La gestione della tesoreria fa parte delle attività indispensabili per qualsiasi azienda. Gestire bene il proprio flusso di cassa (cash flow) significa, in primo luogo, seguire le entrate e le uscite di liquidità e monitorare numerosi indicatori per sapere quale strategia adottare (prestiti e investimenti, tra gli altri). Una gestione di tesoreria fatta male può rapidamente mettere l’azienda in pericolo. Per fortuna esistono soluzioni per gestirla al meglio.
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Ripasso generale: che cos’è la tesoreria di un’azienda?
La tesoreria è l’insieme delle risorse finanziarie mobilizzabili di cui l’azienda dispone in un dato momento e rappresenta il punto di contatto tra l'impresa e il mondo finanziario.
La tesoreria di un’azienda è un elemento chiave della gestione finanziaria dell’azienda stessa: in sostanza è la tesoreria disponibile che permette di saldare le spese aziendali come salari, fornitori, etc. In azienda, la tesoreria comprende le somme di denaro che la società possiede in un istante T.
Si tratta dunque delle:
- somme liquide disponibili in cassa,
- somme disponibili sul o sui conti bancari della società.
Questi fondi devono essere facilmente accessibili per l’azienda che può utilizzarli per coprire spese previste o impreviste o finanziare progetti quando un’opportunità si presenta. Sono liquidità che permettono di pagare le spese aziendali: salari, fornitori, ecc.
Il saldo della tesoreria tiene conto delle entrate e uscite di denaro. Il suo saldo può essere positivo o negativo:
- se il saldo della tesoreria è positivo l’azienda ha denaro a disposizione ed è in generale un buon segno.
- se il saldo della tesoreria è negativo l’azienda manca di liquidità disponibile e non potrà far fonte ad alcune situazioni senza ricorrere a un prestito.
Attenzione però: l’analisi del saldo di tesoreria è raramente così semplice. Dipende dal contesto di ciascuna azienda: un saldo in eccesso può essere legato a fatture fornitori che la società non ha ancora pagato, per esempio.
Cosa si intende per gestione della tesoreria?
La gestione di tesoreria riunisce tutti i metodi e le strategie di gestione delle risorse finanziarie di un’azienda. Il suo obiettivo è di assicurare la solvibilità della struttura, grazie al controllo e all’analisi di indicatori.
Quali sono le attività di tesoreria?
Il perimetro d’azione della gestione di tesoreria può raggruppare numerose missioni:
- il monitoraggio e la verifica dei flussi di cassa a livello quotidiano;
- la formulazione di budget e di previsioni di tesoreria;
- l’elaborazione di reporting e il monitoraggio degli scostamenti tra i flussi previsti e i flussi che si sono avverati;
- la gestione delle relazioni bancarie;
- l’ottimizzazione dei costi e dei prodotti finanziari;
- la gestione dei differenti rischi che possono minacciare la tesoreria;
- il finanziamento di investimenti;
- la collocazione di eventuali eccedenze di tesoreria.
Troppe aziende si accontentano ancora di monitorare i loro estratti conto. Ciò non basta per prefigurare eventuali deficit di tesoreria o identificare opportunità di investimento. Infatti è necessario prevedere la tesoreria dinamicamente, anticiparne l’evoluzione e saperla interpretare.
A che cosa serve la gestione della liquidità e della tesoreria?
Evitare il rischio di insolvenza
Un’azienda non in grado di saldare i debiti a breve termine è un’azienda in stato di insolvenza. Ciò equivale spesso alla sua morte o quantomeno la espone a seri problemi.
Per fortuna, gestire bene la tesoreria di un’azienda può evitare di ritrovarsi in crisi di liquidità. Attuando un monitoraggio regolare (tenendo aggiornato un piano di tesoreria per esempio), si potrà avere una visibilità migliore sui flussi di cassa attuali come sulle previsioni formulate. Ciò permetterà di identificare a monte gli scostamenti di tesoreria che potrebbero pregiudicare le finanze aziendali per prendere in seguito le misure che si impongono.
