Software per fattura elettronica: sei sicuro di avere quello giusto?

Dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per tutte le aziende italiane che operano nel settore B2B e B2G, ossia verso altre aziende (escluse quelle in regime di vantaggio) e verso la Pubblica Amministrazione. Ciò ha determinato la nascita di software specifici per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche. Ma quale software scegliere e quali rischi corri se usi quello sbagliato? In quest’articolo vedremo perché è importante non limitarti a un semplice servizio di digitalizzazione e quale soluzione adottare per ottimizzare la gestione delle tue fatture elettroniche.

Cos’è e a cosa serve un software di fatturazione elettronica

L’espressione “fatturazione elettronica” indica il processo di digitalizzazione delle fatture grazie all’utilizzo di appositi software.

L’introduzione di tali software ha rivoluzionato il sistema di emissione, ricezione e conservazione delle fatture B2B e B2G, consentendo a PMI e titolari di partita IVA di abbondonare il supporto cartaceo e, conseguentemente, di superare i costi e tempi ad esso associati.

Grazie a un software di fatturazione elettronica, infatti, è possibile gestire le fatture aziendali lungo tutto il loro ciclo di vita, dall’emissione alla conservazione digitale (a norma di legge per 10 anni).

Come funziona un software di fatturazione elettronica

I software di fatturazione elettronica consentono di elaborare e spedire le fatture (e le eventuali note di credito) in un formato standard, detto “FatturaPA”, basato sul linguaggio di programmazione XML,l’unico accettato dal Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate.

Di fatto, dunque, la fattura viene trasformata in un file e trasmessa in maniera elettronica.

• il software di fatturazione elettronica genera una fattura in formato .xml;
• la fattura viene firmata digitalmente dall’emittente (o suo intermediario) tramite la firma elettronica qualificata;
• il software invia la fattura elettronica al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate che provvede a controllarne e verificarne automaticamente la regolarità e correttezza dei requisiti tecnici (ad esempio: indicazione della partita IVA del cedente o prestatore, partita IVA del cessionario/committente, codice destinatario o PEC del cliente, firma digitale, ecc.);
• se i controlli danno esito positivo, il Sistema di Interscambio, fungendo da “postino”, recapita il file della fattura al destinatario. In caso negativo, la fattura viene rispedita automaticamente al mittente;
• il destinatario importa e registra la fattura grazie al suo software di fatturazione elettronica. La maggior parte dei software consente di conservare e scaricare le fatture in cloud o in altri storage online.

Grazie a un software di fatturazione elettronica, dunque, imprese e titolari di partita IVA possono snellire e ottimizzare tutte le fasi di trasmissione di una fattura, abbattendo tempi, costi e problemi relativi alle tradizionali fatture cartacee (stampa, spedizione, conservazione in archivi fisici, deperimento/illeggibilità/smarrimento, ecc.).

Il codice destinatario, infatti, permette la spedizione e ricezione delle fatture elettroniche in modo sicuro e automatico. Stesso discorso vale per le note di credito che possono essere emesse, trasmesse e archiviate in maniera totalmente elettronica, anche tramite applicazione mobile.

Ciò consente di semplificare notevolmente il lavoro del commercialista e del reparto contabile aziendale. Per usufruire di tutte le funzionalità di un software di fatturazione elettronica, è importante, però, assicurarsi di usare sempre la versione più aggiornata.

Fatturazione elettronica verso un cliente privato

Una menzione a parte va fatta per l’invio di fatture elettroniche B2C.

Se, infatti, la tua azienda vende al dettaglio e se il cliente finale non dispone di un codice destinatario, allora occorre che il reparto contabile aziendale o il commercialista:

• trasmettano elettronicamente la fattura al sistema di interscambio indicando, al posto del codice destinatario, il codice univoco e la PEC del cliente;
• inviino una copia cartacea o in formato .pdf al cliente.

Anche in questo caso potrai registrare e conservare le tue fatture sul software da te scelto.

Qual è il miglior software per la fatturazione elettronica online?

In commercio esistono diversi tipi di software per la fatturazione elettronica, per cui la scelta è molto soggettiva. Prima di scegliere un programma o un’applicazione per le tue fatture aziendali, verifica che disponga delle seguenti funzionalità:

• trasformazione e gestione delle fatture e delle note di credito in file elettronici tramite l’utilizzo del formato .xml;
• apposizione della firma digitale qualificata;
• invio allo SdI e ricezione delle fatture elettroniche dallo stesso sistema di interscambio;
• conservazione delle fatture elettroniche (sia delle fatture di acquisto sia di vendita) per 10 anni;
• integrazione con sistemi gestionali di contabilità e tesoreria aziendale.

