Piano di tesoreria: principi e modello Excel (da scaricare gratis)

La gestione della tesoreria di un’azienda è essenziale per assicurarne il buon funzionamento e non si conta nemmeno più il numero di società obbligate a portare i libri in tribunale a causa di una cattiva conduzione di questo aspetto. Il nostro articolo aiuterà gli interessati a comprendere l’utilità del fattore “piano di tesoreria” e a trarre conclusioni concrete al fine di gestire al meglio l’azienda. In più, è possibile scaricare un piano di tesoreria previsionale su Excel gratuito e pre-compilato.

In questo articolo:

Che cos’è un piano di tesoreria?

Il piano di tesoreria è un documento finanziario previsionale che elenca tutte le entrate e uscite di tesoreria previste da un’azienda.

La tesoreria di un’azienda designa nel suo insieme il denaro di cui un’azienda dispone in cassa e nei suoi diversi conti bancari: una gestione di tesoreria adeguata rappresenta un importante fattore di successo per ogni azienda. Per padroneggiarlo correttamente, è dunque necessario stendere un piano di tesoreria o piano di cassa.

Il piano di tesoreria è generalmente strutturato su 12 mesi e presenta dunque l’interezza dei flussi di denaro con cui una società avrà a che fare nel corso della propria attività.

Questo elenco deve essere esaustivo e includere tutte le operazioni senza eccezioni: la minima dimenticanza va in effetti a falsare il saldo e a dare un’immagine erronea della salute finanziaria dell’azienda.

La tabella di tesoreria va in seguito alimentata giorno dopo giorno dall’azienda per poter fornire la rappresentazione più fedele possibile del suo flusso di cassa, cioè della tesoreria.

Per far ciò, è importante riportare ogni entrata o uscita di fondi effettuata o prevista nel mese di effettiva manifestazione: un acquisto fatto a settembre e pagabile a ottobre dovrà essere riportato nella colonna delle uscite di ottobre.

Piano di tesoreria Excel: modello da scaricare gratis

Per aiutare le aziende a gestire le proprie finanze, mettiamo a loro disposizione un modello di piano di tesoreria previsionale su Excel pre-compilato e gratuito. Include un esempio di classificazione delle entrate e delle uscite e calcola in automatico i saldi di cassa, mese per mese: basta sostituire i titoli delle righe e adattarli alla realtà aziendale e indicare gli importi corrispondenti.

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Quali sono gli interessi e le sfide del piano di tesoreria?

Il piano di tesoreria è una delle pietre angolari della gestione finanziaria di un’azienda. In quanto strumento previsionale, permetterà di fatto di consultare in qualsiasi momento il saldo di cassa a un determinato mese come anche il saldo cumulato di un mese su un altro, il che consentirà di identificare le tendenze di aumenti e diminuzioni nel corso dell’attività dell’azienda.

Uno degli interessi di una tabella di flusso di cassa, o di tesoreria è che permette a chiunque sia coinvolto nella gestione di visualizzare in anticipo se l’azienda sarà in grado di fare una spesa programmata a una certa data, permette si sapere se le entrate di liquidità generate dall’attività aziendale e il suo modello economico in generale basteranno per finanziare lo sviluppo, i suoi investimenti, come anche qualsiasi eventuale imprevisto.

Apporta in genere informazioni cruciali alle aziende ad attività stagionale, assicurando che le entrate contabilizzate nel periodo di piena saranno sufficienti a rispondere alle uscite dei periodi di bassa – spese da pagare come i salari o i conti fornitori.

Come concepire un piano di tesoreria?

  1. Definire le voci di incasso
  2. Prevederle e valutarle in modo pertinente
  3. Prefigurarsi le spese con la massima esattezza

Un piano di tesoreria prende la forma di una tabella bipartita che elenca mese per mese gli incassi da una parte, le spese dall’altra. Per semplicità, un incasso designa un’entrata di denaro nelle casse aziendale, in seguito a una vendita per esempio; un esborso invece indica un’uscita di denaro: per pagare un fornitore, un affitto, un abbonamento, …

1. Quali sono le entrate di denaro dell’azienda?

Definire le voci di incasso

Si devono identificare chiaramente tutti i tipi di incasso relativi all’azienda nel corso della propria attività e li si deve classificare nel piano di tesoreria.

