Come funziona la fatturazione elettronica

Obbligatoria negli scambi verso la Pubblica Amministrazione dal 2014, la fatturazione elettronica è stata successivamente estesa ai pagamenti di beni e servizi tra aziende e titolari di partita IVA. Ma come funziona esattamente la fatturazione elettronica, quali soggetti sono obbligati a emettere una fattura elettronica e perché è così importante per le PMI? Scoprilo subito in quest’articolo.

Cos’è la fatturazione elettronica

Per “fatturazione elettronica” si intende il processo di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture in modalità digitale. Tale processo avviene utilizzando specifici software che consentono di elaborare le fatture tramite l’apposito formato xml, l’unico riconosciuto e accettato dall’Agenzia delle Entrate.

L’obiettivo della fattura elettronica è quello di sostituire la tradizionale fattura cartacea in modo da rendere le procedure fiscali più semplici, tracciabili e trasparenti.

La fattura elettronica rappresenta, dunque, un valido strumento sia in ottica di semplificazione della gestione contabile di un’impresa sia per contrastare l’evasione fiscale.

Che differenze ci sono tra fattura cartacea, digitale, semplificata e ordinaria?

La fattura elettronica, o digitale, è un documento fiscale che contiene gli stessi dati e ha lo stesso valore legale delle tradizionali fatture cartacee.

Le differenze sono principalmente due:

• va redatta nel formato “xml” usando un PC, un tablet o uno smartphone;
• deve essere trasmessa al cosiddetto “Sistema di Interscambio” (SdI) dell’Agenzia delle Entrate che provvederà poi, dopo i dovuti controlli, a recapitare la fattura al cliente (impresa/titolare di partita IVA) finale.

Per quanto concerne, invece, la fattura semplificata, essa può essere sia cartacea sia elettronica e trova applicazione per le operazioni sino a 400€ di valore. Oltre 400€ si parla di fattura ordinaria.

Da quando sussiste l’obbligo di fatturazione elettronica?

A livello europeo l’Italia è stata la prima nazione a introdurre in maniera progressiva l’obbligo di fatturazione elettronica. Un primo passo è stato fatto nel 2014 quando la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per la pubblica amministrazione.

Nel 2017 è stata introdotta la fattura elettronica in forma facoltativa anche per le imprese e, dal 1° gennaio 2019, la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per tutti i soggetti residenti in Italia titolari di partita IVA, fatta eccezione solo per alcune categorie, tra cui le imprese in regime forfettario.

Per queste ultime, l’obbligo è scattato il 1° luglio 2022.

Dal 1° gennaio 2024, inoltre, anche i soggetti che nell’anno precedente hanno percepito ricavi o compensi inferiori a 25 mila euro, saranno obbligati a emettere tutte le fatture in modalità elettronica. Decadrà, dunque, il limite di fatturato.

Chi ha l'obbligo di emettere fattura elettronica dal 2019?

L’obbligo di fatturazione elettronica riguarda i soggetti residenti in Italia, titolari di partita IVA, che forniscono beni/servizi verso la pubblica amministrazione (fatture B2PA) o verso altre imprese/titolari di partita IVA (tutte le fatture B2B).

Dal 1° gennaio 2024, come anticipato, anche i forfettari, senza più limiti di fatturato, saranno tenuti a emettere e trasmettere tutte le fatture tramite il sistema di interscambio (SDI).

Rimangono esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica solo i “piccoli produttori agricoli” (art. 34, comma 6, del Dpr n. 633/1972) e le imprese/titolari di partita IVA del settore sanitario che inviano dati al “Sistema Tessera Sanitaria”.

Fattura PA, B2B, B2C: cosa cambia con la fatturazione elettronica obbligatoria?

Ciò che cambia con il sistema di fatturazione elettronica è la modalità di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture. Mentre prima, infatti, occorreva inviare la fattura su supporto cartaceo o via e-mail al destinatario, oggi la procedura avviene in maniera informatizzata.

Tutte le fatture B2B e B2PA vengono trasmesse al sistema di interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate che ha il compito di verificare e recapitare la fattura al destinatario. Per farlo, lo SDI utilizza specifici codici che variano in base al destinatario finale.

Nel caso in cui il cliente/committente di un bene/servizio sia un soggetto privato, il fornitore è tenuto a inviargli una copia cartacea o in formato PDF che avrà valore a fini fiscali.

Come funziona la fatturazione elettronica? 5 step da seguire

Dal 2019 il sistema di fatturazione elettronica è stato profondamente innovato, sia per quanto concerne i soggetti sia per quanto attiene alle fasi e modalità di emissione, trasmissioni e conservazione delle fatture.

In particolare, il processo di fatturazione elettronica prevede le seguenti fasi:

1. emissione della fattura in formato xml;
2. invio della fattura al sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate;
3. verifiche da parte dello SDI;
4. trasmissione della fattura al destinatario;
5. conservazione sostitutiva della fattura.

