Come funziona una riconciliazione bancaria?

La riconciliazione bancaria è una pratica comune in contabilità, seppure non rientra tra quelle obbligatorie. Verificare lo stato dei conti aziendali e monitorare il flusso di cassa è sempre utile, se vuoi assicurare alla tua azienda una gestione accurata delle risorse. Approfondiamo insieme cos'è la riconciliazione bancaria, come può offrirti una visione più chiara della tesoreria e in che modo implementarla con successo tra le tue attività aziendali.

Cosa si intende per riconciliazione bancaria? Significato e definizione di un'operazione chiave

Con riconciliazione bancaria intendiamo un processo di controllo contabile che riveste un ruolo cruciale nella gestione finanziaria di qualsiasi impresa. Per definizione, si tratta di un'operazione che consente di confrontare i libri contabili interni dell'azienda con i movimenti bancari riportati negli estratti conto della banca.

Se gestisci un’azienda, già lo sai: ogni volta che effettui una transazione finanziaria (sia che si tratti di un incasso o di una spesa) probabilmente annoti tutto nel registro “prima nota”. Allo stesso tempo, la tua banca tiene un simile registro di tutti i movimenti relativi al tuo conto corrente. È essenziale assicurarsi che il tuo registro e il registro della banca siano allineati, altrimenti potresti trovarti in una situazione finanziaria difficile.

Obiettivo della riconciliazione bancaria è quindi, prima di tutto, il confronto accurato dei dati che hai registrato con quelli forniti dalla banca. In caso di informazioni discordanti, con la pratica della riconciliazione sarà possibile correggerle. Questo ti aiuterà non soltanto a essere in regola con la banca, ma anche ad avere una panoramica delle tue finanze chiara e precisa.

Perché il lavoro di riconciliazione contabile è tanto importante?

Come abbiamo già accennato, la riconciliazione bancaria ti aiuta a tenere sotto controllo l’equilibrio finanziario della tua attività. Ma in che modo, o meglio: qual è il nesso fra le due cose?

Tieni a mente che, in contabilità aziendale, la riconciliazione serve a:

• identificare possibili errori nell’inserimento dei dati
• individuare eventuali omissioni nell'estratto conto
• controllare se i prelievi effettuati in banca corrispondono
• verificare la correttezza dei dati nel libro mastro

In altre parole, attraverso l’attività di riconciliazione ti assicuri che il flusso di cassa venga monitorato con precisione. Un controllo periodico di tutti i movimenti è, infatti, l’unico modo per garantire alla tua azienda una gestione della tesoreria efficace – specie se viene ancora svolta con strumenti obsoleti, che vanno compilati manualmente.

Come funziona la riconciliazione dei movimenti?Spiegazione passo dopo passo (con esempi pratici)

Se è vero che la riconciliazione bancaria è un'attività opzionale, cioè facoltativa, non possiamo sottolineare abbastanza quanto sia altamente raccomandata per qualsiasi azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni: quello che offre, infatti, è un valore insostituibile in termini di visibilità e controllo delle risorse.

Per comprendere appieno l'importanza di questo processo, esaminiamo adesso i passaggi principali da seguire per effettuare una riconciliazione bancaria.

Passo #1. Procurati i documenti necessari

Inizia raccogliendo tutti la documentazione necessaria: i tuoi libri contabili interni, gli estratti conto del periodo in questione, le scritture contabili (libro mastro, prima nota), tutti i giustificativi dei movimenti di cassa (fatture, assegni, scontrini emessi e ricevuti). Assicurati che i dati siano aggiornati e corretti.

Passo #2. Prepara una modello per la quadratura

Una volta raccolti tutti i documenti finanziari necessari, si passa al modello per la quadratura. Puoi costruirlo su Excel ma anche su un foglio cartaceo, purché rispetti una struttura simile a questa:

• data della transazione
• descrizione
• importo nei libri contabili
• importo sull'estratto conto bancario
• differenza eventuale
• stato della transazione (es. “da verificare”)
• note aggiuntive

Man mano che confronti le transazioni nei tuoi libri contabili con quelle nell'estratto conto bancario, puoi registrare (manualmente, è chiaro) i dettagli in questo modello.

Ricordati: la precisione è tutto. Poni particolare attenzione alla compilazione manuale perché è questa la fase in cui è più facile fare degli errori. La soluzione migliore – in casi come questi – sarebbe affidarsi al monitoraggio automatico, il che garantisce la massima precisione dei dati. Un software apposito, dunque, oltre a semplificare il processo di annotazione e riconciliazione, riduce al minimo il rischio di errori.

Passo #3. Confronta i saldi dell’estratto conto

A questo punto arriviamo al punto cruciale della riconciliazione bancaria: il confronto attento tra i saldi registrati sui libri contabili e i dati presenti sull’estratto conto bancario. È in questa fase che puoi individuare possibili difformità tra le informazioni annotate.

Attenzione: non tutte le discrepanze sono frutto di errore. Spesso, hanno origine nelle tempistiche diverse tra movimenti bancari e transazioni finanziarie aziendali. Per esempio, un addebito (o un accredito) effettuato nell'ultimo giorno del mese potrebbe non riflettersi immediatamente nell'estratto conto bancario, ma essere già registrato nelle scritture contabili.

