Preventivo: consigli per le imprese e modello pronto all'uso

L'inizio di un rapporto commerciale tra cliente e fornitore o professionista passa quasi sempre attraverso la formulazione di un preventivo dettagliato, che contenga tutte le informazioni relative alla prestazione offerta e ai costi da sostenere. Considerata la frequenza con cui aziende e professionisti si trovano a dover redigere questo tipo di documento, è importante avere a disposizione un modello preventivo pronto all'uso, così da poter rispondere tempestivamente alle richieste dei clienti che desiderano conoscere il costo di un determinato servizio, ma anche per avere a disposizione uno strumento utile per valutare velocemente le spese da sostenere per un determinato progetto. In questo articolo ti forniremo quindi tutte le indicazioni necessarie per costruire il tuo personale modello di preventivo da utilizzare in ogni occasione. Se preferisci basarti su un template già pronto, in fondo all'articolo troverai anche un modello preventivo in formato Excel da scaricare e compilare con i tuoi dati.

Cos'è un preventivo professionale?

Il preventivo è un documento commerciale fondamentale per un professionista, in quanto permette di presentare ai clienti unadescrizione dettagliata della prestazione offerta e una stima professionale dei costi da sostenere per realizzarla.

Il preventivo, dunque, non rappresenta un contratto vero e proprio, ma una proposta di contratto e costituisce, in tal senso, un passaggio preliminare alla sua stipula. Per questo motivo è importante redigere il proprio preventivo con la massima cura e precisione, così da fornire al cliente tutti gli elementi di valutazione necessari per convincerlo ad avviare la collaborazione, selezionandolo tra le diverse proposte eventualmente ricevute da altri fornitori (come accade nella maggior parte dei casi).

Formulare un preventivo: perché è utile farlo

La presentazione di un preventivo in forma scritta o digitale è obbligatoria per i professionisti che risultano iscritti all'interno di un albo, di un ordine o di un registro professionale. In ogni caso, indipendentemente dalla sua obbligatorietà, il preventivo costituisce uno strumento essenziale nel rapporto cliente/fornitore, che presenta vantaggi per entrambe le parti coinvolte.

Come abbiamo appena visto, la formulazione di un preventivo è in primo luogo utile ai clienti per poter comparare le offerte ricevute dai diversi fornitori e scegliere la proposta più in linea con le proprie esigenze e aspettative.

Ma non solo. Il preventivo è altresì importante per i professionisti per assicurarsi che il cliente sia informato fin da subito sui costi effettivi della prestazione e acconsenta a pagare il prezzo indicato. In altri termini, la formulazione di un preventivo è un modo per mettere fin da subito tutte le carte in tavola, così da evitare brutte sorprese e tutelarsi dai mancati pagamenti (purtroppo ancora molto frequenti in Italia). Infatti, la presenza di un preventivo scritto può rivelarsi molto utile nel caso in cui si sia malauguratamente costretti ad avviare le pratiche per il recupero dei crediti insoluti.

In definitiva, la presentazione di un preventivo rappresenta la base su cui fondare una relazione cliente/fornitore sana fin dai primi contatti e costruire un rapporto di fiducia reciproca.

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Creare preventivi: quali aspetti tenere a mente

Preventivo gratuito o a pagamento?

Generalmente, i preventivi vengono effettuati a titolo gratuito. Tuttavia, in alcuni casi specifici, ad esempio quando per poter redigere il preventivo è necessario effettuare uno studio preliminare di fattibilità o compiere una trasferta, può essere richiesto il pagamento di una certa somma, da concordare in anticipo con il cliente prima di procedere, in quanto si tratta di un vero e proprio servizio.

Periodo di validità

Anche se non esiste una regola generale in merito, sarebbe meglio fissare una data di scadenza precisa per i propri preventivi e indicarla chiaramente al loro interno. In caso contrario, i clienti potrebbero temporeggiare eccessivamente e, nel frattempo, i costi per la realizzazione della prestazione potrebbero aumentare per via dell'inflazione, rendendo dunque l'offerta non più congrua per il prestatore. Per questo, bisognerebbe sempre fissare un termine massimo per i preventivi, superato il quale l'offerta riservata al cliente decade e diventa necessario effettuare delle variazioni di prezzo (generalmente al rialzo).

A tal proposito, è consigliabile scegliere una durata di validità piuttosto breve, indicativamente intorno ai 60 giorni (fino a un massimo di 6 settimane).

Anche la forma è importante: grafica, linguaggio, font, ecc.

Il preventivo rappresenta un vero e proprio biglietto da visita per il cliente: ecco perché è importante curarne tutti gli aspetti, preoccupandosi non solo del contenuto, ma anche della forma.

In particolare, un buon preventivo deve essere facile da consultare, chiaro e privo di ambiguità. È fondamentale quindi non essere eccessivamente prolissi e inserire al suo interno solo le informazioni strettamente necessarie, senza però tralasciare i dettagli importanti.

