Prevedere e anticipare il flusso di cassa è fondamentale se vuoi gestire il tuo business in tutta serenità. Inizialmente può sembrare difficile realizzare una previsione finanziaria affidabile, soprattutto se non sai da dove cominciare. Se hai intenzione di fare una stima del tuo flusso di cassa delle prossime settimane, o persino dei prossimi mesi, in questo articolo ti spiegheremo come realizzare una previsione ben fatta, identificando le voci relative alle entrate e alle uscite, e proponendo nuovi consigli e metodi per realizzare con successo la tua previsione.

👉 Come monitorare il cash flow della tua azienda:

A cosa serve la pianificazione finanziaria?

La liquidità è la linfa vitale di ogni azienda, per questo un’attenta pianificazione finanziaria è il punto di partenza per un business di successo. In termini pratici, una previsione del flusso di cassa il più possibile precisa permette alle aziende di stimare quanto denaro incasseranno (entrate, o cash in) e spenderanno (uscite, o cash out) in un determinato periodo di tempo. Grazie a queste informazioni sarà possibile anticipare l'evoluzione del proprio flusso finanziario, prendere decisioni informate ed evitare problemi finanziari.

Come creare cash flow?

Per chi fosse alla prime armi con la contabilità, partiamo dalle basi. Che cos'è il cash flow e qual è il suo ruolo nella pianificazione finanziaria dell'impresa? Quando si parla di flussi di cassa, “cash flow” nella forma inglese ormai di uso comune, si intende, l'ammontare di liquidità generata o consumata in un determinato periodo. Di solito, si misura su base mensile, trimestrale o annuale.

Per generare cash flow in entrata, le aziende ricorrono prima di tutto alla vendite di prodotti e servizi. Esistono tuttavia tutta una serie di strategie che, se messe in atto, possono migliorare la liquidità: dall'aumento dei prezzi, alla una gestione più efficiente del magazzini, fino ad arrivare alla dilazione dei pagamenti dei fornitori.

Fatte queste premesse, passiamo ora ad accendere i fari su quello che è considerato uno dei documenti chiave nella pianificazione finanziaria, ovvero il bilancio di previsione.

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Cosa contiene il bilancio di previsione?

Tutto parte dalla definizione degli obiettivi strategici che ciascuna azienda si pone. Una volta individuati, il passo successivo sarà mettere a punto un percorso strategico per raggiungerli. Nel processo di stima del flusso di cassa, il bilancio di previsione svolge un ruolo fondamentale come guida e controllo della direzione delle operazioni dell'azienda, riportando le stime per il periodo successivo.

La sua redazione segue la struttura di un bilancio civilistico.

Il bilancio di previsione sarà quindi composto da:

• stato patrimoniale,
• conto economico,
• nota integrativa.

Inoltre al suo interno, sarà possibile distinguere una parte operativa che anticipa il conto economico effettivo e una finanziaria che prevede le operazioni finanziarie per il periodo successivo.

Attenzione. Rispetto ad un bilancio consuntivo, ci sono due aspetti da tener presente:

• i dati inseriti non sono quelli reali ma sono cifre stimate che dovrebbero consentire il raggiungimento degli obiettivi prefissati;
• il bilancio di previsione non è un obbligo normativo, bensì uno strumento contabile a disposizione dell’imprenditore per monitorare l’andamento della sua impresa ed organizzare al meglio la pianificazione strategica.

Nel processo di proiezione dei dati, chi si occupa della redazione di questo documento dovrebbe tener conto di fattori quali:

• l'andamento macroeconomico;
• il settore merceologico di appartenenza:
• la vocazione più o meno internazionale dell'attività;
• il mercato di approvvigionamento e sbocco;
• i rischi finanziari e i tassi di interesse;
• gli sviluppi della fiscalità e degli interventi normativi.

