Cercare di gestire un’impresa senza un’efficace gestione di cassa è come cercare di controllare una barca senza remi. La gestione ottimale dei flussi di cassa è un punto cruciale, ma spesso il cash flow viene ancora controllato e calcolato in modo obsoleto o superficiale. Fortunatamente, è possibile gestire il flusso di cassa di un’azienda in modo efficace. In questo articolo, ti spieghiamo passo dopo passo come ottimizzare la gestione dei flussi di cassa della tua azienda per guadagnare tempo e visibilità.
Come gestire efficacemente il flusso di cassa su base giornaliera?
1. Essere lungimirante e prevedere a lungo termine
Come dice il proverbio, prevenire è meglio che curare. Queste parole piene di saggezza sono applicabili alla gestione dei flussi di cassa di un’azienda, che richiede uno sguardo orientato al futuro.
Per un monitoraggio efficace del flusso di cassa, è necessario essere in grado di identificare afflussi e deflussi di cassa con il maggior anticipo possibile. Per fare ciò, non esitare a fare un bilancio dei tuoi costi fissi per determinare in quali periodi rischi di avere problemi di liquidità. Questi possono rapidamente minare il tuo morale e quello dei tuoi dipendenti.
Il nostro consiglio è di realizzare un piano di cassa, uno strumento potente che ti permetterà di prevedere, generalmente su un orizzonte di 12 mesi, il tuo flusso di cassa. Perché effettivamente, sapere che tra 4 mesi potresti trovarti di fronte a una carenza di contanti ti dà il tempo di analizzare il problema e di porvi rimedio. Ammetti che è meno stressante che ritrovarsi in rosso all’improvviso.
Sai come prevedere meglio il tuo flusso di cassa per ottenere visibilità e risparmiare tempo? In questa guida troverai tutti i metodi e i consigli per prevedere il tuo flusso di cassa grazie al piano di flusso di cassa:
2. Definire un monitoraggio regolare
Realizzare un budget di tesoreria è bene, ma tenerlo d’occhio a intervalli regolari è meglio!
Troppo spesso i manager fanno l’errore di pensare che la gestione della liquidità sia una disciplina fissa: in realtà è una disciplina in evoluzione.
Un cliente che non rispetta le sue scadenze di pagamento, l’acquisto anticipato di un nuovo veicolo tra 3 mesi, un aumento delle spese di riscaldamento da prevedere per l’inverno, una spesa imprevista, ecc. Molti elementi possono modificare la situazione e, di conseguenza, lo stato del tuo flusso di cassa.
Anche se questo non è necessariamente il compito più “divertente” della settimana, trova il tempo ogni giorno o almeno ogni settimana per aggiornare il tuo piano di cassa.
Per esempio, un investimento pianificato alcuni mesi fa potrebbe dover essere rimandato a causa del costo delle riparazioni di una macchina difettosa. In questo modo, mantieni il pieno controllo sul tuo business con il rischio di carenze di cassa inaspettate ridotto al minimo.
3. Formare un dipendente alla gestione del flusso di cassa
Come titolare di un’azienda, è probabile che tu sia la persona più adatta a gestire il flusso di cassa della tua attività. Tuttavia, le tue giornate sono probabilmente molto impegnative e potresti non avere il tempo giusto per gestire il tuo flusso di cassa. A questo punto, per evitare che questa attività importante cada nel dimenticatoio, è una buona idea formare un dipendente di fiducia che lo faccia al posto tuo: spetta a lui o a lei assicurarsi che vi sia rimasto abbastanza denaro e avvertirti in caso di problemi, in modo da poter reagire in anticipo. Ricorda che la gestione del flusso di cassa non è un compito secondario, da fare “se ti rimane tempo”.
👉Tutto ciò che riguarda la gestione dei problemi di flusso di cassa
4. Utilizzare la tecnologia
Gestire il flusso di cassa sulla carta è ovviamente fattibile. Per contro, richiede molto tempo, non è una modalità molto precisa ed è soggetta a perdite e disordine. Ecco perché il piano di tesoreria in Excel è frequentemente utilizzato nelle PMI: affidabile e preciso, Excel è un buono strumento... per cominciare. Infatti, è piuttosto complesso, macchinoso e prevede una dose di “manualità” che potrebbe portare a commettere errori. Inoltre, richiede una grande concentrazione e una buona padronanza per estrarre tutto il suo potenziale. Purtroppo, Excel ha un tempo di apprendimento piuttosto alto che i manager generalmente non hanno.
