Previsioni imprecise, vendite basse, acquisti eccessivi: un alto livello di rimanenze in magazzino è un segno quasi inequivocabile della presenza di inefficienze all’interno dei processi aziendali. Al di là delle cause che determinano un accumulo di scorte, una cosa è certa: una cattiva gestione dell’inventario ha effetti negativi sui costi di un’azienda e di conseguenza sulla liquidità. Ecco perché dare un taglio all’inventario è la strada da percorrere se si vuole migliorare il cash flow. Come fare concretamente? Ecco qualche suggerimento per rendere il magazzino più efficiente.

Rimanenze di magazzino: che cosa sono, come si valutano

Se sei un imprenditore sai bene quali sono i vantaggi di avere un magazzino pieno di merce. La presenza di rimanenze favorisce la produzione e l’evasione degli ordini, soprattutto quando la domanda è sostenuta. Tuttavia una giacenza eccessiva di materie prime o di prodotti finiti non solo amplifica il rischio di obsolescenza (più passano le settimane, più c'è il rischio che alcuni beni scadano o che vengano danneggiati), ma si traduce anche in costi maggiori.

Da qui, la centralità, all’interno delle politiche aziendali, di una gestione delle scorte di magazzino in grado di raggiungere per quanto possibile un equilibrio. Prima di analizzare più nel dettaglio gli effetti negativi di rimanenze di magazzino troppo alte, cerchiamo di capire che cosa si intende per rimanenze.

Le rimanenze di magazzino sono beni destinati alla vendita, o utilizzati per creare i prodotti da vendere, che rimangono in giacenza alla chiusura dell’esercizio.

Secondo quanto stabilisce, l’articolo 2424 del Codice Civile, si possono così suddividere:

1. materie prime, ivi compresi i beni acquistati soggetti a ulteriori processi di trasformazione;

2. materie sussidiarie e di consumo, costituite da materiali usati indirettamente nella produzione;

3. prodotti in corso di lavorazione, quali materiali in fase di avanzamento;

4. semilavorati, ossia le parti finite di produzione interna destinate a essere utilizzate in un successivo processo produttivo;

5. merci, rappresentate da beni acquistati per la rivendita senza subire rilevanti trasformazioni;

6. prodotti finiti, ossia i prodotti di propria fabbricazione.

Come calcolare il valore della merce in magazzino?

Premesso che il procedimento di determinazione del valore del magazzino è altamente complesso a causa della composizione merceologica non omogenea dei beni che lo compongono, i due metodi più utilizzati sono:

• LIFO, acronimo inglese di Last In First Out (ultimo a entrare, primo a uscire), con questo metodo i beni acquistati più recentemente (gli ultimi a entrare - last in) sono i primi a essere venduti (first out). Dal punto di vista della logistica di magazzino significa che si spedisce sempre per prima la partita arrivata per ultima.
• FIFO, (First in First Out, il primo elemento introdotto è il primo a uscire): la logica FIFO presuppone che i primi beni acquistati da un’azienda (first in) siano anche i primi a essere rivenduti (first out), facendo sì che rimangano in magazzino solo i pezzi arrivati per ultimi.

Riduzione del magazzino: i vantaggi

Come abbiamo anticipato, le scorte di magazzino sono indispensabili per il funzionamento dell’attività: le materie prime servono ad approvvigionare la produzione e i prodotti finiti per evadere gli ordini. Tuttavia un eccesso di merce invenduta non solo assorbe risorse finanziarie, ma implica anche costi correlati alla sua amministrazione.

Se stai pensando a una riduzione delle rimanenze, tieni presente tutti i vantaggi a cui potresti andare incontro:

• Riduzione dei costi, e non si tratta solo delle spese affrontate per l'acquisto iniziale. Ma anche dei costi legati all'amministrazione del magazzino: bollette più care, costo del personale più alti, ecc.;
• Minore spreco, un eccesso di scorte aumenta il rischio di deperibilità: scadenze, umidità, muffa o corrosione di qualche tipo possono causare una svalutazione della merce stoccata. Interessante, a questo proposito, il calcolo del DIO, acronimo di Days Inventory Outstanding, in italiano giorni di rotazione del magazzino, o tempo medio di giacenza del magazzino, che misura la rapidità con cui un'azienda “consuma” quello che è il suo magazzino.
• Maggiore flusso di cassa, ogni articolo in inventario vuol dire liquidità congelata, che potrebbe essere investita altrove. Meno scorte significa più flusso di cassa. Quindi, più capitale da investire in altre attività;
• Flessibilità, in un mercato in cui si susseguono fasi di espansione e contrazione una riduzione delle scorte libera la liquidità necessaria per cambiare rapidamente strategia e adattarsi quindi alle nuove esigenze di mercato.