Riassumendo, prevedere il flusso di cassa ti permette di:

• pianificare il volume di vendite che punti a raggiungere nei prossimi mesi e agire di conseguenza;
• comprendere e anticipare i buchi di cassa della tua azienda ed evitare eventuali commissioni bancarie e inadempienze;
• avere una migliore panoramica delle varie spese, al fine di ridurre alcuni costi aziendali e risparmiare;

Vorresti sapere che impatto finanziario subirebbe la tua azienda qualora decidessi di acquistare un macchinario prima del tempo? Monitorando il tuo flusso di cassa sarai in grado di osservare l'impatto di ogni acquisto.

👉 Tutto sulla previsione dei flussi di cassa

Tutto sulla previsione di flussi di cassa affidabili

La pianificazione finanziaria ti permette di proiettarti nel futuro, ma ricorda che più guardi avanti nel tempo e meno accurati saranno i risultati. Ti consigliamo di limitarti al breve e medio termine: è preferibile utilizzare il sistema di previsione per periodi non superiori ai 12 mesi. Inoltre gli importi devono essere sempre indicati compresi di IVA.

Ora che hai scoperto tutti i vantaggi offerti da una previsione del flusso di cassa, è il momento di passare alla parte pratica!

Previsione del flusso di cassa: identificazione delle entrate future

Partiamo con l’elaborazione della prima parte della previsione: quella delle entrate. Per prima cosa, crea una colonna per ogni mese dell'anno che vuoi includere. Poi aggiungi una riga per ogni entrata prevista. Elenca le entrate cercando di essere il più esaustivo possibile. Per aiutarti, ecco una lista delle entrate più comuni che si possono trovare (considera però che si tratta di una lista indicativa).

Fatturazione cliente

Puoi suddividere le tue previsioni di incasso nei seguenti modi:

• Per metodo di pagamento (contanti, carta di credito, assegno, bonifico bancario, etc)
• Per tipo di cliente (per esempio, se lavori con privati e aziende, puoi distinguere tra questi due tipi di entrate)
• Per tipo di fatturazione (se fatturi parte dei tuoi servizi con pagamento immediato e l'altra parte con pagamento differito)
• Per frequenza (puoi distinguere tra le entrate provenienti da clienti ricorrenti e quelle da clienti occasionali)

Aiuti e sussidi

• Rimborsi da istituti come l’INPS
• Bonus lavoro
• Altri sussidi, sovvenzioni, etc.

Rimborso del credito IVA (se la tua IVA a credito è superiore all'IVA a debito)

• Prestiti e altri finanziamenti
• Prestiti bancari
• Aumenti di capitale

Indicazione delle voci di esborso

Una volta che hai completato la mappatura delle entrate, non ti resta che fare la stessa cosa per le uscite.

Fornitori

• A seconda del tuo business, puoi tracciare le spese di fornitura nei seguenti modi:
• Per fornitore (aggiungi una riga per ognuno dei tuoi fornitori principali),
• Per tipo di prodotto (materie prime, materiali di consumo, prodotti finiti, etc.),
• Per aliquota IVA (fornitori senza IVA per acquisti all'estero, fornitori al 22%, etc.),
• Per termini di pagamento (pagamento in contanti, pagamento a 30 giorni, pagamento a 45 giorni, pagamento a 60 giorni).

Stipendi

• Contratti a tempo indeterminato
• Contratti a tempo determinato
• Indennizzi verso i manager

Oneri sociali e contributi

• Contributi previdenziali a carico dei lavoratori e dei datori di lavoro
• Mutua (forme di previdenza per i dipendenti)
• Rimborso delle spese di trasporto
• Buoni pasto

Abbonamenti

• Internet
• Licenze Software
• Telefono

Locali

• Affitto
• Elettricità
• Acqua

Marketing

• Pubblicità (giornali, TV, etc.)
• Motori di ricerca (Adwords)
• Social (Facebook Ads, etc)
• Fiere (affitto di spazi)
• Volantini (design e stampa)

