Corporate card, definizione
Cosa significa corporate card?
La corporate card, o carta aziendale, è una carta (come la carta di credito)per effettuare pagamenti per conto di un’azienda. Si tratta di uno strumento che i datori di lavoro possono fornire ai propri dipendenti e collaboratori per pagare le spese effettuate nell’ambito della loro attività professionale, così che non debbano anticipare alcuna somma di tasca loro. Tra queste troviamo, in particolare, le spese sostenute durante le trasferte (mezzi di trasporto, pranzi e cene di servizio e non, alloggio, ecc.).
Come funzionano le carte di credito aziendali?
Le carte aziendali funzionano come le normali carte di credito, senza nessuna grande differenza dal punto di vista pratico. Naturalmente non sono poi collegate a un conto corrente personale, ma a un conto aziendale. Di conseguenza, per poter registrare correttamente e adempiere alle regole fiscali, è necessario conservare le prove d'acquisto e fornirle al team finanziario.
Infatti, le corporate card permettono alle imprese di tenere facilmente sotto controllo le spese di dipendenti e collaboratori e semplificare le attività di gestione contabile: per questo rappresentano una soluzione sempre più utilizzata dalle PMI.
Quali sono le tipologie di carta?
Esistono diversi tipi di carte di pagamento aziendali:
- carte di credito aziendali: hanno un IBAN associato al conto corrente dell’azienda, permettono di spendere più del saldo disponibile sul conto;
- carte di debito aziendali: hanno un IBAN associato al conto corrente dell’azienda, non permettono di sforare il saldo disponibile sul conto;
- carte aziendali prepagate: non sono collegate direttamente a un conto corrente aziendale, devono essere ricaricate regolarmente.
Quando associate a un IBAN, le corporate card consentono non solo di effettuare pagamenti, ma anche di ricevere o eseguire bonifici, offrendo a chi le utilizza una maggiore autonomia e un servizio più completo.
Cos'è una carta nominativa?
Tutte le tipologie di carte viste in precedenza possono essere:
- nominative: intestate al lavoratore a cui è assegnata la carta e utilizzabili solo da quest’ultimo. Si scelgono solitamente per lavoratori frequentemente in trasferta o con una posizione particolarmente importante, in particolare se tale posizione prevede frequenti spese fuori sede;
- non nominative: intestate alla società, utilizzabili da più soggetti e quindi "al portatore". Questa soluzione è utile soprattutto quando vi è la necessità di far passare di mano in mano ogni giorno la card, ad esempio per trasferte irregolari di diversi soggetti.
Esistono anche le corporate card virtuali, che permettono di realizzare pagamenti esclusivamente online. Queste carte vengono sostanzialmente create in tempo reale appena prima di svolgere il pagamento e sono concettualmente delle carte prepagate. Si inseriscono i dati come si farebbe con una carta fisica e non appena si provvede al pagamento la carta si “autodistrugge” e l'eventuale cifra residua viene accreditata nuovamente sul conto corrente.
Vantaggi della corporate card
All'interno della gestione dell'azienda vi sono numerosi aspetti da considerare, ma in particolare le corporate card offrono i seguenti vantaggi:
- Maggiore controllo sulle spese: le corporate card permettono di monitorare in tempo reale le spese dei dipendenti e verificare facilmente i dettagli di ogni pagamento; in alcuni casi è possibile impostare regole e limiti di spesa personalizzati sulla base delle esigenze dell'impresa;
- Centralizzazione delle spese: tutte le spese effettuate con le corporate card, indipendentemente dal loro numero, vengono centralizzate su un unico conto;
- Nessun anticipo di denaro: i dipendenti non devono più anticipare alcuna somma di tasca propria e attendere il rimborso (dopo la compilazione della nota spese), in quanto dispongono di uno strumento per effettuare i pagamenti direttamente con i soldi dell’azienda. Il medesimo vantaggio sfruttato da molti con la carta di credito personale, da gestire con cura e supervisione nella quotidianità aziendale;
- Gestione delle spese semplificata: le corporate card semplificano la rendicontazione delle spese sia per i dipendenti, che non devono più tenere traccia di tutte le spese effettuate per conto dell’azienda, sia per gli addetti alla contabilità, soprattutto se le carte sono associate a un software di spend management. Nel complesso, quest'ultimo vantaggio raduna tutti gli aspetti già visti in precedenza.