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Fare economie (interessi, commissioni bancarie, ecc.)
Ancora poco convinti? Una buona gestione di tesoreria può permettere di economizzare denaro sulle spese bancarie: interessi su un prestito, commissioni, etc. Un’azienda che supera il proprio scoperto autorizzato dovrà di fatto pagare degli interessi, cui si aggiungono delle commissioni. Se il dirigente gestisce efficacemente la sua tesoreria, sarà in grado di determinare i periodi in cui realmente avrà bisogno di finanziare la tesoreria e avrà il tempo di impostare finanziamenti meno costosi.
Guadagnare denaro collocando intelligentemente le eccedenze di tesoreria
Se una tesoreria negativa comporta spese supplementari per l'azienda, una tesoreria in eccedenza ma mal collocata non è ottimale.
Bisogna sapere che le banche propongono un’ampia gamma di offerte per chi desidera collocare un’eccedenza di cassa, il tutto in funzione degli obiettivi di ciascun dirigente:
- collocare l’eccedenza per poterne trarre un profitto a termine
- collocare l’eccedenza in previsione di un finanziamento o di un investimento
- collocare l’eccedenza per avere una riserva di sicurezza in caso di eventi inattesi
In ogni caso, bisogna prima di tutto essere consapevoli che l’azienda ha generato questa eccedenza: come è possibile mettere in luce una tale situazione?
Utilizzando un piano di tesoreria previsionale e seguendone l’evoluzione regolarmente.
Gestione della finanza e della tesoreria: chi fa cosa?
La gestione della tesoreria riguarda tutte le aziende. Il carico di lavoro e le risorse umane disponibili variano da un’azienda all’altra. Una multinazionale avrà molti più flussi da gestire rispetto a una startup che si è appena lanciata; una piccola azienda avrà meno personale formato per gestire la tesoreria rispetto invece a un grande gruppo. Le dimensioni dell'azienda e le risorse a disposizione influiscono quindi sulla ripartizione dei compiti e sull'operatività quotidiana.
Che cosa fa il dirigente?
Il dirigente di un’azienda ha bisogno di conoscere la situazione di tesoreria e di misurare l’impatto delle decisioni assunte (investimenti, assunzioni, ecc.) sulla redditività e sulla tesoreria futura. La buona gestione di tesoreria deve quindi permettergli di decidere al meglio per l’azienda, in un futuro prossimo e più lontano. Ma se l’azienda è piccola, senza un reparto amministrativo-finanziario, è lui che va a occupare tutti i ruoli di seguito descritti.
Che cosa fa il direttore amministrativo-finanziario?
Il direttore amministrativo-finanziario gestisce il team finanziario aziendale e riporta al dirigente. Il suo ruolo nella gestione di tesoreria è di monitorare gli indicatori in tempo reale e in modo affidabile, per poter allertare il dirigente in caso di problemi di tesoreria e pertanto consigliarlo sulle decisioni da prendere e sulle azioni da intraprendere.
Che cosa fa il tesoriere?
Il tesoriere è la persona che gestisce la tesoreria a livello quotidiano. Ha la responsabilità di monitorare i flussi di cassa, di elaborare budget previsionali, di analizzare i diversi indicatori, di tenere i rapporti con le banche e di occuparsi della validazione. Il suo ruolo è essenziale perché ha una visione d’insieme della liquidità e della redditività dell’azienda.
Che cosa fa il contabile?
Si dice, in generale, che la contabilità è un’analisi del passato, mentre invece la tesoreria si proietta nel futuro. Se non c’è un tesoriere, è il contabile che si occupa, in primo luogo, della gestione di tesoreria. Se c’è invece un tesoriere, tende piuttosto a riempire la funzione di fornire i dati: fatture, bilancio e conto economico.
Che cosa fa il controller?
Il controller o controllore di gestione nell’ambito della gestione della tesoreria agisce come responsabile dei budget di ciascuna attività o servizio dell’azienda. Va dunque a fornire le informazioni necessarie per costruire il previsionale di tesoreria.
