Come gestire il flusso di cassa del tuo ristorante… senza perderci la testa!

Tempo di lettura: 10 min.

Per valutare l'andamento degli affari, il flusso di cassa nella ristorazione è l'unico parametro che conta. Impara a gestirlo senza perderci la testa!

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IT - Modello Excel - Piano di tresoreria

Monitorare l’andamento degli affari nel tuo ristorante, ecco il vero grattacapo. È facile infatti destreggiarsi tra clienti, ordinazioni e gestione del personale; dopotutto, è il lavoro che hai scelto con tanta passione. Ma la gestione della cassa di un ristorante… quella è tutt’altra cosa. Eppure, il flusso di cassa nella ristorazione rappresenta un elemento chiave, e forse l’unico parametro essenziale che può guidarti verso il successo della tua attività. Una corretta gestione del flusso di cassa ti permette infatti di avere un’idea precisa di come vanno gli affari nel tuo ristorante; Insomma, per tenere in piedi un ristorante – e amministrarlo, ovviamente, con criterio e senza finire nei debiti – è fondamentale tenere sotto controllo sempre il flusso di cassa, monitorando costantemente le entrate e le uscite.

Cosa s’intende per flusso di cassa nella ristorazione?

Se gestisci un’attività di ristorazione da tanto tempo, avrai già sentito parlare di flusso di cassa (o di cash flow), e ne conoscerai bene la definizione. Ma se sei ancora alle prime armi, e quindi stai inaugurando il tuo ristorante o l’hai appena aperto, questo paragrafo di approfondimento potrebbe esserti molto utile.

Il flusso di cassa di un ristorante è il flusso di denaro in entrata e in uscita della tua attività, e la conseguente differenza tra questi due dati. Si tratta di un parametro molto importante, perché ti aiuta a valutare lo stato di salute del tuo ristorante, a partire dalla liquidità che hai effettivamente incassato. La liquidità è infatti, principalmente, ciò che ti consente di pagare l’affitto, le bollette, le persone che lavorano con te… E se quella non basta devi correre ai ripari, riducendo i costi o provando ad aumentare i ricavi.

Possiamo definire il flusso di cassa in due modi, e parlare quindi di:

  • Flusso di cassa positivo: quando le entrate di denaro superano le uscite, e hai a disposizione liquidità da spendere;
  • Flusso di cassa negativo: quando le uscite superano le entrate, lasciandoti a corto di denaro liquido.

Al di là dei ricavi che riesci a quantificare a fine giornata, è infatti la differenza tra entrate e uscite di denaro che determina il successo della tua attività ricettiva. Imparare ad amministrare bene la cassa del tuo ristorante è il primo passo per non lasciarti sopraffare dai costi di gestione e dalle spese impreviste.

Una corretta gestione della cassa del tuo ristorante ti mette al riparo dagli imprevisti

È vero, gestire il flusso di cassa nella ristorazione può essere complicato, specie se il tuo ristorante va incontro a oscillazioni stagionali. Non dimentichiamo, infatti, che la ristorazione è un’attività che deve fare i conti soprattutto con spese fisse ed entrate variabili.

Che vuol dire, in altre parole? Vuol dire che, mentre le tue spese saranno quasi sempre più o meno costanti – e ci riferiamo alle tasse, all’affitto del locale, ai salari da pagare, i costi di formazione, le utenze, ecc. –, quando si tratta di calcolare le entrate le cose stanno diversamente.

I ricavi di un ristorante, infatti, possono risentire di variazioni non solo in base al momento storico, ma anche alla stagione o al periodo del mese o della settimana. E le conseguenze sono spesso complicate da gestire. Perché nei periodi di bassa stagione, quando le entrate scarseggiano, dovrai comunque far fronte a delle spese che sono inevitabili, fisse e sempre uguali.

La sopravvivenza di un ristorante dunque richiede il raggiungimento di un equilibrio perfetto tra entrate e uscite. Ti tocca, in altre parole, trovare una quadra per far funzionare tutto e riuscire a portare avanti la tua attività senza farti sommergere dai problemi finanziari. Perciò, a questo punto, è chiaro che parole come organizzazione e monitoraggio devono trasformarsi in concetti chiave se vuoi puntare a una perfetta gestione delle finanze del tuo ristorante. Un’organizzazione che deve essere puntigliosa, e che puoi portare avanti anche grazie a strumenti specifici e pensati ad hoc.

