La fattura elettronica in Italia ha reso ancora più trasparente e snello il meccanismo di trasmissione delle fatture. Grazie al sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate (definito anche SDI) le fatture tra le aziende si muovono adesso per vie telematiche, facendoti così risparmiare tempo e denaro nella gestione della contabilità. Ma come funziona la fattura elettronica, e quali soggetti hanno l’obbligo di emetterla? In questo articolo scopri tutto quello che devi sapere per l’anno fiscale appena iniziato.

Come funziona la fattura elettronica in Italia?

In Italia, dal primo gennaio 2019 in poi, il sistema di fatturazione ha subìto un piccolo stravolgimento. È a partire da quel momento, infatti, che è entrata in vigore la fattura elettronica, un documento in formato digitale che ha sostituito (anche se ancora non del tutto) la tradizionale fattura cartacea.

Con la fatturazione elettronica, cambia principalmente il metodo di trasmissione delle fatture. Mentre prima era necessario un invio diretto ai committenti – anche via email, in caso di file in PDF – con la fattura elettronica entra in gioco l’Agenzia delle Entrate.

La fattura elettronica, infatti, deve essere trasmessa al sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate, il cosidetto SDI che ha il compito di recapitare la fattura al suo destinatario. È proprio questo meccanismo che rende la fatturazione elettronica sicura e agevole, nonché un tentativo interessante per contenere l’evasione fiscale del Paese.

La scelta di passare a un sistema di fatturazione digitale nasce dall’esigenza di una maggiore trasparenza e tracciabilità delle operazioni commerciali, e ci riferiamo qui in particolare alle operazioni tra le aziende. I vantaggi, però, sono molteplici e spesso incidono direttamente sulla gestione della contabilità di un’impresa.

Solo per riportare alcuni esempi, diciamo che con la fattura elettronica:

• si riduce il rischio di errori dovuti alla compilazione manuale tipica della fattura cartacea tradizionale;
• ci sono tempi di elaborazione più corti, visto che non è più necessario stampare e inviare la fattura ai committenti;
• è più facile conservare le fatture e tenerle tutte a portata di mano in caso di necessità di consultazione.

La fattura elettronica riguarda, comunque, soltanto le transazioni tra aziende, in altre parole tra prestatori (o venditori) e committenti. Questo vuol dire che, se la tua azienda vende merce al dettaglio e ha quindi rapporti commerciali diretti con i consumatori, deve comunque recapitare una copia cartacea della fattura.

Per spiegarlo in parole semplici, quando emetti la fattura elettronica per un tuo committente, questa verrà trasmessa all'Agenzia delle Entrate che si occuperà poi di recapitarla al destinatario. Ma se la fattura elettronica è destinata a un soggetto privato (quindi al consumatore finale), sarà tuo compito inviarne una copia cartacea o in PDF, copia che avrà a tutti gli effetti valore fiscale.

Nei paragrafi successivi, chiariremo come si compila una fattura elettronica e come recapitarla al destinatario finale.

Chi è esente dalla fattura elettronica, e chi è obbligato a farla?

Secondo la normativa, la fattura elettronica è obbligatoria per le imprese che lavorano nel B2B, ovvero che hanno rapporti commerciali verso altre aziende, in qualità di prestatori di servizi o venditori di beni.

Come abbiamo già sottolineato, per i rapporti tra aziende è d’obbligo emettere la fattura elettronica. Se però la stessa azienda vende anche al dettaglio – e quindi direttamente ai consumatori – è tenuta a inoltrare al cliente la copia cartacea o in PDF della fattura.

Esistono comunque situazioni particolari che prevedono l'esenzione totale dalla fatturazione elettronica. Ci riferiamo alle imprese che rientrano tra:

• le aziende agricole di piccole dimensioni;
• le aziende, i professionisti, gli esercizi commerciali del settore sanitario che inviano dati al Sistema Tessera Sanitaria (TS);
• le attività in regime forfettario che non hanno superato i 25mila euro tra ricavi e compensi nell’ultimo anno fiscale.

Quest’ultimo obbligo, in particolare, rimarrà comunque in vigore solo fino al 31 dicembre 2023. A partire dal primo gennaio 2024, anche i forfettari – liberi professionisti, associazioni, ecc. – saranno obbligati a emettere la fattura elettronica.

Come si compila una fattura elettronica?

Per compilare una fattura elettronica è necessario, prima di tutto, scegliere un software di fatturazione certificato. Ne esistono di gratuiti, come quello dell’Agenzia delle Entrate, ma anche a pagamento. Su questo punto la scelta è tua: in caso di dubbi, puoi sempre chiedere al tuo consulente contabile di riferimento.

Una volta individuato il software che risponde alle tue esigenze, dovrai assicurarti di disporre di tutte le informazioni di base, non dissimili rispetto a quelli di una fattura cartacea. Ci riferiamo, insomma, a:

• gli identificativi fiscali (partita IVA, denominazione, indirizzo fisico, indirizzo di posta certificata)
• una descrizione del servizio prestato (o del bene ceduto), con indicazione delle quantità se necessario
• l’imponibile, l’aliquota IVA e le imposte
• il prezzo totale IVA inclusa

La differenza sostanziale rispetto a una fattura cartacea sta nell’aggiunta del codice destinatario, aggiunta fondamentale per permettere al sistema di inviare correttamente la fattura al suo destinatario.

Il codice destinatario è un codice composto da sette caratteri alfanumerici, definito anche codice SDI (da sistema di interscambio, appunto) che identifica il destinatario e permette al sistema di raggiungerlo.

Nel caso di fattura elettronica emessa per soggetti privati – a cui, lo ricordiamo, dovrà essere recapitata una versione cartacea o in PDF della fattura – sarà necessario inserire nel campo del codice SDI il valore “0000000”. In questo modo, il sistema di interscambio conserverà una fattura in un’area apposita del sito dell’Agenzia delle Entrate, così che sia consultabile con l’accesso al sito.

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