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La gestione di tesoreria giorno per giorno
Non basta analizzare la tesoreria una volta a inizio mese e non tornarci prima che siano passati altri 30 giorni. Meglio abituarsi a monitorare lo stato della tesoreria giorno per giorno: entrate e uscite devono essere sorvegliate da vicino.
La riconciliazione bancaria
La riconciliazione bancaria è un controllo che mira a verificare che le fatture emesse o ricevute dalla società siano accompagnate correttamente dai movimenti corrispondenti sui conti bancari dell’azienda.
Identificare la propria posizione di tesoreria
La posizione di tesoreria indica lo stato della tesoreria in un momento T. Spesso, la cosa più pratica è partire dalla tesoreria disponibile alla fine del bilancio aziendale annuale. Ma se il controllo della tesoreria è rigoroso, è ugualmente possibile partire da un saldo di cassa mensile tratto dalla tabella in calce.
Modello di tabella di monitoraggio
Per avere una buona visione della tesoreria, si può mettere a punto un foglio Excel semplicissimo. Abbiamo preparato un modello da scaricare gratis.
Compilare il foglio non è complicato:
- In primo luogo, indicare la tesoreria disponibile all’inizio del primo mese.
- In seguito, identificare le entrate e le uscite del mese. Fatture, note spese, imposte, affitto, sovvenzioni. Tutto va inventariato in modo chiaro e leggibile, con gli importi inclusivi di IVA. Verificare che tutti i flussi di cassa siano correttamente legati al mese relativo.
- Lo strumento calcolerà in automatico la tesoreria di fine mese. Non resta allora che trarre le conclusioni necessarie al buon funzionamento dell’attività!
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L’indicazione dettagliatissima dell’importo delle fatture, come anche delle date dei pagamenti effettivi, permette di tenere aggiornata la tesoreria e di giocare d’anticipo rispetto a una malaugurata improvvisa mancanza di liquidità a breve termine.
Gestione dei rischi in tesoreria
Una parte importante delle attività di gestione della tesoreria e pianificazione del cash flow è data dalla gestione del rischio finanziario, inteso come probabilità che l'azienda possa trovarsi in una situazione di instabilità finanziaria (in grado di condurre, nei casi peggiori, fino al fallimento).
Per mettere il business al riparo dai pericoli e proteggere la liquidità aziendale occorre adottare una strategia ad hoc, in grado di risolvere le principali criticità. In particolare, è necessario identificare le aree che possono aumentare il rischio finanziario d'impresa, in modo da poter attuare eventuali interventi correttivi.
Tra i principali rischi di cui un'azienda deve tenere conto troviamo il rischio di mercato, che può tradursi in una variazione dei prezzi imprevista, determinando, ad esempio, un incremento del tasso di interesse applicato dalle banche (con conseguente aumento delle difficoltà legate alla gestione dei debiti).
Gestire la tesoreria grazie a un piano di tesoreria
Il piano di tesoreria previsionale o forecast permette di proiettarsi su flussi di cassa a breve, medio e lungo termine.
Si tratta di un documento previsionale finanziario che elenca tutte le entrate e uscite di tesoreria previste da un’azienda.
Si basa in genere su 12 mesi e presenta dunque integralmente i flussi di denaro che una società va a trattare nel corso dell’attività. Questa lista deve essere esaustiva e comprendere tutte le operazioni senza eccezione alcuna: la minima dimenticanza va a falsare infatti il saldo di fine mese e a restituire un’immagine erronea della salute finanziaria dell’azienda.
Serve un modello? Scarica qui il piano di tesoreria!
Gestione di tesoreria: come anticipare il futuro?
Fare previsioni di tesoreria
Non fare previsioni di tesoreria equivale a navigare a vista. È per questo che formulare un piano di tesoreria previsionale è fondamentale, per poter monitorare e adattare a mano a mano la strategia dell’azienda. Il piano di tesoreria previsionale permette di informare il dirigente d’azienda dei futuri problemi di tesoreria, e pertanto di prevenirli.
