La riconciliazione bancaria è una pratica piuttosto comune in contabilità. Anche se non sussiste alcun obbligo legale, è comunque raccomandabile verificare lo stato dei vari conti della propria azienda, così come monitorare il flusso di cassa. In cosa consiste esattamente una riconciliazione bancaria? In che modo può fornire una migliore panoramica della tesoreria? E soprattutto, come si fa a implementarla? Questo articolo ti permetterà di trovare le risposte alle tue domande.
In questo articolo:
Riconciliazione bancaria: definizione
La riconciliazione bancaria è un processo di controllo contabile. Consiste nel confrontare i libri contabili di un’azienda con i movimenti bancari indicati negli estratti conto della banca, in modo da apportare le correzioni necessarie laddove si verifichino delle discrepanze. L’azienda può così assicurarsi che la sua contabilità sia allineata con tutte le operazioni registrate sul conto corrente bancario in una determinata data.
Per effettuare la corrispondenza tra questi saldi, il dipartimento di contabilità dell'azienda effettua una quadratura dei documenti. Alla fine, i saldi devono combaciare.
La riconciliazione bancaria è un'operazione che va effettuata periodicamente, solitamente alla fine del mese.
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A cosa serve la riconciliazione bancaria?
È un metodo contabile basato su diversi obiettivi:
- Identificare gli errori al momento dell'inserimento degli importi
- Individuare possibili omissioni nell'estratto conto (spese bancarie, commissioni…)
- Controllare la conformità dei prelievi effettuati dalla banca e di cui l'azienda non era a conoscenza
- Verificare che le entrate e le uscite siano registrate correttamente nel libro mastro (libro formato da tutti i conti movimentati dall'azienda, conosciuto anche come libro contabile).
In poche parole, la riconciliazione bancaria accerta la corrispondenza tra il saldo indicato nel conto corrente e quello della contabilità, ma anche lo stato del flusso di cassa e il corretto inserimento delle voci contabili.
È quindi una parte essenziale del monitoraggio del flusso di cassa. La riconciliazione bancaria è altamente raccomandata per tutte le imprese e si consiglia di svolgerla con regolarità.
Perché ci sono discrepanze tra l’estratto conto bancario e la contabilità generale?
Quando si dirige un’azienda, precisione e affidabilità sono fondamentali. Errori di registrazione, omissioni ecc. devono essere evitati il più possibile, perché potrebbero essere talmente importanti da condurre l’azienda alla bancarotta. Per questo motivo è essenziale massimizzare il processo di riconciliazione bancaria, in modo da identificare e correggere eventuali irregolarità.
La riconciliazione bancaria ha come obiettivo quello di avere la contabilità aziendale allineata con tutte le operazioni registrate sul conto corrente bancario. Permette pertanto di confrontare le voci contabili e le operazioni bancarie in un periodo di tempo definito: al fine di identificare le anomalie che possono essere all'origine di una discrepanza.
In generale è quasi impossibile ottenere una corrispondenza perfetta tra le registrazioni contabili di un'azienda e le transazioni bancarie. La ragione principale, se non l'unica, risiede nel fatto che le operazioni di entrambe le parti non vengono prese in considerazione alla stessa data.
Vediamo un esempio per capire meglio:
La tua azienda paga la fattura di un fornitore il 23 gennaio per un totale di 4.500 euro. Allo stesso tempo il tuo servizio clienti riceve un assegno di 7.000 euro. Questi due movimenti vengono registrati nel libro mastro e in particolare nel conto corrente aziendale. Entrambi appaiono in contabilità, ma non puoi distinguerli sull'estratto conto emesso dal tuo istituto finanziario. E allora come si può spiegare tale differenza? Una delle spiegazioni più comuni ha a che vedere col lasso di tempo che passa tra l'inizio di una operazione finanziaria e la sua materializzazione in banca. Le operazioni non sono istantanee. Per esempio, quando firmi un assegno, il conto corrente non viene immediatamente addebitato. Bisogna tener presente che possono passare diversi giorni tra la data di emissione di un pagamento, e quindi la data della registrazione contabile, e il flusso finanziario in uscita dal conto corrente aziendale.
Come si svolge una riconciliazione bancaria?
Anche se opzionale, la riconciliazione bancaria è altamente raccomandata per garantire la visibilità del flusso di cassa. Ecco i passaggi principali da seguire per effettuare una riconciliazione bancaria.
