Gestione della tesoreria aziendale su Excel: modello da scaricare gratis

La gestione della tesoreria è un elemento indispensabile da considerare nella guida quotidiana di un’impresa, indipendentemente dal settore in cui opera. Ogni anno numerose PMI finiscono, purtroppo, per chiudere proprio perché non prestano sufficiente attenzione alle attività di gestione di tesoreria e le svolgono in maniera approssimativa e inefficiente. Al contrario, le aziende che gestiscono la propria tesoreria con la dovuta cura, riescono a individuare eventuali problematiche prima che diventino irrisolvibili e a preservare l’equilibrio economico-finanziario del business. Il segreto per una gestione della tesoreria aziendale impeccabile? Adottare un metodo efficace e utilizzare gli strumenti giusti. Di seguito ti proponiamo un modello Excel da scaricare gratis per ottimizzare la gestione della tua tesoreria, insieme a una serie di consigli utili che, se seguiti scrupolosamente, ti permetteranno di mantenere la tua impresa sempre in buona salute.

Modello Excel gratuito per tracciare le spese e gli incassi mensili

La gestione della tesoreria è correlata al flusso di cassa o cash flow, un indicatore fondamentale per determinare lo stato di salute di un'impresa che misura la differenza tra i flussi monetari in entrata e in uscita dalle casse aziendali in uno specifico arco temporale (o, in altri termini, gli incassi e le spese effettuate). Le attività di gestione della tesoreria comportano quindi l'analisi e il monitoraggio costanti di questi movimenti, così da poter intervenire per tempo in caso di anomalie, pianificare al meglio la liquidità e prevenire gli squilibri. Ma quali strumenti si possono utilizzare per gestire la tesoreria aziendale in maniera efficace?

Oggi ti proponiamo di ottimizzare la gestione della tesoreria della tua impresa grazie a un modello Excel di gestione di tesoreria scaricabile gratuitamente cliccando qui sotto.

Come utilizzare il modello Excel di gestione di tesoreria?

Innanzitutto esegui il download cliccando sul link qui sopra. Una volta scaricato il tuo modello, potrai quindi iniziare a riempirlo. Non preoccuparti, non è per nulla complicato!

Per prima cosa, inserisci la liquidità disponibile all’inizio del primo mese, nella casella blu. Poi, inserisci le operazioni passate o future e la data di pagamento per ognuna: entrate (fatture clienti, sovvenzioni…) e uscite (stipendi, fornitori da pagare, affitti…). Nell’inserire i dati, presta attenzione ai ritardi di pagamento, se ce ne sono.

Una volta inseriti tutti i pagamenti (in entrata e in uscita) e le rispettive date, potrai vedere il loro impatto sulla cassa a fine mese. Ripeti la stessa procedura per tutti i mesi.

Tabella di gestione di tesoreria su Excel: definizione

Una tabella di gestione della tesoreria è uno strumento che permette di seguire il modo in cui evolve la cassa aziendale – giorno dopo giorno, settimana dopo settimana – in funzione delle operazioni passate e future (fatture clienti in attesa di incasso, fatture fornitori da pagare, ecc.).

Perché utilizzare un foglio Excel per tenere traccia di entrate e uscite?

L’idea di utilizzare Excel per monitorare le entrate e le uscite della tua azienda non ti convince? Di seguito ti presentiamo alcuni dei motivi che rendono Excel un ottimo alleato per le attività di gestione della tesoreria. Utilizzando regolarmente un foglio Excel per registrare i tuoi movimenti di cassa potrai infatti:

