Software per la gestione dei flussi di cassa: come scegliere, quali funzionalità?

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Software per la gestione dei flussi di cassa: quale scegliere?

La gestione dei flussi di cassa è essenziale per tutte le PMI, perché determina la loro sopravvivenza e le possibilità di sviluppo delle attività. Una corretta gestione della tesoreria permette di monitorare soprattutto la liquidità disponibile, definendo rigorosamente le previsioni a una settimana, un mese o anche un anno per ottenere una panoramica più affidabile su investimenti, finanziamenti, assunzioni, ecc. Per gestire la tesoreria in modo più accurato e veloce, esistono dei software per la gestione del flusso di cassa. Quali sono e quali funzionalità offrono? Come si sceglie il software per la gestione dei flussi di cassa adatto alle proprie esigenze? In questo articolo, risponderemo a tutte queste domande.

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Software di gestione del flusso di cassa: definizione

Innanzitutto, cerchiamo di capire che cosa si intende con "software per la gestione dei flussi di cassa". I software per la gestione dei flussi di cassa vengono spesso confusi con altri tipi di software, come quelli di contabilità. Ma qual è la differenza?

I software per la gestione dei flussi di cassa permettono di monitorare il flusso finanziario di un’azienda (in altre parole, di controllare se l'azienda dispone di liquidità sufficiente) in modo da adempiere agli impegni a breve termine ed, eventualmente, incrementare le risorse previste così da limitare il rischio di un eventuale crisi di liquidità. I software per la gestione dei flussi di cassa permettono quindi di verificare le risorse disponibili in tempo reale e di anticipare il fabbisogno di capitale circolante (su una settimana, un mese, sei mesi, un anno…) garantendo così una gestione dell'azienda più efficace. Potremmo dire che si tratta di un vero e proprio strumento decisionale!

Come suggerisce il nome, i software di contabilità, invece, sono usati principalmente per tenere la contabilità. Possono essere adattati o sviluppati dall’azienda stessa oppure acquistati da terzi. I software di contabilità eseguono generalmente operazioni contabili di base, come la contabilizzazione di fatture di acquisto e di vendita, estratti conto e carte bancarie, immobilizzazioni acquistate o vendute, registrazioni di fine anno, nonché la creazione di documenti contabili (bilancio, conto economico, ecc.) Ora che sai cos'è un software per la gestione dei flussi di cassa e come differisce da uno di contabilità, diamo un'occhiata più da vicino al perché sempre più aziende lo usano quotidianamente.

Perché utilizzare un software per la gestione dei flussi di cassa?

La ragione è semplice: questi software sono molto più veloci, accurati ed efficienti rispetto a una tesoreria gestita su carta. Riuscire a identificare accuratamente le risorse finanziarie a disposizione della propria azienda è estremamente importante. E se riesci anche a proiettarti nei prossimi mesi, tenendo conto dei rischi e delle opportunità, allora avrai una panoramica futura più chiara e sarai in grado di prendere decisioni più precise ed efficaci. I software per la gestione dei flussi di cassa servono proprio a questo! Tuttavia, scegliere lo strumento giusto non è sempre facile, perché le esigenze possono variare da un'attività all'altra.

👉Perché e come utilizzare un software per la gestione della tesoreria:

1) Fai il punto della situazione e delle tue esigenze

Avvio dell’attività

Tutto è ancora da creare e hai poche "certezze" sulla velocità con cui si svilupperà il tuo business. Nella maggior parte dei casi il tuo flusso di cassa sarà abbastanza limitato all'inizio (ci metterai qualche anno prima di diventare una multinazionale!). Non disponendo di uno storico, dovrai basare le tue previsioni esclusivamente su ipotesi, che a prima vista potrebbero sembrare piuttosto complesse. Inizia realizzando una previsione del tuo flusso di cassa, compila una lista abbastanza esaustiva delle entrate e delle uscite, poi, riga per riga, formula delle ipotesi coerenti con il tuo business plan.

Ecco qualche domanda che può aiutarti a scegliere il software che fa al caso tuo:

  • "Quali sono le mie esigenze in termini di flusso di cassa per avviare la mia attività?",
  • "Quali obiettivi di incasso dovrei pormi per assicurare un flusso di cassa in positivo?"
  • "Quanto tempo posso andare avanti contando sui primi contratti firmati?
  • "Che impatto subirebbe la mia attività se i clienti mi pagassero a 30 giorni? E a 60?”

Il nostro consiglio! A questo stadio dovresti optare per uno strumento semplice che fornisca una panoramica chiara del tuo flusso di cassa mensile. Allo stesso tempo, se lo strumento in questione ti permette di configurare diverse ipotesi di business in modo da poter valutare i rischi e le opportunità di ciascuna, avrai più tempo per adattare la tua strategia: la funzione che ti permette di creare più scenari è fondamentale in questa fase del tuo business!

