La gestione degli incassi e pagamenti, o gestione contabile, fornisce preziose informazioni sulla posizione finanziaria di un’azienda: si tratta di un’attività complessa, ma fondamentale per qualsiasi attività imprenditoriale, che deve essere effettuata in maniera scrupolosa e attenta. Trascurare questo aspetto può infatti generare pericolosi squilibri di cassa, compromettendo in maniera anche grave la salute del business. Se vuoi sapere cos’è e come si articola la gestione di incassi e pagamenti, quali vantaggi genera per l’impresa e come svolgerla in maniera ottimale grazie anche all’utilizzo di strumenti digitali, non ti resta che leggere questo articolo.

Gestione di incassi e pagamenti: cos’è e come si articola

La gestione di incassi e pagamenti, o gestione contabile, consiste nel processo di registrazione, mantenimento e rendicontazione delle transazioni finanziarie di un’impresa tramite l’utilizzo dei principi contabili generalmente accettati (GAAP). In particolare, i responsabili della gestione contabile si occupano di analizzare, riassumere e registrare le informazioni finanziarie relative all’azienda e di riportarle ai dirigenti.

Tra le attività che rientrano nel processo di gestione della contabilità troviamo:

• il controllo dei costi sostenuti, da quelli più significativi a quelli più contenuti, facendo attenzione a eventuali errori o discrepanze;
• il monitoraggio delle scadenze fiscali e bancarie, per assicurarsi di adempiere sempre ai propri obblighi per tempo ed evitare l’applicazione di sanzioni e commissioni aggiuntive;
• il controllo dei pagamenti dei clienti, per identificare in maniera tempestiva eventuali ritardi e criticità;
• il recupero delle fatture non pagate e la chiusura delle fatture saldate;
• la stesura di report dettagliati.

Differenza tra gestione contabile e gestione finanziaria

Gestione della contabilità e gestione finanziaria sono due attività correlate e altrettanto importanti per il buon andamento dell’azienda, ma ben distinte l’una dell’altra.

La gestione contabile riguarda, come abbiamo visto, la registrazione, il mantenimento e la rendicontazione degli incassi e dei pagamenti dell’azienda. Si tratta, in altre parole, di un’attività volta a individuare la posizione finanziaria dell’impresa, che prevede la segnalazione delle transazioni finanziarie passate.

La gestione finanziaria, invece, riguarda la pianificazione delle transazioni future. Si tratta, in altri termini, di organizzare e pianificare le attività economiche dell’azienda in maniera efficiente, al fine di migliorare le performance e ottenere buoni rendimenti grazie a un utilizzo oculato delle risorse a disposizione.

Gestione di incassi e pagamenti: quali vantaggi

Tra i vantaggi che si ottengono con una gestione attenta ed efficace di incassi e pagamenti troviamo, in primo luogo, la possibilità di conoscere sempre con precisione la posizione finanziaria dell’azienda e, dunque, la quantità di liquidità che si ha a disposizione. Conoscere l’esatta riserva di liquidità presente nelle proprie casse permette al management di avere consapevolezza in ogni momento di quanto ci si può effettivamente permettere di spendere e, di conseguenza, di prendere le decisioni migliori per lo sviluppo del business. In questo modo si ottimizzano le risorse economiche e di tempo dell’azienda e si evitano passi falsi.

Inoltre, una buona gestione contabile consente di disporre sempre dell’ammontare di denaro necessario a mantenere operativa e performante la propria attività (noto come fabbisogno di capitale circolante), ma anche di gestire più facilmente eventuali difficoltà e affrontare in maniera tempestiva problematiche come ritardi nei pagamenti delle fatture, prima che degenerino in crisi di liquidità.

Ancora, una gestione attenta e scrupolosa di incassi e pagamenti si ripercuote in maniera positiva sui rapporti con clienti e fornitori, perché permette da un lato di identificare facilmente i clienti più virtuosi e dall’altro di accelerare il saldo delle fatture dei fornitori, quando la situazione di cassa lo consente.

Infine, un’azienda che gestisce efficacemente incassi e pagamenti è vista di buon occhio dalle banche e, per questo, ottiene punteggi di rating migliori, che permettono di accedere più facilmente a prestiti e finanziamenti e ottenere somme più elevate da investire nella crescita del business.

