La registrazione delle fatture dei fornitori ha un duplice scopo: da un lato è necessaria per richiedere la detrazione dell’IVA, dall’altro lato ti aiuta a osservare meglio come si muove la liquidità nella tua cassa aziendale. Per questo motivo è importante scegliere una soluzione efficace per il registro degli acquisti, che risponda velocemente alle tue esigenze. Vediamo meglio come in questo articolo.

Registrare le fatture fornitori è un passaggio cruciale

La registrazione delle fatture per acquisto forniture è uno dei passaggi cruciali per ogni azienda.

Prima di tutto perché così impone la legge – imprese, professionisti e partite IVA in regime ordinario devono registrare le fatture se vogliono accedere alle detrazioni IVA. E poi perché conviene: tenere traccia delle fatture dei fornitori significa monitorare scadenze e pagamenti, il che è utile ai fini di una gestione di tesoreria realmente fluida.

Chi acquista forniture – come merce o servizi – deve perciò annotare tutte le fatture in un apposito documento chiamato registro IVA degli acquisti. Che sia cartaceo o digitale, non importa; ciò che conta è che sia leggibile, stampabile e aggiornato, e soprattutto che rispetti certi requisiti di compilazione che vedremo più avanti.

È di assoluta importanza che le fatture forniture vengano registrate secondo normativa. Il registro IVA degli acquisti può essere infatti oggetto di ispezioni, proprio perché è su di esso che si basa il diritto di detrazione dell’IVA. Inoltre, va conservato per almeno quattro anni a partire dall’anno di dichiarazione a cui fanno riferimento.

E se non hai diritto alla detrazione IVA?

Quanto scritto poco sopra non si applica alle partite IVA che non hanno diritto alla detrazione. In altre parole, le partite IVA in regime forfettario non hanno alcun obbligo di tenere traccia delle fatture fornitori.

Ciò nonostante possono decidere di farlo lo stesso, se non altro per poter contare su una pianificazione dei pagamenti puntigliosa e senza errori.

A prescindere dalle imposizioni della normativa fiscale, infatti registrare costi e pagamenti può agevolarti nel monitoraggio del cash flow, e offrirti un’immagine ancora più dinamica e precisa.

Registrazione delle fatture per cassa o per competenza

La registrazione delle fatture può avvenire in maniera diversa, a seconda che si segua il principio di cassa o il principio di competenza.

Con principio di cassa o di competenza va inteso il criterio con cui viene eseguita la contabilità aziendale, e che pertanto avrà ricadute anche sulle fatture da registrare.

Nel caso del principio di cassa, la contabilità aziendale è costruita sui movimenti di tesoreria. Il che significa, per esempio, che i costi non ancora coperti non vanno inseriti nel conto economico, e che solo i pagamenti (e gli incassi) hanno rilevanza sul piano contabile.

La registrazione delle fatture fornitori secondo il principio di cassa, perciò, deve attendere l’effettivo pagamento della spesa. Non appena il denaro lascia il conto, allora la fattura può essere registrata.

Il principio di competenza, invece, tiene conto dei costi a prescindere dall’esborso che richiedono. Perciò, in quel caso, la fattura va registrata nel momento in cui si riceve. Una procedura che comporta, di conseguenza, la possibilità di detrazione IVA anche per le fatture dei fornitori che non hai ancora pagato.

Come registrare le fatture fornitori in Excel

Una delle alternative possibili al registro IVA degli acquisti cartaceo è il foglio Excel, che ti permette di gestire le annotazioni in digitale – seppure a partire da una compilazione manuale.

La registrazione delle fatture fornitori in Excel deve comunque rispettare i dettami della normativa, non solo in merito alla struttura del documento ma anche alle informazioni da aggiungere.

Quando registri una fattura in Excel, dunque, non possono mai mancare le informazioni relative a:

• data in cui la fattura è stata ricevuta
• informazioni sul fornitore (partita IVA o codice fiscale, ragione sociale o denominazione, ecc.)
• importo imponibile e importo imposta
• importo di rivalsa alla cassa previdenziale, se è previsto nella fattura
• ritenuta d’acconto o rimborso spese
• annotazioni varie

Potrebbe essere utile inserire, all’interno del registro, una scheda da dedicare ai dati dei fornitori, così da velocizzare la compilazione e ridurre il rischio di errori.

Utilizzare un file Excel, infatti, risulta comodo solo fino a un certo punto: il foglio elettronico si gestisce facilmente da un pc o da un cloud, ma necessita sempre di una compilazione manuale. Con Excel dovrai insomma inserire a mano ogni singola fattura acquisti, e ciò si traduce in:

• dispendio di tempo ed energia enorme
• rischio di sbagliare dimenticandone qualcuna

Questo vale anche per la fatturazione elettronica: sebbene con le fatture elettroniche sia possibile importare i dati per trasferirli su Excel, rimane comunque un’operazione da eseguire a mano.

Qual è allora la soluzione più vantaggiosa? Automatizzare la registrazione delle fatture fornitori, come accade con Agicap Payment.

La gestione dei fornitori è più facile con Agicap Payment

Agicap Payment è la soluzione che ti permette di pagare le fatture fornitori su una dashboard dinamica e aggiornata in tempo reale.

Un’alternativa che piace molto alle PMI e alle giovani aziende, perché è possibile accelerare i tempi di gestione dei fornitori e, soprattutto, accedere a un’analisi dei movimenti di cassa ancora più accurata.

Non a caso Agicap Payment è parte integrante di Agicap, software per la gestione del cashflow che traccia e controlla in tempo reale la situazione finanziaria della tua cassa aziendale.

Con Agicap Payment puoi:

• raccogliere, approvare e archiviare automaticamente le tue fatture sulla stessa interfaccia
• visualizzare le scadenze sul tuo piano di tesoreria
• pagare le fatture in sicurezza grazie alla doppia approvazione

In questo modo monitorare i movimenti di liquidità in entrata e in uscita – e le variazioni dinamiche del flusso di cassa – sarà ancora più facile e fluido.

Prova Agicap per la tua azienda. Puoi richiedere qui sotto una demo gratuita!