• Anticipare i problemi di liquidità. Grazie alla tua tabella di tesoreria su Excel, sarà più facile tenere traccia dei tuoi pagamenti in entrata e in uscita e individuare in anticipo i periodi in cui rischi di ritrovarti a corto di liquidità, così da poter intervenire prima che sia troppo tardi.
• Ridurre le preoccupazioni. Utilizzando Excel non avrai più bisogno di fare lunghi e faticosi calcoli mentali o su carta e potrai così focalizzarti su attività più strategiche e guardare al futuro con maggiore serenità.
• Prendere decisioni migliori. Con il tuo foglio Excel potrai conoscere l’ammontare delle tue risorse in ogni momento e prendere decisioni più consapevoli sulle spese e gli investimenti da effettuare. Hai intenzione di investire a luglio in un macchinario costoso, ma la tesoreria previsionale della tua azienda mostra segnali di debolezza in quel mese? Forse è più saggio rimandare l’acquisto al mese successivo e, allo stesso tempo, trovare una soluzione alla scarsa liquidità prima che la situazione possa degenerare. Due problemi risolti in un solo colpo!
• Ottenere finanziamenti più facilmente. Che tu sia un imprenditore in procinto di avviare una startup o un dirigente di un’azienda già consolidata, di certo le circostanze ti porteranno ad avere a che fare almeno una volta con una banca per richiedere un finanziamento: mutuo di scopo, scoperto di conto corrente… le possibilità sono numerose. Per decidere se dare seguito alla tua richiesta, la banca si pone una semplice domanda: "Questa impresa sarà in grado di rimborsare il suo debito, quando verrà il momento?”. Mostrando alla banca che segui la tua tesoreria in maniera scrupolosa, anche dal punto di vista previsionale, le chance che la tua richiesta venga accettata aumenteranno a dismisura. In più, se presenti alla banca un piano di tesoreria previsionale realistico, sarà ancora più facile ottenere un sì.

Gestione di tesoreria nel quotidiano: i nostri consigli

Dal momento che la liquidità è la linfa vitale di ogni impresa, la gestione della tesoreria deve avvenire in maniera rigorosa e costante. Analizzare la tesoreria una volta a inizio mese e tornarci solo 30 giorni dopo non basta: la tesoreria evolve in fretta e bisogna quindi monitorarla con una certa frequenza. Se ti accontenti di aggiornare la tabella di tesoreria su Excel una volta ogni tanto, infatti, i rischi di ritrovarti improvvisamente in crisi di liquidità sono molto alti. Eccoti alcuni consigli per non farti prendere alla sprovvista:

• In un primo tempo, monitora le tue entrate e le tue uscite su base giornaliera. Aggiornando regolarmente il tuo file Excel, dovrai dedicare a questo compito non più di 5 minuti al giorno.
• Assicurati di essere sempre al corrente di eventuali ritardi di pagamento. Tieni d’occhio le fatture verso i clienti e non lasciare che rimangano per troppo tempo in sospeso dopo la scadenza. Se ciò dovesse accadere, contatta i clienti insolventi nel più breve tempo possibile, così da capire i motivi del mancato saldo e intervenire di conseguenza. Da parte tua, assicurati che al momento di effettuare un pagamento, questo non metta in pericolo le finanze aziendali.
• La gestione della tesoreria non è mai veramente “conclusa”. Considerala come un’attività ricorrente, che si rinnova continuamente. Procedendo a più riprese (e in funzione dei cambiamenti osservati), le previsioni si faranno via via più precise.

Esempio di gestione di tesoreria su Excel

Per completare quanto detto finora, ecco un piccolo caso concreto che ti farà capire meglio come usare il tuo modello Excel.

Prendiamo l’esempio di Mario Rossi, artigiano e titolare della sua attività. Lui sa che la sua liquidità a inizio mese è di 1.000€, importo che scrive nella casella corrispondente del file Excel.

Poiché Mario Rossi vuole determinare la liquidità che avrà a disposizione per la fine del mese di gennaio, dovrà procedere come segue:

• Identificare le entrate e le uscite del mese. Fatture, note spese, imposte, affitti, sovvenzioni… Tutto dev’essere inventariato in modo chiaro e leggibile.
• Riportare le informazioni nel foglio facendo attenzione alla data di saldo dei pagamenti.
• Verificare che tutti i flussi di tesoreria siano ben collegati al mese in corso. Non lo ripeteremo mai abbastanza, bisogna essere super attenti ai ritardi di pagamento.
• Infine, lo strumento calcolerà in automatico lo stato della tesoreria a fine mese. A questo punto, Mario Rossi potrà trarre tutte le conclusioni necessarie al buon funzionamento della sua attività.

Dove scaricare altri modelli Excel gratis utili per fare un piano finanziario

Come abbiamo visto in questo articolo, Excel rappresenta un alleato prezioso per chi si occupa della gestione finanziaria di un'azienda. Oltre alla risorsa che ti abbiamo linkato sopra, ci sono diversi altri modelli Excel che puoi scaricare gratuitamente. Ecco un elenco:

• modello Excel per rendiconto finanziario
• modello Excel per bilancio previsionale
• modello Excel per calcolare il cash runway della tua impresa
• modello Excel per il cash flow forecast mensile

Utilizzare Excel per gestire la tesoreria: pro e contro

Impiegato dalle aziende per molteplici usi, Excel è un buon mezzo per gestire la tesoreria. Come tutti gli strumenti ha i suoi pro e contro.

