Software note spese: a cosa servono, quali vantaggi offrono

Le note spese rappresentano una grossa scocciatura per tutti: tanto per i dipendenti che devono compilarle, quanto per le persone che si occupano della loro verifica e contabilizzazione. In effetti, se gestite alla “vecchia maniera” (tramite l'utilizzo di file Excel e la raccolta di ricevute e scontrini cartacei), le note spese possono rivelarsi un vero e proprio incubo amministrativo e far perdere parecchio tempo e denaro. La soluzione ideale è affidarsi a un software note spese, così da automatizzare tutti i processi ed eliminare finalmente le scartoffie. Se vuoi saperne di più sui software e app per la gestione delle note spese aziendali e sui vantaggi che offrono rispetto agli altri sistemi, non ti resta che leggere questo articolo.

Cos'è una nota spese aziendale?

La nota spese è un documento che i dipendenti di un'impresa sono tenuti a compilare per ottenere il rimborso delle spese effettuate, ad esempio, in occasione di una trasferta di lavoro (o in altre circostanze che richiedono l'anticipo di denaro per conto dell'azienda), tranne nei casi in cui è previsto un rimborso forfettario.

Oltre a compilare le note spese, i dipendenti devono inoltre fornire tutti i giustificativi dei costi sostenuti (fatture di cortesia, scontrini, ricevute, ecc.), così da documentare in maniera inoppugnabile ogni transazione.

Gestione note spese trasferte: come farla?

Esistono diversi modi con cui le aziende possono gestire e registrare le note spese dei propri dipendenti. Alcuni più antiquati e macchinosi, altri più efficaci e smart. Li vediamo nelle prossime righe.

Gestione delle note spese su carta

Eh sì, ci sono ancora aziende che gestiscono le note spese alla vecchia maniera, con carta e penna! Le società che effettuano questa scelta forniscono ai dipendenti dei documenti cartacei da compilare e chiedono loro di conservare e consegnare ricevute e scontrini fisici (con il rischio che vadano persi o che si deteriorino fino a diventare illeggibili).

Si tratta di un metodo che, oltre a essere decisamente superato, comporta un alto margine di errore e fa perdere moltissimo tempo sia ai dipendenti che devono compilare i documenti e allegare i giustificativi, sia a chi li deve controllarle e dare il via libera per il rimborso.

Gestione delle note spese su Excel

Un altro sistema che alcune aziende adottano per la gestione delle note spese dei propri collaboratori è l'utilizzo di fogli di calcolo Excel (o anche di moduli preimpostati con Word o altri editor di testo).

Excel è uno strumento versatile ed economico e rappresenta sicuramente una scelta migliore rispetto a quella precedente. Tuttavia, anche questo approccio presenta numerosi limiti, in quanto comporta un elevato rischio di errore. Infatti, la compilazione delle note spese avviene sempre in maniera manuale e basta una semplice distrazione per compromettere i file (ad esempio, se si modifica inavvertitamente una formula). Inoltre, questo metodo richiede lo scambio di numerose email tra dipendenti e amministrazione, cosa che fa sprecare molto tempo prezioso. Per finire, anche la gestione delle note spese su Excel è generalmente associata alla raccolta e conservazione dei giustificativi cartacei, con tutti gli inconvenienti che ciò comporta.

Gestione delle note spese con app e software dedicati

Il modo più semplice ed efficace per gestire le note spese aziendali è sicuramente l'uso di un software dedicato, che prevede un approccio completamente digitalizzato, sia per quanto riguarda la compilazione delle note, sia per quanto riguarda la conservazione e registrazione dei giustificativi. Sul mercato ce ne sono di diversi tipi, gratuiti o a pagamento, adatti a diverse esigenze, ma accomunati da una serie di vantaggi che vediamo nelle prossime righe.

Digitalizzazione note spese dipendenti: quali vantaggi offre

L'utilizzo di un software o un'app specifica per la gestione delle note spese permette di:

• Risparmiare tempo. Questo vale sia per i dipendenti stessi, che non devono più perdere ore a compilare lunghe tabelle, sia per i responsabili della contabilità, che non hanno più bisogno di verificare manualmente la correttezza delle informazioni e la corrispondenza tra importi e giustificativi delle spese, in quanto tutto avviene in maniera automatizzata. Non è più necessario, inoltre, conservare i documenti fiscali cartacei, poiché questi vengono caricati e archiviati in formato digitale, rendendo la loro consultazione e registrazione molto più rapida ed eliminando una volta per tutte il fastidio di tenere da parte (o richiedere alla fine del mese) pile di scontrini. Anche l'approvazione delle note spese, quindi, si velocizza e i dipendenti ricevono i rimborsi che gli spettano più in fretta.
• Ridurre al minimo gli errori. Niente più registrazione manuale dei giustificativi, niente più errori e imprecisioni! I software note spese registrano e ordinano in automatico tutti i dati provenienti da scontrini e ricevute (caricati in formato digitale direttamente nell'app) ed eliminano gli interminabili flussi di email altrimenti necessari per scambiarsi documenti e informazioni.
• Semplificare e rendere più sicuri i pagamenti. I software note spese consentono in molti casi di emettere in maniera semplice e rapida carte di pagamento fisiche e virtuali che i dipendenti possono usare per le loro spese, così da eliminare definitivamente il contante e rendere i pagamenti più semplici e sicuri (oltre che facilmente monitorabili).
• Aumentare la visibilità e il controllo sulle spese. Utilizzando un apposito software, non è più necessario aspettare che i dipendenti rientrino in sede e forniscano fisicamente tutta la documentazione, ma si possono controllare le loro spese anche mentre sono ancora in trasferta, in quanto questi ultimi hanno la possibilità di compilare le note e caricare gli scontrini in tempo reale. È inoltre possibile personalizzare facilmente i livelli di controllo in base ai dipendenti e alle esigenze, inserendo budget predefiniti e limiti massimi oppure escludendo determinate voci e tipologie di spese.
• Semplificare la contabilità. La maggior parte dei software note spese consente l'integrazione con i gestionali contabili già in uso, permettendo di controllare, gestire e verificare tutte le spese in un unico luogo.

Ottimizza la gestione delle note spese con Agicap Spend Management

Per automatizzare e semplificare la gestione delle note spese della tua impresa puoi utilizzare Agicap Spend Management, il sistema che ti permette di:

• emettere facilmente carte di pagamento fisiche per i tuoi dipendenti;
• creare carte virtuali per gestire gli abbonamenti e i pagamenti online;
• gestire istantaneamente i budget e i limiti delle carte;
• ottenere una panoramica completa di tutte le transazioni effettuate, con la possibilità di filtrare per dipendente specifico, e sapere se le ricevute sono già state caricate oppure no;
• inviare promemoria ai dipendenti per caricare le ricevute al momento del pagamento.

Agicap Spend Management è solo una delle diverse funzionalità offerte dalla suite Agicap, la soluzione più completa sul mercato per la gestione della tesoreria aziendale. Nello specifico, oltre alla gestione delle spese dei dipendenti, Agicap ti consente di semplificare:

• il monitoraggio e l'analisi dei flussi di cassa (Agicap Cashflow);
• il pagamento delle fatture dei fornitori (Agicap Payment);
• la riscossione dei crediti verso i clienti (Agicap CashCollect).

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