Cash flow previsionale: cos'è, come costruirlo e automatizzarlo

Il cash flow previsionale è la stima delle entrate e delle uscite di cassa che la tua azienda avrà nelle prossime settimane o nei prossimi mesi, e del saldo che ne risulta. Ti serve per individuare in anticipo eventuali carenze di liquidità, verificare la capacità di coprire i pagamenti in scadenza e pianificare l’utilizzo delle eccedenze, per esempio attraverso investimenti o rimborsi anticipati del debito.

Costruirlo bene non è scontato. Nella CFO Survey di Agicap, condotta con l'istituto Innofact su CFO di aziende con fatturato tra 30 e 500 milioni di euro, le aziende italiane del campione registrano uno scostamento medio del 17% tra flussi di cassa previsti e reali. Il 95% dei CFO italiani, nello stesso campione, non integra tra loro le previsioni di breve, medio e lungo termine.

In questa guida trovi la definizione, le differenze con budget di cassa, conto economico e rendiconto finanziario, un metodo in sette passaggi con un esempio numerico a tre mesi, i limiti di Excel e le opzioni per automatizzare l'aggiornamento.

Cos'è il cash flow previsionale

Il cash flow previsionale (detto anche cash flow prospettico, in inglese cash flow forecast) è un prospetto che proietta, periodo per periodo, il saldo di cassa iniziale, le entrate previste, le uscite previste e il saldo finale. Lavora per cassa: registra un movimento quando il denaro entra o esce dal conto, non quando la fattura viene emessa o il costo matura.

Questa differenza spiega perché un'azienda in utile può trovarsi senza liquidità. Se vendi 100.000 euro a ottobre con pagamento a 90 giorni, il ricavo entra nel conto economico di ottobre, ma l'incasso arriva a gennaio. Nel frattempo stipendi, fornitori e F24 vanno pagati alle loro scadenze.

Cash flow previsionale e budget di cassa: che differenza c'è

Nella pratica i due termini vengono usati spesso come sinonimi, insieme a piano di tesoreria e previsione di cassa. La distinzione più diffusa riguarda l'uso. Il budget di cassa è generalmente una pianificazione delle entrate e delle uscite definita all’inizio dell’esercizio, spesso su base mensile, che può essere utilizzata come riferimento per il confronto con i risultati effettivi. Il cash flow previsionale è invece una proiezione aggiornata periodicamente sulla base delle nuove informazioni disponibili, come ordini, incassi e ritardi nei pagamenti.

Se ti interessa la costruzione del budget annuale, trovi i passaggi nella guida al budget di cassa.

Cash flow previsionale, conto economico e rendiconto finanziario: le differenze

I documenti previsionali di un business plan rispondono a domande diverse. Il conto economico ti dice se l'azienda guadagna, il cash flow previsionale se avrà i soldi per pagare quando serve.

Breve, medio e lungo termine: quale orizzonte ti serve

L'orizzonte dipende dalla decisione che devi prendere. Gestire i saldi dei conti questa settimana richiede un dettaglio giornaliero, dimensionare un finanziamento richiede una vista a 12 mesi.

Non tutte le aziende li usano tutti: secondo la CFO Survey di Agicap, il 55% dei CFO in Italia non ha una previsione di cassa a breve termine. I tre livelli funzionano meglio se sono collegati: il ritardo di un grande cliente che vedi nella previsione a 13 settimane dovrebbe aggiornare anche il piano annuale.

Metodo diretto e metodo indiretto

Con il metodo diretto parti dagli incassi e dai pagamenti attesi: fatture emesse, ordini, contratti, scadenze di stipendi, imposte e rate. È il metodo tipico delle previsioni a breve e medio termine, perché lavora sui movimenti che conosci già.

Con il metodo indiretto parti dal risultato economico previsionale, lo rettifichi per le componenti non monetarie, come ammortamenti e accantonamenti, e consideri le variazioni del capitale circolante netto (crediti verso clienti, rimanenze di magazzino e debiti verso fornitori). Ottieni così il flusso di cassa operativo, a cui aggiungi i flussi delle attività di investimento e finanziamento per determinare la variazione complessiva della liquidità. Il metodo indiretto è utilizzato soprattutto nei piani finanziari a medio-lungo termine e nei business plan.

