Days Sales Outstanding (DSO): cos’è e come ottimizzarlo

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Data l'importanza vitale del flusso di cassa nella gestione di un'impresa, è nell'interesse di un'azienda riscuotere i crediti in sospeso il più rapidamente possibile. Detto questo, la definizione di "rapidamente" dipende dal business e, talvolta, dai clienti. Un indicatore chiave per verificare l'efficienza di un'azienda nei processi di pagamento è il Days Sales Outstanding (DSO). Vediamo nel dettaglio cosa è, come si calcola e quali sono le strategie per ottimizzarlo.

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Days Sales Outstanding (DSO), definizione

DSO, acronimo inglese di Days Sales Outstanding, in italiano tempo medio di incasso, è quell'indicatore che misura il numero medio di giorni necessari a un'azienda per riscuotere il pagamento di una vendita. Il DSO è spesso determinato su base mensile, trimestrale o annuale. Banalmente, se abbiamo emesso fattura il 31 gennaio e incassiamo il relativo credito il 31 marzo, il DSO sarà di 60 giorni.

Trasformando nel più breve tempo possibile le vendite in denaro, un imprenditore ha la possibilità di riutilizzare il denaro in modo più veloce. Al contrario, ritardi nell'incasso delle fatture, soprattutto per le piccole e medie imprese, che dipendono maggiormente da un cash flow costante rispetto alle grandi società diversificate, possono causare numerosi problemi oltre ad aumentare il rischio di incorrere in crediti insoluti

Days Sales Outstanding (DSO), formula

Il calcolo del DSO non richiede grandi nozioni tecniche. La formula più semplice prevede che i crediti (al netto dell’IVA) vadano divisi per il fatturato. Il valore che se ne ricava, va poi moltiplicato per 365, ovvero i giorni in un anno. Il risultato ottenuto indica i giorni mediamente impiegati per ottenere il credito, dal momento dell’emissione della fattura. La formula per calcolare il DSO è:

  • DSO = (crediti commerciali / vendite totali) * 365 giorni

Un valore DSO troppo alto suggerisce che un'azienda sta riscontrando ritardi nella ricezione dei pagamenti. Il che può indicare scarsa liquidità nell’immediato. Ciò preclude la possibilità di investimenti e azioni tempestive, quando richieste. Senza contare il rischio di insolvenza da parte dei clienti.

Al contrario, un DSO basso indica che le fatture vengono saldate rapidamente. Quindi, quei soldi possono essere reinvestiti nel business con buoni risultati.

È importante ricordare che la formula per il calcolo del DSO tiene conto solo delle vendite a credito. Le vendite in contanti sono considerate come un DSO pari a 0, e, dunque, non vengono considerate.

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Days Sales Outstanding (DSO): un esempio

Un esempio per capire meglio. Ipotizziamo che la nostra azienda nell’anno X abbia fatturato 600.000 euro e al 31 dicembre abbia in bilancio crediti per 300.000 euro. In questo caso il DSO sarà uguale a:

  • DSO = (100.000€ / 600.000€) × 365 giorni = 61

Questo vuol dire che l’azienda incassa i propri crediti mediamente a 61 giorni dall’emissione della fattura.

Days Sales Outstanding (DSO) e Days Payable Outstanding (DPO), differenze

Tutte le aziende, indipendentemente dalle dimensioni, concedono dilazioni di pagamento ai clienti e ne ricevono dai fornitori. È dall'equilibrio tra entrate e uscite che un'impresa riesce a mantenere in cassa liquidità sufficiente per pagare le spese e investire nella crescita futura. Ecco perché oltre al DSO, le aziende dovrebbero tener traccia anche del DPO.

DPO acronimo inglese di Days Payable Outstanding, in italiano giorni di dilazione media ottenuta dai fornitori, indica il tempo medio (in giorni) impiegato da un'azienda per pagare bollette e fatture ai suoi fornitori. In altre parole, tramite questo indicatore si viene a conoscenza della capacità dell’impresa stessa di onorare i propri debiti commerciali, che possono includere anche finanziatori.

Il DPO si calcola rapportando i debiti verso i fornitori agli acquisti giornalieri realizzati dall’impresa (non solo merci ma anche servizi).

  • DPO = Debiti verso fornitori/acquisti *365

Attenzione: un tempo medio di pagamento inferiore a quello di incasso palesa una disarmonia tra flussi in entrata e quelli di uscita, che rischia di trasformarsi in un maggior fabbisogno di capitale circolante.