Piccola impresa

Se stai già gestendo la tua attività da un po', probabilmente avrai notato un incremento dei movimenti nel tuo flusso di cassa: più fatture clienti, più spese, ecc. La sfida non è più la stessa dato che la fase di lancio del tuo business fa ormai parte del passato. Questo però non significa che dovresti smettere di monitorare il tuo flusso di cassa, al contrario! Oltre alle previsioni a medio termine, dovresti essere in grado di monitorare il tuo flusso di cassa giorno dopo giorno.

Ecco qualche altra domanda che potresti porti:

  • "Dove mi trovo rispetto agli obiettivi che mi sono prefissato?”
  • "Posso investire? Posso assumere?"
  • "Chi mi deve dei soldi? E con che ritardo? Devo saldare una grossa fattura nelle prossime settimane?”
  • "Quale sarà il mio flusso di cassa tra due settimane e tra un mese? Il risultato è anomalo?”
  • "Cosa succede se questo cliente mi paga in ritardo?”

Il nostro consiglio! Scegli uno strumento che possa avvisarti di possibili ritardi nei pagamenti e che mostri chiaramente il loro impatto sul tuo flusso di cassa. Non solo ti permetterà di evitare spiacevoli sorprese, ma ti ricorderà anche di contattare i clienti che non ti hanno ancora pagato. Scegli uno strumento che ti permetta di automatizzare il monitoraggio del tuo flusso di cassa: può farti risparmiare molto tempo prezioso nel corso di un mese. Sempre nell'ottica dello sviluppo di un’attività avviata da poco, cerca di scegliere uno strumento che ti permetta di creare e confrontare diversi scenari. È molto importante, se non altro, per sapere se le tue finanze possono reggere un eventuale scenario "catastrofico".

Impresa di medie dimensioni

La tua attività è consolidata, il tuo libro ordini è pieno e hai molti clienti. Tutto questo è molto positivo, ma non significa che puoi smettere di prestare la giusta attenzione al tuo flusso di cassa! L'integrazione dei vari strumenti di gestione preesistenti (CRM, ERP, software di contabilità o fatturazione, per esempio) può permetterti di risparmiare tempo e ottimizzarne l'uso, soprattutto se tale integrazione può essere effettuata in modo automatico! Un'azienda più grande è anche più strutturata: manager, dipartimenti finanziari, reparti contabilità interni o esterni: l'evoluzione della previsione dei flussi di cassa è interessante su più livelli.

Qualche domanda che è utile porsi quando si sceglie un software:

  • "Nella mia azienda sono già stati implementati diversi strumenti di gestione, posso integrarli con il software per la gestione dei flussi di cassa?"
  • "Ho un dipartimento finanziario e un reparto interno di contabilità, come faccio a coinvolgerli nell'utilizzo di questo software?"
  • "Qual è l'impatto del tasso di cambio sul mio flusso di cassa?"
  • "Il mio flusso di cassa può sostenere i miei progetti di investimento e di sviluppo?"

Il nostro consiglio! Affidati a uno strumento:

  • che integri automaticamente i flussi di più conti bancari e in più valute, così da avere un quadro completo del tuo flusso di cassa e risparmiare tempo prezioso;
  • con un'interfaccia dettagliata e personalizzabile, un vero vantaggio nel monitoraggio del flusso di cassa;
  • che punti su un servizio clienti veloce ed efficiente.

2) Definisci le tue necessità in termini di gestione dei flussi di cassa

Già il fatto di voler gestire il flusso di cassa in modo più efficace è un ottimo punto di partenza, ma cerca di restringere gli obiettivi da perseguire. Le ragioni possono essere molte: stai cercando uno strumento che ti faccia risparmiare tempo? Uno che ti permetta una gestione più precisa? Uno con funzionalità di simulazione avanzate?

Ci sono due aspetti principali da considerare:

  • Fattore interno: in qualità di manager, quali benefici vuoi ottenere da un software per la gestione del flusso di cassa? Risparmiare tempo, gestire il flusso di cassa su base giornaliera, oppure a medio termine? Magari entrambi? In ogni caso, scegli uno strumento con cui ti senti a tuo agio e che non sia difficile da usare. Non esitare a testare diversi software, molti di questi offrono una versione di prova.
  • Fattore esterno: certo, un software per la gestione dei flussi di cassa può risultare molto utile! È probabile che una piccola impresa abbia bisogno di finanziamenti che non può soddisfare da sola, e non è raro che si rivolga alla banca. Un elemento da considerare è la funzione di esportazione dei dati per creare un report esaustivo della situazione finanziaria da utilizzare come elemento chiave in fase di negoziazione.