Come costruire un cash flow previsionale in 7 passaggi

1. Parti dal saldo reale di tutti i conti.

   Il saldo di apertura è la somma dei saldi dei conti bancari alla data di riferimento, considerando anche eventuali conti in scoperto ed escludendo le somme non disponibili. Tieni separata la quota inutilizzata dei fidi: rappresenta una capacità di finanziamento, non liquidità già presente sui conti.

2. Scegli orizzonte e dettaglio.

   Settimane per i prossimi tre mesi, mesi per il resto dell'anno è una combinazione frequente.

3. Elenca le entrate previste.

   Fatture emesse e non incassate con la loro scadenza, fatture da emettere su ordini e contratti, rimborsi IVA, contributi già approvati, erogazioni di finanziamenti. Stima la data effettiva di incasso sulla base dello storico dei pagamenti di ciascun cliente. Se un cliente paga abitualmente 20 giorni dopo la scadenza, considera questo ritardo nella previsione anziché utilizzare la sola data indicata in fattura.

4. Elenca le uscite previste.

   Fornitori secondo le condizioni di pagamento concordate, stipendi e contributi, tredicesima e quattordicesima, IVA, acconti e saldi delle imposte, rate di mutui e leasing, interessi, investimenti già decisi.

5. Calcola il saldo finale di ogni periodo.

   Il saldo finale diventa il saldo iniziale del periodo successivo.

6. Costruisci almeno due scenari.

   Uno base e uno prudente, per esempio con incassi in ritardo di 30 giorni o vendite inferiori del 10%. Lo scenario prudente ti dice di quanto fido potresti aver bisogno.

7. Confronta con i dati effettivi e aggiorna.

   Confronta periodicamente i flussi previsti con quelli effettivi, individuando le differenze nelle principali categorie di incasso e pagamento. Analizza le cause degli scostamenti, come ritardi nei pagamenti dei clienti o spese superiori alle attese, e utilizza queste informazioni per aggiornare le previsioni successive.

La formula di base è questa:

Saldo finale = Saldo iniziale + Entrate previste − Uscite previste

Esempio di cash flow previsionale a 3 mesi

Prendi un'azienda manifatturiera con un saldo di cassa di 400.000 euro al 1° ottobre. I valori sono ipotetici e in migliaia di euro.

Le uscite di ottobre comprendono fornitori (620), stipendi e contributi (380) e altre spese (80). A novembre si aggiunge il secondo acconto delle imposte sui redditi (130), mentre gli incassi calano perché due clienti hanno spostato il pagamento a gennaio. A dicembre pesano le tredicesime: stipendi, contributi e tredicesime arrivano a 640.

La previsione mostra un fabbisogno di liquidità di 30.000 euro a fine dicembre, individuato con due mesi di anticipo. Puoi quindi verificare la disponibilità delle linee di credito, valutare un anticipo fatture, negoziare nuove scadenze con i fornitori o rinviare investimenti non urgenti. Senza una previsione aggiornata, il fabbisogno potrebbe emergere soltanto quando si avvicinano le scadenze dei pagamenti.

Non serve aspettare che il saldo diventi negativo per individuare una possibile tensione di cassa. Puoi definire una soglia minima di liquidità, in base alle esigenze operative e agli impegni finanziari dell’azienda, e verificare se le disponibilità previste scenderanno sotto questo livello. In questo modo puoi intervenire prima che la liquidità diventi insufficiente.

Lo schema di cash flow previsionale più semplice ha le cinque colonne della tabella. Nella versione operativa ogni riga di entrate e uscite è suddivisa per categoria (clienti, fornitori, personale, imposte, finanziamenti, investimenti), così vedi subito quale voce sposta il saldo.

Cash flow previsionale in Excel: quando basta e quando no

Un foglio Excel funziona se hai un'entità, pochi conti bancari e aggiorni la previsione una volta al mese. Per partire puoi usare il modello Excel gratuito di Agicap per monitorare entrate e uscite mensili: è la base da cui costruire la previsione.

