Cos’è il cash management? Definizione, obiettivi, strumenti

Il tuo business fattura bene, ma non riesci a capire perché spesso la liquidità non sembra andare di pari passo? Oppure vorresti pianificare meglio tutte le scadenze per crescere di anno in anno? Probabilmente se queste domande ti sono venute in mente e stai leggendo questo articolo, è perché vorresti comprendere meglio in cosa consiste il cash management (o flusso di cassa). In questo articolo, parleremo approfonditamente della gestione del flusso di cassa, partendo dalla definizione e perché è importante gestirla bene, quali sono i pro e i contro e quali strumenti usare.

Cash management: una definizione semplice e completa

Il cash management ha diversi sinonimi: magari lo conosci come gestione della liquidità oppure piano di tesoreria o piano di cassa. Ma di che cosa si tratta? La gestione del flusso di cassa è un’osservazione attenta delle entrate e delle uscite, che registri quotidianamente e analizzi periodicamente (ogni mese, trimestre, semestre, ecc. di sicuro a fine anno) e serve ad avere liquidità in ogni momento, oltre che ad accedere a crediti e prestiti senza risultare insolvente. Pensaci: ogni giorno ci sono spese fisse che bisogna sostenere e che sono costanti, per esempio:

• le bollette
• la retribuzione dei dipendenti
• l’affitto dell’ufficio o del magazzino
• ecc.

Se hai un’attività come un ristorante, per esempio, potresti avere a disposizione molta liquidità per far fronte alle spese; ma la registrazione giornaliera, se fatta in fretta e senza gli strumenti giusti, può generare errori. Se invece hai una piccola azienda, la fattura che emetti il giorno in cui avviene la vendita può non corrispondere al giorno in cui avviene l’incasso (che può essere a 90 giorni, come sempre più spesso accade).

Un’attenta analisi di questi flussi di entrate e uscite ti consente di comprendere lo stato di salute della tua azienda: non ti stupirai della differenza tra fatturato e liquidità sul tuo conto (o conti), perché ne conoscerai le motivazioni e saprai, di conseguenza, come agire. Per esempio, potrai comprendere quando chiedere un prestito alla banca, in quanto tempo lo restituirai e fare previsioni accurate per l’anno e gli obiettivi che ti poni. Al cambiare dei flussi di cassa a seconda della stagionalità, potrai adattarti con flessibilità, risultando affidabile per le banche e in linea con i tuoi obiettivi.

Gli obiettivi del cash management

Gli obiettivi del cash management sono molteplici: vediamoli assieme.

Controllare lo stato di liquidità in qualsiasi momento: come avrai compreso già durante la gestione della tua attività, ci possono essere delle spese impreviste a cui far fronte e conoscere il livello di liquidità a disposizione permette di rispondere con rapidità al problema;

Diminuire costi e tempi: ottimizzare è la parola chiave. Registrando costantemente i flussi di cassa, risparmi tempo nel lungo periodo perché sei sempre cosciente della situazione e non devi ricostruirla. Di conseguenza, molti costi di gestione dell’attività possono essere diminuiti, per esempio il costo di consulenti dedicati;

Valutare opportunità di crescita durante l’anno con la liquidità a disposizione: coordinare bene le entrate e le uscite, permette di prevedere i periodi di surplus durante l’anno. Le somme generate possono essere reinvestite in persone, progetti di crescita e macchinari;

Ridurre i rischi: se hai un’ottima pianificazione del flusso di cassa, le banche riterranno la tua azienda solida e saranno più favorevoli a concedere finanziamenti, oppure ad autorizzare un fido.

Le operazioni del cash management

Come tradurre gli obiettivi in compiti? Diamo un’occhiata più da vicino alle funzioni della pianificazione del flusso di cassa.

• A) Pianificazione della liquidità.

Il fulcro centrale del cash management è proprio la pianificazione della liquidità. Per poterla realizzare, è necessario prima fare un lavoro di raccolta e analisi dei dati. È per questo motivo che è fondamentale avere uno storico e una registrazione costante di tutte le entrate e le uscite, perché ti restituiscono una visione chiara e un aggiornamento in tempo reale della tua liquidità. In questo modo, diventa facile comprendere se hai generato un surplus da reinvestire, oppure se hai un deficit. Conclusa l’analisi, si entra nella fase successiva, cioè quella della pianificazione vera e propria. Ciò significa che puoi fare delle stime e delle previsioni per il futuro basate sui dati. Puoi visualizzare davanti a te diversi scenari, che stimano costi e ricavi nelle settimane e nei mesi a venire: in altre parole, saprai calcolare la liquidità che ti aspetti per un dato periodo. Naturalmente, più le stime sono lunghe nel futuro, meno possono essere accurate, soprattutto se il settore in cui operi è soggetto a una forte stagionalità, per esempio durante il periodo natalizio o nei mesi estivi.

• B) Disposizione della liquidità.

Saper distribuire la liquidità è uno dei compiti – e allo stesso tempo, un frutto – della pianificazione della liquidità. Diventa più semplice saper gestire oscillazioni significative nel flusso: surplus e deficit. Se hai un surplus, è importante investirlo perché il capitale fermo è un costo opportunità può essere impiegato nuovamente all’interno dell’azienda, oppure per acquistare azioni o altri tipi di investimenti. Se hai un deficit, puoi subito agire, coprendolo con capitale privato, oppure chiedendo un prestito alla banca.

• C) Coordinamento dei flussi di cassa.

