Obbligatoria negli scambi verso la Pubblica Amministrazione dal 2014, la fatturazione elettronica è stata successivamente estesa a tutti pagamenti di beni e servizi tra privati. Come funziona esattamente? Te lo spieghiamo in questo articolo.

Fatturazione elettronica: cos’è

Pensata come strumento per combattere l’evasione fiscale, l’Italia è stato il primo Paese in Europa a renderla obbligatoria. Stiamo parlando della fatturazione elettronica, ovvero il processo digitale che consente a imprese e professionisti dotati di partita IVA di creare, trasmettere e ricevere le fatture con il solo utilizzo di strumenti digitali.

Da quando c’è l’obbligo della fatturazione elettronica

A partire dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica è obbligatoria per:

• le operazioni con la Pubblica Amministrazione;
• le cessioni di beni e le prestazioni di servizi tra soggetti privati (partite IVA e consumatori finali) residenti e stabili in Italia.

Il governo italiano, dal 1° luglio 2022 ha inoltre esteso l'obbligatorietà della fatturazione elettronica per i soggetti che applicano il regime forfettario, fatta salva l’ipotesi del mancato superamento della soglia dei 25.000 euro annuo. Questi ultimi sono stati esclusi fino al 31 dicembre 2023.

In base alla nuova legge, le uniche categorie che restano escluse dall’obbligo di fatturazione elettronica solo gli operatori definiti come “piccoli produttori agricoli” (art. 34, comma 6, del Dpr n. 633/1972), i quali erano già esonerati dall’emissione di fattura anche prima dell’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica.

Fatturazione elettronica: come si emette una fattura

Affinché una fattura possa definirsi elettronica non è sufficiente che sia prodotta al computer e inviata via email, deve altresì essere creata in un formato specifico, ovvero in XLM.

Concretamente questo avviene attraverso l’utilizzo di software dedicati (tra cui quello gratuito dell'Agenzia delle Entrate).

La fattura elettronica si differenzia da una fattura cartacea, in generale, per due aspetti:

• è redatta utilizzando un PC, un tablet o uno smartphone
• è trasmessa elettronicamente al cliente tramite il c.d. Sistema di Interscambio (SdI).

Come lo definisce l’Agenzia delle Entrate, lo SdI è una sorta di “postino” che svolge i seguenti compiti:

1 - verifica se la fattura contiene i dati obbligatori ai fini fiscali, nonché l’indirizzo telematico (c.d. “codice destinatario” ovvero l’indirizzo PEC) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura.

Quando si parla di dati obbligatori si fa riferimento a:

• data di emissione della fattura;
• numero progressivo che identifichi la fattura in modo univoco;
• denominazione o ragione sociale e residenza del soggetto cedente o prestatore;
• numero di partita IVA del soggetto cedente o prestatore;
• numero di partita IVA del soggetto cessionario o committente;
• natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti l’oggetto dell'operazione;
• corrispettivi per la determinazione della base imponibile;
• aliquota, ammontare dell'imposta e dell'imponibile con arrotondamento al centesimo di euro;

In definitiva, quindi, i dati obbligatori da riportare nella fattura elettronica sono gli stessi che si riportano nelle fatture cartacee, oltre all’indirizzo telematico dove il cliente vuole che venga consegnata la fattura.

2. controlla che la partita IVA del fornitore (c.d. cedente/prestatore) e la partita IVA del cliente (c.d. cessionario/committente) siano esistenti.

Quando i controlli precedenti danno esito positivo, il Sistema di Interscambio consegna in modo sicuro la fattura al destinatario comunicando, con una “ricevuta di recapito” a chi ha trasmesso la fattura la data e l’ora di consegna del documento. In caso di esito negativo, la fattura viene rispedita automaticamente al mittente.

Per l'emissione della fattura non è previsto alcun limite minimo di importo.

Per la fatturazione elettronica occorre il codice univoco o la PEC?

Il codice univoco (codice alfanumerico di sei cifre) della fattura elettronica è un elemento fondamentale nel processo di trasmissione del documento digitale, perché serve a identificare in modo inequivocabile il destinatario. Solo grazie al codice univoco, il Sistema di Interscambio (SdI) riesce a recapitare correttamente le fatture.

Spesso si tende a pensare al codice univoco come il codice destinatario contribuente. I due elementi hanno fondamentalmente la stessa funzione, ma ci sono delle differenze importanti:

• il codice destinatario è utilizzato nella fattura elettronica B2B o B2C, ovvero tra soggetti privati, ed è composto da sette caratteri;
• il codice univoco viene usato solo per le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione (B2G) ed è composto da sei caratteri.

Nel caso di cessioni di beni e prestazioni di servizi, se il cliente possiede un indirizzo PEC, non vi è la necessità di comunicare alcun codice univoco.

Fatturazione elettronica: quali sono le sanzioni previste in caso di fattura tardiva o errata?

L’emissione della fattura elettronica deve rispettare alcuni tempi. Pena la possibilità di incorrere in sanzioni. In particolare,

• la fattura immediata: deve essere emessa entro il termine ordinario di 12 giorni dalla vendita di prodotto o prestazione di servizio a cui fa riferimento il documento;
• la fattura differita: entro il 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione;

Nel caso di fattura elettronica emessa in ritardo, trovano applicazione le seguenti sanzioni:

• entro la liquidazione periodica IVA, sanzione 250 euro a 2.000 euro;
• oltre la liquidazione periodica IVA, sanzione che varia dal 90% al 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato, con un minimo di 500 euro.

Al riguardo, si precisa che, in caso di omessa, errata o tardiva fatturazione elettronica, le sanzioni possono essere ridotte tramite un ravvedimento operoso, come di seguito indicato:

• 1/9, entro 90 giorni dall’effettuazione dell’omissione o dell’errore;
• 1/8, entro il termine di presentazione della dichiarazione IVA relativa all’anno in cui è stata commessa la violazione;
• 1/7, entro il termine di presentazione della dichiarazione IVA relativa all’anno successivo in cui è stata commessa la violazione;
• 1/6, oltre il termine di presentazione della dichiarazione IVA relativa all’anno successivo in cui è stata commessa la violazione.

Il cessionario o committente che non riceve la fattura elettronica deve attivarsi e procedere all’emissione di una autofattura, da inoltrare al Sistema di Interscambio (SdI), al fine di evitare la sanzione pari al 100% dell’imposta, con un minimo di 250 euro e un massimo di 2.000 euro.

Per concludere

Nella gestione finanziaria di una qualsiasi attività il processo di fatturazione è da sempre il fulcro per sostenere la liquidità. Errori nella compilazione di una fattura sono spesso la causa dei mancati pagamenti. E quando la cassa si svuota i problemi non tardano ad affacciarsi. Ecco perché, far affidamento su un software in grado di assicurare una corretta gestione dei crediti è un passo che sempre più aziende compiono per mettersi al riparo dal rischio di liquidità.

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