La messa a punto di previsioni grazie al piano di tesoreria non è fine e se stessa. Questo documento dev’essere aggiornato regolarmente in funzione dei flussi di cassa reali e dell’evoluzione degli obiettivi strategici.
Prefigurarsi tutti gli scenari
Per una gestione di tesoreria ottimale, soprattutto a livello previsionale, l’azienda deve prefigurarsi tutti gli scenari possibili. Perdita di un cliente, ritardi di pagamento, calo della domanda, o al contrario: picco improvviso degli ordini, crescita rapida… Tutte le possibilità vanno considerate, con elementi di risposta per intervenire adeguatamente in ciascuno dei casi ipotizzati (finanziamento esterno, investimento importante, etc).
Uno dei rischi principali è che l’azienda abbia una visione troppo ottimistica del proprio futuro, e questo vale soprattutto per le giovani società che devono ancora orientarsi in merito alla tesoreria. Si penserà in particolare alla confusione riscontrata tra un fatturato elevato e una situazione di tesoreria positiva: non vanno necessariamente di pari passo!
Gli indicatori chiave della gestione di tesoreria
La tesoreria disponibile
La tesoreria disponibile corrisponde al denaro che si possiede in un dato momento T sull’insieme dei conti bancari. È indispensabile tenere sotto controllo questo indicatore, ma ugualmente prevedere la sua evoluzione realizzando delle previsioni di flusso di cassa. Essere in grado di determinare con molta precisione la tesoreria previsionale permetterà di reagire per tempo, se necessario (e quindi evitare un improvviso “buco” di tesoreria).
Per poter validare la pertinenza delle previsioni di tesoreria, raccomandiamo comunque di confrontare regolarmente le previsioni con i dati reali.
Il consumo netto di cassa
Corrisponde alla formula seguente:
Consumo netto di cassa su un mese dato = Uscite del mese – incassi del mese
Partendo dai dati contenuti nella tabella di tesoreria, si riesce a seguire mese per mese se l’azienda “consuma” la cassa (cioè se si hanno più spese che incassi) o se, al contrario, si accumula della tesoreria.
Un consumo di cassa può avere più di una causa: eccezionale (investimento, calo momentaneo degli incassi), o invece strutturale (spese correnti che superano gli incassi correnti). In ogni caso, bisogna mostrarsi prudenti e non lasciare che la situazione diventi cronica.
Il fabbisogno di capitale circolante
Il fabbisogno di capitale circolante rappresenta la quantità di denaro di cui un’azienda ha bisogno per coprire i propri divari di tesoreria tra incassi ed esborsi (il cosiddetto ciclo operativo).
Il monitoraggio regolare di questo indicatore permette di sapere come evolve il fabbisogno di capitale circolante dell’azienda. Il fabbisogno di capitale circolante va analizzato poiché un’azienda può conoscere un’esplosione della propria attività ma altresì trovarsi ad affrontare difficoltà di tesoreria. Se si prende un’azienda che vive un forte picco di attività continuando ad accordare dilazioni di pagamento, ciò farà in genere aumentare il fabbisogno di capitale circolante: stock più importante, assunzioni per avere più manodopera, acquisto di macchinari supplementari.
Però…
Conservare questo stock pesa sulla tesoreria poiché le merci sono state già pagate ma saranno vendute soltanto in seguito. Allora, l’azienda deve disporre di un capitale circolante per finanziare tutto nell’attesa degli incassi previsti che ristabiliranno l’equilibrio.
Attenzione: un fabbisogno di capitale circolante in aumento non è detto che preannunci difficoltà di tesoreria. Per contro, l’azienda deve fare in modo di potervi far fronte correttamente.
Gestire bene la tesoreria: perché è così difficile?
Numerose aziende trovano difficoltà nella gestione della loro tesoreria. Questo non deve sorprenderci: la tesoreria è di fatto una disciplina complessa.