Un errore che molti commettono è quello di utilizzare un linguaggio troppo tecnico, spinti dall'idea che la presenza di termini forbiti possa impressionare positivamente il cliente. Al contrario, se chi legge il preventivo fatica a capirne le voci, si scoraggerà in fretta e sarà portato a rivolgersi altrove. Occorre quindi lasciare da parte i tecnicismi – se non strettamente necessari – e utilizzare un linguaggio quanto più semplice e comprensibile possibile.

Anche l'aspetto grafico è importante ai fini della chiarezza: assicurati di utilizzare font, colori e dimensioni dei testi leggibili e di impaginare il tuo preventivo in modo che sia semplice e immediato da consultare in ogni sua parte.

Come si scrive un preventivo: crea il tuo template

Le richieste di preventivo da parte dei potenziali clienti sono all'ordine del giorno per aziende e professionisti, soprattutto se si opera in settori che prevedono prestazioni complesse e costose, Per questo, è bene non farsi trovare impreparati e avere sempre a disposizione un modello di preventivo pronto all'uso, così da poter accontentare rapidamente i clienti che lo richiedono e battere sul tempo i competitor. Di seguito vediamo quindi, nel dettaglio, come strutturare un modello preventivo e quali informazioni occorre inserire all'interno delle varie sezioni.

1. L'intestazione

Per prima cosa, in un preventivo vanno inseriti dati relativi al fornitore o prestatore del servizio, ovvero:

• nome e cognome del prestatore (se si tratta di un singolo professionista) oppure denominazione dell'impresa, se si tratta di un'azienda;
• eventuale logo;
• partita IVA o ragione sociale;
• indirizzo;
• recapiti telefonici e indirizzo email;
• sito web (se presente).

Oltre ai dati dell’azienda o del professionista, vanno ovviamente inseriti anche i dati anagrafici e l'indirizzo del cliente.

Inoltre, bisogna includere:

• il numero del preventivo;
• il numero cliente;
• la data di redazione del documento.

2. La descrizione della prestazione

Il cuore del preventivo è rappresentato dalla descrizione dell'offerta commerciale da proporre al cliente. In questa parte occorre quindi inserire:

• la descrizione dettagliata di tutte le attività che verranno svolte, con l'indicazione della quantità;
• il costo unitario di ogni prestazione;
• i costi per la manodopera (se presenti) ed eventuali altre spese;
• eventuali sconti applicati;
• la somma complessiva da pagare con e senza imposte, indicando a parte il tasso applicato (a seconda del regime fiscale).

3. Il periodo di validità

Coma già detto, la durata di un preventivo dovrebbe essere limitata nel tempo. Per questo all'interno del documento è bene indicare anche fino a che data l'offerta risulta valida.

4. Lo spazio per la firma del cliente

In fondo al preventivo occorre prevedere uno spazio per permettere al cliente di apporre la sua firma, nel caso in cui decida di procedere, con la dicitura "timbro o firma per accettazione".

5. I dati relativi al pagamento

Da non dimenticare, infine, è l'indicazione del metodo di pagamento accettato e i dati per effettuarlo (ad esempio l'IBAN, in caso di pagamento tramite bonifico).

Come fare un preventivo per un lavoro: quali programmi usare?

Puoi creare il tuo preventivo nella maniera in cui preferisci, tenendo conto delle indicazioni fornite nel paragrafo precedente e a condizione di inserire tutte le informazioni obbligatorie.

Per quanto riguarda i programmi da utilizzare, hai a disposizione un ampio ventaglio di opzioni. Ad esempio, puoi creare il preventivo su Word oppure, ancora meglio, utilizzare un foglio Excel, che ti permette di gestire i calcoli automaticamente. Ti basterà impostare il tuo modello Excel una sola volta e avrai una base sempre pronta da utilizzare all'occorrenza.

Un'altra possibilità è affidarsi a deitool specifici per fare preventivi, gratuiti o a pagamento. O ancora, puoi utilizzare app come Canva, servizio che ti permette di realizzare preventivi partendo da template pronti all'uso.

In alternativa, se disponi già di un buontool di fatturazione, dovresti poter generare i tuoi preventivi direttamente con quello.

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Fac-simile modello preventivo Excel da personalizzare

Cerchi un modello di preventivo già pronto da utilizzare? Qui trovi un template che puoi compilare con i tuoi dati e inviare ai tuoi clienti: modello preventivo Excel

Per concludere

Il preventivo è un documento utile non solo per i clienti che lo ricevono e che grazie a esso possono farsi un'idea precisa delle attività e dei costi da affrontare (nel caso in cui decidano di accettarlo), ma anche e soprattutto per le imprese o i professionisti che lo presentano, soprattutto perché rappresenta per loro una forma di tutela da insolvenze e ritardi nei pagamenti: eventi tutt'altro che rari, ma che possono mettere a dura prova la tesoreria aziendale.

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