Fattura B2B: cos’è, quando si usa e come va presentata per non incorrere in sanzioni
L’obbligo di fatturazione elettronica B2B è stata introdotto in Italia in anticipo rispetto agli altri stati comunitari. L’obiettivo del nostro governo era duplice: contrastare l’evasione fiscale e semplificare i processi amministrativi. Quello della fatturazione elettronica è, però, un tema complesso, caratterizzato da sigle, acronimi e codici. In questa guida cercheremo di fare chiarezza, spiegando in maniera semplice cos’è una fattura B2B, quando va emessa e come va presentata per non rischiare sanzioni.
Quando è partita la fatturazione elettronica B2B in Italia?
L’Italia è stato il primo Paese in ambito comunitario a stabilire l’obbligo di fatturazione elettronica B2B. Il primo tassello di questa rivoluzione digitale risale a gennaio 2017 quando è stata introdotta la fattura elettronica in forma facoltativa.
A partire dal 1 gennaio 2019, però, la fattura elettronica B2B è stata imposta per legge. Sulla scia dell’Italia, a gennaio 2023 anche Polonia e Serbia hanno introdotto l’obbligo di fatturazione digitale B2B e, entro il 2024, sarà la volta anche di Francia, Belgio e Slovacchia.
Da quando è obbligatoria la fattura elettronica tra privati in Italia?
Dal 2019, tutti i soggetti titolari di partita IVA residenti in Italia hanno l’obbligo di utilizzare la fatturazione elettronica. Inizialmente tale obbligo non valeva per determinate categorie come i forfettari e le associazioni sportive dilettantistiche al di sotto di 25 mila euro l’anno di fatturato. Dal 1 gennaio 2024, l’obbligo verrà esteso a tutte le aziende italiane senza limiti di fatturato.
Cosa significa b2b nella fatturazione elettronica?
L’acronimo B2B (o b2b) sta per “business-to-business” e descrive un tipo di fatturazione obbligatoria tra aziende private o tra un’azienda e un professionista.
Devono, quindi, emettere la fattura elettronica le persone fisiche o giuridiche dotate di partita IVA.
L’obiettivo della digitalizzazione delle fatture aziendali è quello di monitorare, da un punto di vista fiscale, tutte le transazioni commerciali, in modo da cercare di contrastare l’evasione.
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Cosa sono le fatture b2b?
Una fattura elettronica è un tipo di fattura in formato digitale emessa da un’azienda verso un’altra o verso una persona fisica dotata di partita IVA.
La principale differenza rispetto a una fattura tradizionale è il canale di trasmissione.
Nel caso della fattura elettronica, infatti, tutti i soggetti titolari di partita IVA devono inviare la fattura in formato xml tramite un apposito canale di trasmissione digitale.
Vi sono, però, delle eccezioni.
Sono esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica:
- gli aderenti al regime dei minimi
- gli appartenenti al regime forfettario agevolato
- le aziende o persone fisiche con partita IVA residenti all’estero.
Fatture B2C, PA, B2G o B2A: facciamo chiarezza
Oltre alle fatture elettroniche B2B, esistono anche fatture indicate con gli acronimi B2C, PA, B2G o B2A. Ciò che cambia è il destinatario delle fatture.
Vediamolo nel dettaglio:
- B2C “Business-to-Consumer”: indica le fatture elettroniche emesse da un’azienda/titolare di partita IVA a un consumatore privato che ne faccia richiesta
- “PA”: identifica le fatture elettroniche emesse da un’impresa/titolare di partita IVA verso la pubblica amministrazione. Tali fatture possono essere indicate anche con l’acronimoB2G “Business-to-Government" o B2A “Business-to-Administration”.
Fattura B2B o PA: come vanno emesse?
Le procedure e le modalità da seguire per emettere le fatture B2B o PA sono pressoché identiche.
In entrambi i casi, infatti, le fatture devono essere scambiate attraverso l’apposito Sistema di Interscambio (SdI) usando il linguaggio comune XML e vanno convalidate attraverso la firma digitale e l’apposizione di una marca da bollo temporale.