Come abbassare le rimanenze di magazzino

Abbiamo visto i vantaggi di un magazzino snello, ma quali sono le azioni da intraprendere quando si decide di abbassare le scorte?

Vediamo le principali:

1. Migliora la stime sulla domanda

Poter contare su dati il più possibile precisi delle vendite degli esercizi fiscali, insieme alla conoscenza della stagionalità del proprio business, sono le pietre angolari di un business moderno e la base per un modello di inventario che si possa definire snello: grazie a numeri precisi sugli esercizi fiscali precedenti potrai pianificare con maggiore precisione la quantità di beni da tenere in inventario, senza andare incontro al rischio di un eccesso o un impoverimento del magazzino.

2. Rivaluta la tua scorta di sicurezza

Abbiamo parlato dell’importanza di avere un inventario snello, ovvero quello che permette l'ottimizzazione del processo di produzione per ridurre o eliminare gli sprechi, è tuttavia importante tenere a mente che ogni azienda, anche se efficiente, richiede almeno un po' di inventario in eccesso. Si tratta della scorta di sicurezza che potrebbe servire per esempio per far fronte a picchi imprevisti della domanda.

Il trucco sta nell’individuare quel livello di scorte di cui hai veramente bisogno. In questo processo individuare quali prodotti si vendono di più aiuterà a determinare la quantità di ciascun prodotto da avere in magazzino

3. Sbarazzati dello stock in eccesso obsoleto

Tenere un bene in giacenza è ok, ma fino a quando dalla sua vendita si ottiene un ritorno superiore al costo per tenere lo stesso in magazzino. Qual è il margine che posso ricavare, vendendo questi prodotti? Quanto mi costa tenerli in magazzino? Sono domande che, come imprenditore, dovrebbe porsi spesso per non andare incontro a perdite.

Mentre ti avvicini al punto in cui i costi superano in ricavi, considera una vendita a sconto elevato, la ricerca di un nuovo mercato in cui il prodotto possa trovare nuova vita o semplicemente la rottamazione dello stock.

4 - Accorcia i cicli degli ordini

Fare ordini di acquisto frequenti e più piccoli consente di abbattere i costi di trasporto, e favorisce una maggiore flessibilità perché consente di adattarsi più velocemente alle mutevoli richieste dei clienti e alle condizioni di mercato.

Attenzione, però. Una strategia del genere presenta un rovescio della medaglia. Ordinando quantità ridotte difficilmente verranno applicati sconti all’ingrosso. Senza contare che si potrebbe persino incorrere nel problema di non essere in grado di ordinare affatto, se un fornitore richiede una quantità minima di ordine.

5. Ridurre i tempi di consegna

Dal punto di vista dell'inventario, le fasi di attesa sono quelle in cui un inventario mostra tutte le sue inefficienze: più spazio si occupa in magazzino, maggiore è il denaro che va in fumo.

Ridurre i tempi di consegna vuol dire creare un processo più efficiente e rapido. Qual è il lasso di tempo che intercorre tra l'ordine di un cliente e la ricezione del prodotto? Confrontalo con quanto tempo ci vuole per fabbricare il prodotto. Se riesci a produrre merci in tre giorni, ma ci vogliono tre settimane per la consegna al cliente, questo suggerisce che c'è una qualche forma di inefficienza nella gestione delle merci che sta rallentando l'intero processo.

Per concludere

Non esiste una ricetta miracolosa per trovare l'equilibrio perfetto nella gestione del magazzino, tuttavia alcune strategie sono più adatte di altre per soddisfare le caratteristiche di un'impresa o il settore in cui opera.

Prima di scegliere il metodo o i metodi di gestione delle rimanenze più adatti è quindi necessario capire le sfide di gestione del magazzino. L'amministrazione del magazzino, come abbiamo rilevato, solleva questioni di impatto non trascurabile nella vita di un'azienda e della sua tesoreria.

Una gestione ottimale del magazzino è infatti essenziale per garantire la sostenibilità di un'azienda. Si pensi solo all’immobilizzazione del capitale. Quando un'azienda compra un prodotto destinato al magazzino finisce per "congelare" dei soldi che non rientrano fino a quando il prodotto non viene venduto. Nel momento in cui questo capitale avrebbe potuto essere investito in progetti più redditizi, l’azienda perde delle opportunità. Ecco dunque che un’amministrazione efficiente degli stock finisce per avere il suo peso sul capitale circolante, e quindi sul cash flow.

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