I mancati pagamenti costituiscono una circostanza piuttosto frequente per chi manda avanti un’impresa, soprattutto in Italia (maglia nera in Europa per i tempi di pagamento). Tuttavia, anche se molto diffusi, i pagamenti in ritardo non sono mai piacevoli e, se non gestiti con attenzione, possono minare seriamente la stabilità finanziaria dell’azienda. Prevenire è sempre meglio che curare: per evitare di ritrovarsi a dover rincorrere i propri clienti al fine di ottenere gli importi dovuti per il proprio lavoro, si possono adottare una serie di accorgimenti che aiuteranno i debitori a pagare in maniera puntuale e precisa, senza generare fastidiosi crediti insoluti, risolvendo così il problema alla radice. In questo articolo vediamo quindi cosa sono i mancati pagamenti, quali azioni puoi adottare per evitarli e cosa fare se, nonostante tutto, ti trovi alle prese con la piaga delle fatture non pagate.

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Mancati pagamenti: gli espedienti per evitarli

I mancati pagamenti sono sempre esistiti, ma con la crisi economica innescata dalla pandemia Covid-19 e dall’instabilità politica internazionale sono diventati ancora più frequenti: per questo motivo è bene saperli gestire in maniera intelligente.

Un cliente che paga in ritardo non rappresenta necessariamente un pericolo per l’azienda, soprattutto se la situazione si risolve in fretta, ma quando i ritardi si accumulano e/o gli importi da riscuotere sono particolarmente importanti, possono sorgere problemi di liquidità.

Esistono diverse soluzioni per recuperare i soldi da fatture non pagate – dalle più “amichevoli” alle più “aggressive” – che, tuttavia, richiedono un notevole dispendio di tempo ed energie e, a seconda della gravità della situazione, anche di denaro.

La cosa migliore sarebbe quindi riuscire a frenare il problema a monte, compiendo una serie di azioni preventive che incentivino i clienti a pagare nei tempi corretti (o li scoraggino a sforare i termini di pagamento), così da limitare entro un certo limite i crediti insoluti.

Di seguito vediamo alcune soluzioni e accorgimenti per farsi pagare i propri servizi entro i termini e prevenire i mancati pagamenti.

1. Verificare l’affidabilità del cliente

Prima di accettare un nuovo cliente, soprattutto se si tratta di una commessa particolarmente grossa, è fondamentale sapere esattamente con chi si ha a che fare per evitare brutte sorprese al momento del pagamento. In particolare, bisognerebbe sempre verificare il suo grado di solvibilità, ovvero la sua capacità di far fronte ai propri obblighi finanziari, effettuando una vera e propria analisi del rischio.

Inoltre, per assicurarsi della serietà di chi si ha di fronte (ma anche per evitare di ritrovarsi totalmente senza fondi, in caso di ritardi) si può richiedere il pagamento di un acconto.

2. Redigere sempre un contratto scritto

Gli accordi verbali, benché legalmente validi, possono rendere estremamente difficile il recupero di un credito in caso di mancato pagamento da parte del cliente, in quanto non permettono di dimostrare né quando è sorto né a quanto ammonta esattamente.

Per questo motivo è opportuno fondare ogni relazione commerciale su un contratto scritto e non, ad esempio, su un semplice ordine telefonico. Non è sufficiente neanche limitarsi a inviare la fattura in quanto tale documento, di per sé, non ha valore contrattuale, ma è valido solo a fini fiscali.

L’utilizzo di un contratto scritto per regolare i rapporti con i clienti è utile sia per prevenire l’insolvenza (con un documento scritto e corredato con le opportune clausole è più improbabile che la controparte non mantenga il suo impegno), sia per recuperare il credito quando necessario.

Non basta dotarsi di un contratto, ma è altresì importante che questo sia:

• completo e accurato, al fine di regolamentare tutti gli aspetti chiave del rapporto commerciale (importo, termini di pagamento, modalità di pagamento, ecc.)
• chiaro e privo di ambiguità, in modo da evitare fraintendimenti;
• giuridicamente valido, ovvero conforme alle normative vigenti, così che non possa essere invalidato in caso di controversie;
• redatto ad hoc per l’azienda, tenendo conto delle sue caratteristiche ed esigenze specifiche (e non, ad esempio, scaricato da internet o copiato da altri)

3. Essere flessibili sui pagamenti

Fissare paletti troppo rigidi per quanto riguarda i pagamenti può rivelarsi controproducente, soprattutto per clienti che hanno tutte le intenzioni di onorare il proprio debito in tempo, ma stanno vivendo un momento di difficoltà. A tale scopo può essere utile mantenere una certa flessibilità e apertura nei pagamenti.