Gestire al meglio incassi e pagamenti grazie al digitale

Una gestione attenta di incassi e pagamenti genera numerosi benefici per le aziende, ma rappresenta altresì un processo articolato che, se condotto in maniera manuale (tramite ad esempio la compilazione di tabelle Excel) comporta inevitabilmente un elevato dispendio di tempo ed energie, oltre che un alto margine d’errore.

Per rendere la gestione di incassi e pagamenti più fluida ed efficace, la soluzione migliore è abbandonare l’operatività manuale a favore di strumenti digitali, che permettano di automatizzare le operazioni più ripetitive e gravose.

Tra le attività che è possibile automatizzare (e dunque semplificare) tramite l’utilizzo di software dedicati troviamo ad esempio:

• la riconciliazione bancaria, ovvero la verifica della corretta corrispondenza tra i dati dell’impresa e quelli delle banche, un’operazione delicata, ma fondamentale per far quadrare i conti;
• la riscossione dei pagamenti, l’invio di eventuali promemoria e solleciti e la registrazione dell’incasso;
• la raccolta, la gestione e il pagamento delle fatture dei fornitori.

La gestione automatizzata di queste attività, tramite l’utilizzo di appositi software, consente al personale di concentrarsi su attività di maggior valore per la crescita dell’impresa, ottimizzando le risorse umane ed economiche dell’azienda.

Il ricorso al digitale, inoltre, azzera il rischio di errori e inesattezze (molto frequenti quando si procede manualmente), garantendo affidabilità e precisione.

I vantaggi dei pagamenti digitali

La scelta di digitalizzare la gestione contabile passa anche attraverso l’adozione di strumenti digitali per i pagamenti, sia in entrata sia in uscita.

Ecco alcuni dei vantaggi che si possono ottenere optando per strumenti di pagamento dematerializzati:

• sono più affidabili dei contanti, grazie alla tracciabilità e sicurezza garantita dagli strumenti digitali;
• possono essere programmati in anticipo ed effettuati anche quando le banche sono chiuse, offrendo maggiore flessibilità e autonomia;
• riducono i ritardi nei pagamenti e i crediti insoluti, in quanto offrono ai clienti un'opzione aggiuntiva per il saldo, più semplice e comoda (si può saldare il proprio debito ovunque e in qualsiasi momento);
• sono monitorabili in tempo reale e più facilmente gestibili.

Digitalizzare la gestione di incassi e pagamenti con Agicap Payment e Agicap CashCollect

Appurata la necessità di affidarsi al digitale per la gestione dei propri incassi e pagamenti, non resta che scegliere lo strumento migliore per le proprie esigenze.

Il mercato offre un ampio ventaglio di prodotti più o meno trasversali per automatizzare la gestione contabile. Tra questi troviamo Agicap Payment e Agicap CashCollect, le due nuove soluzioni sviluppate da Agicap per semplificare e ottimizzare le attività di gestione contabile di aziende e PMI.

Agicap Payment è un software di pagamento che permette di centralizzare e gestire le fatture dei fornitori in un unico luogo, senza inserimenti manuali o errori.

Utilizzando Agicap Payment puoi:

• raccogliere automaticamente le tue fatture, metterle in ordine, verificare le informazioni e approvarle in un clic per procedere con i pagamenti;
• visualizzare in tempo reale l’impatto della fatturazione sul flusso di cassa;
• tenere sotto controllo le scadenze e pianificare di conseguenza i pagamenti futuri;
• pagare in tutta sicurezza e in maniera rapida direttamente dall’interfaccia.

Agicap CashCollect è un tool per gestire i crediti verso i clienti in modo semplice e veloce, che ti permette di:

• automatizzare i follow-up ai clienti e risparmiare tempo nella riscossione dei pagamenti, eliminando solleciti e promemoria manuali.
• centralizzare le fatture di tutti i tuoi clienti su un’unica piattaforma, riducendo i tempi medi di incasso (DSO);
• ridurre la percentuale di fatture non saldate ed evitare i ritardi nei pagamenti.

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