Cos’è la prima nota, e come compilarla

È vero, la contabilità aziendale è nelle mani dei commercialisti o di chi gestisce la tesoreria. Certo è che un registro dei movimenti di cassa può far comodo anche a chi l’azienda la amministra, o ci lavora dentro. Per questo il tracciamento dei flussi di cassa si rivela un’operazione essenziale, che può essere svolta in maniera informale e a scopo di monitoraggio interno all’azienda. In tal senso, il documento prima nota diventa allora lo strumento più adatto e che, proprio per sua struttura, agevola il lavoro degli imprenditori e dei contabili. Scopriamo in questo articolo che cos’è la prima nota e in che modo va compilata.

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Che cosa si intende per prima nota?

Con l’espressione prima nota intendiamo un documento contabile informale che registra i movimenti di cassa e di banca dell’azienda. Un documento informale, perché di fatto non ha nessuna validità legale – se non in casi eccezionali che menzioneremo dopo – ma comunque si rivela utilissimo a chi sta dentro l’azienda, perché offre una visione complessiva e chiara del cashflow aziendale.

Dunque la prima nota registra i movimenti in entrata e in uscita, e non solo quelli relativi alla cassa in senso stretto ma anche i movimenti bancari, siano essi incassi o esborsi. In tal senso, qualcuno fa una distinzione tra prima nota cassa – che traccia i flussi di denaro contante – e prima nota banca – che registra bonifici, assegni e cambiali.

Si tratta comunque una distinzione superflua: i flussi di liquidità possono essere inseriti all’interno dello stesso documento. Anche perché – come abbiamo già detto – la prima nota non ha un vero e proprio valore dal punto di vista legale; è pur sempre un documento non ufficiale. Tanto è vero che la stessa redazione della prima nota non è obbligatoria in alcun modo.

Di certo però si tratta di un registro che fa comodo agli imprenditori e ai responsabili d’azienda, e proprio in quest’ottica bisogna valutarne la sua compilazione: ovvero scegliendo la struttura e le modalità che meglio rispondono alle esigenze della propria attività, e di chi ci lavora dentro.

Come si compila la prima nota contabile?

La compilazione della prima nota può essere strutturata in maniera del tutto personale, già a partire dalla scelta del supporto che può essere cartaceo o digitale.

Aziende con un approccio più tradizionale alle operazioni di gestione finanziaria preferiscono probabilmente una compilazione su moduli cartacei, seppur con tutti i limiti di uno strumento di questo tipo.

Altre aziende scelgono invece un approccio digitale facendo ricorso a fogli Excel oppure a un software specifico per la gestione dei flussi di cassa e velocizza i processi.

Non esiste dunque un modello standard. In ogni caso, per compilare una prima nota che sia davvero funzionale alla gestione finanziaria dell’azienda, è necessario inserire nel documento almeno le informazioni indispensabili. Questo vuol dire che in una prima nota non deve mancare:

• la data dell’operazione in entrata o in uscita;
• la descrizione o causale del movimento;
• l’importo dell’operazione;
• le informazioni sul saldo avvenuto.

A partire da questo scheletro, è possibile poi articolare una prima nota quanto più pratica possibile per le esigenze dell’azienda.

Per esempio, un’impresa che gestisce la tesoreria utilizzando più di un conto corrente bancario potrebbe decidere di aggiungere il nome del conto su cui è avvenuto l’accredito o l’addebito. Chi invece accetta dilazioni di pagamento può ritenere utile inserire la data di scadenza della fattura emessa.

Insomma, la prima nota deve adattarsi ai bisogni e alla struttura operativa della tua attività imprenditoriale. Ciò che conta è tenere a mente lo scopo ultimo del documento: offrire un quadro generale del flusso di cassa, e quindi – seppur indirettamente – dare contezza dei livelli di liquidità aziendali.

Quali operazioni devi registrare, quindi, nella prima nota?

All’interno della prima nota devi registrare tutte le attività di tesoreria, vale a dire le operazioni che interessano la liquidità di cui dispone l’azienda.

Nello specifico, è bene inserire nella prima nota:

• incassi di fattura, sia in contanti sia come accredito sul conto corrente;
• pagamenti a fornitori e banche;
• importi che arrivano dai finanziamenti;
• pagamento di contributi e imposte;
• spese relative alla gestione aziendale.

Può essere utile da inserire, in una prima nota cassa e banca, anche il prelievo di contanti dal conto bancario dell’azienda, specialmente se vuoi monitorare con particolare attenzione i movimenti bancari.

È importante sottolineare che la prima nota deve contenere sia le operazioni in entrata sia le operazioni in uscita. Come già saprai, infatti, i documenti di contabilità aziendale – quindi lo stato patrimoniale o il conto economico – vengono redatti secondo il metodo della partita doppia.

Metodo che, tra le altre cose, prevede di segnare, dentro due colonne vicine, movimenti e operazioni di segno opposto. La prima nota può quindi facilitare la compilazione delle sezioni DARE e AVERE dei conti economici e patrimoniali.

Perché la prima nota è così tanto utile per le aziende?

Trattandosi di un documento facoltativo è facile che certe aziende scelgano di non redigere la prima nota, anche soltanto per risparmiare tempo e dedicarsi ad altri aspetti della gestione finanziaria.

È vero che ci sono dei casi in cui la compilazione diventa obbligatoria, ma si tratta comunque casi eccezionali. Succede, per esempio, alle attività che sono esonerati dall’obbligo di tenere un registro dei corrispettivi, o per le attività che vengono svolte lontano dal luogo in cui quello stesso registro si trova (per esempio in un’altra sede dell’azienda).

Ad ogni modo, per la quasi totalità delle imprese, la prima nota non è obbligatoria. Ma è comunque necessaria.

Necessaria perché la prima nota non solo ti permette di tenere traccia delle scadenze – scadenze delle tue fatture, di quelle emesse dai tuoi fornitori, scadenze delle rate di un prestito – ma ti aiuta anche ad avere un quadro chiaro della liquidità di cui effettivamente la tua attività dispone, così da rendere più intuitiva l’analisi di bilancio.

Se per esempio gli importi degli esborsi superano quelli delle entrate è chiaro che qualcosa deve essere rivisto nella gestione finanziaria della tua attività. E senza uno strumento come la prima nota è troppo difficile farsi un’idea del flusso di cassa aziendale.

Certo, sì, lavorare alla compilazione della prima nota può essere dispendioso, se non in termini di fatica, per lo meno di tempo. Per fortuna, però, ci sono oggi delle soluzioni validissime che permettono di controllare i movimenti di cassa in automatico e in digitale. Sono alternative che si sono rivelate un vero punto di svolta nei sistemi di monitoraggio del cash flow, e che meritano di essere esplorate.

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