Software per il controllo di gestione: come scegliere quello più adatto alla tua azienda

Il controllo di gestione è un aspetto importante nella vita dell’azienda, motivo per cui un software può dare un aiuto fondamentale: quali caratteristiche dovrebbe avere? Perché un foglio di calcolo non basta più? Nel corso dell’articolo tutte le risposte necessarie per trovare la miglior soluzione possibile per il tuo business.

Un software per il controllo di gestione è uno strumento che permette a PMI e grandi imprese di mantenere sotto controllo tutti gli aspetti più importanti, a partire dalla pianificazione fino ad arrivare all'effettivo cashflow che l'azienda è in grado di produrre. In tutte le fasi, un buon software per il controllo di gestione è il miglior alleato per raggiungere i propri obiettivi di business.

I software di gestione sono strumenti utilissimi che le aziende spesso non adottano per mancanza di risorse, competenze o entrambe. In realtà, una volta adottato, si tratta di uno strumento semplice (almeno quanto la maggior parte dei fogli di calcolo utilizzati) e soprattutto versatile, in grado di fornire le informazioni giuste al momento giusto, presentandole in maniera semplice e intuitiva.

O almeno così dovrebbe fare un software valido, sofisticato e adatto. Infatti, bisogna anche comprendere le necessità dell'impresa nello specifico e scegliere il software più adatto anche rispetto alla fase di vita, alle dimensioni, agli obiettivi ed alle competenze delle risorse umane che utilizzano questo strumento.

In che cosa consiste il controllo di gestione? Ecco perché mettere a budget un software

In un'impresa il controllo di gestione, anche detto controllo direzionale, è quel meccanismo operativo finalizzato alla gestione dell'azienda stessa verso il conseguimento di obiettivi stabiliti in fase di pianificazione operativa. In sostanza, è l'insieme di strumenti di controllo e previsione che permettono di raggiungere il fine prefissato in genere all’interno dell'esercizio (di solito, un anno solare) o in alcuni casi secondo obiettivi triennali o quinquennali, dato che in molti casi business plan o budget sono pluriennali.

Gli strumenti che fanno parte del controllo di gestione sono in grado di misurare, sia ad anno in corso sia a consuntivo, gli scostamenti eventuali tra quanto pianificato e quanto invece si sta effettivamente realizzando. In genere, gli scostamenti sono espressi come indici o indicatori e vengono trasmessi agli organi che hanno la capacità e il potere di intervenire, laddove necessario, per attuare azioni correttive.

La chiave di un buon controllo di gestione è sostanzialmente nella capacità di prevedere situazioni negative, intervenendo prima che precludano la possibilità di raggiungere un obiettivo. In tal senso, il vero valore aggiunto di un software di gestione è la tempestività: quanto velocemente questo strumento è in grado di segnalare situazioni anche solo potenzialmente pericolose? Inoltre, un software per il controllo di gestione permette anche di ridurre al minimo il rischio di errori tipico dell'inserimento manuale: se l'alternativa è il classico foglio di inserimento dati, è evidente che c'è un rischio di inserire dati scorretti o imprecisi. L'automatizzazione di questo passaggio non ha quindi solo il vantaggio di renderlo più rapido, ma anche di ridurre al minimo, se non a zero, il rischio di errore.

Caratteristiche di un software di gestione per la pianificazione strategica

Dopo aver visto l'utilità di un software per il controllo di gestione, ecco quali sono le caratteristiche di un perfetto strumento per la pianificazione strategica.

Cominciamo col dire che "strategico" significa che è ben più che utile, anzi in alcuni casi può fare la differenza rispetto alla capacità dell'impresa di raggiungere i suoi obiettivi di business non solo di breve termine, ma anche di medio-lungo periodo. Soprattutto per aziende come le PMI, avere sotto controllo ogni aspetto della gestione, soprattutto in scenari economici complicati e talvolta di stress (si pensi al periodo della pandemia), non è più un elemento aggiuntivo, ma piuttosto è diventato necessario.

Alcune delle sue caratteristiche sono già state citate nelle righe precedenti, ma in questa fase le mettiamo meglio a fuoco:

• Monitoraggio del budget, ovvero la capacità di tenere traccia di entrate e uscite in modo da comprendere se si sta effettivamente rispettando il budget prefissato (suddiviso in genere in budget finanziario, budget operativo e budget degli investimenti). In questo aspetto ha un ruolo fondamentale il Controller, ovvero il soggetto o l'ente che ha il compito di monitorare l’utilizzo delle risorse finanziarie in funzione degli obiettivi da raggiungere, con attenzione non solo ai flussi complessivi, ma anche per singola area aziendale;
• Definizione degli obiettivi, ovvero un software che aiuti nel processo di pianificazione finanziaria, creando anche sotto-piani finanziari con specifica indicazione su importanza, urgenza o scadenza;
• Monitoraggio degli investimenti, conseguenza del monitoraggio del budget, ovvero la capacità del software di radunare in maniera semplice e intuitiva (attraverso tabelle, grafici...) tutto ciò che riguarda gli investimenti sia legati al capitale azionario sia al proprio portafoglio;
• Report, ovvero, proprio come indicato in precedenza, la capacità del software di gestione di radunare le informazioni non solo in maniera analitica, ma anche grafica. I software più sofisticati offrono diverse possibilità da questo punto di vista, favorendo le soluzioni più semplici da comprendere;
• Personalizzazione, ovvero l'ampiezza delle possibilità di modificare o adattare il software di gestione alle proprie esigenze. Esistono infatti software più rigidi, che prevedono una struttura già definita a cui è necessario adattarsi, e software invece più flessibili che permettono di modificare numerosi aspetti a piacere del Controller, in modo da favorirne un utilizzo ad hoc per la propria azienda. Tanti permettono, ad esempio, di impostare pagamenti ricorrenti, di suddividere le spese in maniera personalizzata o ancora di creare budget e sotto-budget.