3) Determina la frequenza di gestione dei flussi di cassa

A seconda di diversi parametri, il modo di monitorare il flusso di cassa della tua azienda non sarà necessariamente lo stesso. Viene quindi fatta una distinzione tra una gestione giornaliera e una gestione più completa a intervalli meno regolari. Pertanto la scelta del software per la gestione dei flussi di cassa dipenderà in parte dal tuo modo di procedere:

  • Gestione di cassa quotidiana, o comunque molto frequente. Se il tuo approccio è questo, significa che stai iniziando ad avere entrate/uscite importanti e vuoi tenere il tutto sotto controllo il più spesso possibile per evitare spiacevoli sorprese. Problema: svolgere una tale operazione su carta o in Excel richiede molto tempo ed è complicato, per non parlare dei problemi che può causare: mancanza di tempo, rischio di errori, ecc.

Il nostro consiglio! Scegli uno strumento che ti permetta di automatizzare il monitoraggio del tuo flusso di cassa. Hai bisogno di funzioni che ti permettano di prevedere accuratamente l'impatto che i pagamenti a breve termine avranno sul tuo flusso di cassa. Un software dall'impatto visivo con un sistema di allarme che scatta quando una soglia critica viene superata rappresenta un'ottima opzione se temi di essere colto alla sprovvista.

  • L'altra opzione, ovvero un monitoraggio meno costante dei flussi di cassa, è più appropriata se sai che il tuo conto bancario è in regola e non prevedi grandi spese o cali significativi a breve termine. Problema: anche se il tuo flusso di cassa al momento è regolare, non significa che dovresti smettere di monitorarlo, anzi, proprio il contrario! È essenziale guardare il più avanti possibile quando si formulano delle ipotesi: l'anticipazione è una delle chiavi per una gestione della tesoreria di successo. Un'azienda non è mai realmente al sicuro da uscite di cassa potenzialmente catastrofiche.

Consiglio "bonus"! Per le previsioni del flusso di cassa a lungo termine, scegli uno strumento che ti fornisca una panoramica mensile dei tuoi flussi finanziari. Scegli la semplicità.

4) Possiedi altri strumenti finanziari?

Caso 1: non usi nessun software in particolare

La tua contabilità viene interamente gestita dal commercialista e usi Excel per preparare le fatture? Fai attenzione. Anche se è uno strumento efficace e versatile, può farti perdere molto tempo nella gestione di cassa e nella sua rappresentazione grafica.

Il nostro consiglio L'obiettivo è quello di non perdere tempo o efficienza. Se non hai mai utilizzato un software per la gestione dei flussi di cassa, cerca strumenti di facile accesso e abbastanza intuitivi. Puoi facilmente contattare aziende che offrono demo guidate del software e assistenza al cliente, così che tu possa prendere velocemente confidenza con lo strumento.

Caso 2: usi un software di fatturazione e/o un CRM

Sempre più aziende utilizzano questi strumenti come primo passo verso l'automazione: permettono di tracciare le fatture, di gestire meglio i clienti e offrono ai manager molti vantaggi.

Il nostro consiglio La chiave è saper utilizzare uno strumento per la gestione dei flussi di cassa che permetta di importare i dati dal software di fatturazione o CRM. Ricorda che è fondamentale non inserire due volte i dati relativi agli incassi: i duplicati fanno perdere tempo e possono causare errori.

Caso 3: disponi di un tuo software di contabilità

Se disponi di un software di contabilità che aggiorni regolarmente, scegli uno strumento che si integri automaticamente.

Il nostro consiglio Come nel caso 2, dovresti stare molto attento a non registrare gli stessi dati due volte. Strumenti come Agicap si integrano automaticamente a partire dai tuoi dati contabili, permettendoti di monitorare le previsioni di flusso di cassa con un inserimento manuale minimo.

👉 Tutto sulla previsione dei flussi di cassa

5) Quale livello di servizio e quale budget scegliere per il software di gestione dei flussi di cassa?

Se sei un manager, il nostro ultimo consiglio ti riguarda direttamente: esistono una moltitudine di offerte sul mercato, ma i loro prezzi a volte variano molto. Pertanto sei tu a dover stabilire che cosa ti aspetti dai vari strumenti e quanto sei disposto a pagare. Nel complesso, si distinguono 2 categorie principali di strumenti.

Solo software

Sei a tuo agio con i computer e hai un po' di tempo da dedicare al monitoraggio "live" del cash flow? In questo caso, puoi scegliere un software che ti permetta di gestire la tua azienda più serenamente, risparmiando tempo. Le alternative di questo tipo disponibili sul mercato hanno costi relativamente bassi, ma spesso non dispongono di assistenza continua e non permettono personalizzazioni.

