Se usato correttamente, il bilancio di cassa rappresenta uno strumento estremamente utile per l'imprenditore, ed è proprio per questo motivo che abbiamo deciso di scrivere questo articolo. Forse ti starai chiedendo cos’è un bilancio di previsione di cassa e quali sono i suoi vantaggi. O magari ti starai domandando come si fa a realizzarlo. Una cosa è certa: sei nel posto giusto! Per queste domande abbiamo preparato delle risposte che ti aiuteranno a diventare un esperto in materia (e per concludere in bellezza abbiamo persino un modello da proporti!).
Bilancio di cassa: definizione
Il bilancio di cassa (noto anche come tabella dei flussi di cassa o previsione del flusso di cassa) è una tabella che permette ai manager di ottenere una panoramica globale delle entrate e delle uscite della loro azienda in un determinato lasso di tempo (di solito 12 mesi). Grazie a queste previsioni del flusso di cassa, i manager possono prevenire eventuali deficit di liquidità e gestire la propria attività in modo più fluido. Nel momento in cui un eventuale problema legato al flusso di cassa viene identificato con anticipo, il manager ha il tempo di attuare azioni correttive appropriate senza sentirsi con l’acqua alla gola: può ad esempio negoziare uno scoperto autorizzato, cercare un prestito aziendale, rimandare un investimento, ridurre i costi, ecc.
Sfide e vantaggi della previsione del flusso di cassa
Se hai qualche dubbio sulla rilevanza di questo strumento, forse non sei consapevole del suo pieno potenziale. Che ne dici, sei pronto a lasciarti sorprendere?
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Il bilancio di cassa è prima di tutto uno strumento di anticipazione: ti permette di prevedere i movimenti della tua azienda mese per mese e di monitorare la quantità di contante che entrerà e uscirà dal tuo conto corrente ogni singolo mese. Come menzionato in precedenza, è molto utile per rilevare eventuali deficit di liquidità e, se necessario, per darti abbastanza margine di manovra per trovare delle soluzioni. E come si suol dire, prevenire è meglio che curare.
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Anticipare fa bene, ma anche ottimizzare! Non sai bene se è il caso di investire in un nuovo macchinario di produzione? Bingo! Il bilancio di cassa ti permetterà di prevedere se il tuo flusso di cassa sarà in grado di sostenere un tale investimento. È inoltre possibile duplicarlo e creare diversi scenari di business plausibili, per poi osservare i risultati che si verificano per ognuno di essi nel momento in cui inserisci l'acquisto del macchinario in questione. Disponendo di una vasta gamma di opzioni, sarai in grado di prendere la migliore decisione possibile senza dover aspettare fino all'ultimo momento.
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Durante la vita di un'azienda (specialmente quando si avvia o si rileva un'attività), a volte è necessario negoziare un prestito o uno scoperto bancario per finanziare la sua crescita o per affrontare eventuali difficoltà. "Che rapporto ha con il bilancio di cassa?"_ ti starai probabilmente chiedendo. È importante sottolineare che tali richieste devono essere supportate e argomentate presso la propria banca, e una previsione del flusso di cassa ben realizzata, accompagnata da ipotesi pragmatiche, può giocare a tuo favore. Poiché quello che importa alla banca è determinare se sarai in grado di ripagare il denaro prestato, la sua attenzione sarà logicamente focalizzata sulle previsioni del tuo flusso di cassa. E per convincerla che sarai in grado di restituire tale somma in tempo, quale modo migliore se non mostrargli un documento ben strutturato?
Realizzazione di una tabella del flusso di cassa
Allora, siamo riusciti a convincerti dei vantaggi offerti da questo strumento? Perfetto, ora è il momento di scoprire come crearlo. Senza ulteriori indugi, mettiamoci al lavoro. La tabella del flusso di cassa deve essere realizzata in vari passaggi e con la massima cura: omissioni o errori di inserimento possono avere conseguenze spiacevoli. Pertanto ti consigliamo di trovare un momento tranquillo per concentrarti e dedicartici con la massima cura.
1) Inventario delle entrate
La prima cosa da fare è stilare un inventario di tutte le entrate che la tua azienda ha o avrà nei prossimi mesi. Per velocizzare questa parte, ti consigliamo di suddividere i tuoi incassi per categoria, usando gli esempi qui sotto come guida. Attenzione: tutti gli importi che inserisci nella tabella devono includere l'IVA.
- Vendite/fatturazione cliente
- Sussidi o aiuti finanziari ausiliari (ad esempio dell’INPS)
- Apporti di capitale
- Prestiti bancari, factoring, ecc.