I limiti emergono quando aumentano conti, società e fonti dati. Ogni aggiornamento richiede di scaricare i movimenti da ogni portale bancario, estrarre scadenzari da ERP diversi e ricollegare le formule, e nel frattempo i dati invecchiano. Secondo la CFO Survey di Agicap, nel campione europeo lo scostamento medio delle previsioni di cassa passa dal 12% nelle aziende con meno di 5 entità legali al 29% in quelle con oltre 50 entità.

È la situazione da cui partiva Gpack, gruppo cartotecnico da 80 milioni di euro partecipato da un fondo di private equity: un flusso di cassa a 13 settimane su Excel, alimentato con estrazioni manuali da SAP e da due gestionali di settore, e nessuno storico della liquidità.

Come automatizzare il cash flow previsionale

Automatizzare il cash flow previsionale significa ridurre le attività manuali di raccolta e aggiornamento dei dati, per dedicare più tempo all’analisi delle previsioni e alla valutazione degli scenari. Con Agicap puoi intervenire su tre aspetti della gestione della tesoreria.

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• Connettività bancaria e integrazioni ERP: saldi e movimenti di tutte le banche arrivano ogni giorno, insieme a fatture clienti e fornitori dal gestionale.

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• Pianificazione della liquidità: rolling forecast alimentato da più fonti, convertitore che trasforma il conto economico previsionale in previsione di cassa applicando condizioni di pagamento e IVA, scenari e analisi degli scostamenti tra previsto e reale. Un plug-in collega i fogli di calcolo esistenti, per esempio il budget.

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• Cash Management: previsioni a 13 settimane e situazione di cassa a breve termine per conto e per società.

Il Gruppo Madeo, azienda agroalimentare familiare con 5 società e oltre 25 conti correnti, usa la previsione a 13 settimane per anticipare le scadenze dei finanziamenti, ridurre i giroconti e ottimizzare il cash pooling. "Oggi in Agicap abbiamo la possibilità di consultare in pochissimo tempo la liquidità di gruppo e i movimenti di cassa prospettici", spiega Francesco Madeo, Direttore Finanziario del gruppo.

Se stai valutando quale strumento adottare, trovi un confronto tra le soluzioni disponibili nella guida ai software per i flussi di cassa.

Cash flow previsionale e Codice della crisi d'impresa

L’articolo 3 del Codice della crisi d’impresa e dell’insolvenza (D.Lgs. 14/2019) prevede che l’imprenditore collettivo adotti un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato, ai sensi dell’articolo 2086 del Codice civile, anche per rilevare tempestivamente eventuali situazioni di crisi. Questi assetti devono consentire, tra le altre cose, di rilevare eventuali squilibri patrimoniali o economico-finanziari e verificare la sostenibilità dei debiti e le prospettive di continuità aziendale per almeno i dodici mesi successivi.

La norma non prescrive un modello di prospetto. Per questa verifica servono numeri prospettici sulla cassa, e un cash flow previsionale a 12 mesi aggiornato con regolarità è uno strumento adatto, da affiancare al monitoraggio dei segnali di allerta indicati dallo stesso articolo, come i debiti verso fornitori scaduti da almeno 90 giorni e superiori a quelli non ancora scaduti. Approfondisci nella guida al Codice della crisi d'impresa.

Pianifica la tua liquidità con dati sempre aggiornati

Un cash flow previsionale è utile quanto i dati che lo alimentano e la frequenza con cui lo aggiorni. Se vuoi vedere come Agicap collega banche ed ERP per aggiornare le tue previsioni di cassa, dalle 13 settimane al piano annuale, puoi richiedere una demo gratuita.

Domande frequenti sul cash flow previsionale

Ogni quanto devi aggiornare il cash flow previsionale?

La previsione a 13 settimane va aggiornata almeno una volta a settimana, il piano annuale almeno una volta al mese. Sono frequenze di riferimento: se il tuo settore ha incassi molto concentrati o forti stagionalità, conviene accorciarle nei mesi critici.

Nella pratica il piano di lungo termine viene spesso rivisto molto meno. La CFO Survey di Agicap descrive come prassi comune una previsione annuale su base mensile aggiornata una o due volte all'anno, mentre la previsione a 13 settimane è quella che il CFO rivede con continuità.