Perché è importante calcolare il Days Sales Outstanding (DSO)?

Ogni azienda che a che fare con dei fornitori, deve costantemente fare i conti con le tempistiche che intercorrono tra il pagamento della fornitura e quella dell’incasso. Conoscere con un certo grado di precisione il tempo medio impiegato in cui i crediti si tramutano in denaro da investire è di fondamentale importanza per gestire le attività e mettere a punto le strategie aziendali.

Una volta appurato che i tempi che intercorrono tra scadenze dei pagamenti ed effettivo incasso sono eccessivamente lunghi, è possibile adottare una serie di iniziative volte a ottimizzare il processo di pagamento. Monitorare il DSO fornisce, come facilmente intuibile, indicazioni sul flusso di cassa di un'azienda, segnalando la presenza di problemi, e consentendo, eventualmente, l'identificazione di clienti che non sono solvibili.

In genere, quando si esamina il flusso di cassa di una determinata società, è sempre utile tenere traccia del DSO di tale impresa nel tempo per determinare se tale valore è in rialzo o in ribasso. Magari accertandosi se l'aumento o la diminuzione di questo valore rifletta una stagionalità del business.

Per essere davvero rilevante, il DSO dovrebbe sempre essere analizzato:

  • in relazione al settore in cui opera l'azienda;
  • tenendo conto dei termini di pagamento in fattura;
  • in relazione al tempo: l’evoluzione e le tendenze contano almeno quanto l’indice stesso.

Ricordiamo che un numero significativo di fatture oggetto di contestazione generano un impatto negativo non solo sugli incassi, ma anche sulle dinamiche relazionali con il cliente e quindi sulle vendite. Un progressivo numero di reclami è sintomo di inefficienze del processo organizzativo.

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Come migliorare il Days Sales Outstanding (DSO)

Abbiamo visto come un valore DSO basso sia in generale preferibile a uno alto. Come fare per ottimizzare il DSO? Esistono alcune strategie che, se adottate, possono migliorare la vita dell'imprenditore, riducendo i rischi di incorrere in problemi di liquidità

Vediamone alcune:

  • Approvazione dei crediti più rigorosa: prima di fare affari con un nuovo cliente verificate la sua solidità finanziaria. Siete certi che il vostro cliente è chi dice di essere? Avete una procedura in vigore per aggiornare regolarmente le informazioni sul credito? Prima di dare fiducia al racconto aziendale è bene informarsi anche autonomamente;
  • Fatturazione: le tue fatture sono precise e vengono inviate in tempo? Spesso ritardi nei pagamenti da parte dei clienti sono riconducibili anche a una contabilità poco precisa e puntuale;
  • Negoziare termini di pagamento migliori: impostare termini di pagamento più brevi, pagamenti anticipati, sconti per pagamenti anticipati.
  • Comunicazione: essere sempre reperibili e comunicare in maniera efficace è fondamentale per le aziende. L’ideale sarebbe integrare la comunicazione più tradizionale con quella online (chat, email, direct messaging).

Days Sales Outstanding (DSO): limiti

Abbiamo fin qui analizzato l'importanza del DSO, come strumento per misurare l'efficienza di un'azienda. Tuttavia come tutti gli indicatori, anche il Days Sales Outstanding presenta dei limiti. Quando si utilizza il DSO per confrontare i flussi di cassa di un certo numero di aziende, è necessario che le stesse appartengano quanto meno allo stesso settore e, idealmente, abbiano modelli di business e ricavi simili. Le aziende di dimensioni diverse, appartenenti a comparti diversi hanno spesso benchmark DSO molto diversi. Come ogni indicatore che che misura le prestazioni di un'azienda, il DSO non dovrebbe dunque essere considerato da solo, ma dovrebbe essere utilizzato insieme ad altri metriche.

Conclusioni

Per molte aziende, calcolare il tempo medio di incasso può essere un prezioso indicatore dell'efficienza dell'azienda e della qualità del suo flusso di cassa. Se dall'invio della fattura alla ricezione del pagamento passano troppi giorni, l'azienda potrebbe perfino essere costretta a interrompere le normali operazioni dell'azienda. Da qui la necessità di tenerlo sotto controllo, attraverso un sistema di contabilità attento e preciso: un DSO in aumento segnala che si sta perdendo il controllo del processo di fatturazione, incasso e recupero crediti. È quindi fondamentale monitorarlo costantemente e lavorare per migliorarlo mantenendo buoni rapporti con i clienti. 

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