Stai tranquillo, nulla è perduto! Puoi optare per un software per la gestione dei flussi di cassa come Agicap, che ti consente di automatizzare le tue previsioni di cassa per facilitarti la vita. Intuitivo e facile da usare, il tool ti permette di risparmiare tempo prezioso e di avere una gestione dei flussi di cassa più efficiente e priva di errori..
Perché gestire il flusso di cassa significa anche scegliere gli strumenti giusti che ti permettono di ottenere risultati e previsioni affidabili!
Per controllare le tue esigenze di cassa ed evitare qualsiasi ostacolo importante nello sviluppo della tua azienda, esiste una soluzione: dotarsi di un software di gestione del flusso di cassa.
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Gestire il flusso di cassa ottimizzando i tempi di pagamento
5. Farsi pagare nei tempi previsti
Non lo ripetiamo mai abbastanza, ma i clienti che non pagano in tempo sono una vera minaccia per la salute finanziaria della tua azienda. E inevitabilmente, questo è un problema che molte imprese devono affrontare. Chiamare regolarmente un cliente perché non hai ricevuto il pagamento per 4 mesi non è un’opzione a lungo termine: il tuo flusso di cassa semplicemente non può sopportare ritardi così lunghi.
Quindi assicurati di ridurre il più possibile i ritardi di pagamento, in modo da non dover affrontare problemi di cassa inaspettati: organizzati per fatturare prontamente e tieni aperta l’opzione di pagamento a 30 o 60 giorni per i tuoi clienti migliori e più fidati.
Se purtroppo devi inseguire un cliente che non ha pagato, sii deciso, ma calmo. In un primo momento, spiegagli semplicemente di cosa si tratta. Se il ritardo persiste, puoi addebitare degli interessi per ogni giorno supplementare di mancato pagamento (i termini e le condizioni devono essere specificati nelle tue condizioni generali di vendita, che ti consigliamo di rendere molto chiare in modo che non vi siano ambiguità). Dopo questo primo ricorso, se ancora non ottieni i tuoi soldi, puoi avvalerti della messa in mora e, in casi estremi, un procedimento legale. se puoi, però, opta sempre per un accordo amichevole.
6. Premiare i pagamenti immediati…
Nella sezione precedente, abbiamo parlato dei ritardi di pagamento e delle opzioni disponibili per recuperare i soldi. Ma ora guardiamo il problema dall’altra parte e cerchiamo di essere positivi: se riesci a far sì che i tuoi clienti vogliano pagarti immediatamente, risparmierai tempo e questo è un bene per il tuo flusso di cassa.
Convincere i miei clienti a pagare rapidamente, utopico ti chiederai? Beh, non così tanto. Il metodo più comune è quello di offrire uno sconto ai clienti che ti pagano subito invece di aspettare la data di pagamento inizialmente prevista.
Lo sconto consiste nell’offrire una riduzione di una percentuale variabile sulla fattura dei clienti che ti pagano immediatamente.
Questa tecnica è estremamente utile perché permette di ottimizzare il flusso di cassa e limitare il fabbisogno di capitale circolante.
7. Paga i tuoi acquisti in modo puntuale
Da parte tua, per gestire al meglio il tuo flusso di cassa, devi rimanere sempre aggiornato sulle prossime entrate e uscite e ottimizzare i pagamenti: il prossimo mese comporterà molte entrate e poche uscite? Allora non esitare a pagare i fornitori! Chissà, forse potresti anche usufruire di uno sconto commerciale.
Per contro, se sai che i prossimi mesi saranno probabilmente abbastanza tesi dal punto di vista finanziario, non giocare con il fuoco.
A questo punto, assicurati di ottenere i migliori termini di pagamento possibili per non mettere in pericolo il tuo flusso di cassa e aspetta la fine del termine di pagamento per pagare le fatture. Tuttavia, fai attenzione a pagare in tempo. Non fare agli altri quello che non vorresti fosse fatto a te!
