La lettera di sollecito (anche nota come lettera di recupero crediti) è una lettera inviata da un’azienda a un cliente inadempiente per invitarlo a saldare il suo debito. Consente di ricordare al cliente il suo obbligo nei confronti dell’azienda, rassicurandolo allo stesso tempo della sua buona fede nel caso in cui l’importo non pagato sia dovuto a un errore nei dati o a una svista.
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Lettera di sollecito: perché e quando ricorrervi?
Monitorare assiduamente gli insoluti dei clienti è fondamentale per tutti i dirigenti, in particolare per quelli che gestiscono piccole imprese.
È fondamentale assicurarsi che i clienti non abusino dei termini di pagamento concessi loro. Infatti, una grande quantità di fatture non pagate può comportare problemi di flusso di cassa e conseguentemente danneggiare la salute finanziaria dell’azienda. Se le riscossioni previste tardano ad arrivare, diventa necessario inviare solleciti formali ai clienti non paganti.
La lettera di sollecito è il primo passo per riscuotere un debito “in via bonaria” da un debitore. Esistono altri modi di far fronte a degli insoluti, la maggior parte dei quali comporta procedimenti legali lunghi e costosi. La lettera di sollecito è quindi un modo per incoraggiare il dialogo piuttosto che il conflitto. È inoltre consigliabile utilizzare anche con altri metodi di sollecito, come e-mail, telefonate o SMS.
Alcuni consigli per redigere una lettera di sollecito
Una lettera di sollecito deve essere semplice e concisa: è consigliabile andare dritti al punto onde evitare di generare confusione o, addirittura, lamentele da parte del cliente. Tuttavia, ecco una lista di elementi necessari da tenere a mente per prepararla:
- il tono utilizzato: educazione e fermezza devono prevalere nel linguaggio usato. Il cliente deve capire, senza sentirsi attaccato, che la richiesta è seria.
- includi i punti essenziali: date chiave (data della lettera, emissione della fattura e scadenza del pagamento), l’importo richiesto e una copia della fattura non pagata è fondamentale, in primo luogo per contestualizzare la lettera di sollecito in caso di dimenticanza, ma anche per anticipare qualsiasi contestazione da parte del cliente interessato.
- le conseguenze in caso di mancato pagamento: senza spingersi fino alle minacce formali, può essere utile nel caso di un successivo sollecito specificare le azioni, in particolare legali, a cui il cliente è esposto in caso di mancato pagamento.
- raccomandata con ricevuta di ritorno o PEC (posta elettronica certificata): l’invio di una lettera di sollecito tramite raccomandata o PEC dimostra la serietà dell’azione intrapresa. Inoltre, la tracciabilità offerta dalla ricevuta di ritorno (o di consegna, nel caso della PEC) può essere usata come argomentazione concreta in caso di procedimenti legali.
Cosa fare se il sollecito non è sufficiente?
La lettera di sollecito è una procedura di riscossione cosiddetta “bonaria”, nel senso che si basa unicamente sulla buona fede delle parti coinvolte. Se, tuttavia, non è sufficiente per indurre il cliente a pagare l’importo dovuto, si possono adottare altre opzioni:
- ricorso a un ufficiale giudiziario: una lettera raccomandata sigillata da un ufficiale giudiziario rappresenta un ulteriore grado di pressione che può essere sufficiente a convincere il cliente inadempiente a saldare il suo debito.
- società di recupero crediti: è possibile incaricare una società di recupero crediti dietro pagamento di una commissione. Questo approccio è costoso, ma permette all’azienda di delegare il compito della riscossione a una terza parte e di concentrarsi sul suo core business.
- procedimento legale: un’azienda può avviare diversi procedimenti per ottenere il pagamento di una fattura da uno dei suoi clienti: decreto ingiuntivo, citazione nel giudizio di merito, procedura accelerata, ecc. Queste opzioni sono onerose, richiedono tempo e, idealmente, il supporto di un avvocato: gli importi insoluti dei clienti in questione devono quindi essere sufficientemente grandi da giustificare un’azione legale.
Problemi di flusso di cassa: come evitarli?
Il mancato pagamento di una fattura può diventare per un’azienda, soprattutto nel caso di una PMI, un problema difficile da gestire. Infatti, lo squilibrio tra entrate e uscite può compromettere il delicato equilibrio delle realtà piccole, le cui riserve di liquidità sono strutturalmente limitate. Come evitarlo? Assicurarsi che il cash flow rimanga in positivo e che la liquidità sia sempre a un livello ottimale. Per farlo in modo efficace, è necessario monitorare i flussi di cassa con costanza e precisione.
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