Quest’ultimo aspetto è particolarmente importante. I software di fatturazione elettronica, infatti, servono solo per emettere, elaborare e spedire le fatture digitali.

Essi, dunque, fungono da intermediari tra un’impresa e il servizio di interscambio dell’Agenzia delle Entrate, ma non permettono né il monitoraggio di spese e pagamenti né un’ottimazione del cash flow aziendale cosa che, invece, è essenziale per garantire la stabilità e solvibilità di un’impresa.

Altro aspetto da considerare nella scelta di un software di fatturazione elettronica, è la possibilità di utilizzare tutte le funzionalità anche da app mobile.

Software e app per fatture elettroniche

I migliori software per fattura digitale, offrono anche una versione mobile utile per elaborare, spedire e ricevere le tue fatture al sistema di interscambio ovunque ti trovi. Generalmente, le app per fatture elettroniche sono compatibili sia con sistemi operativi iOS sia Android e, quindi, consentono l’invio allo SdI delle tue fatture anche tramite smartphone o Tablet.

Le app per fatture elettroniche offrono anche la possibilità di conservare le fatture in Cloud e in Drive. Ciò consente al commercialista e al reparto contabile aziendale di ricercare e scaricare velocemente le fatture in caso di verifiche o controlli fiscali. Alcuni software, inoltre, consentono la digitalizzazione di altri file come i documenti di trasporto.

Quanto costa un programma semplice per la fatturazione elettronica e quale scegliere?

È possibile scegliere sia software a pagamento sia gratis. Generalmente, tutti i software di fatturazione elettronica a pagamento offrono sempre la possibilità di usufruire di una prova gratuita in modo da testare tutte le diverse funzionalità.

Facciamo degli esempi.

Software a pagamento: Libero gratis, Sifattura, Sdipec, Danea easyfatt e Fatture in Cloud, cosa offrono?

I principali software di fatturazione elettronica prevedono dei piani base gratuiti e delle versioni avanzate a pagamento. In linea generale, le versioni a pagamento danno la possibilità di:

• emettere un numero illimitato di fatture elettroniche in formato .xml, compilando velocemente le diverse linee di dettaglio;
• ricevere automaticamente le tue fatture d’acquisto dal sistema di interscambio tramite il tuo codice destinatario;
• avere un’assistenza prioritaria, talvolta anche h24
• attivare notifiche personalizzate
• scegliere tra diversi modelli di fatture
• integrare il software con programmi di gestione della tesoreria come Agicap in modo da avere un controllo sul cash flow aziendale.

Software di fatturazione elettronica gratuito dell’Agenzia delle Entrate

In alternativa alle diverse versioni a pagamento, sul sito ufficiale dell’Agenzia delle Entrate è disponibile gratuitamente il software “Compilazione Fattura Elettronica”. Si tratta di un programma che, come suggerisce il nome, permette di compilare la fattura attraverso una serie di domande che determinano la struttura del file .xml da trasmettere all’Agenzia delle Entrate.

Come scaricare gratis il software di fatturazione elettronica dell’agenzia delle entrate?

Scaricare il software dell’Agenzia delle Entrate per l’elaborazione e spedizione delle tue fatture aziendali è molto semplice. Ti basterà cliccare sull’apposito link “compilazione fattura elettronica” disponibile sul sito ufficiale.

L’applicazione è compatibile con i principali sistemi operativi e può essere scaricata velocemente.

Quando viene avviata la prima volta, l’applicazione può richiedere una serie di operazioni preliminari (accettazione delle informative sulla privacy, sull’affidabilità del fornitore, autorizzazioni all’esecuzione, ecc.).

Fai attenzione perché, se utilizzi il software offline per lunghi periodi di tempo, potresti riscontrare dei problemi tecnici. In questo caso, collegati nuovamente al sito ufficiale e riapri l’applicazione, in modo da aggiornare il software alla versione più recente.

Software e gestionale per la fatturazione elettronica: perché fare attenzione sia alle versioni gratis che a pagamento?