Gestione di tesoreria: numerosi elementi di cui tenere conto
Incassi, esborsi, acconti, averi, crediti, prestiti/mutui, dilazioni di pagamento; parecchi elementi complicano la gestione della tesoreria, soprattutto se si segue la loro evoluzione manualmente tramite una tabella Excel o dei documenti cartacei!
L'accesso all’informazione può rivelarsi complessa, tanto più se l’azienda tratta un grande volume di flussi di cassa su più conti in banca. Accedere a una visione consolidata della tesoreria si rivela allora una missione impossibile.
Gestione di tesoreria: compito del commercialista?
Il dirigente d’azienda tende di natura a rivolgersi al contabile o al commercialista per ottenere informazioni sullo stato attuale e futuro della tesoreria. Ora, la tesoreria e la contabilità sono due nozioni diverse! Il commercialista difficilmente potrà dare in tempo reale delle informazioni sulla tesoreria dell’azienda.
Gestione di tesoreria: una missione che consuma tanto tempo
Verificare gli incassi e gli esborsi ogni giorno, mettere a punto previsioni di tesoreria e aggiornarle, sviluppare dei report e interpretare gli indicatori... La gestione di tesoreria è un compito che necessita di tempo e di un’attenzione quotidiana.
Gestione di tesoreria: i limiti di Excel
Excel è un software molto potente ma manca di elasticità di utilizzo, di aggiornamento in tempo reale e di affidabilità. Inoltre, più ci sono interventi umani più il tempo di necessario al trattamento dei dati può allungarsi e più aumenta il rischio di errore: nessuno è perfetto! Questi errori saranno scoperti sicuramente solo parecchi mesi dopo, il che implicherà ulteriore tempo per correggerli.
5 buone pratiche per migliorare la gestione del flusso di cassa
Dato che la tesoreria è un elemento cruciale, abbiamo voluto fornire qui cinque comandamenti che possono aiutare le aziende a gestire la tesoreria al meglio!
1) Elabora proiezioni
Come dice il nome, il piano di tesoreria previsionale serve (tra l’altro) a giocare d’anticipo. Ci si potrà rendere conto molto facilmente di eventuali difficoltà di tesoreria future, fatto che lascerà un più ampio margine di manovra per reagire con azioni correttive ad hoc. Ma perché accontentarsi di una sola proiezione quando si possono formulare molteplici ipotesi di attività? Di fatto, nulla impedisce di duplicare il proprio previsionale e costruire diversi casi di esempio, per farsi un’idea della solidità della tesoreria aziendale e dei rischi in cui incorre in funzione della situazione in cui viene messa. Ciò permetterà ugualmente, per esempio, di determinare se ci si può permettere di finanziare un investimento importante in un dato momento o se si dovrà attendere un po’ perché il saldo di tesoreria non è sufficiente. Le possibilità sono numerose, i risultati spesso interessanti.
2) Monitora la tesoreria
Un’azienda incassa e sborsa denaro ogni giorno, ma tutti questi flussi di tesoreria non sono registrabili affidabilmente dal cervello umano. È dunque cruciale mettere a punto un controllo di tesoreria. Con l’aiuto di un simile strumento, sarà possibile avere una visione immediata delle entrate e delle uscite di liquidità dell’azienda a breve e medio termine. Ma soprattutto, non si deve dimenticare che la gestione di tesoreria non è una disciplina fissa nel tempo. Una tabella di tesoreria non aggiornata è di scarso interesse! L’ideale è consacrare ad essa un momento ogni settimana per aggiungere, correggere, attualizzare entrate e uscite.