Tempi diversi comportano risultati diversi, ed è proprio in questa fase che è possibile fare un’analisi più accurata dei movimenti finanziari e bancari.

La verifica della corrispondenza tra i dati presenti nell'estratto conto bancario e quelli nei tuoi libri contabili è un passaggio critico per garantire l'integrità dei tuoi registri finanziari.

Passo #4. Verifica dei movimenti e revisione

Nell’ultima fase della riconciliazione bancaria ci si concentra sulla verifica dei dati e, di conseguenza, sulla correzione delle eventuali disparità individuate.

Durante questo passaggio, quindi, potrebbero rendersi necessarie delle modifiche alle registrazioni contabili aziendali per allinearle ai dati bancari. Il consiglio di indagare sulle cause di tali discrepanze: si tratta di un errore di compilazione? È una questione di tempistiche, di transazioni del mese precedente non ancora contabilizzate dalla banca? Meglio valutare ogni possibilità.

Una volta apportate tutte le correzioni – e dunque quando avrai risolto gli errori nel documento –, può esserti utile un’ulteriore verifica, per accertarti che il saldo finale nei libri contabili coincida esattamente con il saldo bancario.

Solo quando queste due cifre combaciano puoi considerare la riconciliazione bancaria un’operazione completata con successo.

A chi spetta l’attività di riconciliazione bancaria?

L'attività di riconciliazione bancaria è un compito che spetta all'azienda stessa, e non alla banca. Ed è così per diverse ragioni.

In primo luogo, perché l'azienda è la prima (e l’unica!) responsabile di tutti i movimenti finanziari e delle transazioni che coinvolgono il suo conto corrente. Come imprenditore o manager finanziario, è una tua responsabilità garantire che tutte le operazioni siano registrate con precisione, e che i dati finanziari riflettano in modo accurato la realtà delle attività aziendali.

Inoltre, la riconciliazione bancaria ti permette di tenere sotto controllo tutte le varie voci finanziarie – indipendentemente dalla loro natura. Ad esempio, oltre ai tradizionali addebiti e accrediti, puoi monitorare le transazioni con carta di credito, i pagamenti di fatture ecc. e, allo stesso tempo, gestire eventuali ritardi di accredito o scadenze in modo proattivo.

Questa attività non solo aumenta l'efficienza nella gestione finanziaria, ma rappresenta anche una buona soluzione per prevenire errori e discrepanze.

È vero: un’azienda può sempre scegliere di affidare l'attività di riconciliazione bancaria a un professionista esterno, come un consulente finanziario, un commercialista o un CFO ad interim. Tuttavia, la responsabilità di garantire che tutte le transazioni siano correttamente registrate rimane sempre in capo all'azienda stessa.

Gli strumenti della riconciliazione bancaria: Excel, software e riconciliazione automatica

Quando ci si trova a dover affrontare la riconciliazione bancaria, disporre di strumenti adeguati può fare la differenza tra un processo fluido e efficiente e una procedura complicata e dispendiosa in termini di tempo.

Ecco alcuni consigli che possono semplificarti la vita durante questa attività cruciale per la gestione finanziaria aziendale.

Usa un foglio Excel o un file XLS

Excel (o un foglio di calcolo equivalente) rappresenta un'opzione sicuramente molto popolare. È infatti uno strumento flessibile e versatile, e si adatta bene alla gestione dei dati finanziari. Tuttavia, è importante considerare i suoi limiti; tra questi, per esempio, la necessità di una compilazione manuale periodica, il che ti espone al rischio di errori talvolta anche compromettenti.

Usarlo con cura – e massima attenzione, soprattutto – è perciò l’unica strada. In più, dato che lo stesso foglio Excel viene utilizzato da più persone dentro un’azienda, devi assolutamente stabilire procedure chiare che tengano conto della complessità di una riconciliazione.

Ricorri a un software per la contabilizzazione

Una soluzione più avanzata per la riconciliazione bancaria è l'utilizzo di software di contabilità dedicati. Parliamo di strumenti che offrono funzionalità specifiche per la gestione contabile, e quindi anche per le attività di riconciliazione.

Con un software puoi contare sull'importazione automatica degli estratti conto bancari, una procedura che semplifica notevolmente il lavoro dei responsabili finanziari.

Tuttavia, se è vero che i software di contabilità sono strumenti potenti, non dobbiamo dimenticare che NON offrono una panoramica completa della situazione finanziaria in cui versa la tua azienda.

In altre parole, con un software di contabilità (o un gestionale ERP) non hai accesso alla visione dei flussi di cassa, e questo può complicare gli equilibri della tua attività.

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Agicap è un software di gestione della tesoreria, ideale per le imprese che vogliono amministrare con efficienza le loro risorse finanziarie.

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Inoltre, Agicap ti permette di anticipare l’evoluzione del flusso di cassa e di visionare l'impatto degli scenari di crisi sulla tua tesoreria. Grazie ai suoi algoritmi di previsione avanzati, puoi valutare in che modo le tue decisioni finanziarie influenzeranno la liquidità aziendale nel breve e lungo termine. Un livello di analisi che si rivela essenziale per gestire le sfide finanziarie del mercato attuale.

Infine, utilizzando Agicap potrai eseguire una riconciliazione bancaria in pochi clic. Con questa funzionalità, risparmi tempo prezioso e riduci il rischio di errori nella gestione dei tuoi flussi finanziari.

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