I diversi software e le relative app per fatture elettroniche, sia gratuiti sia a pagamento, danno la possibilità a piccole e medie imprese di emettere, spedire e archiviare le fatture in formato .xml.

Tali programmi, dunque, fungono da intermediari tra l’azienda che emette la fattura e il sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate che recapita poi la fattura al destinatario finale.

Il problema principale, però, è che tutte le funzionalità di questi software sono limitate alla semplice digitalizzazione, trasmissione e conservazione dei documenti fiscali. Essi, cioè, non consentono una gestione ottimizzata delle tue fatture e non permettono il controllo e l’analisi del flusso di cassa aziendale.

Oltre a ciò, un semplice servizio di fatturazione elettronica non dà la possibilità di monitorare i pagamenti o i crediti insoluti e ciò può determinare una vera crisi di liquidità.

Le fatture da incassare, infatti, rappresentano la fonte principale di liquidità per un’azienda e un accumulo di fatture non pagate può creare seri problemi alle finanze di un’impresa, soprattutto se di piccole e medie dimensioni.

La mancanza di liquidità, infatti, non solo non consente all’azienda di investire in progetti di sviluppo ed espansione, ma mina la stessa capacità di far fronte al pagamento dei fornitori, dei dipendenti, di tasse e imposte, delle strutture, ecc.

Per questo, è fondamentale scegliere dei software di fatturazione elettronica che siano integrabili con programmi di gestione della tesoreria e contabilità come Agicap.

In questo modo, non ti limiterai alla semplice spedizione e conservazione delle fatture elettroniche, ma potrai svolgere un’attività di gestione e ottimizzazione delle tue entrate e uscite, avrai un controllo diretto su pagamenti e fatture e, in più potrai pianificare la liquidità aziendale grazie ad algoritmi previsionali.

Scegli Agicap: gestione fatture, pagamenti e incassi in un’unica piattaforma

Agicap è un software di gestione della tesoreria grazie a cui potrai tenere sotto controllo il cash flow della tua azienda e potrai monitorare in tempo reale lo stato di entrate, uscite, fatture di acquisto, spese, ecc.

Ciò ti permetterà di ottimizzare i tempi dei pagamenti (sia verso i fornitori sia lato clienti) e di facilitare la riscossione dei crediti commerciali.

Agicap ti offre un’integrazione perfetta con i migliori software di fatturazione elettronica come “Fatture in Cloud”, grazie a cui potrai:

• centralizzare tutte le tue informazioni di fatturazione e liquidità in un’unica piattaforma, accessibile anche da app;
• monitorare in tempo reale l'impatto delle tue fatture emesse / ricevute / in sospeso sul tuo flusso di cassa;
• tracciare le fatture scadute e impostare promemoria e avvisi;
• controllare in tempo reale la situazione di clienti e fornitori.

In più, integrandosi direttamente con il sistema SdI dell’Agenzia delle Entrate, Agicap ti permette di importare automaticamente tutte le tue fatture, senza doverle caricare o compilare manualmente.

Partendo, dunque, dalle semplici fatture elettroniche, avrai la possibilità di fare un’analisi accurata dei movimenti di cassa e della liquidità della tua azienda.

Controlla pagamenti e fatture con un solo clic!

Agicap mette a tua disposizione strumenti specifici per ottimizzare il controllo della tesoreria e la gestione della liquidità della tua impresa, tra cui:

• Agicap Payment per ottimizzare la gestione dei movimenti in uscita, centralizzare la gestione dei fornitori e pagarli direttamente dal software, in tutta sicurezza e senza incorrere in sanzioni per ritardi nell’emissione delle fatture;
• Agicap CashCollect per tracciare l’incasso delle tue fatture, risparmiare tempo nella riscossione dei pagamenti, analizzare l’evoluzione dei tuoi tempi di incasso e semplificare le procedure di sollecito e recupero dei crediti. In questo modo, ridurrai il rischio di ritardi nei pagamenti, fatture non pagate e crediti insoluti;
• Agicap Cashflow per monitorare i movimenti di cassa in tempo reale;
• Agicap Spend Management per gestire le spese e i pagamenti (anche tramite carte di credito aziendali).

In un’unica piattaforma, accessibile anche da applicazione mobile, avrai una visione completa e un controllo efficace della gestione finanziaria della tua azienda.

Cosa aspetti? Provalo subito gratuitamente!