Queste sono naturalmente le caratteristiche principali e, come si può vedere, sono anche fortemente correlate tra loro. Nel complesso non esiste un software di gestione "giusto" o "sbagliato", ma piuttosto uno adatto o meno a una specifica azienda. Ecco che in questa direzione più un software è adattabile e personalizzabile, più è semplice che venga scelto da imprese anche molto diverse tra loro per settore, dimensione e modalità di gestione.

Software per il controllo di gestione: non solo excel, meglio online in cloud?

Un altro aspetto puramente pratico molto importante riguarda la possibilità di salvare i propri dati in locale oppure in cloud. La differenza è ormai piuttosto nota, dato che vale per tantissimi altri strumenti che usiamo quotidianamente anche nel privato: l’indirizzo email, le foto sui nostri dispositivi, i documenti importanti e così via. Salvare in locale, ovvero sul singolo dispositivo, non è più sufficiente.

Anche i migliori software di gestione si sono adattati a questa realtà, in molti casi da diverso tempo, offrendo la possibilità di salvare i propri dati in un cloud, ovvero in una nuvola (cioè online, come se i dati fossero sospesi su una nuvola) da cui nulla può essere perduto. Per quanto si tratti ormai di una pratica comune, questa differenza nel gestire i dati è assolutamente fondamentale rispetto al rischio di poterli perdere.

Ecco quindi un altro motivo per cui Excel o un altro foglio elettronico non sono più sufficienti (anche se gli stessi fogli di calcolo possono ormai essere salvati anche in cloud, in genere legati al proprio indirizzo mail). Più che un'indicazione è un vero e proprio consiglio, perché un software di gestione, come abbiamo potuto vedere, contiene informazioni molto importanti e non ci si può permettere il rischio di perderli.

Migliori software di gestione e flussi di cassa: ben oltre la pianificazione aziendale

I flussi di cassa, in genere definiti anche con il termine cash flow, non sono altro che gli effettivi movimenti monetari di un'azienda e spesso non è semplice tenerne traccia in maniera precisa, puntuale e sistematica. Senza una buona previsione dei flussi di cassa l'operatività di un'azienda può essere complessa o addirittura compromessa, proprio perché significa avere "le mani legate" dal punto di vista monetario, anche solo per l'acquisto di materie prime o il pagamento di piccoli debiti, ritrovandosi con una disponibilità liquida insufficiente.

Un software di gestione aiuta moltissimo in tal senso e, ancora una volta, automatizza entrate e uscite giorno dopo giorno unendo i dati provenienti anche da più conti bancari differenti. Come ormai si è visto nel corso di questo contenuto, non è certo l'unico aspetto su cui un software di gestione può avere un impatto positivo, ma il detto cash is king ci ricorda che è un aspetto da non sottovalutare.

Quali sono le principali piattaforme? Agicap è gratuito!

Agicap è un software di semplice utilizzo che ha l'obiettivo di semplificare la gestione aziendale, soprattutto dal punto di vista finanziario, radunando in un unico luogo tutti i dati necessari a comprendere l'andamento dell'impresa e rendendoli di facile lettura.

Insomma, Agicap è esattamente lo strumento che aiuta nella redazione di prospetti e rendiconti storici in modo da basare le previsioni su dati non solo accurati (addio errori di battitura!), ma anche resi semplici e immediati con l'ausilio di grafiche e tabelle. Inoltre, i dati sono sempre aggiornati e consultabili in quanto salvati in cloud, non in locale. Non puoi perdere i dati, puoi visionarli in qualsiasi momento sapendo che sono corretti e puoi anche simulare scenari "what if".

Questo aspetto è particolarmente interessante per imparare a usare il software in maniera attiva: non solo consultarlo quando necessario, ma utilizzarlo addirittura per testare possibili scenari futuri. Vedere esattamente che impatto ha una determinata casistica sull'andamento dell'azienda ed eventualmente valutarne la convenienza economica, finanziaria e gestionale, certi dell'integrità dei dati previsionali. Prevedere il futuro non è possibile, ma con Agicap è possibile quanto meno ipotizzarlo.

Il software è in continua evoluzione per aggiungere funzionalità e migliorare quelle già presenti: uno strumento che si evolve insieme alla tua impresa nella direzione migliore per il tuo business, al fine di raggiungere gli obiettivi di breve periodo (annuali), ma anche di medio-lungo.

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