Aumentare le vendite e ridurre i costi
8. Ridurre i costi non necessari
Gestire il flusso di cassa significa anche identificare le aree di uscite che potrebbero essere ridotte. E di solito ve ne sono molte; ecco una lista delle cose principali da prendere in considerazione.
● Ridurre i rifiuti.
Luci che restano accese quando non c’è nessuno, riscaldamento al massimo quando le temperature sono miti, stampa su un solo lato quando usare entrambi i lati della carta non farebbe molta differenza. Sensibilizza i tuoi dipendenti a queste problematiche spiegando loro cosa c’è in gioco.
● Rinegozia i prezzi con i tuoi fornitori.
Forse è arrivato il momento di ridiscutere i tuoi contratti con loro. Non esitare a confrontarli con la concorrenza per vedere se puoi ottenere di meglio e, in tal caso, chiedi una riduzione di prezzo. Se non riesci a raggiungere un accordo, non esitare a rivolgerti alla concorrenza: in molti casi riuscirai a negoziare un contratto migliore con un altro fornitore.
● Centralizza i tuoi acquisti.
Senza dover necessariamente assumere un responsabile degli acquisti, assicurati che una persona sia incaricata di questo compito. Questa persona si occuperà di fare un inventario e di controllare che l’acquisto di ogni bene o servizio sia necessario, e quindi di trovare il miglior prezzo per risparmiare il più possibile. Anche se sottovalutato, l’acquisto centralizzato può spesso portare a risparmi significativi evitando la moltiplicazione degli acquisti superflui.
● Liberati della carta.
Molte aziende stampano ancora i loro conti, fatture o ordini su carta. E la carta ha un costo, per di più elevato! Non solo devi rifornire le tue scorte regolarmente, ma immagazzinarle può a volte occupare spazio che potrebbe essere usato per altri scopi. Ora è possibile fare tutto online: oltre a essere più economico, è anche estremamente veloce ed ecologico.
9. Aumentare le vendite
Se ridurre i costi è importante, aumentare il volume delle vendite è altrettanto importante. Ed è qui che entra in gioco una gestione efficace della liquidità. Ecco alcuni consigli per aiutarti ad aumentare il tuo volume di vendite!
● Segmenta i clienti in categorie e concentra i tuoi sforzi su quelli con il maggior potenziale di fatturato: promozioni esclusive, consigli personalizzati...Devi mostrare loro il meglio della tua azienda in modo che non vadano dalla concorrenza.
● Aumenta i prezzi. Attenzione, non si tratta di quadruplicare il prezzo del tuo prodotto di punta. Procedi in modo progressivo seguendo una precisa strategia. Il fattore principale da analizzare è la concorrenza: se hai molta concorrenza, sarà più difficile aumentare i tuoi prezzi. D’altra parte, se sei l’unica azienda nel tuo settore, allora sarà molto più facile per te far pagare i tuoi clienti un prezzo leggermente più alto, purché tu offra prodotti o servizi impeccabili.
● Rendi il tuo business il più visibile possibile! Con l’aumento dei social network è quasi impensabile oggi per un’azienda che voglia svilupparsi fare a meno di questo formidabile strumento di comunicazione. Anche se non sei un professionista del settore, pubblicare regolarmente mettendo in evidenza il tuo know-how è un modo eccellente per attirare nuovi clienti. Anche le fiere e gli eventi legati al tuo settore di attività sono opportunità da cogliere quando ne hai la possibilità: sarai certo di parlare con persone che sono potenzialmente interessate alla tua proposta di valore.
● Sii innovativo. “Cosa, tutto qui? Va bene, ma l’innovazione non si fa in un attimo, vero? In fondo hai ragione, sviluppare un nuovo prodotto o rivoluzionare il mercato non è facile e richiede molto tempo. Ma chi ha detto che bisogna reinventare la ruota? O che devi pensarci da solo? La prima cosa da fare è analizzare la concorrenza: qual è il suo elemento di differenziazione? Se attirano più clienti, riesci a capire il perché? L’altro aspetto troppo spesso sottovalutato è l’opinione dei propri clienti: cosa dicono dei tuoi servizi, hanno suggerimenti per aiutarti a migliorare la loro esperienza? L’invio di un questionario di soddisfazione alla fine del processo di vendita può essere un modo eccellente per scoprire di più su ciò che potrebbe essere migliorato. A volte l’innovazione può essere proprio davanti ai tuoi occhi: sono sempre le idee più ovvie che tendiamo a trascurare. Anche coinvolgere i tuoi dipendenti può essere un buon modo per farlo: una scatola delle idee, selezionando la migliore proposta ogni mese con un piccolo bonus e il gioco è fatto!