Qui di seguito, un esempio di incassi da includere:

  • Vendite e fatturazioni clienti. Non bisogna esitare a classificare le vendite nel modo che si considera più giudizioso: per tipo di fatturazione, per modalità di pagamento, per tipo di clienti…
  • Apporti di capitale: indica il capitale di partenza ma altresì gli aumenti di capitale.
  • Aiuti e sovvenzioni diversi: bonus impiego, contributi, rimborsi INPS…
  • Prestiti/mutui bancari
  • Altri finanziamenti: raccolta fondi, factoring…
  • Rimborsi IVA: nel caso in cui l’IVA versata sia superiore a quella incassata, si può aver diritto a un rimborso IVA

Prevederle e valutarle in modo pertinente

In primo luogo, è bene distinguere tra incassi regolari e incassi una tantum.

Si comincia con il valutare le entrate ricorrenti. In questo caso, le proiezioni sono semplicissime: basta riportare gli incassi attesi nella tabella di tesoreria.

Poi si dovranno fare delle ipotesi di stima degli incassi non “regolari”. Per esempio, se l’azienda ha un andamento stagionale, bisogna saper prevedere gli aumenti di attività tra i periodi di bassa e i periodi di piena.

Altro esempio, una struttura che lavora per contratti si basa soprattutto sulla performance dei propri commerciali e sulla loro capacità di convincere i clienti: sarà allora necessario basarsi sulla quantità media di contratti finalizzati al mese al fine di stimare le vendite da inserire nel piano di tesoreria.

Non bisogna esitare e formulare delle previsioni sulla base del numero e dell’ammontare delle vendite effettuate negli anni precedenti che permetteranno di abbozzare delle tendenze su cui basarsi per i mesi a venire.

I ritardi/dilazioni di pagamento devono essere osservati con attenzione: come citato in precedenza, si deve pensare a contabilizzare gli incassi alla data di scadenza (cioè alla data in cui ci si attende che il pagamento sia saldato) e non alla data di fatturazione! Una tale dimenticanza porta a scrivere dati erronei nel budget di tesoreria e va dunque a falsare la visione che se ne ha.

2. Quali sono le uscite di denaro dell’azienda?

Definire le voci di spesa

Si deve procedere ora alla stessa maniera con gli esborsi ed elencare tutte le possibili uscite di denaro che si possono verificare in azienda. Come responsabili di gestione, si sarà notato che ne esistono parecchie!

  • Acquisto di materie prime / fornitori
  • Spese bancarie: rimborso di prestiti/mutui, interessi…
  • Spese generali: affitto, energia elettrica, manutenzione, assicurazioni…
  • Spese finanziarie: interessi legati ai prestiti/mutui
  • Investimenti da effettuare: acquisto di materiali, mezzi di trasporto, immobiliari…
  • Compensi e parcelle varie: notai, commercialisti, avvocati…
  • Tasse e imposte
  • Salari: classificabili, ad esempio, per tipo di contratto
  • Contributi previdenziali
  • Pagamento di IVA
  • Riduzioni di capitale eventuali

Non bisogna esitare ad appoggiarsi al modello scaricabile per identificare voci di spesa che si sarebbero altrimenti dimenticate.

Prefigurarsi le spese con la massima esattezza

Qui si adotta un comportamento simile anche riguardo agli esborsi. Una gran parte delle spese di un’azienda sono fisse, cioè il loro ammontare non va a cambiare da un mese all’altro: abbonamenti, affitti, spese finanziarie, compensi per prestazioni … sono spese che si possono prefigurare con grande anticipo e inserire nel previsionale di tesoreria sull’intero anno; questo elimina una parte di imprevedibilità.