La differenza principale è che, nel caso di una fattura PA, va indicato il codice dell’Ufficio della Pubblica Amministrazione (un codice univoco a 6 caratteri censito sul portale www.indicepa.gov.it) mentre, per le fatture B2B, occorre inserire il così detto “codice del destinatario”.
Tutte le fatture elettroniche, sia B2B sia PA, vanno redatte, trasmesse e conservate digitalmente per 10 anni.
Codice del destinatario: cos’è e come va inserito
Il codice del destinatario è un codice di 7 cifre che identifica in maniera univoca il destinatario di una fattura elettronica iscritto presso l’anagrafica del SdI.
Se il ricevente, però, non è iscritto all’anagrafica del SdI e, pertanto, non dispone di un codice del destinatario, allora occorre introdurre il codice universale a sette zeri “0000000”. In tal caso, inoltre, va indicata la PEC o, in sua assenza, la partita IVA del destinatario.
Fattura elettronica e copia di cortesia cartacea: cosa cambia
Una delle innovazioni apportate dalla fatturazione elettronica è quella di aver sostituito completamente le versioni cartacee che, di conseguenza, hanno perso sia il valore fiscale sia legale.
In presenza di una fattura elettronica, quindi, non solo non serve emettere una copia di cortesia cartacea, ma è superfluo anche apporre la dicitura “copia di cortesia cartacea” giacché, dal 2019, tutte le versioni stampate (ad eccezione di quelle emesse dai soggetti esonerati), sono sempre da intendersi “di cortesia”.
Cos’è e come funziona il Sistema di Interscambio (SdI)
La trasmissione elettronica delle fatture avviene attraverso il cosiddetto “Sistema di Interscambio (SdI)” gestito dall’Agenzia delle Entrate.
Si tratta di un sistema completamente digitale, utilizzabile sia da titolari di partita IVA residenti in Italia sia dalla Pubblica Amministrazione.
Il sistema consente anche la conservazione sostitutiva delle fatture e permette all’Agenzia delle Entrate di monitorare a fini fiscali tutte le transazioni commerciali.
Nel caso di una fattura B2B cointestata che, quindi, preveda destinatari plurimi, essa va frazionata e spedita in modo separato tramite il canale di trasmissione SdI ai singoli interessati.
Tipologie di fatture elettroniche: ordinaria, semplificata, immediata e differita
Le fatture elettroniche possono essere catalogate in base all’importo e alla data di consegna. In particolare, avremo:
- fattura semplificata: per importi sino a 400,00 euro, IVA inclusa
- fattura ordinaria: per importi superiori a 400,00 euro, IVA inclusa
- fattura immediata: deve essere trasmessa al sistema SDI entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell'operazione/servizio
- fattura differita: deve essere trasmessa entro il giorno 15 del mese successivo all’operazione/servizio.
Fatturazione elettronica: vantaggi per aziende, PA e Agenzia delle Entrate
La fatturazione elettronica offre una serie di vantaggi, tra cui:
- automatizza i processi di invio, ricezione e conservazione delle fatture attraverso un canale di trasmissione digitale
- semplifica il monitoraggio e la ricerca delle fatture emesse
- abbatte i costi necessari per la stampa, spedizione e conservazione negli archivi delle fatture cartacee (la copia di cortesia cartacea non è più necessaria)
- riduce gli errori di compilazione
- contrasta l’evasione fiscale.
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Conclusioni
La fatturazione elettronica B2B consente a imprese e titolari di partita IVA di emettere e ricevere le fatture attraverso un canale di trasmissione digitale, risparmiando tempo e denaro.
La riscossione dei crediti così come il pagamento delle fatture fornitori hanno un ruolo fondamentale nella gestione finanziaria di qualsiasi tipo di impresa. Errori nella compilazione o spedizione delle fatture, quindi, possono causare ritardi nella riscossione dei crediti commerciali, mancati pagamenti, sanzioni o, nei casi più gravi, crisi di liquidità.
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