Nota di credito: cos’è, come e quando farla

Può capitare a chiunque di compiere degli errori in fase di fatturazione, riportando importi o informazioni sbagliate: in tal caso bisogna intervenire con l’emissione di una nota di variazione, un documento che permette di rettificare o annullare la fattura errata. In questo articolo parliamo, nello specifico, delle note di variazione in diminuzione, denominate note di credito. Vediamo quindi in cosa consiste esattamente una nota di credito, quando è necessario emetterla e quali caratteristiche deve avere.

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Cosa si intende per nota di credito

La nota di credito, o nota di accredito, è un tipo di documento (appartenente alla categoria delle note di variazione) che si emette per correggere o annullare una fattura errata perché, ad esempio, riporta un importo sbagliato, un dato fiscale incongruente o un nominativo non corretto. L’emissione della nota di credito permette quindi di effettuare lo storno parziale o totale della fattura errata, per poi procedere, se necessario, alla creazione di una nuova fattura, in modo da evitare errori nei pagamenti e nel versamento dell’IVA.

Più nello specifico, la nota di credito si emette quando l’importo riportato sulla fattura è superiore rispetto a quello stabilito e, di conseguenza, comporta un addebito di imposta maggiore di quello dovuto. Si tratta quindi di una nota di variazione in diminuzione. Ad esempio, se hai emesso una fattura di 250 euro + IVA, ma l’importo esatto era di 200 euro + IVA, per correggerla sarà necessario creare una nota di credito di 50 euro + IVA, corrispondente alla differenza tra l’importo della fattura originaria e l’importo corretto. Nel caso in cui il saldo sia già avvenuto, una volta emessa la nota di credito, dovrai inoltre procedere alla restituzione di una parte o dell’intera somma corrisposta dal cliente.

Oltre alla nota di credito esiste un’altra tipologia di nota variazione, la nota di debito, che si emette invece quando l’importo fatturato è inferiore all’importo effettivo e l’IVA applicata risulta minore di quella realmente dovuta: si parla, qui, di nota di variazione in aumento. In questo caso sarà il cliente che, per mettersi in regola, dovrà provvedere al pagamento della somma di denaro mancante.

Quando si fa una nota di credito

Una nota di credito si emette quando si riscontrano degli errori dopo l’emissione/registrazione di una fattura. Ciò vale sia per le fatture “tradizionali” sia per quelle elettroniche, con una piccola differenza:

• le fatture “tradizionali” sono ritenute fiscalmente valide subito dopo l’invio al cliente: se, una volta inviata la fattura, ci si accorge dell’errore, si può quindi emettere immediatamente la nota di credito;
• le fatture elettroniche, invece, passano attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, che ne verifica la conformità e, se non riscontra errori, le registra e le recapita al destinatario. Per questo motivo, se la fattura non è ancora stata accettata dal SdI, è bene attendere l’esito della trasmissione, prima di emettere la nota di credito, in quanto potrebbe venire direttamente scartata.

L’emissione di una nota di credito, in caso di fatture con un imponibile o un’IVA superiori a quelli effettivi, non è obbligatoria per legge, ma è utile per evitare di pagare più del dovuto.

Di seguito trovi alcune delle casistiche più comuni per cui si emette una nota di credito:

• la base imponibile indicata in fattura non è corretta;
• sono presenti degli errori nel computo delle imposte da applicare;
• la fattura non riporta uno sconto che era stato pattuito con il cliente;
• la prestazione concordata non è stata portata a termine completamente o correttamente;
• la fattura riporta dei dati errati (anagrafica, intestazione, ecc.);
• il cliente non ha ritirato la merce o ha rinvenuto dei materiali difettosi e non sostituibili;
• il contratto è stato rescisso o annullato.

Un altro errore frequente, che richiede l’emissione di una nota di credito, sono le fatture elettroniche doppie. Generalmente, Il Sistema di Interscambio è in grado di riconoscerle e bloccarle, ma basta anche un solo dato differente all’interno della fattura doppia perché questa venga considerata come un documento diverso, che dovrà quindi essere annullato.

Per quanto riguarda le tempistiche, la regola generale (in base all’art. 26 del D.P.R. 633/72) prevede che la nota di credito sia emessa entro un anno dalla data di emissione della fattura da rettificare, pena la non validità del documento. Il limite di un anno può tuttavia essere superato nei seguenti casi:

• “dichiarazione di nullità, annullamento, revoca, risoluzione e rescissione della prestazione”;
• “mancato pagamento in tutto o in parte a causa di procedure concorsuali o esecutive risultate infruttuose”.

Quando non serve emettere una nota di credito

Anche in presenza di errori, l’emissione di una nota di credito non è sempre necessaria. Ecco alcune situazioni in cui puoi farne a meno:

• il Sistema di Interscambio ha scartato la tua fattura: questo significa che la fattura che avevi inviato si considera non emessa e non ha più alcuna validità, per cui non occorre nessuna nota di credito per correggerla; sarà tuttavia necessario inviare entro cinque giorni dalla ricezione della notifica di scarto una nuova fattura, che abbia lo stesso numero e la stessa data di quella scartata.
• hai ricevuto una notifica di rifiuto: anche in questo caso, è come se la tua fattura non fosse mai stata emessa; oltre a chiedere spiegazioni al cliente, puoi creare una nuova fattura, utilizzando lo stesso numero e correggendo i campi che hanno generato il rifiuto.
• sono presenti errori irrilevanti (ad esempio un IBAN diverso), per i quali è sufficiente informare il cliente.

Come si fa una nota di credito

La nota di credito presenta caratteristiche identiche a una fattura, tranne che per la denominazione “nota di credito” (che deve essere esplicitamente riportata in testata) e la tipologia di documento.

Nello specifico, una nota di credito deve includere:

• data e numero del documento;
• generalità dell’emittente (compresa partita IVA);
• generalità del destinatario (compresa partita IVA o codice fiscale);
• causale di emissione;

All’interno della nota di credito devono inoltre essere presenti:

• i riferimenti alla fattura precedentemente emessa;
• le correzioni necessarie.

Chi paga il bollo sulla nota di credito

Il pagamento della marca da bolla per una nota di credito è necessario solo nel caso in cui la differenza tra la nota di credito e la fattura originaria sia superiore a 77,37 euro. Se l’importo della nota risulta inferiore, l’imposta di bollo non è dovuta.

Quando è previsto il pagamento del bollo, l’emittente può scegliere di agire in due modi:

• addebitare il costo del bollo al cliente, sottraendolo all’importo indicato sulla nota di credito (ad esempio, se il cliente è in credito di 150 euro, bisognerà sottrarre a questo importo i 2 euro della marca da bollo, emettendo così una nota di credito da 148 euro);
• farsi carico del costo del bollo (riprendendo il caso precedente, la nota di credito rimane quindi di 150 euro).

Come si storna una nota di credito errata

Quando ci si accorge di dover rettificare o annullare una fattura errata può capitare che anche la nota di credito successivamente emessa per rimediare all’errore si riveli, a sua volta, inesatta e sia quindi necessario emettere uno o più documenti aggiuntivi per rimettere le cose a posto.

La cosa migliore da fare, in casi simili, è stornare la nota di credito errata con una nota di debito di pari importo, che riporti nella descrizione le ragioni della sua emissione, per poi produrre una nuova nota di credito (avendo cura, questa volta, di non commettere ulteriori errori).

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