- Credito IVA (se la tua IVA a credito è maggiore dell’IVA a debito)
Presta particolare attenzione ai termini di pagamento dei tuoi clienti, qualora presenti: questo è un errore che i manager commettono molto spesso quando creano il loro bilancio di cassa. Se convalidi un ordine a febbraio ma il tuo cliente ti paga solo a 30 giorni (a marzo), dovrai inserire il credito commerciale a marzo e non a febbraio.
2) Elenco delle uscite
Ora che hai capito come funziona, devi fare lo stesso per le spese. Gestire un'attività costa denaro e se sbagli a valutare le risorse da stanziare per mantenerla in piedi, potresti trovarti nei guai. Come hai fatto prima, procedi con cautela per non dimenticare nulla (tenendo sempre presenti i termini di pagamento). Le uscite possono includere le seguenti voci:
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Costi fissi
- Assicurazione sulla proprietà e sulla responsabilità
- Affitto
- Pulizia dei locali e manutenzione generale
- Internet, telefono, abbonamento software…
- Bollette dell'acqua e dell'elettricità... (a seconda della tua attività)
- Spese bancarie (es. manutenzione del conto)
- Acquisto di forniture a intervalli regolari
- Costi di pubblicità (campagne online sui social network, volantini...)
- Rimborsi prestiti
- Altri costi per i locali (lavori, deposito cauzionale, arredi...)
- Costi del personale: Stipendi da pagare, spese temporanee, contributi a carico del datore di lavoro/sociali, ticket restaurant in alcuni casi
- Tasse (quota fondiaria delle imprese, imposte sulle società, IVA da pagare se necessario...)
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Costi variabili
- Acquisto di materie prime e altre spese presso i fornitori
- Costi di spedizione
- Costi di viaggio (carburante, aereo o treno)
- Costi sostenuti come risultato di un furto o di un sinistro
- Gesti commerciali e rimborso clienti
- Fornitori di servizi (commercialista, avvocato, subappaltatori, ecc.)
Questo strumento si basa su proiezioni ma, per ridurre al minimo dubbi e incertezze, ti consigliamo di applicare un ricarico del 5% sulle tue spese per una categoria "Varie". Purtroppo non avendo una sfera di cristallo non puoi prevedere il futuro e tutti gli eventuali pericoli.
Una volta che hai identificato tutti gli elementi, inseriscili nella tua previsione del flusso di cassa. Soprattutto, non esitare a creare delle sottocategorie; potrebbero aiutarti a vedere le cose più chiaramente. Poi, nella colonna corrispondente al mese iniziale della tabella, inserisci il tuo saldo iniziale. Questo valore rappresenta il flusso di cassa (positivo o negativo) della tua azienda.
Successivamente, se vuoi calcolare il saldo di cassa previsionale, puoi fare il seguente calcolo:
Saldo di cassa iniziale + entrate di cassa previste per il periodo in questione - uscite previste nello stesso periodo = saldo di cassa previsionale
Previsione del flusso di cassa: conclusioni
Se il risultato rimane in positivo, dovresti essere contento perché significa che la tua attività non sta spendendo più denaro di quello a disposizione. Il bilancio di cassa serve generalmente per il breve o medio termine (12 mesi) può quindi essere opportuno risparmiare il più possibile così da sostenere uno sviluppo più a lungo termine (ad esempio a livello internazionale). In ogni caso, puoi farti affiancare da un esperto in modo da valutare le migliori opportunità da cogliere e le trappole da evitare.
Se, d'altra parte, il tuo saldo previsto è negativo in un dato mese, non farti prendere dal panico! La ragione per cui hai realizzato un bilancio di cassa è proprio per prevedere questo tipo di problemi. Dai un'occhiata alle tue fatture, cerca costi insolitamente alti, rimanda un investimento e non aver paura di chiedere alla tua banca o al tuo commercialista di aiutarti a identificare e risolvere eventuali problemi.
Bilancio di cassa Excel: modello gratuito da scaricare
Per aiutarti a preparare il tuo bilancio di cassa in Excel, abbiamo messo a disposizione un modello che include già delle celle precompilate. Scarica qui il tuo modello Excel gratuito e adattarlo alle previsioni del flusso di cassa della tua azienda.
Se invece vuoi automatizzare il tuo bilancio di cassa, puoi provare Agicap, il software di gestione dei flussi di cassa, che ti permette di automatizzare le tue previsioni e di risparmiare ancora più tempo.
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