Il primo punto a suo favore è la sua età. Sì, hai letto bene! Essendo sul mercato da parecchi anni, questo software ha subito numerosi aggiornamenti e migliorie nel corso del tempo per arrivare dov’è oggi ed è dunque uno strumento ben collaudato, che offre funzionalità rodate.

Excel è al tempo stesso uno tool relativamente potente, che consente un’elaborazione avanzata dei dati: classificazioni, formule di calcolo… Tante funzioni che una gestione cartacea della tesoreria non permetterebbe. Inoltre, è possibile realizzare una rappresentazione grafica delle analisi svolte.

Il rovescio della medaglia è che per sfruttare appieno tutte le potenzialità di Excel e ottenere risultati ottimali bisogna conoscerlo bene e avere una certa esperienza. Per chi invece è alle prime armi, l’uso di Excel per la gestione della tesoreria può essere fonte di errori e perdite di tempo, a maggior ragione se il compito è affidato a più persone.

Fortunatamente, esistono delle soluzioni alternative che permettono di automatizzare e semplificare la gestione della tesoreria, ottenendo risultati più accurati in meno tempo.

Quali alternative a Excel?

Excel va bene, ma come già detto, il suo utilizzo richiede molto tempo. Inoltre non è il software più facile da prendere in mano e non è molto “visivo”. Infatti, per ottenere dei grafici che illustrino la situazione, è necessario ricorrere alle funzionalità avanzate, tutt’altro che intuitive, con il rischio di perderci diverse ore e ottenere comunque risultati poco soddisfacenti.

Per fortuna, esistono delle soluzioni alternative ai fogli di calcolo Excel per la gestione della tesoreria. Le vediamo nelle prossime righe.

I software di contabilità

Come dice il nome stesso, questi strumenti servono innanzitutto a realizzare le attività di contabilità di un’impresa. Tuttavia, alcuni software propongono un modulo aggiuntivo dedicato specificatamente alla gestione della tesoreria.

L’inconveniente di questi strumenti contabili è di due tipi:

• Da una parte, richiedono in genere di essere a proprio agio con certe nozioni contabili: il lessico contabile è parecchio specialistico, e questo può porre problemi di comprensione.
• Inoltre, la contabilità è prima di tutto volta all’analisi del passato, non del presente o del futuro. Si può in realtà equipaggiarli di moduli per la gestione della tesoreria, ma non sono il cuore dello strumento, bensì accessori e dunque presentano inevitabilmente delle carenze.

I software di gestione della tesoreria

La migliore soluzione per gestire efficacemente la tesoreria della tua azienda? Utilizzare un software di gestione della tesoreria, che automatizza tutte le attività.

Rispetto ai fogli di calcolo Excel, i software di tesoreria permettono di risparmiare moltissimo tempo, di ridurre gli errori legati all’operatività manuale e di disporre di dati sempre aggiornati a partire dai quali realizzare previsioni e prendere decisioni.

Inoltre, a differenza dei software di contabilità, i software di questo tipo sono dedicati esclusivamente al monitoraggio e alla previsione dei flussi monetari in entrata e in uscita e sono dunque più accurati e completi, ma anche più semplici da utilizzare e, dunque, alla portata di tutti.

👉Perché e come utilizzare un software per la gestione della tesoreria:

Per concludere

Semplifica la gestione della tesoreria della tua impresa con Agicap

Agicap è un software di gestione della tesoreria già utilizzato da migliaia di piccole e medie imprese in tutta Europa.

In particolare, Agicap ti consente di:

• monitorare in tempo reale i movimenti in entrata e in uscita, per mantenere sempre sotto controllo le tue finanze;
• creare dashboard personalizzate, che presentano i dati tramite grafici chiari e semplici da leggere;
• realizzare scenari previsionali precisi e affidabili anche nel lungo termine, da utilizzare per migliorare il processo decisionale;
• creare report in pochi clic, da condividere con il team o con i partner finanziari;
• accelerare la riscossione dei crediti nei confronti dei clienti e ridurre i ritardi nei pagamenti, grazie ad Agicap CashCollect;
• semplificare il saldo delle fatture dei fornitori con Agicap Payment.

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