Un monitoraggio costante, come dicevamo prima, che è l’unica via per assicurarti di rimanere sempre nei margini e per avanzare previsioni per il futuro. Quando hai tutto sotto controllo, infatti, è di gran più facile far fronte alle spese di gestione della tua attività, perché saprai come “muoverti” in qualunque momento. Senza dimenticare che, qualora fosse necessario, avrai modo di escogitare un piano di azione per tempo, e di risolvere gli imprevisti senza troppa ansia. In più, se per esempio stai valutando di espanderti o comunque vuoi investire sulla tua attività, una gestione corretta della liquidità a costruire un budget pertinente e a fissare i tuoi obiettivi.

Ma come riuscire in questa impresa, se la gestione della cassa del tuo ristorante non è il tuo punto forte (né la tua attività preferita)? In casi come questi, non puoi fare a meno di un piano di tesoreria, ovviamente creato apposta per l’occasione. Se sei nel campo della ristorazione da tanto tempo, forse già sai di cosa si tratta. Ad ogni modo, prima di addentrarci nella questione, proviamo ad approfondire insieme.

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Il piano di tesoreria del ristorante, uno strumento essenziale

Il piano di tesoreria è un documento finanziario che tiene traccia della liquidità aziendale, e quindi - fondamentalmente - di tutte le entrate e di tutte le uscite di denaro che interessano l’attività del tuo ristorante sul lungo periodo. Per far sì che il documento funzioni a dovere, al suo interno devono essere riportati con regolarità i ricavi della tua attività di ristorazione – su base giornaliera, per un’analisi più accurata –, nonché tutte le spese periodiche necessarie per tenerla in vita.

I ricavi saranno ovviamente quelli relativi agli incassi che puoi quantificare già a partire dalle ricevute fiscali. Le spese invece potrebbero riguardare, come dicevamo anche prima:

  • i compensi del personale che lavora per te;
  • l’affitto, se lo paghi;
  • le utenze (bollette di luce, acqua, gas);
  • l’acquisto delle materie prime ecc.

Ovviamente l’elenco non si esaurisce qui. Non dimentichiamo che il piano di tesoreria di un ristorante è comunque un documento “personale”, ovvero che va costruito su misura e in base alle esigenze della tua attività. In ogni caso, uno strumento come il piano di tesoreria si rivelerà, con il tempo, essenziale per avere un’idea precisa su come stanno andando gli affari della tua attività. Spesso infatti anche chi lavora nel campo della ristorazione da molto tempo tende a prendere un locale affollato di clienti come indicatore positivo nell’andamento degli affari. Salvo poi trovarsi senza la liquidità che serve per pagare i fornitori, perché non ha fatto bene i conti a fine mese. Invece, quando monitori il flusso di cassa per lungo tempo, e soprattutto quando lo fai con gli strumenti giusti, ti ritrovi per le mani un documento prezioso che sa anche guidarti nelle tue decisioni imprenditoriali. Potresti per esempio affidarti al tuo piano di tesoreria per capire:

  • se e quando pagare in anticipo i tuoi fornitori;
  • come impostare i prezzi del tuo menù;
  • come gestire il personale del tuo ristorante;
  • quali spese superflue tagliare via;
  • quando è il caso di investire sulla tua attività.

Perché il grande vantaggio di un piano di tesoreria del tuo ristorante è soprattutto questo: tenendo traccia delle entrate e delle uscite, avrai modo di fare una previsione degli incassi e delle spese per l’anno successivo. Una possibilità che molti ristoratori sottovalutano, e che invece è alla base di un’attività ricettiva di successo.

Leggi anche: Problemi di liquidità: come superare l'ansia del fallimento!

Gestisci la cassa del ristorante con Excel? Potrebbe non essere una buona idea…

Se lavori nella ristorazione da tanto tempo, è probabile che un po’ di queste cose tu già le sappia. La maggior parte dei ristoratori infatti tiene già traccia delle entrate e delle uscite. In altre parole, la gestione della cassa del ristorante rientra a tutti gli effetti tra le attività principali di chi si occupa di ristorazione, anche solo sul piano amministrativo. Ma per farlo si avvale di uno strumento che, per quanto funzionale, è comunque fin troppo laborioso.

Parliamo di Excel. Gestire la cassa del ristorante con Excel ha sicuramente diversi pro, che è facile riconoscere. Excel infatti:

  • è uno strumento alla portata di tutti
  • non ha alcun costo di gestione
  • ti offre dei template pre-impostati

Non stupisce dunque che sia lo strumento prediletto di molti ristoratori che vogliono monitorare il flusso cassa del proprio ristorante.