Il costo dell'aggiornamento dipende da quanto tempo serve per raccogliere i dati. Nel caso del Gruppo Madeo, prima di collegare le banche ad Agicap aggiornare i saldi di 5 società e oltre 25 conti richiedeva quasi mezza giornata e il lavoro di 2 o più persone. Oggi i movimenti bancari arrivano in automatico.

Può essere utile aggiornarla anche fuori calendario quando cambia un dato rilevante, per esempio un grande cliente che rinvia un pagamento.

Come capisci se il tuo cash flow previsionale è affidabile?

Confronta il saldo previsto con il saldo reale alla fine di ogni periodo e calcola lo scostamento in percentuale. È il criterio usato anche nella CFO Survey di Agicap, che considera uno scostamento superiore al 20% indicativo di una previsione di scarsa qualità.

Secondo la stessa ricerca, il 19% dei CFO italiani ha previsioni con uno scostamento superiore al 20%, e lo scostamento medio delle aziende italiane è del 17%. Tra le cause degli scostamenti, i CFO italiani indicano in particolare l'aumento dei ritardi negli incassi dai clienti e la gestione delle scorte.

Lo scostamento da solo ti dice quanto hai sbagliato, non perché. Per capirlo guarda le categorie una per una: incassi clienti, fornitori, spese non ricorrenti. Spesso il problema sta nei dati di partenza più che nel metodo. In Gpack, l'integrazione tra i gestionali e Agicap ha fatto emergere nei gestionali ordini obsoleti mai chiusi. Da allora il controllo di gestione invia ogni mese ad acquisti e vendite un report per aggiornare le date di consegna previste: un intervento che non aggiunge liquidità, ma rende più affidabile il dato su cui si basa la previsione.

Il cash flow previsionale è obbligatorio?

Nessuna norma impone un prospetto con questo nome o con un formato specifico. Il Codice della crisi d'impresa (art. 3, D.Lgs. 14/2019) chiede però alle imprese collettive assetti adeguati a verificare la sostenibilità dei debiti e le prospettive di continuità aziendale almeno per i dodici mesi successivi.

Per fare questa verifica servono numeri prospettici sulla cassa, e il cash flow previsionale è uno strumento adatto a produrli. Lo stesso articolo indica alcuni segnali di allerta da monitorare, tra cui debiti per retribuzioni scaduti da almeno 30 giorni e pari a oltre la metà del monte salari mensile, e debiti verso fornitori scaduti da almeno 90 giorni e superiori a quelli non scaduti.

Anche fuori dal perimetro normativo, il cash flow previsionale viene richiesto spesso da banche, fondi e investitori: in una richiesta di finanziamento, in una ristrutturazione del debito o nel reporting periodico verso un fondo di private equity. Gpack, per esempio, condivide ogni giorno lo stesso cruscotto di liquidità tra CFO, tesoreria e fondo. "Prima non avevamo nessuno storico della liquidità. Oggi CFO, tesoreria e fondo guardano lo stesso cruscotto, aggiornato ogni giorno", racconta Agostino Febbraro, CFO di Gpack.

Cosa fai se il cash flow previsionale mostra un saldo negativo?

Prima di tutto verifichi quando e di quanto: un saldo negativo per tre giorni a fine mese richiede interventi diversi da un fabbisogno che dura un trimestre. Poi scegli le leve in base all'orizzonte che hai a disposizione.

Con qualche settimana di anticipo puoi usare il fido già concesso o un anticipo fatture, sollecitare i clienti con fatture scadute, concordare con alcuni fornitori lo spostamento di una scadenza o rinviare un acquisto non urgente. Con qualche mese di anticipo puoi negoziare una nuova linea di credito o un finanziamento a medio termine, con una previsione aggiornata da presentare alla banca.

Il tempo di preavviso ha un valore anche economico. Nella CFO Survey di Agicap, le aziende italiane con previsioni di cassa inaffidabili sostengono in media circa 44.000 euro di commissioni di scoperto all'anno, l'88% in più rispetto a quelle con previsioni affidabili. È una correlazione osservata nel campione, coerente con il costo delle carenze di liquidità impreviste quando la previsione sovrastima la cassa disponibile.