Prestatori di servizi

• Commercialisti
• Avvocati
• Contabili
• Consulenti di gestione
• Subappaltatori

Assicurazioni

• Locali
• Veicoli
• Telefoni
• Esercizio di attività

Banche

• Rimborsi prestiti
• Spese di gestione del conto
• Commissioni d'intervento

Tasse

• Imposte sulle società
• Imposte regionali

IVA

Se l'IVA debito è superiore all'IVA credito

Altro

• Rimborso clienti/gesti commerciali
• Regali e forniture clienti
• Forniture aziendali e amministrative
• Manutenzione dei veicoli e dei locali
• Spese di viaggio

Previsione del flusso di cassa: come fare una previsione di successo

Essere consapevoli delle entrate e delle uscite passate della tua azienda è sicuramente importante, ma la vera svolta sta nel prevedere quelle future! Se pensi che l'unico modo per riuscirci sia avere una sfera di cristallo, ti sbagli.

Vuoi sapere di che cosa hai davvero bisogno? Semplice! Della nostra lista di cose da fare e da non fare!

Sono molte le aziende che ogni mese si trovano in difficoltà - o peggio, chiudono - a causa di una mancanza di liquidità del tutto prevedibile. La sfida è quella di riuscire a proiettarsi più in là nei mesi.

Ecco, ora che la struttura di base è pronta, inserisci il tuo saldo di apertura nel punto in cui inizia la tabella. Se, ad esempio, inizia a febbraio, devi avere il tuo saldo di apertura a febbraio. A quel punto continua indicando il tuo saldo all'inizio di ogni mese successivo (che non è altro che il risultato di quello che è rimasto alla fine del mese precedente).

I suggerimenti da seguire, i fattori di successo

Basandoti su quello che hai fatto finora, inizia a identificare le tue entrate e le uscite fisse. Ecco alcuni esempi che dovrebbero aiutarti nel processo (mi raccomando non prendere tutto alla lettera, si tratta di una lista esemplificativa. Dovrai aggiungere tutti gli elementi specifici del tuo settore di mercato e della tua azienda).

Per le entrate, ad esempio, ci sono gli abbonamenti e i clienti ricorrenti che effettuano acquisti a intervalli regolari per lo stesso importo. Lo stesso vale per gli affitti, dove è probabile che i tuoi clienti ti versino lo stesso importo ogni mese.

Per quanto riguarda i le uscite fisse la lista è più lunga:

• Stipendi (a condizione che tu non abbia intenzione di assumere nuovi dipendenti. Se assumi un nuovo dipendente, la modifica va effettuata una sola volta)
• Assicurazioni varie
• Abbonamenti di vario genere (telefono e internet, software aziendali o di gestione del flusso di cassa)
• Le bollette del gas, dell'elettricità o dell'acqua (in caso di variazioni di solito vengono ammortizzate nel corso dell'anno dal tuo fornitore)
• L’affitto dei locali
• La pulizia degli spazi nel caso in cui tale attività venga subappaltata
• Il rimborso dei prestiti commerciali
• Tasse e imposte (nel caso in cui siano soggette a variazioni tariffarie, sarai comunque avvisato in anticipo)

Una volta che hai identificato i tuoi costi fissi, proiettarli nel futuro è un gioco da ragazzi: non devi fare altro che ricopiare i costi attuali nella tua previsione. (Se si tratta di costi mensili, li copi in ogni colonna, se sono trimestrali, allora in ogni terza colonna. Insomma, hai capito!) Ma adesso concentriamoci su un aspetto più difficile da prevedere: le entrate e i costi variabili, ovvero i flussi di cassa che sono incerti per natura.