Quello che in pochi sanno però è che l’uso di Excel si è rivelato uno svantaggio in moltissimi casi. Dobbiamo ricordare che Excel:

  • va compilato ogni giorno manualmente
  • ha una struttura astrusa e poco leggibile
  • vuole formule complesse per fare previsioni
  • è soggetto a errori di compilazione
  • richiede un sacco di tempo

Come già hai letto poco sopra, il flusso di cassa nella ristorazione ha bisogno di un monitoraggio costante perché dia risultati efficaci. Gestire la cassa del tuo ristorante con Excel – e tracciare quindi tutto a mano e in autonomia – può rivelarsi dunque una scelta particolarmente rischiosa.

Considera, per esempio, che ci sono aspetti che si tendono a sottovalutare, e che invece sono importanti per la gestione della liquidità:

  • le spese piccole: cifre minuscole che ritieni poco importanti, e che invece sommate nel corso di un anno si rivelano sostanziose. Finiscono per falsare la tua previsione delle spese.
  • le entrate piccole: stessa situazione di sopra, ma al contrario. In molti tralasciano le cifre piccole in entrata pensando che siano irrilevanti. Sul lungo periodo però influiscono molto sul rendimento della tua attività.
  • previsioni imprecise: non sempre un foglio Excel riesce a fornire una previsione di cassa attendibile, specie se le formule non sono corrette. Un passo falso, a quel punto, potrebbe mettere seriamente a rischio la tua attività.
  • aggiornamenti incostanti: come è possibile fare una previsione, quando non hai ben chiaro il quadro della situazione attuale? La compilazione manuale non ti garantisce dati certi per elaborare una corretta strategia.

In altre parole, basta qualche errore di disattenzione (o di inesperienza!) per compromettere la pianificazione della liquidità di un ristorante. E si tratta di errori che, purtroppo, capitano di frequente. Succede per esempio di dimenticarsene quando la mole di lavoro giornaliera è troppo alta. Oppure – se hai delegato la compilazione a qualcuno dello staff su cui non puoi contare troppo – potresti perderti spese importanti o incassi notevoli, senza nemmeno accorgertene.

Eppure, esistono modi più sicuri per monitorare il cash flow del tuo ristorante. E non richiedono alcun foglio Excel, ma - piuttosto – il ricorso all’intelligenza artificiale. Agicap rappresenta l’esempio perfetto.

Scopri come il ristorante Miccone ha risolto i suoi problemi di gestione della tesoreria con Agicap

Monitora il flusso di cassa del tuo ristorante con un software di previsione

Grazie alle nuove tecnologie, la gestione del flusso di cassa è oggi molto più semplice ed efficace.

Questo perché i software per la gestione della tesoreria a disposizione dei ristoratori consentono un monitoraggio completo del cash flow del tuo ristorante, nonché un sistema di previsione che è basato su automatismi in grado di elaborare una tesoreria previsionale affidabile.

In altre parole, uno strumento di gestione della cassa – come Agicap – ti facilita il monitoraggio delle entrate e delle uscite in diversi modi.

Agicap per esempio ti permette di:

  • risparmiare tempo e fatica, perché la compilazione non sarà manuale;

Piuttosto, il software è collegato direttamente con i tuoi conti bancari aziendali e registrerà in automatico i flussi di liquidità. E sarà inoltre in grado di riconoscere quali voci sono spese e quali entrate.

  • controllare in ogni momento l’andamento del flusso, facendo un confronto con il passato;

Uno strumento che opera nel digitale ti permette di accedere anche ai dati più vecchi, senza dover perdere tempo dietro file in Excel che magari non trovi più. In questo modo potrai fare un confronto accurato, e basare su questo le tue decisioni imprenditoriali future.

  • elaborare previsioni accurate sul futuro della tua attività, in base ai dati che possiede;

Un software come Agicap non ha bisogno di formule applicate ad hoc, come succede con Excel. Al contrario, è in grado di generare automaticamente delle previsioni precise e affidabili grazie all’analisi dello storico e dei saldi in essere.

Come puoi vedere, i vantaggi di una gestione del flusso di cassa operata tramite strumenti digitali sono numerosi. Senza contare che, al giorno d’oggi, prendere sottogamba l’amministrazione della liquidità tout court può rivelarsi fatale per un’attività di ristorazione appena aperta. Soprattutto se consideri che il 25% dei ristoranti chiude dopo il primo anno di attività, proprio perché i titolari si lasciano annientare dalle spese improvvise e da una liquidità che sembra sfuggire al proprio controllo.

Per tenere alla lontana il rischio di chiusura, devi imparare ad amministrare bene i tuoi soldi. E Agicap, in questo, può essere il tuo miglior alleato per monitorare da vicino il flusso di cassa del tuo ristorante. Provalo ora gratuitamente e senza impegno!

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