Budget di tesoreria: cos’è e come costruirlo

Se un flusso di cassa positivo è il presupposto imprescindibile per garantire solidità all'azienda, ci sono una serie di sane abitudini che, come imprenditore, non si dovrebbero mai tralasciare per evitare una crisi di liquidità. Una di queste è la creazione di un budget di tesoreria che, se fatto bene, consente di anticipare tensioni o eccessi di liquidità su un arco temporale di 3/6 mesi. O anche di più. Vediamo che cosa è e come si costruisce.

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Budget di tesoreria, che cosa è

Quando si parla di budget di tesoreria (o budget di cassa) si fa riferimento alla stima dei flussi di cassa in entrata e in uscita di un'azienda in un determinato periodo di tempo (settimana, mese, trimestre o anno). Il suo utilizzo è fondamentale per valutare se l'azienda dispone di un flusso di cassa sufficiente per continuare a operare in un determinato arco di tempo, evitando di imbattersi in problemi legati alla mancanza di liquidità. È grazie al suo utilizzo costante, che è possibile:

• conoscere in modo anticipato l’andamento finanziario dell’azienda nel breve periodo;
• capire se stiamo generando “cassa” o stiamo aumentando l’indebitamento.

Il budget di tesoreria si può costruire in un'ottica di breve o di lungo termine: nel primo caso i fari saranno accesi sul fabbisogno di cassa necessario per la settimana o i mesi successivi; nel secondo ci si concentra sull'anno successivo o ancora oltre.

A seconda del periodo di riferimento, cambiano anche i dati utilizzati. Se nel breve termine si esamineranno voci come bollette, affitto, buste paga, pagamenti ai fornitori, altre spese operative e investimenti, nel lungo termine acquisteranno rilevanza anche i pagamenti fiscali trimestrali e annuali, progetti di spesa in conto capitale e investimenti a lungo termine. Ovviamente, i budget di tesoreria a lungo termine di solito richiedono una pianificazione più strategica e un'analisi dettagliata con lo scopo di evitare, per quanto possibile, emergenze o necessità impreviste. Un discorso che vale in particolare se l'attività è nuova e tutti gli aspetti delle operazioni non sono pienamente realizzati.

Budget di tesoreria: a che cosa serve

A che cosa serve in pratica? Se il rendiconto finanziario di un'azienda fornisce una fotografia di come sono gestite le attività di una società, ovvero da dove proviene la liquidità e come viene spesa, in un determinato periodo; il budget di tesoreria offre agli imprenditori la stima di eventuali afflussi e deflussi di cassa in relazione a spese e investimenti futuri.

Analizzare i due documenti, mettendo a confronto i dati reali con le proiezioni, è un'attività da non tralasciare in quanto fornisce una consapevolezza maggiore delle opportunità e minacce future. Rendiconti e proiezioni sono utili solo se vengono raffrontati in maniera costante. In modo tale che, in presenza di tensioni, si possa intervenire tempestivamente, adottando misure più adatte per migliorare le previsioni finanziarie.

Come fare il budget di tesoreria

Dopo aver introdotto i concetti principali del budget di tesoreria, vediamo nel dettaglio come si redige tale documento. Premesso che tale attività richiede pratica ed esercizio, per rompere il ghiaccio si può utilizzare un foglio Excel.

Dove si recuperano i dati? La notizia positiva è che tutte le informazioni sono già in azienda e si trovano nei seguenti documenti:

• Fatture;
• Leasing;
• Mutui/finanziamenti;
• Assicurazioni;
• Contratti di noleggio
• Scadenze fiscali/ F24

Prima di entrare nel dettaglio della redazione del documento, occorre tuttavia una precisazione sul metodo, utile soprattutto per chi per la prima volta si avvicina a questo strumento: il budget di cassa è un processo interattivo. Questo vuol dire che, per renderlo il più preciso possibile, occorre verificare, meglio se su base mensile, che le previsioni fatte si siano dimostrate efficaci. Questo permetterà di essere più precisi e di imparare dall’esperienza pregressa.