In molti casi sai benissimo che ci saranno, tuttavia non sai esattamente a quanto ammonteranno. Altre volte, invece, puoi solo incrociare le dita (nel bene e nel male). Proprio per questo motivo ti consigliamo di fare riferimento ai dati degli anni precedenti, così da avere meno dubbi possibili. Se stai avviando la tua attività, affidati alle previsioni del tuo business plan, dovrebbero essere abbastanza precise.

Tra le entrate variabili conosciamo:

• Gli obiettivi di vendita: ovvero i volumi di vendita futuri
• Tutti i finanziamenti "one-off ": crediti, finanziamenti, raccolte fondi, etc.
• Il denaro vinto in una competizione (ad esempio, quella della migliore start-up) che può aumentare il tuo flusso improvvisamente
• Un possibile rimborso del credito IVA
• Eventuali interessi di mora nel caso di ritardi di pagamento.

Tra i costi variabili:

• Gli acquisti effettuati da fornitori (a seconda del tuo volume e dell'attività complessiva dell'azienda gli importi possono variare notevolmente. Per formulare delle previsioni prova a rispondere alla seguente domanda: qual è il budget acquisti che mi permetterà di raggiungere gli obiettivi di vendita stabiliti?)
• I costi di trasporto (carburante, trasporto pubblico, etc.)
• I costi eccezionali (ricambi macchinari guasti, ristrutturazione di un ufficio post-incendio, spese legali a seguito di una controversia, etc.)

Alcune osservazioni sulle tue previsioni:

• Fai particolare attenzione alla previsione dei costi variabili. È facile sottovalutare le spese future, proprio per questo ti consigliamo di formulare ipotesi conservative. In questo modo avrai la sicurezza di riuscire a coprire le spese che magari non avevi previsto (ad esempio la sostituzione improvvisa di un macchinario).
• Presta attenzione ai termini di pagamento dei tuoi clienti (se ne hai). L'errore sarebbe quello di pensare: "Questo cliente ha fatto un grosso ordine a febbraio, allora lo inserisco nella colonna delle entrate di febbraio" Quando magari vi siete accordati su un pagamento a 60 giorni. È un punto che può sembrare banale, ma è fondamentale prestarci attenzione per evitare errori che possono mettere nei guai la tua azienda. Allo stesso modo, presta particolare attenzione ai termini di pagamento dei tuoi fornitori. Acquisti mille euro di materiale a marzo, ma il pagamento è a 60 giorni? Assicurati di inserire l'acquisto nella tabella in modo che i mille euro non appaiano a marzo, ma a maggio.
• Tieni conto della stagionalità nel caso in cui abbia un impatto sul tuo business. Non formulare previsioni di vendita per l'estate come fai per l'inverno, se ad esempio gestisci un'attività di noleggio sci. E se lavori principalmente con le aziende, è probabile che agosto sia un mese "fiacco".
• Preparati degli scenari diversi. Duplica le previsioni del flusso di cassa per prepararti a diversi scenari: uno pessimista, uno realistico e, perché no, anche uno ottimista. L’idea di fondo è quella di poter confrontare le diverse previsioni tra loro. Per esempio, se intendi acquistare locali più grandi, quale sarà l'impatto nel migliore dei casi? E nel peggiore? Metti alla prova le tue idee calcolando il loro impatto per determinare la loro fattibilità. Più sperimenti, più accurate saranno le tue previsioni e meno probabilità avrai di incorrere in sorprese spiacevoli.

Applicare questi consigli può farti risparmiare parecchi soldi, ma sarebbe un vero peccato se tutti i tuoi sforzi andassero sprecati a causa di problemi facilmente evitabili.

Ecco un elenco dei principali pericoli che puoi aspettarti e come evitarli.

