Le fatture da ricevere possono complicare ulteriormente l’attività di gestione contabile, già di per sé delicata. Se alla fine dell’anno fiscale, al momento della chiusura del bilancio aziendale, non hai ancora ricevuto la fattura di un acquisto, hai bisogno di seguire una procedura ben precisa per regolarizzare i conti. Come si registrano, quindi, le fatture da ricevere nelle scritture contabili? E dove inserirle, poi, nel bilancio? Leggi qui!

Che cosa sono le fatture da ricevere?

La gestione delle fatture fornitori non è sempre lineare. Quando ti occupi di organizzare (e contabilizzare) le spese e gli acquisti della tua azienda, può capitarti di dover far fronte ad alcuni intoppi – come può esserlo il mancato ricevimento di una fattura.

Le fatture da ricevere sono quindi fatture non ancora emesse, ma che vanno comunque contabilizzate perché fanno riferimento ad acquisti già avvenuti in passato, nel corso dell’ultimo esercizio.

Per capire meglio questa dinamica, dobbiamo rispolverare la definizione di principio di competenza, uno dei principi contabili fondamentali per imprese in regime fiscale ordinario. Il principio di competenza – indicato già nel Codice Civile, all’art. 2324 – impone alle aziende di tenere la contabilità registrando tutte le operazioni di competenza dell’esercizio, a prescindere dalla loro effettiva manifestazione finanziaria.

Cosa vuol dire? Proviamo a spiegarlo con un esempio pratico.

Se nel corso del 2023 ricevi merci e materie prime da un fornitore, devi per forza includere l’operazione di acquisto nelle scritture contabili e nel bilancio civilistico relativi al 2023 – anche se per dicembre 2023 non l’hai ancora pagata! Questo perché la contabilità ordinaria considera – nel bilancio finale e nelle scritture – i costi di competenza dell’esercizio in corso, e non il relativo esborso (che può essere invece competenza dell’esercizio successivo).

Con le fatture da ricevere succede la stessa cosa. L’acquisto è già avvenuto, la merce è già nel tuo magazzino o (forse, addirittura) già utilizzata. Ma non hai ancora registrato l'arrivo della fattura, anzi: della fattura non c’è traccia, e senza fattura non può esserci pagamento. Tutta l’operazione – almeno dal punto di vista dei movimenti finanziari – rimane in sospeso.

Manifestazione finanziaria e manifestazione economica di un acquisto si pongono, dunque, su due piani diversi. Ed è esattamente questa distinzione che ci impone di applicare un metodo di rilevazione diverso per le fatture da ricevere. Nel paragrafo successivo analizzeremo proprio questo aspetto.

Come si registrano le fatture da ricevere in contabilità? Conto, bilancio e partita doppia

Se la registrazione delle fatture fornitori prevede il ricorso al registro IVA acquisti, per le fatture da ricevere le cose cambiano: ogni acquisto di cui manca la fattura va annotato nel libro giornale, seguendo un criterio di rilevazione ben preciso.

Partiamo da un dato: come sappiamo le scritture contabili sono redatte in partita doppia, il che implica la suddivisione delle operazioni nelle sezioni DARE e AVERE. A partire da questa informazione, dobbiamo rilevare l’acquisto e la fattura da ricevere in due conti diversi, utilizzando le sezioni previste dalla partita doppia. Pertanto, l’importo della fornitura va inserito:

1. nel conto merci c/acquisti alla sezione DARE
2. nel conto fatture da ricevere alla sezione AVERE

Ovviamente, in caso di una fornitura di natura diversa (come una prestazione di servizi di manutenzione), il conto a cui fare riferimento non sarà merci c/acquisti ma un altro che indichi il tipo di operazione (es. “spese di manutenzione”).

In seguito, al momento della redazione del bilancio, se la fattura risulta ancora da ricevere, dovrai inserire l’importo nello stato patrimoniale alla voce Debiti verso fornitori (Passivo, sezione D7). Dunque il costo della fornitura diventerà parte delle passività aziendali, uno dei debiti da assolvere.

La registrazione di una fattura acquisto emessa dopo il 31/12

Supponiamo a questo punto che tu abbia ricevuto la fattura nel mese di gennaio, quindi subito dopo la chiusura del bilancio. Si gestisce ora la registrazione delle fatture acquisti?

Per rispondere, torniamo al libro giornale. Il giorno della ricezione della fattura, l’importo della fornitura dovrà essere inserito nella sezione DARE ma suddiviso in due conti diversi: fatture da ricevere e IVA ns/credito. Il pagamento che non è stato ancora eseguito verrà invece registrato nel conto debiti verso i fornitori, alla sezione AVERE.