Bisogna poi valutare le spese variabili con la massima esattezza. Per esempio, un picco di attività isolato s’accompagna spesso a un drastico aumento delle spese: un ristorante situato in una zona molto turistica può ragionevolmente stimare un aumento di frequentazione nel periodo estivo. Ma una crescita della clientela e del numero di pasti serviti andrà probabilmente a richiedere l’assunzione di personale ad interim per rispondere alla domanda. Le spese di fatto andranno ad aumentare nel senso di una massa salariale più importante!

Conviene ricordare che un fatturato in aumento non è per forza sinonimo di flusso di cassa positivo. Meglio basarsi sugli esercizi contabili precedenti e rivedere con precisione le spese che è toccato affrontare per fissare una soglia da raggiungere o – al contrario – da non oltrepassare.

3. Come alimentare il piano di tesoreria?

Proprio perché è uno strumento di gestione della tesoreria, aggiornare e alimentare con regolarità il piano di tesoreria dell’azienda è di cruciale importanza. Ecco alcuni consigli utili per tenerlo aggiornato ed evitare sgradite sorprese.

  • Non dimenticare l’IVA! Bisogna riportare acquisti e vendite IVA inclusa sul piano di tesoreria: l’IVA incassata o versata va indicata in una categoria distinta del piano di tesoreria.
  • Aggiornare i budget in funzione della realtà. Se a metà di un dato mese si nota che gli obiettivi di vendita non vengono raggiunti, meglio aggiustare le ipotesi per anticipare/prevenire eventuali difficoltà di tesoreria.
  • Non sottostimare le spese e assumere ipotesi conservatrici.

Come agire in caso di previsioni di tesoreria negative?

Intanto che si redige il piano di tesoreria, si vedranno apparire i saldi della tesoreria, mese per mese, che si calcolano così:

tesoreria di fine mese = tesoreria di inizio mese + incassi del mese – spese del mese

Se il piano di tesoreria mostra un saldo di tesoreria negativo per le settimane o i mesi a venire, niente panico! Possono presentarsi diverse situazioni:

  • Un buco di tesoreria una tantum in tabella può semplicemente essere segno di ritardo nei flussi di cassa: meglio spingersi più in dettaglio sui ritardi di pagamento al fine di trovare quale voce di acquisto o vendita ne è la causa. Magari un’ottimizzazione delle dilazioni di pagamento clienti o fornitori può bastare a sistemare queste difficoltà passeggere.
  • Un buco di tesoreria stabile ma che persista significa probabilmente che l’azienda non dispone a sufficienza di risorse utili a coprire il fabbisogno di tesoreria o di cassa che dir si voglia. Si dovrà probabilmente prefigurare un aumento della liquidità disponibile: prestito bancario, apporto di capitale, altro finanziamento, etc.
  • Una tesoreria che si degrada nel tempo è potenzialmente più allarmante. Questo può corrispondere a un’esigenza di profitto, che deve diventare oggetto di un audit delle spese dettagliato e del margine generato dalle varie vendite.

Conclusioni

La gestione della tesoreria è uno strumento essenziale nella guida di un’azienda. Se molti responsabili di gestione costruiscono un piano di tesoreria previsionale all’inizio della loro attività, la maggior parte di loro lo abbandona dopo un certo tempo e patisce grandemente in seguito.

La buona tenuta di questo documento permetterà invece di tenere d’occhio la situazione finanziaria dell’azienda in tempo reale e soprattutto offrirà la possibilità di giocare d’anticipo riguardo alle eventuali impasse future e placare così le apprensioni del personale, dei soci e delle banche!

Esistono ugualmente delle soluzioni informatiche performanti come Agicap che permettono di gestire la tesoreria in automatico e di tradurre i flussi finanziari dell’azienda in curve e grafici facilmente comunicabili ad enti esterni come le banche.

Agicap è un Software di gestione e previsioni di tesoreria largamente automatizzato destinato alle PMI. Basta con lunghi e faticosi inserimenti di dati: meglio affidarsi a degli algoritmi automatici per guadagnare tempo e produrre un andamento del flusso di cassa più realista. Risultato? Grafici chiari e facili da leggere, con previsioni precise che ti permetteranno di guardare al futuro con maggiore tranquillità.

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