Coordinare significa efficientare e ottimizzare. Per esempio, posticipare pagamenti ai fornitori o anticiparli può essere strategico per mantenere la liquidità costante. Se c’è un mese durante l’anno in cui hai molta liquidità, può essere un buon momento per pagare i fornitori, per bilanciare i mesi in cui le entrate sono inferiori. Questo può evitare di richiedere dei prestiti alla banca che, specie se a breve termine, presentano degli interessi molto elevati e delle commissioni aggiuntive.

• D) Gestione del rischio di cambio.

Se la tua attività o azienda opera a livello internazionale, il cambio è un altro elemento ottimizzabile grazie alla previsione della liquidità. In caso di crediti e debiti in valuta estera, si può ricorrere all’operazione di cambio a termine: puoi, cioè, concordare il valore del tasso di cambio e renderlo vincolante così che rimanga lo stesso alla scadenza. In questo modo, la liquidità non subirà variazioni, che possano dipendere dal cambio e non ci saranno perdite impreviste.

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I vantaggi del cash management

• A) La liquidità è sempre sotto controllo e ottimizzata.

Controllare la gestione del flusso di cassa significa avere la situazione sotto controllo, soprattutto in settori ad alta stagionalità. Surplus e deficit diventano variabili prevedibili che non sorprendono né spaventano e, in questo modo, c’è spazio per investimenti sulla crescita (per esempio, attuando nuovi progetti o investendo in macchinari).

• B) Trasparenza su più livelli.

Con un sistema di gestione della liquidità, c’è più trasparenza sia a livello interno (di inserimento dei dati) sia per i controlli fiscali. I conti, le fatture e i guadagni sono inseriti in un unico sistema, che permette di comprendere subito dove ci siano delle incongruenze.

• C) Evitare i prestiti e ridurre le commissioni bancarie.

La pianificazione del flusso di cassa permette di ammortizzare i costi, evitando prestiti superflui, rendendo flessibile la liquidità fra i vari conti per far fronte alle esigenze del momento. I conti bancari che non hanno molti movimenti possono essere chiusi, con notevole risparmio sulle commissioni fisse, unendoli in un conto corrente unico su cui far confluire tutti i pagamenti: le transazioni dell’e-commerce, se presente, i bonifici dei clienti, i corrispettivi se gestisci un flusso giornaliero di contanti, ecc.

• D) Condizioni migliori per ottenere finanziamenti.

Le banche guardano con molta attenzione alla liquidità di un’azienda, la considerano una delle condizioni cardine per comprendere quanto un’azienda sia solida. Se non si possiede uno storico dei flussi, ben registrato e aggiornato, diventa complicato – sia per te sia per il consulente che ti affianca – poter negoziare un finanziamento e le relative condizioni. Non solo: quando i conti e i movimenti in entrata e in uscita dimostrano una previsione sapiente della liquidità, diventa più facile ottenere una soglia di credito più elevata.

• E) Riduzione dei rischi di fallimento.

Meno conti in rosso ci sono, meno si rischia di essere insolventi. Con un monitoraggio quotidiano, diventa quasi impossibile ignorare i segnali che necessitano di azione.

• F) Puoi renderti conto se la tua strategia di prezzi è favorevole.

La gestione del flusso di cassa contribuisce anche alla definizione della strategia di prezzo e del margine commerciale che ne si può ricavare.

Come avere una gestione di cassa ottimale senza errori, risparmiando tempo e denaro? Utilizzare Excel per gestire il tuo piano di tesoreria è una soluzione possibile, anche se presenta alcuni svantaggi. Soprattutto se gestisci un alto volume di corrispettivi giornaliero e settimanale, l’inserimento manuale dei dati potrebbe portare a commettere errori. Anche l’utilizzo su carta può essere soggetto agli stessi errori ed è probabile che il tuo studio di commercialisti aumenti la sua parcella se perderà un sacco di tempo a cercare di correggere le discrepanze tra ciò che registri e ciò che il conto corrente riporta.

Un software per la gestione dei flussi di cassa elimina le possibilità di errore e permette di risparmiare molto tempo: i sistemi sono integrati e aggiornati in tempo reale. Inoltre, tutti coloro che accedono alla piattaforma visualizzano le stesse informazioni. Considera anche che un software per la gestione della tesoreria può far riflettere su opportunità di miglioramento e investimento del capitale; allo stesso modo, isola subito fatture o incongruenze che potrebbero intaccare la liquidità.

Conclusione: il cash management come strada per la crescita

In questo articolo, abbiamo definito che cosa sia il cash management, perché è importante gestirlo e monitorarlo in maniera intelligente, e il ruolo che ha nella crescita e nella salute di un’azienda. Gli obiettivi della gestione della liquidità mirano ad avere un’azienda che sia sempre in grado di pagare e che non risulti insolvente. Ciò avviene con un’analisi e con una pianificazione precisa della gestione del flusso di cassa. La previsione della liquidità è centrale per assicurare un futuro all’azienda, programmarne la crescita e permette anche di gestire gli eventuali imprevisti con dei piani B. L’attività in sé richiede attenzione, costanza, esige tempo ed è centrale per poter ottenere finanziamenti qualora gli imprevisti bussino alla porta. Le aziende che utilizzano un software di gestione del flusso di cassa, come Agicap, hanno un vantaggio: risparmiano tempo e denaro nella gestione stessa, diminuendo le variabili di errore. Inoltre, hanno una visione quotidiana aggiornata delle condizioni dell’azienda e della liquidità a disposizione. Via via che lo storico diventa sempre più grande, anche le analisi diventano più precise, permettendoti di sfruttare tutto il potenziale della tua liquidità.

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