Come fare il recupero crediti

Se hai un’azienda oppure ti occupi di contabilità aziendale ti sarà capitato almeno una volta di dover gestire un cliente che non paga le fatture. Che cosa fare in queste situazioni? La regola d’oro è la velocità. Questo non vuol dire che il giorno successivo al mancato pagamento devi correre dall’avvocato. Piuttosto significa che, come capo d’azienda, non puoi perdere di vista scadenze e pagamenti. Ecco una breve guida sulle azioni da intraprendere per il recupero dei crediti.

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Recupero crediti: significato

Quante volte, come imprenditore, ti sei trovato a gestire clienti che pagano in ritardo o addirittura non pagano le fatture? Una situazione purtroppo più frequente di quanto si possa immaginare e che, se non gestita tempestivamente e in maniera corretta, rischia di causare gravi danni ai flussi di cassa, al fatturato e, in generale, alla stabilità finanziaria della tua azienda. Un’efficace strategia di gestione del credito è dunque essenziale per fronteggiare e superare il problema.

Come agire? Prima di analizzare le varie soluzioni, partiamo dalle basi. Quando si parla di recupero crediti, ci si riferisce all’insieme delle attività volte a recuperare una somma di denaro che un debitore deve a un altro soggetto, appunto il creditore.

Si tratta di attività che, nelle prime fase, hanno la finalità di ottenere il risultato senza coinvolgere l'autorità giudiziaria. In questo caso, si parla di attività stragiudiziale. Nel caso in cui questi tentativi non raggiungono l'effetto sperato (e quindi il pagamento da parte del debitore) al creditore non resta che rivolgersi al giudice per ottenere quanto gli spetta.

Recupero crediti: cosa posso fare

La regola d'oro del recupero crediti è la tempestività. Il principio è, dunque, prima si agisce, maggiori saranno le possibilità di ottenere il pagamento della fattura. L’attività di recupero crediti dovrebbe essere avviata ancora prima che una fattura non venga pagata. Come? Assicurandosi, per esempio, di inviare prontamente le fatture ai clienti e impostando un sistema di alert per segnalare i conti in sospeso.

Per parlare di debito, infatti, occorre prima di tutto che il creditore abbia fornito tutte le informazioni necessarie per effettuare il pagamento. Nel caso in cui il debitore non abbia eseguito il pagamento alla data prestabilita si può a quel punto procedere con le fasi del recupero crediti.

In generale il recupero crediti è diviso in due fasi:

• fase stragiudiziale del recupero crediti: in questa fase si mettono in campo quelle attività necessarie per raggiungere un accordo amichevole con il debitore al fine di ottenere il pagamento dovuto;
• fase giudiziale del recupero crediti: prevede tutta una serie di azioni legali contro il debitore, che verranno messe in campo una volta che le azioni stragiudiziali non hanno avuto un esito positivo.

Fase stragiudiziale: dalle telefonate alle email, come recuperare il credito

Premesso che non ci sono regole rigide sulle pratiche di recupero dei crediti commerciali, prima di ricorrere alle vie legali ci sono una serie di azioni da intraprendere per recuperare i pagamenti non ricevuti.

Vediamone alcune:

• contattare il cliente: prima di allarmarsi, è sempre utile provare a contattare il cliente via email o, meglio ancora, al telefono per verificare le ragioni del ritardo nel pagamento. Questo perché molto spesso il mancato pagamento può dipendere da una svista o da una falla organizzativa, o da una temporanea indisponibilità finanziaria che potrebbe essere risolta nel breve periodo. Le telefonate si rivelano in molti casi la tecnica di recupero crediti più efficace soprattutto se il tono è amichevole; non aggressivo e non minaccioso; ma proattivo (improntato alla ricerca di soluzioni). È dimostrato, infatti, che mantenendo una buona relazione con il cliente, si hanno più possibilità che le proprie fatture siano gestite come priorità. Nel caso in cui una fattura non pagata riguardi un importo significativo, si può anche pensare a una rateizzazione dei pagamenti;
• lettera di sollecito: talvolta le telefonate non bastano. In questi casi, un’altra pratica di recupero crediti che è possibile tentare è la lettera di sollecito di pagamento, in cui si ricorda al cliente la fattura non pagata. Si può dunque iniziare con un primo sollecito bonario entro 7-10 giorni dalla scadenza di pagamento della fattura; per poi passare, in caso di mancata risposta, a un nuovo sollecito, questa volta non bonario, da inviare entro 5-7 giorni dalla scadenza assegnata nel lettera precedente in cui si chiede un pagamento tempestivo e anticipando la volontà di mettere in campo azioni legali in caso di mancato pagamento. La lettera di sollecito di pagamento dovrà essere concisa e chiara, con un tono fermo ma educato, per evitare di interrompere i rapporti con il cliente.

