settore. È tuttavia possibile e consigliato combinare diverse di queste tecniche in base ai prodotti che si desidera stoccare e vendere.

Prima di scegliere il metodo o i metodi di gestione degli stock più adatti è quindi necessario capire le sfide di gestione del magazzino.

Per ottimizzare la gestione del magazzino, migliorare la produttività del personale addetto e ridurre i margini di errore può essere utile ricorrere a dei sistemi di gestione digitalizzati.

La gestione del magazzino è un aspetto che pesa sul capitale circolante delle aziende, e quindi sul cash flow. Come puoi controllare meglio il fabbisogno di capitale circolante della tua azienda? La soluzione è utilizzare un software di gestione del cash flow.

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