Le scritture contabili non hanno solo un valore giuridico. Attraverso la compilazione di libri e registri, infatti, le aziende possono ambire a una gestione della contabilità pulita e precisa, che sia di supporto alla redazione del bilancio d’esercizio. Per questo, anche se non sono obbligatorie, le scritture contabili rappresentano uno strumento insostituibile per le attività commerciali. Quali sono le scritture contabili più utilizzate, e come funzionano?

Quali sono le scritture contabili?

Le scritture contabili sono documenti – come libri e registri – che servono a tenere traccia delle operazioni finanziarie ed economiche di un’azienda, così da garantire una gestione contabile precisa e senza errori.

Lo scopo delle scritture contabili è perciò duplice. Da un lato permettono alle imprese di semplificare il lavoro contabile, organizzando al meglio le informazioni essenziali su movimenti e operazioni economiche. Dall’altro lato, invece, forniscono uno strumento consultabile e verificabile che può essere utile in caso di accertamenti di natura fiscale.

Insomma, le scritture contabili servono tanto alle imprese quanto alle autorità. E non a caso, in contabilità, è possibile parlare di scritture contabili obbligatorie e di scritture che sono invece facoltative, ma comunque utili all’azienda.

Il Codice Civile stabilisce con chiarezza quali sono i documenti contabili che un’impresa è obbligata a redigere. Alcuni di questi, però, seppur non interessati da alcun obbligo, vengono comunque redatti dalle aziende, proprio perché offrono un grande supporto nelle attività di gestione contabile.

In verità sarebbe utile fare un’ulteriore distinzione, e parlare di scritture contabili obbligatorie per tutti e scritture contabili obbligatorie solo in casi particolari. Nel paragrafo successivo proviamo ad approfondire questo aspetto.

Le scritture contabili obbligatorie

L’art. 2214 del Codice Civile dice esplicitamente che qualsiasi «imprenditore che esercita un'attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari». Con questa formulazione, insomma, il Codice Civile sancisce quali sono le scritture contabili obbligatorie per qualsiasi attività commerciale, a prescindere dalla sua natura o dalle sue dimensioni.

Il libro giornale è il registro dentro cui bisogna annotare tutte le operazioni contabili giornaliere, una per una e in ordine cronologico. Il libro giornale raccoglie perciò informazioni su tutte le transazioni in entrata e in uscita – l’incasso delle fatture, i pagamenti dei fornitori, ecc. Un dettaglio interessante è che, per la compilazione del libro giornale, ci si avvale di solito di un documento contabile facoltativo: la prima nota, un vero e proprio registro dei movimenti di cassa.

Il libro degli inventari, invece, tiene traccia di tutti i beni (materiali, immateriali, finanziari) di cui l’azienda dispone. Si tratta quindi di un documento che registra – una per una – tutte le attività e le passività dell’azienda, come per esempio: le attrezzature, i macchinari, la liquidità disponibile, i crediti commerciali. Ma anche: i debiti per finanziamenti, forniture non ancora pagate, e così via. È una fotografia della situazione economico-patrimoniale dell’azienda, particolarmente utile per la redazione successiva del bilancio civilistico.

Lo stesso art. 2214 del Codice Civile menziona poi «altre scritture contabili», facoltative per i «piccoli imprenditori» ma obbligatorie per particolari categorie di aziende. Parliamo, in questo caso, delle scritture contabili obbligatorie in casi particolari, tra cui rientrano i registri IVA ovvero:

• il registro dei corrispettivi
• il registro fatture emesse
• il registro acquisti

I registri IVA sono scritture contabili obbligatorie per commercianti al dettaglio, aziende della grande distribuzione organizzata, associazioni sportive e associazioni no profit.

Merita un approfondimento anche il libro mastro (o mastro dei conti). Il libro mastro è un registro che raccoglie la sintesi di tutte i conti aziendali, dunque di tutte le scritture contabili esistenti in un determinato esercizio. È obbligatorio soltanto per le società quotate in borsa o con un grosso volume di affari.

Ciò nonostante, spesso le imprese ricorrono alla redazione del libro mastro proprio per avere maggiore contezza di quanto avviene in azienda sul piano contabile. Si tratta perciò di un documento che chiarisce le operazioni contabili e permette una gestione ancora più precisa della contabilità aziendale.

Scritture contabili e bilancio d’esercizio

Un aspetto interessante da considerare è il legame tra scritture contabili e bilancio d’esercizio. Il bilancio d’esercizio, infatti, è a tutti gli effetti un documento contabile, ma non lo si può comunque includere tra le scritture contabili.

Allora qual è il nesso tra le due cose? In un certo senso, possiamo definire il bilancio aziendale come l’obiettivo finale del lavoro di redazione delle scritture contabili. In altre parole, le scritture contabili – soprattutto quelle obbligatorie – organizzano le informazioni che serviranno, in un secondo momento, alla realizzazione del bilancio d’esercizio. Tanto è vero che le scritture contabili vengono redatte già a inizio anno commerciale, e compilate di volta in volta con il passare dei mesi. Il bilancio d’esercizio, invece, è il documento finale dell’anno commerciale, da consegnare obbligatoriamente entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Stato patrimoniale, conto economico e rendiconto finanziario – quindi i tre pilastri del bilancio civilistico – non si limitano perciò a raccogliere informazioni contabili: piuttosto hanno finalità giuridiche e fiscali, e rappresentano insieme una documentazione fondamentale per conoscere (e far conoscere) la situazione economico-patrimoniale dell’azienda.

Come funzionano le scritture contabili?

Entriamo ora nel dettaglio delle scritture contabili: proviamo a capire come funzionano, e quali sono le regole di redazione da tenere a mente.

Come abbiamo già detto, l’attività di redazione delle scritture contabili prevede l’annotazione costante di tutte le operazioni contabili dell’azienda. Il che significa, in molti casi, un lavoro di compilazione manuale di fogli cartacei o Excel – a meno di non usufruire di un software gestionale capace di gestire tutto in automatico.

Le scritture contabili vanno redatte in partita doppia. Questo vuol dire che ogni operazione deve essere registrata in due conti diversi – in generale DARE e AVERE, un conto attivo e uno passivo. È fondamentale, però, che i conti tornino: tra conto attivo e conto passivo deve sempre esserci un perfetto equilibrio.

Dunque dopo ogni fattura emessa o ricevuta, dopo ogni scontrino o bolletta, le informazioni su quantità e importi vanno registrate nei libri appositi – libro giornale, libro inventario, registri IVA, ecc. Il tutto, ovviamente, va annotato in ordine cronologico, giorno per giorno. Così per tutta la durata dell’esercizio, fino a sfociare nella redazione del bilancio, con i suoi tre documenti già menzionati.

Le scritture contabili devono poi essere conservate per dieci anni, a partire dalla data di chiusura dei registri. Come abbiamo detto già all’inizio di questo articolo, i libri e i registri servono anche alle autorità in caso di accertamenti sullo stato patrimoniale e reddituale dell’azienda. Pertanto, è importante che siano reperibili e consultabili per dieci anni almeno.

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