In primo luogo, il consiglio è quello di prevedere più modalità di pagamento, invece che una sola: se concedi al tuo cliente la possibilità di pagarti indifferentemente tramite bonifico, contanti, assegno, carta di credito o banca, gli offrirai un maggior margine di manovra e diminuirai le chance che sfori le scadenze. A questo proposito, è importante inserire le modalità di pagamento sia all’interno del contratto scritto (che, come abbiamo appena visto, è un efficace deterrente per i mancati pagamenti), sia nella fattura, come ulteriore promemoria.

Inoltre, se devi ricevere dei pagamenti sostanziosi, puoi valutare di andare incontro al cliente offrendo la possibilità di pagare a rate, così da evitargli di sborsare una grossa quantità di denaro tutta insieme.

4. Applicare sconti e penali

Un altro espediente efficace per non ritrovarsi con fatture non pagate è proporre degli sconti per i pagamenti anticipati: un ottimo incentivo che ridurrà al minimo i ritardi e le insolvenze, incoraggiando i clienti a pagare nei tempi corretti.

In alternativa, puoi valutare l’applicazione di penali per i ritardi, un deterrente più “antipatico” agli occhi del cliente, ma sicuramente efficace.

In entrambi i casi, eventuali sconti o penali devono essere espressamente indicati all’interno del contratto e non affidati a semplici accordi orali.

5. Prevedere una procedura interna per la gestione dei crediti

Un business di successo non può prescindere da una buona organizzazione e pianificazione di ogni aspetto dell’azienda: ciò vale anche per la gestione dei crediti.

Per prevenire i mancati pagamenti è fondamentale avere una procedura interna ben collaudata per la gestione dei crediti, che disciplini tutti gli aspetti legati a tale ambito: dall’acquisizione e gestione di informazioni preventive sui clienti, al monitoraggio delle varie scadenze di pagamento, fino all’eventuale fase di recupero crediti, quando si rende necessario.

Cosa fare se un cliente non paga la fattura

Se gli espedienti sopraelencati non si sono rivelati sufficienti a scongiurare ritardi nei pagamenti, sarà necessario procedere tempestivamente al recupero dei crediti. Da questo punto di vista, prima si agisce, meglio è, in quanto più una fattura rimarrà in sospeso, più sarà difficile da riscuotere.

L’importante, comunque, è non lasciarsi prendere dal panico e agire con la massima calma, evitando di saltare subito alle conclusioni: a volte, infatti, il ritardo può essere dovuto a una semplice svista o dimenticanza.

Prima di fare qualsiasi cosa è bene assicurarsi anche che il ritardo non dipenda da un proprio errore o da ostacoli di cui il cliente non è responsabile. Occorre quindi verificare che la fattura sia stata effettivamente inviata (e che l’indirizzo sia corretto), che il servizio sia stato correttamente portato a termine o la merce recapitata o che il contratto sia stato regolarmente siglato da entrambe le parti. Se tutto risulta in regola, si potrà quindi procedere con la procedura di recupero.

Soluzioni per recuperare i mancati pagamenti

Per recuperare le fatture insolute si può iniziare con una serie di soluzioni informali (telefonate, email, ecc.). In questa fase è importante saper rispondere prontamente a eventuali scuse addotte dal cliente per il suo mancato pagamento. Ad esempio, se il cliente sostiene di non aver ricevuto la fattura o di averla persa, puoi inviargliene immediatamente una copia e chiamarlo subito dopo per verificare che l’abbia ricevuta, invitandolo a pagare il prima possibile. Oppure, se il cliente afferma di avere problemi di cassa, puoi proporgli un piano di rientro ad hoc, ovvero un accordo che gli permetterà di estinguere il suo debito a rate.

Se le soluzioni informali non si rivelano efficaci, sarà necessario alzare un po’ il tiro e ricorrere a solleciti formali, inviando ad esempio una lettera di sollecito (messa in mora o diffida formale). Se anche questi non dovessero andare in porto, l’ultima spiaggia rimane il ricorso al giudice: si può iniziare, prima, con un decreto ingiuntivo (meno dispendioso e più rapido di una causa) per poi passare, quando davvero inevitabile, alla risoluzione in tribunale.

Tutelarsi dai mancati pagamenti con un tool per la gestione del cash flow

Una gestione oculata e attenta del flusso di cassa aziendale è la chiave per preservare l’equilibrio finanziario e tutelare il business dai problemi di tesoreria. In particolare, un monitoraggio attento del cash flow permette di tenere sempre sotto controllo le entrate e le uscite e individuare immediatamente i mancati pagamenti, permettendo così di agire in maniera tempestiva quando si ha a che fare con fatture non pagate.

Tale attività, così importante per la salute del business, può essere resa ancora più semplice ed efficiente grazie all’utilizzo di un tool per la gestione della tesoreria come Agicap, che permette di:

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