Se il saldo negativo si ripete, guarda al capitale circolante: tempi di incasso, livello delle scorte e condizioni con i fornitori determinano quanta cassa assorbe il ciclo operativo.

13 settimane o 12 mesi: quale orizzonte scegli?

Ti servono entrambi, perché rispondono a decisioni diverse. La previsione a 13 settimane, su base settimanale, ti mostra le tensioni di cassa abbastanza presto da intervenire con gli strumenti operativi. Il piano a 12 mesi, su base mensile, ti serve per dimensionare investimenti, linee di credito e rimborsi.

Le 13 settimane coprono un trimestre intero: abbastanza per vedere le scadenze trimestrali e mensili ricorrenti (IVA, contributi, rate), abbastanza vicino per stimare gli incassi partendo da fatture già emesse. Oltre questo orizzonte la previsione si basa sempre di più su ipotesi di vendita e sul conto economico previsionale.

Il Gruppo Madeo usa la previsione a 13 settimane per pianificare le scadenze dei finanziamenti e il bilanciamento della liquidità tra le 5 società. Per le scelte strutturali, come un nuovo impianto o il rifinanziamento del debito, il riferimento resta il piano annuale.

Il punto più delicato è il collegamento tra i due. Se la previsione a 13 settimane mostra che un cliente paga sistematicamente 30 giorni in ritardo, la stessa ipotesi va riportata nel piano a 12 mesi. Se le due previsioni vivono in file diversi, gestiti da persone diverse, questo passaggio tende a saltare.

Come può l'AI migliorare il cash flow previsionale?

L'AI è utile soprattutto in due punti del processo: nella qualità dei dati di partenza e nella stima dei flussi ricorrenti.

Sul primo punto, l'AI classifica in automatico i movimenti bancari per categoria (clienti, fornitori, stipendi, imposte) a partire da regole e da movimenti già classificati. Una categorizzazione corretta è la base di ogni previsione: se un incasso finisce nella categoria sbagliata, anche lo storico su cui stimi i mesi successivi è distorto. Nel Gruppo Madeo, regole e suggerimenti basati su AI gestiscono circa 1.200 movimenti al mese e hanno portato al 95% l'automazione delle scritture contabili generate dai movimenti bancari.

Sul secondo punto, i modelli di machine learning analizzano lo storico dei flussi e propongono una stima con un intervallo di valori probabili, invece di un numero unico. Ti aiutano a vedere quanto è incerta una previsione, per esempio sugli incassi da clienti con abitudini di pagamento irregolari.

L'AI non conosce gli eventi che non sono nei dati: un nuovo contratto, un investimento deciso in consiglio, un cliente in difficoltà di cui hai saputo al telefono. Queste ipotesi restano del CFO, e la previsione funziona meglio quando le due fonti lavorano insieme.

Quali sono gli errori più comuni nel cash flow previsionale?

Il più frequente è mescolare competenza e cassa. Il conto economico previsionale riporta ricavi e costi al netto dell'IVA e nel mese in cui maturano; la cassa si muove con l'IVA inclusa e alla data effettiva di pagamento. Se converti un budget in previsione di cassa senza applicare IVA e condizioni di pagamento, i saldi mensili non tornano.

Il secondo errore è usare la scadenza teorica delle fatture invece del comportamento reale dei clienti. "Con Agicap, le previsioni si basano sul comportamento di pagamento effettivo dei clienti, non più sugli importi teoricamente scaduti", spiega Gianguido Di Maria, Specialista AFC di GDM, azienda produttrice di vernici. In GDM il DSO è sceso del 10% nei primi dodici mesi.

Gli altri errori ricorrenti riguardano le voci non mensili: acconti e saldi delle imposte, tredicesime, premi, rate annuali di assicurazioni e licenze. Sono importi prevedibili, ma se non li inserisci all'inizio dell'anno compaiono come sorprese nei mesi in cui la cassa è già sotto pressione. L'ultimo errore tipico è sommare i fidi alla liquidità: tienili in una riga separata, perché ti dicono quanto puoi finanziare, non quanto hai.