Procurati i documenti necessari
Per questa operazione, devi procurarti diversi documenti di supporto, vale a dire:
- Gli estratti conto del periodo in questione;
- Il libro mastro;
- Il precedente estratto conto di riconciliazione bancaria;
- Tutti i giustificativi dei movimenti di cassa (fatture, assegni, scontrini emessi e ricevuti).
Prepara un estratto conto di riconciliazione bancaria
Per preparare un estratto conto di riconciliazione bancaria, devi creare un modello strutturato come segue:
- Inizia inserendo il saldo dell'estratto conto bancario;
- Dopodiché, inserisci una tabella a due colonne: la prima contiene gli importi di addebito e la seconda gli importi di credito registrati in contabilità, ma che non appaiono nell'estratto conto bancario;
- Inserisci poi un’altra tabella di due colonne e menziona gli importi di addebito e credito notificati sull'estratto conto bancario, ma che non appaiono in contabilità;
- Aggiungi una riga che calcoli il saldo della contabilità (prima tabella);
- Poi un'altra riga con l'importo del saldo dell’estratto conto bancario (seconda tabella);
- Infine, inserisci un'ultima riga che calcoli la differenza tra le due righe precedenti.
Una volta completata la riconciliazione bancaria, non dovrebbero esserci differenze nell'ultima riga.
Calcola la riconciliazione bancaria
Per calcolare la riconciliazione bancaria, ti conviene innanzitutto reperire i tuoi estratti conto bancari.
- Stabilisci i saldi iniziali, ovvero il saldo del conto corrente bancario e quello presente in contabilità;
- Confronta i movimenti tra i conti;
- Osserva tutti i pagamenti registrati (bonifici, assegni…);
- Controlla tutti i pagamenti emessi (pagamenti con carta di credito, bonifici…);
- Controlla ogni assegno;
- Osserva la coincidenza finale ed evidenzia i saldi vicini.
Verifica la riconciliazione dei conti correnti
Questo passaggio consiste nel controllare, riga per riga, se l'estratto conto bancario è fedele alle registrazioni contabili. È relativamente comune osservare delle discrepanze in questo tipo di controllo, spesso per via delle diverse tempistiche. Ma ci sono anche altri fattori che possono spiegare tali disparità, come gli errori legati all'inserimento degli importi o le fatture duplicate...
Correggi le voci durante la riconciliazione bancaria
Quando vengono identificate delle discrepanze, è importante correggere le voci. Per farlo, è necessario notificare quelle che non figurano nel conto corrente bancario.
Gli strumenti di riconciliazione bancaria
Lavorare alla riconciliazione bancaria può essere noioso e può richiedere molto tempo quando non si dispone degli strumenti adeguati. Ecco alcuni consigli per renderti la vita più facile.
Svolgi la riconciliazione bancaria in Excel
Quando si parla di numeri, il primo strumento che viene in mente è ovviamente il famoso foglio di calcolo Excel. Può sicuramente risultare utile per svolgere questo lavoro, ma bisogna tenere conto dei suoi limiti. Usato da molte aziende per molteplici scopi, Excel è un buono strumento per gestire il flusso di cassa. Il primo aspetto interessante è la sua età. Sì, hai letto bene! Presente sul mercato da ormai diversi anni, il software è stato aggiornato numerose volte al fine di offrire funzionalità ben collaudate. Ma attenzione! Se usato in modo errato, Excel può farti commettere molti errori e farti perdere del tempo prezioso, soprattutto se si è in molti a controllare il flusso di cassa dell’azienda.
Leggi anche: Problemi di tesoreria: come affrontarli?
Svolgi la riconciliazione bancaria con un software di contabilità
È importante sapere che per eseguire la riconciliazione bancaria esistono sia pacchetti software specifici sia altri più vasti che gestiscono l'intera contabilità di un'azienda, con un modulo apposito per la riconciliazione bancaria. Disponi di un software di gestione contabile e finanziaria, ma i tuoi movimenti non vengono generati dal tuo ERP? Esistono moduli di importazione e di riconciliazione bancaria che ti permettono di importare estratti conto, creare nuove voci bancarie, visualizzare voci già presenti prima dell'importazione... Tuttavia, la maggior parte dei software di contabilità non permette di monitorare il flusso di cassa in tempo reale.
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