Veniamo ora come si costruisce il documento. Il punto di partenza è il saldo iniziale a cui si vanno ad aggiungere o a sottrarre le entrate e le uscite monetarie previste, al fine di ottenere il saldo del periodo considerato.

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Ecco gli step principali:

• prima di tutto immaginiamo un andamento di ricavi mensili per i prossimi 12 mesi. Per farlo non ci vuole nessuna sfera di cristallo. Dobbiamo semplicemente essere consapevoli dei contratti e degli accordi commerciali in corso ed eventuali sviluppi che gli stessi avranno. Possiamo anche basarci sulle nostre serie storiche, sapendo che in alcuni periodi dell’anno, per esempio, si lavora di più e in altri meno. Come anticipato, il budget di tesoreria è dinamico, quindi va aggiustato ogni mese sulla base delle nuove informazioni di cui disponiamo.
• mai dimenticare l’IVA, elemento importantissimo per le entrate e le uscite finanziarie. In questo caso, conviene creare un prospetto che tenga conto di un’aliquota che non è del 22%, ma una percentuale media. Tutto questo è importante per non prendere cantonate nelle previsioni di liquidità.
• stesso discorso per i costi che andrebbero monitorati per primi. Metterli nero su bianco è fondamentale per capire se abbiamo abbastanza cash per poter lavorare e in che mese rischiamo di imbatterci in situazioni difficili; momenti che possono essere gestiti in maniera più consapevole, facendo ricorso a liquidità accantonata o mediante l’utilizzo di un fido bancario.

La differenza tra le entrate e le uscite di ciascun periodo (mese o settimana), tenuto conto del saldo iniziale del periodo, darà luogo a un avanzo finanziario (eccedenza di liquidità) oppure ad un disavanzo finanziario (deficit di liquidità). Mese per mese si andranno così a sostituire i dati previsionali con i dati consuntivi e, a fronte di variazioni rispetto alle previsioni iniziali, aggiornare i dati dei restanti mesi.

Attenzione particolare dovrà inoltre essere riservata all’ammontare del saldo finale soprattutto in caso di situazione finanziaria deficitaria, al fine di verificare gli opportuni interventi da effettuare per risolvere il problema.

Budget di tesoreria: cose da non dimenticare

Per riassumere ricordati dunque:

• tutte le informazioni di cui hai bisogno per la redazione di un budget di tesoreria sono già in azienda;
• attenzione allo scadenzario extra contabile (scadenza di leasing, scadenza di assicurazioni…);
• non tralasciare una mappatura adeguata del debito finanziario;

tieni monitorati i saldi dei conti correnti;

• utilizza il budget per "stressare scenari futuri", ovvero creare i cosiddetti stress test (che cosa accadrebbe se nel mese X non mi arrivasse quella commessa? A che punto mi troverei in difficoltà?).

Conclusioni

Tralasciare l’aggiornamento e l’organizzazione della contabilità è un passo falso da evitare a tutti i costi se non vuoi mettere a repentaglio l'esistenza della tua azienda. Tenere una tempestiva e costante attività di controllo dei pagamenti ricevuti e delle spese, anche se può risultare noioso, è la pietra angolare di una sana attività aziendale. Solo attraverso un quadro chiaro della posizione finanziaria, si è in grado di intercettare in tempo segnali di pericolo e mettere in atto una strategia per evitare il peggio.

Considerazioni che valgono soprattutto in una congiuntura come quella attuale. Dopo un biennio nero per via dell'emergenza COVID, oggi le imprese devono vedersela con un aumento della spesa energetica di quasi 30 miliardi di euro nel 2022, oltre il 160% rispetto al 2021. Perdere di vista i conti, in un contesto del genere aumenta il rischio di problemi che possono portare in casi estremi al fallimento dell'azienda.

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