Può sembrare un'affermazione forte, ma pensaci un attimo. Le fatture insolute, in situazioni estreme, possono portare all’insolvenza di un’azienda. Un eventuale accumulo di documenti fiscali non saldati è infatti in grado di innescare un circolo vizioso: con una liquidità scarsa o assente, il rischio è che l'azienda creditrice finisca per non avere i fondi per saldare le fatture dei suoi fornitori, diventando a sua volta debitrice. Ma come affrontare una situazione del genere? Prima di fare ricorso a una società di recupero crediti o a un avvocato, prova queste cinque tattiche.

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Fatture insolute: significato

Può capitare, soprattutto nei periodi di crisi economica, che liberi professionisti o imprese non incassino tutti gli importi fatturati. I crediti insoluti, che nel caso delle aziende sono rappresentate per la maggior parte dei casi da fatture non pagate, rappresentano una delle cause principali in grado di causare una crisi di liquidità. Se il flusso di cassa si interrompe significa che non potrete pagare i dipendenti, i fornitori o i venditori. Quando ci si trova in una situazione del genere, è allora che sorgono mille dubbi: recupererò mai quanto mi deve il cliente? Devo andare subito dall’avvocato? Tutte domande lecite, ma quando iniziare a preoccuparsi?

La maggior parte delle fatture richiede il pagamento entro termini standard a seconda delle prassi commerciali tipiche del settore merceologico di appartenenza (ad es. 30 giorni). Se una fattura rimarrà insoluta per un certo periodo di tempo (ad es. 90 giorni), si potrà ritenere aumentato il rischio di esigibilità. Tuttavia, prima di rivolgervi a un'agenzia di recupero crediti o a un legale, ci sono alcune azioni da tentare in autonomia per riscuotere un credito commerciale.

1 - Non aspettare a lungo, agisci!

Al di là delle tecniche di recupero crediti una cosa è certa: prima si agisce, maggiori sono le chance di ottenere il pagamento della fattura. È meglio occuparsi delle fatture scadute entro i primi giorni dalla data di scadenza, perché più a lungo una fattura rimarrà in sospeso, più sarà difficile da riscuotere. Anzi, l’attività dovrebbe essere avviata ancora prima che una fattura non venga effettivamente pagata, assicurandosi di avere impostato un sistema di alert per segnalare i conti in sospeso. Una svista, che in un determinato momento sembra piccola, può infatti portare a grossi problemi di pagamento in futuro.

2 - Mantieni la calma e contatta il cliente

Anche se le tue preoccupazioni, in presenza di un mancato pagamento (soprattutto se elevato) sono comprensibili, non saltare alle conclusioni e, soprattutto, non iniziare a inviare al cliente messaggi minacciosi. Adotta piuttosto un atteggiamento costruttivo. Prima di avviare il recupero crediti, può essere utile provare a contattare il cliente per verificare che la situazione non dipenda da ostacoli in cui il cliente non è responsabile. Ecco le domande da porsi prima di decidere di avviare un’operazione di recupero di un credito:

• Ho inviato la fattura alla persona corretta, utilizzando il giusto indirizzo,
• Il contratto è stato firmato da entrambe le parti prima della consegna?
• La merce è stata consegnata?
• I termini di pagamento sono menzionati anche nella fattura?

Sarebbe imbarazzante perdere la calma con un cliente per poi scoprire che, invece, dietro il mancato pagamento c’è un tuo errore Le telefonate hanno dimostrato di essere un ottimo strumento per iniziare un processo di recupero crediti. Ma anche un’email con “volevo sapere se…” spesso è sufficiente per ottenere il pagamento.

3 - Fai sconti e applica penali

Quando si tratta di pagare, le scuse per posticipare i termini di pagamento possono essere tante. Una buona strategia per evitare ritardi è, per esempio, quella di offrire uno sconto per i pagamenti anticipati: in questo modo clienti e committenti saranno incoraggiati a pagare prima della scadenza. Non sono rari i casi in cui a fronte di un impegno a pagare interamente la cifra entro pochi giorni, venga offerto uno sconto dell'1% o del 2% sull'importo totale della fattura.