1. Emissione della fattura in formato xml

Tutte le fatture devono essere elaborate ed emesse nel formato xml. La fattura elettronica deve riportare gli stessi dati obbligatori per la tradizionale fattura cartacea (identificativi fiscali, descrizione del bene/servizio, prezzo, data di emissione, ecc.) con, in più, il codice destinatario/codice univoco/indirizzo PEC del cliente finale.

Questi ultimi dati sono indispensabili per la successiva consegna della fattura al destinatario.

Una volta compilata, la fattura va firmata tramite la firma elettronica qualificata.

1. Invio della fattura al sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate

Il file della fattura viene quindi trasmesso al sistema di interscambio tramite un apposito software. In base alle tempistiche di trasmissione avremo due tipi di fatture:

• fattura immediata: va trasmessa al sistema SDI entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell'operazione/servizio;
• fattura differita: deve essere trasmessa entro il giorno 15 del mese successivo all’operazione/servizio.

Il cessionario o committente che non riceve la fattura elettronica nei tempi stabili, deve procedere all’emissione di una autofattura, da inoltrare al Sistema di Interscambio, al fine di evitare la sanzione pari al 100% dell’imposta, con un minimo di 250 euro e un massimo di 2.000 euro.

1. Verifiche da parte dello SDI: dati privati, causale, codice destinatario

Il sistema di interscambio ha il compito di verificare l’autenticità, leggibilità e integrità del contenuto. In particolare, spetta allo SDI controllare la presenza dei dati obbligatori (partita IVA del cedente/prestatore e del cessionario/committente, data di emissione della fattura, bene/servizio oggetto dell’operazione, corrispettivi, aliquota, codice destinatario /univoco/indirizzo PEC, ecc.).

In caso di esito positivo, la fattura viene consegnata al destinatario e, contestualmente, lo SDI invia una “ricevuta di recapito” a chi ha trasmesso la fattura, comunicando la data e l’ora di consegna del documento digitale.

In caso di esito negativo, la fattura viene rispedita automaticamente al mittente che deve provvedere alla sua correzione. L’esito negativo può essere dovuto principalmente a due motivi:

• inammissibilità o non idoneità del documento presentato (in questo caso lo SDI invia al mittente una notifica di scarto);
• temporaneo fallimento dell’operazione, ad esempio per problemi tecnici (notifica di mancata consegna).

1. Trasmissione della fattura: Fatturapa “.it” e “.com” quando si usa il codice destinatario, codice univoco e indirizzo pec

Il sistema di interscambio funziona, dunque, come una sorta di postino. Se, come anticipato, i controlli danno esito positivo, esso consegna la fattura al destinatario, comunicando al fornitore o mittente la data e l’ora di consegna.

Affinché lo SDI possa consegnare correttamente la fattura, quest’ultima deve essere provvista di un codice, paragonabile a una sorta di indirizzo di casa.

Tutte le fatture elettroniche, infatti, sono caratterizzate da codici speciali che consentono di identificare in maniera univoca il destinatario finale.

Tali codici sono:

• “codice destinatario”: si tratta di un codice alfanumerico di sette cifre utilizzato per le fatture elettroniche B2B. Per ricevere il codice destinatario occorre iscriversi all’anagrafica dello SDI;
• “codice univoco d’ufficio” (CUU): è un codice alfanumerico di sei cifre utilizzato per le fatture verso la Pubblica Amministrazione. Viene anche indicato come “codice IPA” (Indice Pubblica Amministrazione). Sul sito www.indicepa.gov.it è possibile trovare l’elenco di tutti gli indirizzi IPA delle amministrazioni pubbliche italiane.

Nel caso di fatture B2C in cui il cliente finale non possieda né un codice destinatario né una partita IVA, può essere utilizzato l’indirizzo PEC (Posta Elettronica Certificata). In questo caso, nella casella relativa al codice destinatario andrà inserito il valore “0000000” (7 volte zero). Laddove il cliente privato non avesse nemmeno l’indirizzo PEC, può essere utilizzato il codice fiscale.

Per i clienti residenti all’estero, invece, occorre inserire nel campo “codice destinatario” il codice “XXXXXXX” (7 volte X), specificandone la partita IVA se ha sede in uno Stato dell’Unione Europea, oppure il codice “OO 99999999999” (due volte la lettera O e undici volte il numero 9), se ha sede in uno Stato Extra UE.

1. Conservazione sostitutiva della fattura

Con “conservazione sostitutiva” si indica il processo di archiviazione informatica delle fatture che mantengono la stessa validità fiscale delle rispettive fatture cartacee. A norma di legge, tutte le fatture elettroniche devono essere conservate per 10 anni.

La conservazione digitale consente di semplificare sia le operazioni di archiviazione fisica sia le procedure di ricerca dei documenti fiscali in caso di eventuali verifiche o accertamenti.

Grazie alla conservazione elettronica, inoltre, vengono eliminati i problemi relativi allo smarrimento, usura o illeggibilità delle fatture cartacee.