Come si rilevano le fatture da ricevere in contabilità semplificata?

Come forse già saprai, le aziende in contabilità semplificata redigono i documenti contabili seguendo il principio di cassa – un criterio di contabilità che guarda ai movimenti finanziari, e non alle operazioni economiche.

Questo vuol dire che la registrazione delle fatture emesse o ricevute deve riferirsi – rispettivamente – alla data di incasso e di pagamento. Ai fini contabili, una fattura emessa è rilevante solamente se è stata incassata; allo stesso tempo, una fattura ricevuta va segnalata soltanto dopo essere stata pagata.

In questo scenario, il problema delle fatture da ricevere non si pone. Se la tua azienda è in regime di contabilità semplificata e hai effettuato un acquisto nel mese dicembre (o in qualsiasi momento prima della chiusura dell’anno fiscale), non importa che la fattura sia da ricevere o meno. Ciò che fa la differenza – per la rilevazione contabile – è il momento del pagamento, l’esborso vero e proprio.

Cosa succede se il fornitore non ti invia la fattura?

Le fatture da ricevere rischiano talvolta di tramutarsi in fatture mai ricevute. Non è ironia, e nemmeno una situazione così rara; tanto è vero che la normativa italiana prevede persino una sanzione pari al totale dell’IVA della fattura.

Ma per quale motivo devi preoccuparti se non hai ricevuto la fattura da un tuo fornitore? In primis, per una questione legata alle agevolazioni. Sappiamo bene che le spese dell’azienda sono soggette a deduzione o detrazione, a seconda dei casi. La fattura, in tal senso, è un documento utile anche per chi acquista: per usufruire delle agevolazioni fiscali bisogna partire dalle fatture dei fornitori.

Non si tratta però solo di questo. La vendita di merci senza fattura equivale all’evasione fiscale, che – come sappiamo – è punibile dalla legge. Se, in qualità di cliente o committente, non segnali la mancata ricezione della fattura, ti rendi in qualche modo complice, una parte di responsabilità cadrà anche su di te. Dunque, se non hai ricevuto una fattura, sei tenuto a regolarizzare la situazione, a meno di non voler pagare una sanzione pari al 100% dell’IVA.

L’iter, in casi come questi, è molto semplice. Prima della scadenza degli adempimenti periodici fiscali, dovrai infatti emettere un’autofattura e – di conseguenza – versare in autonomia l’IVA tramite F24. È importante che l’emissione dell’autofattura non avvenga oltre i cinque mesi dall’acquisto della fornitura. In altre parole, se hai comprato della merce, e nei quattro mesi successivi non ti è stata recapitata alcuna fattura, hai a disposizione un mese di tempo per metterti in regola con il fisco.

Le tempistiche sono importanti. Non tutte le fatture, infatti, sono fatture immediate. Alcuni fornitori sceglieranno l’opzione della fattura differita, che può essere emessa entro 15 giorni (massimo 30 giorni, in alcuni casi) del mese successivo all’acquisto della fornitura.

Superato quel periodo, se ancora la fattura risulta “da ricevere” potrebbe essere il caso di chiedere un confronto diretto con il tuo fornitore. Gestire il rapporto con i fornitori è uno dei compiti più delicati di fare impresa: per questo è importante prestare la massima attenzione. Anche con l’aiuto di uno strumento adeguato.

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Le fatture da pagare o già pagate meritano – indubbiamente – un occhio di riguardo. E non soltanto per una questione legata alle agevolazioni fiscali o, più in generale, alla contabilità: le spese che effettui nel corso di un esercizio incidono direttamente sul flusso di cassa dell’azienda.

Se vuoi tenere sotto controllo il cash flow, e al contempo garantire alla tua impresa una certa stabilità finanziaria, non puoi permetterti di trascurare la gestione delle fatture.

È vero, tenere un registro delle fatture e monitorare ogni aspetto che le riguarda – dai termini di pagamento alle date di scadenza – si traduce in una mole di lavoro difficilmente sostenibile. Ma se stai puntando a una gestione finanziaria efficace, che porti a risultati concreti, hai bisogno di concentrarti anche sul rapporto con i fornitori.

È per questo che dovresti provare Agicap.

Cos’è Agicap? Agicap è un software di gestione della tesoreria che osserva e analizza il flusso di cassa aziendale, e che ti supporta attivamente nella gestione delle fatture dei fornitori. Il software include infatti la feature Agicap Payment, dedicata alle spese da pagare o già pagate. Grazie ad Agicap Payment potrai così visualizzare e controllare facilmente le fatture in sospeso, i termini di pagamento associati, i debiti già risolti e tutto ciò che riguarda gli esborsi dell’azienda.

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