Purtroppo, non tutti sono motivati dagli incentivi. In alcuni casi, per esempio, la puntualità nei pagamenti può essere favorita stabilendo delle penali per violazioni di obblighi contrattuali. Ovviamente in questi casi, è necessario che gli importi dovuti a titolo di indennizzo vengano espressamente previsti all’interno di un contratto tra le parti.

4 - Preserva le relazioni con clienti importanti

Se vuoi trovare una soluzione al mancato pagamento, è importante capire per quale motivo il tuo cliente è in ritardo con i pagamenti. Non è detto che sia colpa sua: spesso entrano in gioco fattori esterni e imprevedibili. Potrebbe per esempio avere a sua volta difficoltà a farsi pagare dai suoi fornitori. Il consiglio è quello di mettersi nei panni del cliente e mantenere, per quanto possibile, una buona relazione. Solo in questo modo si avranno maggiori chance che le proprie fatture siano sempre in cima alla lista delle priorità del debitore.

Considera la possibilità di offrire un piano di rientro breve, da tre a sei mesi. Potrebbe essere una mossa rischiosa se il cliente è sull’orlo della bancarotta, ma vale la pena tentare. Ricorda: il recupero dei crediti aziendali non riguarda solo la quantità di denaro dovuto, ma anche le relazioni con i clienti.

5 - Invia una lettera di sollecito di pagamento

Se le telefonate non hanno ottenuto i risultati sperati, un'altra tecnica di recupero crediti insoluti che è possibile tentare è l’invio di una lettera di sollecito, in cui si ricorda al cliente la fattura non pagata, anticipando la volontà di mettere in campo azioni legali in caso di mancato pagamento. La lettera di sollecito di pagamento dovrà essere concisa e chiara, con un tono fermo ma educato.

Se i tuoi sforzi per risolvere in autonomia il problema con il tuo cliente, non dovessero funzionare, a quel punto occorre seriamente prendere in considerazione la possibilità di ricorrere a un aiuto esterno (agenzia di recupero credito, via legali). Una precisazione è tuttavia d’obbligo: se l'importo dovuto è piccolo, la riscossione potrebbe non valere il tempo e il denaro necessari: a quel punto si potrebbe considerare di rinunciare alla fattura.

Italia, 18esima in Europa per pagamenti puntuali

E l’Italia come è messa in termini di puntualità dei pagamenti? Dopo un 2020 caratterizzato da incertezza e flussi di cassa instabili, i dati del 2021 mostrano che la situazione finanziaria delle imprese italiane è in netto miglioramento a tutto vantaggio della puntualità nei pagamenti anche se il nostro paese, rimane lontano dalle principali economie industrializzate.

È quanto mette in evidenza uno studio di CRIBIS, società del Gruppo CRIF specializzata nella business information, da cui emerge che l’Italia è al 18° posto in Europa per i pagamenti puntuali, 25° a livello globale Non solo. A livello internazionale l’Italia è tra i Paesi dove nel 2021 i pagamenti ai fornitori oltre 30 giorni (considerati ritardi gravi) sono più alti e pari all’11% (Grecia e Romania i peggiori pagatori europei).

Gli ambiti più colpiti dall’aumento dei ritardi gravi nel 2021, ristoranti e bar in cui si riscontrano ritardi gravi nel 29,3% dei casi, seguiti da servizi di hospitality, e GDO (12,8%). I settori più virtuosi sono i trasporti, che mostra un’incidenza di gravi ritardi pari al 5,1%, in miglioramento del 42,5% rispetto al 2019, seguiti da installazioni (7,1%) e manifatturiero (7,2%).

Conclusioni

Le fatture insolute non necessariamente comportano un danno finanziario alle aziende che ne subiscono le conseguenze. Tuttavia sono un grande ostacolo alla crescita. Senza un costante flusso di cassa in entrata, il rischio di non poter pagare fornitori e investire nello sviluppo è dietro l’angolo. Ecco perché è importante tenere sotto controllo il flusso di cassa in entrata e in uscita, magari creando anche un sistema di previsione in grado di anticipare i periodi più complicati. Una corretta gestione della liquidità aziendale ha bisogno di strumenti idonei, che limitino gli errori, specie se si usa uno strumento come Excel che rimane comunque manuale in larga parte.

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