Cosa ci vuole per fare la fattura elettronica

Per emettere, trasmettere e conservare una fattura elettronica occorre:

• un software di fatturazione elettronica
• un codice destinatario/univoco/indirizzo PEC.

La scelta del tipo di software è estremamente importante. In commercio esistono diverse soluzioni, sia gratuite sia a pagamento, per cui la scelta è molto soggettiva.

Fai attenzione però: i software di fatturazione elettronica fungono semplicemente da intermediari tra la tua impresa e lo SDI.

Le loro funzioni si limitano alla elaborazione in formato xml di tutte le fatture e nella loro trasmissione e conservazione.

Tali software, dunque, non consentono né un monitoraggio né un’analisi dei pagamenti e dei flussi di cassa.

Per questo, prima di scegliere un software di fatturazione, verifica che sia integrabile con sistemi di contabilità e tesoreria affidabili.

Quanto costa la fattura elettronica?

Di per sé una fattura elettronica non ha un costo aggiuntivo rispetto alla corrispettiva fattura cartacea. Anzi, essa permette di risparmiare sui costi di stampa, spedizione e conservazione fisica.

Ciò che cambia è, solamente, il costo del software utilizzato. In commercio esistono sia software gratuiti, come quello dell’Agenzia delle Entrate, sia a pagamento.

In entrambi i casi la procedura web è la stessa, così come il meccanismo di trasmissione allo SDI.

Alcuni software a pagamento possono, però, offrire delle funzionalità aggiuntive, per cui valuta con attenzione il tipo di software prima di fare una scelta e, soprattutto, verifica sempre che esso, come accennato, sia integrabile con i tuoi sistemi di contabilità e tesoreria, pena la sua scarsa efficacia.

Come capire se si ha una fattura emessa correttamente?

Una volta inviate allo SDI, tutte le fatture elettroniche vengono controllate dallo stesso sistema di interscambio che provvede a verificarne l’integrità e correttezza dei dati.

In caso di esito positivo, lo SDI trasmette la fattura al destinatario, inviando una notifica con l’ora di consegna al mittente.

È bene sottolineare che una fattura elettronica viene considerata emessa solo se supera i controlli dello SDI e viene consegnata al cliente. Ciò significa che, in caso di esito negativo, la fattura non si considera emessa.

Da un punto di vista pratico, ciò vuol dire che dovrai emettere nuovamente la fattura, correggendo gli errori segnalati dallo SDI e rinviandola allo stesso sistema, entro i termini previsti a norma di legge, pena l’applicazione di specifiche sanzioni.

Nel caso, invece, di una fattura regolarmente consegnata che, però, va integrata o modificata, ti basterà emettere una normale nota di credito elettronica.

Fattura errata o tardiva: sanzioni previste

In caso di omessa, errata o tardiva fatturazione elettronica, si applicano le seguenti sanzioni:

• Da 250 a 2.000 euro nel caso di fatture emesse entro la liquidazione periodica IVA;
• Dal 90% al 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato, con un minimo di 500 euro per fatture emesse oltre la liquidazione periodica IVA.

È possibile ridurre le sanzioni tramite un apposito ravvedimento operoso così articolato:

• 1/9, entro 90 giorni dall’effettuazione dell’omissione o dell’errore;
• 1/8, entro il termine di presentazione della dichiarazione IVA relativa all’anno in cui è stata commessa la violazione;
• 1/7, entro il termine di presentazione della dichiarazione IVA relativa all’anno successivo in cui è stata commessa la violazione;
• 1/6, oltre il termine di presentazione della dichiarazione IVA relativa all’anno successivo in cui è stata commessa la violazione.

A cosa serve la fattura online tra azienda e azienda? I vantaggi principali della fatturazione elettronica per le PMI

La fatturazione elettronica offre una serie di vantaggi, soprattutto per le piccole e medie imprese. In particolare, essa:

• riduce tempi e costi di elaborazione e trasmissione delle fatture rispetto al supporto cartaceo;
• minimizza gli errori dovuti alla compilazione manuale (spesso causa di mancati pagamenti);
• facilita la conservazione e la ricerca delle fatture;
• elimina il problema dello smarrimento/usura/illeggibilità delle fatture cartacee.

In più, la fatturazione elettronica consente una maggiore trasparenza e tracciabilità delle operazioni relative alla cessioni di beni e prestazioni di servizi, fondamentale sia in ottica di gestione interna sia di lotta all’evasione fiscale.

Per questo è importante scegliere con cura il proprio software di fatturazione elettronica, prediligendo sistemi che offrono un’integrazione completa con gli altri programmi di tesoreria e contabilità della tua impresa.

I software di fatturazione elettronica, infatti, hanno funzionalità limitate all’emissione, trasmissione e conservazione delle fatture.

Essi svolgono semplicemente un ruolo di intermediari tra l’azienda e lo SDI ma non consentono né una gestione dei flussi di cassa né un controllo diretto su pagamenti e fatture.

E allora come fare?

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