Come scrivere il sollecito di pagamento di una fattura (+ modello)

Tempo di lettura: 6 min

Una fattura non pagata produce effetti a lungo termine sulle casse aziendali. È così, infatti, che la liquidità aziendale subisce squilibri a cui è difficile porre rimedio, a meno di aumentare ulteriormente i debiti dell’azienda. Come risolvere, allora? Un sollecito di pagamento ben scritto può risparmiarti preoccupazioni e crisi di liquidità. Scopri con Agicap come scriverla in modo convincente.

Perché è importante inviare mail convincenti per sollecitare un pagamento?

Scrivere una lettera di sollecito di pagamento a seguito di una fattura non pagata è una di quelle incombenze spiacevoli ma – di fatto – indispensabili.

Indispensabili perché è anche di crediti insoluti che è fatta una crisi di liquidità, e la base di partenza – il momento in cui originano certe problematiche – è sempre un pagamento che tarda ad arrivare.

Si tratta di una situazione che tende a verificarsi con una certa frequenza. I ritardi di pagamento sono spesso complicati da gestire, specie per le PMI che non dedicano particolare attenzione alle attività di recupero credito. E ciò accade perché, in contesti medio-piccoli, è facile che tra i clienti e i titolari dell’attività si crei con il tempo un rapporto meno formale e più improntato sulla fiducia reciproca.

Il che non è un male, di per sé.

Ciò non toglie, però, che è bene avere sempre un occhio di riguardo per le fatture non saldate e il DSO (tempo medio dell’incasso): sono aspetti che hanno un impatto diretto sugli organi vitali dell’azienda. In fondo, è la liquidità in cassa che costituisce il vero cuore delle attività imprenditoriali: senza soldi a sufficienza non sarebbe possibile tenerla in piedi.

Insomma, per salvaguardare la tua impresa – e il flusso di cassa che le dà vita – hai bisogno di padroneggiare la skill delle lettere di sollecito di pagamento delle fatture. Una competenza secondaria che potrebbe risolverti non pochi problemi.

Il sollecito di pagamento di una fattura in pochi step

Qui di seguito, troverai qualche consiglio utile per scrivere una lettera di sollecito di pagamento persuasiva ed efficace. Ricorda di seguirli tutti per massimizzare il risultato.

E se preferisci velocizzare la procedura, scarica il nostro modello di sollecito di pagamento per recuperare le tue fatture scadute.

IT - modello lettera di sollecito

Usa un tono gentile e formale

Il tono di voce è importante sia in un testo scritto che in una conversazione telefonica o vis à vis. In una lettera o in una email, per regolare il tono devi fare affidamento alle parole che scegli e alla composizione delle frasi.

Anche se con i clienti usi di solito un linguaggio informale, leggero, talvolta simpatico, è bene preferire in questi casi uno stile più distaccato, ma senza esagerare. Scrivi quindi un sollecito di pagamento gentile, con formule di cortesia e parole formali.

Riporta i termini di pagamento

Ricorda di inserire all’interno del testo i termini di pagamento della fattura. Non sempre, infatti, il ritardo è dovuto a una difficoltà finanziaria del cliente: spesso è frutto di un malinteso o di una dimenticanza.

È bene riportare, quindi, la data di emissione della fattura, ma anche la data di scadenza del pagamento. L’ideale sarebbe inserire queste informazioni già all’interno dell’oggetto dell’email, in modo chiaro e conciso.

Includi le modalità di pagamento

Le modalità di pagamento sono, in genere, già incluse nella copia della fattura. Nella fatturazione elettronica, per esempio, sono inseriti dei codici che corrispondono a diverse modalità di saldo della fattura.

Eppure, in un sollecito di pagamento, è utile comunicarle nuovamente al fine di evitare fraintendimenti e semplificare ulteriormente la procedura per il cliente che non ti ha ancora pagato.

Allega una copia della fattura

Se scegli di aggiungere tra gli allegati una copia della fattura, potresti trarne due vantaggi.

Il primo è quello di salvaguardare il rapporto con i clienti, perché fai leva sul beneficio del dubbio. Allegando la fattura, in qualche modo fai intendere che possa essersi smarrita; il mancato pagamento, in altre parole, viene ricondotto a un imprevisto.

In secondo luogo, accorci ulteriormente i tempi di pagamento. Chi riceve la fattura una seconda volta, ha tutte le informazioni che gli servono per saldarla.

Quando è il momento giusto per inviare un sollecito di pagamento di una fattura?

Il sollecito di pagamento di una fattura può essere inviato in qualsiasi momento, purché nel rispetto degli accordi.

In altre parole, i termini di pagamento devono essere per entrambi il riferimento principale. Se hai accordato una dilazione di pagamento di sessanta giorni, non è il caso di inviare un sollecito soltanto dopo un mese.

Certo, forse, ricevere il pagamento in anticipo potrebbe risolvere i tuoi problemi di liquidità, ma non spetta al tuo cliente occuparsene. Meglio a questo punto gestire la situazione con un finanziamento di anticipo crediti o una società di factoring, oppure modificare i termini di pagamento delle fatture successive.

Ad ogni modo, se il saldo della fattura non arriva entro la data di scadenza, puoi procedere con l’invio del sollecito di pagamento senza problemi.

Leggi anche I cinque consigli per recuperare un credito insoluto

Come farsi pagare una fattura insoluta senza sollecito di pagamento manuale

Il sollecito di pagamento, per quanto essenziale, rimane comunque una procedura fastidiosa. Serve del tempo per scriverlo bene, e a volte è necessario addirittura incaricare qualcuno che se ne occupi in maniera esclusiva.

Con qualche accorgimento, potresti però riuscire a farti pagare le fatture evitando questa trafila.

Una possibilità è chiarire sin da subito – per esempio a partire dal preventivo – in che modo e con quale scadenza richiederai ai tuoi clienti il saldo. Si tratta di un’abitudine che può risolvere parzialmente i tuoi problemi.

Esiste però una soluzione più efficace. Si chiama Agicap.

Agicap è un software di tesoreria aziendale che si occupa di ogni aspetto della liquidità aziendale: dal monitoraggio del cash flow alla creazione di un bilancio previsionale, fino alla gestione dei crediti.

Grazie alla nuova funzione Agicap CashCollect, ora puoi accedere a una dashboard completa che ti informa su tutte le fatture emesse, e sull’andamento degli incassi. Così puoi sapere in tempo reale se le tue fatture:

  • sono state già saldate
  • sono ancora in sospeso
  • hanno superato la data di scadenza

E non si tratta solo di questo.

Agicap ti permette di impostare solleciti di pagamento: con pochi clic potrai inviare a tutti i clienti inadempienti la lettera di sollecito di pagamento più efficace che hai in mente.

Le aziende che lo hanno già scelto hanno registrato:

  • una riduzione del 10% dei tempi medi di incasso, quindi fatture saldate più velocemente
  • una riduzione 30% delle fatture non pagate, perciò più liquidità disponibile in cassa

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