10. Concentrarsi sul flusso di cassa piuttosto che sulla massimizzazione della redditività
Il profitto che si ottiene dalle vendite è una parte essenziale di qualsiasi business, questo è certo. Tuttavia, una buona gestione del flusso di cassa è assolutamente essenziale e questo richiede molta attenzione. Vendere molto è una cosa, ma devi comunque assicurarti di ricevere i soldi al momento giusto per pagare le tasse o gli stipendi, per esempio.
Nella stessa ottica, immagina di aver firmato un contratto importante con un buon cliente, ma che il cliente possa pagarti solo tra 60 giorni. Nel frattempo, non hai un flusso di cassa significativo. Tuttavia, la tua attività continuerà a funzionare, e dovrai pagare i tuoi dipendenti e le spese generali. In questo caso, anche se il tuo contratto porterà probabilmente una bella somma a medio termine, le tue uscite potrebbero metterti in una situazione molto spiacevole, se non critica. Non dimenticate che una situazione di sospensione dei pagamenti può verificarsi molto rapidamente!
Creare delle riserve di cassa
11. Accantonare una parte degli utili
“La cicala avendo cantato tutta l’estate si trovò senza provviste al sopraggiungere del freddo […]”
Dietro questa favola di La Fontaine si nasconde una certa verità. Il desiderio di investire o di espandersi è a volte forte e non è mai facile limitarsi quando gli affari sono fiorenti. Per gestire efficacemente il flusso di cassa, però, bisogna sapere come risparmiare. Le aziende devono accantonare ogni anno almeno il 5% dell’utile maturato, al netto delle imposte, fino a quando la riserva legale non raggiunge il 10% del capitale sociale. Tuttavia, in molti casi questo non è sufficiente, da qui la nostra raccomandazione.
Ora immaginiamo che vi sia un periodo di rallentamento nel tuo piano di cassa previsto. Se non hai accantonato una parte dei tuoi utili degli anni precedenti, potresti trovarti con l’acqua alla gola se non sei riuscito a rimediare al problema nel frattempo. Se invece ti sei preso la briga di mettere da parte alcuni dei tuoi guadagni in caso di contrattempi, allora sarai in grado di affrontare la situazione con molta più calma.
E lo stesso vale per gli imprevisti: un allagamento, un furto, un incendio... Disporre di una riserva di cassa può salvare il salvabile se la tua azienda, per esempio, dovesse essere colpita dagli eventi atmosferici.
12. Negoziare un’autorizzazione allo scoperto quando tutto va bene
A volte, potrebbe essere necessario contrattare uno scoperto di conto corrente per far fronte ad alcune situazioni eccezionali. Benché spesso sia un sollievo, questo processo ha un costo. Pertanto, non dovresti attendere che sorgano delle difficoltà prima di negoziare un’autorizzazione allo scoperto: in primo luogo, nulla ti impedisce di incontrare la tua banca per fare una richiesta.
Questa procedura presente un doppio vantaggio:
● sarai più preparato in caso di una situazione che richieda uno scoperto, poiché una volta concessa l’autorizzazione, ne beneficerai automaticamente se necessario
● Negoziare questa autorizzazione in un periodo normale ti permette di usufruire di vari vantaggi (tasso migliore, aumento del limite massimo, per esempio), che possono chiaramente fare la differenza per il tuo flusso di cassa.
In conclusione
La gestione del flusso di cassa non s’improvvisa da un giorno all’altro. È necessario essere rigorosi e organizzati per far sì che i tuoi sforzi diano frutti. Tuttavia, con i nostri consigli in tasca, hai gettato le basi per una buona pratica nella gestione efficiente e sana del flusso di cassa. Ora tocca a te!
Per controllare le tue esigenze di flusso di cassa ed evitare qualsiasi ostacolo importante allo sviluppo della tua azienda, esiste una soluzione efficace: dotarsi di un software di gestione del flusso di cassa. Prova Agicap!
