Hai venduto un bene o hai fornito un servizio a un’azienda che non ti ha ancora pagato la relativa fattura? Ricevere un pagamento in ritardo o, nei casi peggiori, non essere pagati è uno dei maggiori incubi di un imprenditore. Prima di procedere con un’azione di tipo legale, puoi inviare un sollecito di pagamento tramite posta oppure tramite mail. Come fare concretamente? Te lo spieghiamo in questo articolo

La legge italiana stabilisce che le fatture devono essere saldate da un cliente che acquista un prodotto o usufruisce di un servizio, entro una determinata scadenza. Se ciò non avviene, esistono tutta una serie di azioni che si possono intraprendere per veder riconosciuti i propri diritti, prima di procedere per vie legali. Una di queste è il ricorso al sollecito di pagamento.

Fatture: entro quanto tempo devono essere saldate

Prima di vedere nel dettaglio che cosa è un sollecito di pagamento fattura, proviamo a individuare i termini legali entro i quali una fattura deve essere saldata.

In presenza di un contratto tra due soggetti, per esempio tra azienda e fornitori, le tempistiche di pagamento della fattura sono normalmente stabilite nell’accordo stesso.

Qualora invece non ci sia un contratto, normalmente le fatture vengono saldate tra i 30 ai 60 giorni.

Mancato pagamento fattura: la lettera di sollecito

Di fronte a un mancato pagamento, esistono diverse strade che si possono percorrere per incassare la fattura non saldata. Si può iniziare, per esempio, con una chiamata o un’email per sondare le ragioni che non hanno portato alla finalizzazione del bonifico.

Talvolta, dietro il mancato saldo di un fattura, ci sono motivi che nulla hanno a che vedere con la volontà di non pagare. Ci possono essere errori nella compilazione dei dati presenti in fattura, come l’iban per esempio. Può essere anche che il cliente si trovi a sua volta in difficoltà perché temporaneamente senza liquidità. Prima di pensare al peggio, meglio verificare le cause.

Se questa prima fase non sortisce alcun effetto, si potrà procedere con l’invio di una lettera di sollecito pagamento. Trattandosi di una comunicazione bonaria, meglio usare un tono fermo ma cordiale.

Non è necessario indicare i termini di scadenza del pagamento, tuttavia è importante che:

• l’invio avvenga tramite raccomandata o posta elettronica certificata PEC;
• sia indicato chiaramente l’importo da pagare;
• ci sia un riferimento preciso al numero della fattura che non è stata saldata o a un eventuale contratto in essere tra le parti;
• venga specificata la modalità di pagamento.

La lettera di sollecito di pagamento di una fattura ha un valore legale importante.Qualora si decida di procedere per via giudiziaria o tramite decreto ingiuntivo, il suo invio interrompe il periodo di prescrizione entro il quale si può recuperare il credito (dieci anni nel caso di aziende). Non solo. Dal giorno di invio della lettera di sollecito pagamento, è inoltre possibile calcolare gli interessi di mora.

Ecco un fac-simile del primo sollecito di pagamento fattura

Gentile Cliente,

Vi segnaliamo che, in base a una verifica relativa alla vostra posizione contabile, risulta un saldo scaduto a nostro credito pari a _____

La Vostra situazione debitoria riguarda la/le fattura/e n. _____inviata/e il ______e scaduta/e il_____

Vi preghiamo pertanto di regolarizzare al più presto la Vostra posizione.

Vi rammentiamo che il pagamento può essere effettuato tramite bonifico bancario utilizzando il seguente IBAN………………………………….. o a mezzo assegno bancario o circolare.

Nel caso in cui il pagamento fosse già stato effettuato, la preghiamo di considerare nulla la richiesta di questa lettera.

Certo di un Vostro riscontro e pagamento rapido, vi porgiamo Cordiali Saluti.

Timbro e Firma del responsabile amministrativo o dell'Amministratore Unico

Nel caso in cui neanche la lettera di sollecito pagamento fattura sortisca effetti, si potrà procedere con una seconda e, eventualmente, con una terza lettera di sollecito. In questi ultimi due casi, dovrà emergere la volontà di procedere per vie legali in caso di mancato saldo del debito.

Secondo sollecito di pagamento fattura

Gentile Cliente,

In relazione alla nostra precedente lettera inviata il___, rimasta priva di riscontro, ci troviamo purtroppo costretti a sollecitarVi nuovamente il pagamento della/e fattura/e n.___del ____di euro____scaduta e non ancora da Voi saldata/e.

Vi invitiamo pertanto a regolarizzare al più presto la Vostra posizione utilizzando il seguente IBAN………………………………….. o a mezzo assegno bancario o circolare.

Nel caso in cui il pagamento fosse già stato effettuato, la preghiamo di considerare nulla la richiesta di questa lettera.

Certo di un Vostro riscontro e pagamento rapido, vi porgiamo Cordiali Saluti.

Timbro e Firma del responsabile amministrativo o dell'Amministratore Unico

Terzo sollecito di pagamento fattura

Gentile Cliente,

In relazione alla nostra precedente lettera inviata il___, rimasta priva di riscontro, Vi invitiamo a provvedere entro il termine di dieci giorni dalla ricezione delle presenta al pagamento della/e fattura/e n.___del ____di euro____scaduta/e e non ancora da Voi saldata/e.

Vi preghiamo pertanto a regolarizzare al più presto la Vostra posizione utilizzando il seguente IBAN………………………………….. o a mezzo assegno bancario o circolare.

Se anche questa lettera non troverà riscontro, saremo costretti ad adire alle vie legali per il recupero delle somme dovute.

Vi informiamo, inoltre, che la presente ha validità come atto di costituzione in mora a ogni effetto di legge.

Certo di un Vostro riscontro e pagamento rapido, vi porgiamo Cordiali Saluti.

Timbro e Firma del responsabile amministrativo o dell'Amministratore Unico

Per concludere

Il mancato incasso di una o più fatture, soprattutto se di importi rilevanti, può creare seri problemi di liquidità alle aziende, soprattutto se di piccole dimensioni. Ecco perché un lavoro efficace di cash management impone un controllo metodico dell’incasso delle fatture e dei suoi tempi: solo in questo modo sarà possibile abbattere il numero di fatture non pagate.

Per favorire la gestione dei crediti, Agicap ha messo a punto Agicap CashCollect, una funzione che ti consente un monitoraggio automatico e preciso di tutti documenti fiscali.

Come?

Tutte le fatture clienti sono centralizzate su un’unica piattaforma e visualizzabili in base alla scadenza, al cliente o allo stato.

In questo modo, potrai:

• Capire qual è il momento migliore per sollecitare il pagamento;
• Creare dei template email di follow-up per ogni situazione e/o cliente;
• Sollecitare il pagamento di più fatture in una sola volta, con un unico clic.

Con Agicap CashCollect potrai inoltre contattare direttamente i clienti, velocizzando i tempi di incasso. Ti aiuta, insomma, a tutelarti dai mancati pagamenti scongiurando il pericolo di una crisi di liquidità.

Risparmia tempo nella riscossione dei pagamenti, eliminando i promemoria manuali. Richiedi qui la demo di Agicap per la tua azienda.