3) Impara a farti pagare in tempo
Il cliente ha sempre ragione, dal momento che è lui che permette all’azienda di prosperare! Una delle sfide della gestione di tesoreria è dunque intrattenere un rapporto di fiducia con la clientela: meglio ci si intende con loro, meno si correrà il rischio di subire ritardi di pagamento che ovviamente sono un vero flagello per la tesoreria. Ma attenzione, questo non significa dover cedere davanti a tutti gli acquirenti: se si sa che ce ne sono alcuni che tendono a non pagare in tempo meglio esigere che paghino in contanti spiegando loro che l’azienda non può permettersi di avere degli scarti di tesoreria importanti. Ugualmente, meglio non esitare a informarsi preventivamente sui nuovi clienti: se la loro cattiva reputazione li precede, meglio mostrarsi fermi indicando loro fin dall’inizio che non sarà loro concessa alcuna facilitazione di pagamento.
4) Equilibra il tuo magazzino
Né troppo né troppo poco! L’obiettivo è quello di mantenere il livello delle scorte di magazzino al livello che sembra l’optimum per ridurre il fabbisogno di tesoreria ad esso legato. È tutta una questione di saper dosare: esistono parecchi metodi di gestione del magazzino. Alcuni di essi si prestano meglio ad aziende che vendono grandi quantità a intervalli regolari, altri funzionano meglio per società che vendono piccole quantità su un mercato di nicchia.
5) Non aspettare i problemi
Il business è florido? Le previsioni idilliache? Perfetto, è giusto il momento di andare a negoziare con la banca un’autorizzazione allo scoperto, per esempio, o una linea di credito.
*“Se va tutto bene perché andare a negoziare uno scoperto?” *
In concreto, un’azienda si trova sempre a far fronte a dei problemi di tesoreria ad un certo punto della sua storia. Lungi dal far drammi inutili, le difficoltà si possono appianare a patto di essere preparati a farlo.
Riprendiamo il nostro esempio di autorizzazione allo scoperto. Andando a trovare la banca quando lo stato delle finanze è molto buono, un’azienda non solo può beneficiare di vantaggi fiscali, ma può anche approfittare automaticamente di uno scoperto autorizzato se un giorno la situazione dovesse peggiorare.
Al contrario, se si annuncia alla banca che si ha un urgente bisogno di finanziamento perché a giorni si sarà in rosso, ci sono poche possibilità di ripartire con qualcosa. Meglio dunque essere previdenti e ricordarsi che è molto meglio prevenire che curare!
Come semplificare la gestione di tesoreria?
Per tutte queste ragioni, sempre più aziende utilizzano gestionali di tesoreria specializzati, sostituendo i processi manuali (spesso all'origine di errori e imprecisioni) con attività automatizzate.
Software di gestione di tesoreria: che cos’è?
Un software di gestione di tesoreria è una soluzione che permette di gestire digitalmente la tesoreria di un’azienda. Il gestionale di tesoreria permette di limitare l’errore umano raccogliendo direttamente i dati rilevati da diversi conti bancari aziendali. Ha per obiettivo di monitorare da molto vicino il pagamento delle fatture, il confronto tra il previsionale e il flusso di cassa realizzato o ancora di generare in automatico dei monitoraggi del flusso di cassa.
Agicap, il software che semplifica la gestione di tesoreria
Agicap è la soluzione di gestione di tesoreria che rivoluziona il modo di monitorare e prevedere i flussi di cassa delle aziende. Fondata nel 2016 da tre imprenditori a Lione, Agicap rende accessibile la gestione di tesoreria alle PMI grazie ad suo strumento online (SaaS) di gestione e previsione.
👉Perché e come utilizzare un software per la gestione della tesoreria:
Applicando tecnologie di intelligenza artificiale a dati pertinenti, per esempio, ai flussi bancari, Agicap permette di:
- visualizzare la tesoreria disponibile in tempo reale facilmente, con dati sincronizzati in automatico
- automatizzare l’aggiornamento del budget e le previsioni di tesoreria per conoscere gli scostamenti e aggiustare il budget futuro in modo più volte
- prendere le migliori decisioni valutando l’impatto degli scenari strategici sulla tesoreria.
Inoltre, Agicap può integrarsi facilmente con il sistema contabile già in uso.
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