• Trascurare i piccoli numeri. Certo, da soli non significano molto, ma sommati assieme possono rappresentare un fattore strategico da non sottovalutare. Sono fin troppi i dirigenti che optano sempre più spesso per la via più facile. Risultato: il loro business è molto probabilmente destinato ad andare in rosso. La nostra raccomandazione è questa: stanzia un budget consistente per una categoria denominata "varie", tra il 2% e il 5% del tuo fatturato.
• Non aggiornare le tue previsioni. Sì, d’accordo, hai una tabella generalmente esaustiva, ma devi comunque tenere conto che un certo numero di parametri sono variabili, o addirittura non esistono ancora. Non dormire sugli allori. La previsione del flusso di cassa è tutt'altro che fissa. Evolve! Ricordati di monitorare il tuo flusso di cassa almeno una volta al mese. La realtà sarà molto probabilmente diversa da quello che avevi previsto (d’altronde, nessuno può leggere il futuro!). Ricorda che questo è un esercizio iterativo: quanto più spesso aggiorni le tue previsioni, tanto più queste saranno accurate. Magari otterrai nuovi contratti (o almeno te lo auguriamo) e un numero maggiore di clienti è sinonimo di maggiori entrate. O magari dovrai comprare un nuovo veicolo prima del previsto. Tutti questi elementi dovranno essere inseriti nella tabella se desideri contare su previsioni più accurate.
• Ignorare il rischio di ritardi nei pagamenti può metterti nei guai, poiché si tratta di un elemento centrale del sistema di previsione.

Le tue previsioni sono valide? Anche lo scenario peggiore è accettabile? "Fantastico, allora significa che puoi comprare nuovi locali, nuovi veicoli, assumere personale, acquistare nuovi computer..." STOP.

A volte i manager possono cadere in questa trappola e si fanno prendere la mano. La tua situazione finanziaria è positiva? Puoi contare su parecchia liquidità? Ottimo, ma ora non iniziare a sperperare tutto. Ogni centesimo che investi dovrebbe permetterti di riavere indietro almeno lo stesso importo speso.

Quindi, prima di prendere una decisione, fatti le seguenti tre domande:

• Questo acquisto è davvero necessario?
• Se sì, è il momento migliore per farlo? (Forse è quasi arrivato il periodo dei saldi!)
• Posso misurare (e quindi quantificare) il ritorno sull'investimento (ROI) di questa azione?
• Se hai risposto di sì a tutte queste domande, allora è probabilmente un buon investimento. Altrimenti, prenditi un po’ di tempo per rifletterci su!

Agicap, un software su misura per la gestione del tuo flusso di cassa

Fare male una previsione di flussi di cassa non serve a nulla, per cui se si decide di impegnarsi in tale compito, questo va svolto con precisione e costanza. Ciò vuol dire poter effettuare un'analisi dei dati e della situazione finanziaria che sia il più possibile realistica. Come fare in concreto?

Talvolta l'utilizzo di Excel, ancora molto comune tra le piccole e medie imprese, può causare problemi di varia natura. A partire dall'inserimento di dati errati: una situazione da evitare a tutti costi, se non vuoi inficiare le previsioni, rendendo di fatto inutile la redazione di piano finanziario.

E tu come monitori il cash flow della tua azienda?

Affidare la gestione del cash flow a un software come Agicap significa automatizzare ogni operazione di tracciamento e analisi dei dati. Viene quindi meno il rischio di errori di calcolo e di distrazione, perché i dati utili a calcolare il flusso di cassa vengono inseriti in automatico.

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Un software come Agicap può essere collegato ad altri gestionali o app di web banking, così da registrare in autonomia ogni movimento monetario.

Senza dimenticare tutti gli altri benefit di Agicap, come per esempio:

• monitorare la tua situazione finanziaria in tempo reale e in tutta facilità, con dati sincronizzati automaticamente
• automatizzare l'aggiornamento del tuo budget e le previsioni del flusso di cassa per individuare eventuali irregolarità e adattare il budget futuro in modo iterativo
• prendere decisioni efficaci valutando l'impatto degli scenari strategici sul flusso di cassa.

Per un’analisi del cash flow puntigliosa e affidabile, il software Agicap è perciò la soluzione più efficace.

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