Software + training e assistenza

Alcune aziende come Agicap offrono invece un pacchetto completo che prevede tool + training e assistenza, di solito online. Sono molte le imprese che apprezzano particolarmente questa opzione, perché anche senza avere conoscenze pregresse, il training permette loro di familiarizzare con i concetti di gestione del cash flow e con lo strumento. Inoltre, in caso di problemi, possono rivolgersi a un team di assistenza dedicato, in grado di fornire l'aiuto necessario.

Quali sono le caratteristiche offerte da un software per la gestione dei flussi di cassa?

Blog - Top 14 logiciels pourquoi choisir
Per scegliere il software per la gestione dei flussi di cassa adatto a te, focalizzati sui reali bisogni della tua azienda. Ecco una lista di funzionalità da considerare al momento di scegliere il software.

Controllo delle entrate e delle uscite in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo

I software per la gestione dei flussi di cassa dovrebbero essere in grado di mostrarti il tuo cash flow attuale e fornire informazioni in tempo reale, ovunque tu sia. Sono uno strumento che centralizza i dati, permettendoti di gestire facilmente la tua attività grazie a una panoramica chiara e affidabile.

Sistema di avvisi personalizzabile

Tenere d'occhio le scadenze di pagamento e il tuo scoperto bancario è essenziale per monitorare la situazione di cassa. Un sistema di avvisi ben impostato ti permetterà di intervenire al momento giusto, per evitare eventuali problematiche.

Report affidabili

Un software per la gestione della liquidità dovrebbe permetterti di estrarre dati riguardanti i tuoi flussi passati e futuri per facilitare la comunicazione con la banca e per agevolare eventuali negoziazioni con i partner. Hai intenzione di richiedere un prestito, uno scoperto o un'agevolazione di pagamento? Report sul flusso di cassa, chiari e facili da leggere, rappresentano un'ottima base su cui intavolare una discussione con la banca.

Alessandro Lovisetto, fondatore di Artknit Studios, ci spiega i benefici offerti dall'uso quotidiano di un software per la gestione dei flussi di cassa: “Prima di Agicap la gestione della tesoreria era molto complessa: c'erano moltissimi fogli Excel, Google sheets dove era difficile avere delle informazioni a portata di click. Agicap ci permette di unire tutta la parte di informazioni bancarie con il nostro gestionale di contabilità. In 2 minuti abbiamo unito gli account PayPal, Stripe, le nostre due banche ed è stato quasi come una magia.”

Riconciliazione bancaria automatica

Se stai cercando di limitare gli inserimenti manuali, collega il tuo software per la gestione dei flussi di cassa ai tuoi conti bancari. In questo modo aggiornerai automaticamente i flussi di cassa effettivi e risparmierai una notevole quantità di tempo rispetto a una gestione di cassa effettuata in Excel.

Leggi anche: Come si svolge una riconciliazione bancaria?

Previsioni del flusso di cassa a breve, medio e lungo termine

Un software per la gestione dei flussi di cassa dovrebbe permetterti di definire il lasso di tempo delle previsioni che vuoi realizzare. Non a caso, a seconda delle tue esigenze, potresti dover pianificare la tua attività per diversi anni. Assicurati che il software ti fornisca tale funzione.

Il tipo di imprese a cui è rivolto lo strumento

Quando decidi di optare per un software per la gestione dei flussi di cassa, oltre alle sue funzionalità, vantaggi e svantaggi, ricordati di controllare che sia adatto al tuo tipo di impresa (PMI, franchising, grande gruppo, lavoratore autonomo, ecc.). Questo è un criterio che potrebbe sembrarti ovvio, ma può risultare decisivo!

Assistenza: un buon servizio clienti

Anche se un software per la gestione della liquidità dovrebbe essere uno strumento di facile utilizzo, potrebbe essere necessario interagire con il fornitore del servizio per migliorare l'esperienza cliente e ottimizzarne l'uso. Ricordati di non trascurare questo aspetto: se investi in un abbonamento per un software, ma non sai come utilizzare tutte le sue funzionalità, non otterrai il massimo dei benefici.

Periodo di prova e demo del software per la gestione dei flussi di cassa

Infine, informati sui periodi di prova offerti e sulla possibilità di testare lo strumento tramite una demo (guidata o autonoma). Questo passaggio ti permetterà di verificare l’efficacia dello strumento e la sua facilità d'uso. E potrai assicurarti della validità dei consigli forniti in questo articolo.

Conclusioni

Come avrai capito, scegliere il software per la gestione dei flussi di cassa più adatto alle proprie esigenze non è sempre un gioco da ragazzi. Bisogna considerare diversi aspetti prima di poter prendere una decisione. Ma ne vale decisamente la pena! Una volta che disporrai degli strumenti giusti, ti renderai presto conto dei benefici offerti da una buona previsione del cash flow!

Agicap è lo strumento ideale per monitorare da vicino la tua tesoreria. Provalo ora!

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