Recupero Crediti: il ricorso alle agenzie

Se i tuoi sforzi per risolvere in autonomia il problema con il tuo cliente - la telefonata e la lettera di sollecito di pagamento - non hanno portato al risultato sperato, dovresti iniziare a valutare di ricorrere ad un supporto esterno. Molte aziende si rivolgono alle agenzie di recupero crediti: si tratta di un intermediario tra te e il tuo cliente che, a fronte della sua attività di recupero crediti, richiede come pagamento una percentuale dell'importo riscosso. Le agenzie possono addebitare i loro costi in vari altri modi: con una tariffa forfettaria per ogni debito riscosso, in base al tempo impiegato per la riscossione.

Così come succede per l’attività autonoma delle imprese, le agenzie utilizzano telefonate e lettere. Se il pagamento completo non è possibile, l'agenzia di recupero crediti cerca di negoziare un “piano di rientro” (soggetto all’approvazione del creditore). Se trascorso il periodo di tempo pattuito il pagamento non è stato effettuato - per intero o parzialmente in base all’intesa - l'agenzia può avviare un'azione legale per riscuotere l'importo dovuto.

Recupero Crediti: ultima spiaggia, cosa fare prima

Abbiamo fin qui visto le azioni da intraprendere più o meno autonomamente per il recupero crediti. Ma se non dovesse funzionare? Fare ricorso al giudice per incassare i propri crediti dovrebbe essere l’ultima opzione possibile: le cause sono dispendiose sia in termini di tempo sia in termini di costi. Meglio dunque considerarla come l’ultima spiaggia. Non è infatti un caso che la legge, allo scopo di ridurre le cause da trattare davanti a un giudice, favorisce la conciliazione tra le parti, imponendo che al creditore un accordo presso un organismo di mediazione accreditato presso il Ministero della Giustizia.

La fase giudiziale diventa necessaria, dunque, se il creditore non riesce a ottenere il pagamento né a seguito dei solleciti di pagamento né a seguito delle trattative (anche in sede di conciliazione obbligatoria). In questa situazione, al creditore non resta che il ricorso al giudice per ottenere un provvedimento che accerti in via definitiva il suo diritto a ottenere il pagamento.

In via generale è opportuno osservare che, affinché si possa procedere al recupero del credito, questo deve essere certo: ovvero il creditore deve essere in possesso di sufficienti elementi che dimostrano l'esistenza del suo diritto e l'ammontare della somma dovuta. È opinione diffusa nella prassi commerciale che la semplice emissione della fattura sia sufficiente. Questa credenza è purtroppo errata. È sempre opportuno organizzare la propria attività ed effettuare i lavori solo dopo la sottoscrizione di un contratto oppure dopo l'approvazione di un preventivo dettagliato.

Non solo. Prima di procedere in via giudiziale è molto importante effettuare una seria analisi patrimoniale del debitore. Tale analisi consente, infatti, di stabilire se vi sono beni aggredibili del debitore in sede di esecuzione forzata (cioè pignorabili) e quindi se vi sono sufficienti probabilità di ottenere il recupero del credito. Pertanto, in considerazione dei costi di un'azione giudiziale, è sempre opportuno prima di ricorrere al Giudice effettuare una valutazione sul patrimonio del debitore per evitare di trovarsi in mano un provvedimento che accerta un diritto che in concreto non può essere soddisfatto.

Attenzione anche ai termini massimi entro i quali richiedere il pagamento di un credito. In linea generale, si prevede che i diritti di credito si prescrivano in dieci anni dal momento in cui il credito stesso è sorto (ad esempio: dal momento in cui è stato sottoscritto il contratto).

Recupero crediti: le tappe

Il recupero giudiziale del credito si articola essenzialmente in due passaggi:

• decreto ingiuntivo: provvedimento attraverso il quale il giudice competente, su richiesta del titolare di un credito, ingiunge al debitore di adempiere un'obbligazione, entro 40 giorni dalla notifica, avvertendolo che potrà proporre opposizione o che si procederà a esecuzione forzata;
• pignoramento dei beni di proprietà del debitore: il pignoramento è la parte centrale del recupero giudiziale in quanto permette di vendere i beni del debitore assegnando il ricavato della vendita al creditore.

Nel caso il mancato pagamento sia riconducibile al fallimento del debitore, il Tribunale nomina un curatore fallimentare incaricato di liquidare il patrimonio del debitore e ripartire il ricavato della vendita tra tutti i creditori.

Conclusioni

Se sei imprenditore sai bene che l’insolvenza di un cliente, ovvero la sua incapacità di far fronte ai propri impegni di pagamento, può mettere a dura prova qualsiasi azienda. Per questo è fondamentale per qualunque imprenditore sapere come comportarsi per prevenirle, proteggendo i flussi di cassa e la solidità finanziaria del proprio business.

Complice l’impennata delle materie prime, che arriva dopo due anni di crisi pandemica, quest’anno in Italia ci si aspetta 12.000 casi di insolvenze, a fronte dei 10.500 casi del 2021 e dei 7.160 casi del 2020 (previsioni di Euler Hermes). Qualunque sia lo scenario, la vera sfida per le imprese sarà nei prossimi mesi quella di riuscire ad individuare clienti ad alto rischio e predisporre un piano per evitare perdite finanziarie.

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