Tutto quello che c'è da sapere sugli strumenti di pagamento

Le imprese hanno oggi a disposizione una vasta gamma di strumenti di pagamento: dal comune pagamento in contanti, ai metodi alternativi come gli assegni, i bonifici bancari e le carte di credito, debito o prepagate, fino ad arrivare ai mezzi più innovativi che prevedono l'utilizzo di internet e delle tecnologie digitali, sviluppati soprattutto a supporto del commercio online (e-commerce). La possibilità di scegliere tra diverse forme di pagamento rappresenta un importante vantaggio per le aziende che, in base alle loro esigenze, possono optare per l'una o per l'altra opzione, migliorando i rapporti con clienti e fornitori e mantenendo un maggiore controllo sulla liquidità. Per fare la scelta giusta è però importante conoscere nel dettaglio le caratteristiche, il funzionamento e i limiti di ogni strumento. Se vuoi saperne di più sugli strumenti di pagamento e sui vantaggi e svantaggi di ogni soluzione, non ti resta che leggere questo articolo.

Cosa vuol dire strumento di pagamento: definizione

Gli strumenti di pagamento sono i mezzi utilizzati per trasferire denaro da un soggetto a un altro. Questi possono includere metodi più classici, come il contante, gli assegni e i bonifici, e metodi più moderni, come gli addebiti diretti o le carte di credito, debito e prepagate. Inoltre, con lo sviluppo di internet e delle tecnologie informatiche, sono stati introdotti strumenti di pagamento innovativi come i wallet digitali, i pagamenti mobile e le criptovalute.

Quali sono i metodi di pagamento più utilizzati?

Le forme di pagamento tradizionali: il contante e i mezzi alternativi al contante

Una delle distinzioni più comuni quando si parla di mezzi di pagamento è quella tra contante e strumenti alternativi al contante, quali assegni, addebiti diretti, bonifici bancari e carte di pagamento. Mentre con i contanti il trasferimento di denaro tra le due parti coinvolte è diretto e immediato, gli altri strumenti prevedono invece l'intermediazione di un soggetto autorizzato (banche, istituti di credito, ecc.) e richiedono quindi un processo più articolato.

Il contante

Il contante è lo strumento di pagamento costituito da monete e banconote cartacee, utilizzato per effettuare transazioni face to face (ovvero tra soggetti fisicamente presenti) e per piccoli importi (ad oggi è previsto un tetto massimo alle transazioni in contanti di 5.000€).

L'utilizzo del contante comporta rischi di sicurezza legati alla perdita o al furto e non permette la tracciabilità delle transazioni. Ciononostante, rimane uno strumento ancora molto diffuso, per via di fattori come l'accessibilità, la familiarità e la semplicità di utilizzo (non servono competenze o tecnologie particolari per pagare in contanti). Inoltre, il pagamento in contanti offre la massima privacy ed è immediato.

L'assegno

L'assegno è un titolo di credito cartaceo tramite il quale un soggetto ordina alla banca di pagare al beneficiario una certa somma di denaro. Esistono diverse tipologie di assegni, tra cui l'assegno bancario e l'assegno circolare: il primo viene emesso da aziende e privati, mentre il secondo può essere emesso solo da un banca.

Gli assegni vengono generalmente utilizzati per il pagamento di importi molto elevati, in particolar modo nelle transazioni immobiliari. Sono degli strumenti di pagamento tracciabili e sicuri, benché esposti al rischio di frode.

Si tratta, in ogni caso, di un metodo di pagamenti sempre meno utilizzato, che in molti casi non viene più accettato.

Il bonifico bancario

Il bonifico bancario permette di trasferire facilmente delle somme di denaro (anche elevate) da un conto corrente a un altro. È una forma di pagamento molto utilizzata, che garantisce la massima trasparenza e tracciabilità e permette di trasferire denaro da un conto corrente all'altro in modo facile e sicuro, con commissioni ridotte o persino nulle.

Tra gli svantaggi di questo metodo ci sono, in alcuni casi, i tempi di esecuzione che, a seconda del tipo di bonifico, possono essere più o meno lunghi: per i bonifici in euro, ad esempio, ci vogliono in media uno o due giorni lavorativi, in base alla banca e ad altre variabili, mentre per i bonifici in valuta estera può essere necessario aspettare fino a cinque giorni lavorativi. Diverso è il caso dei bonifici istantanei, con tempi di accredito di pochi secondi: questa opzione è però disponibile solo per i bonifici in euro e comporta, inoltre, costi più elevati rispetto ai bonifici normali.

L'addebito diretto

L'addebito diretto è un mezzo che permette di effettuare il pagamento ricorrente e automatico di una certa somma (generalmente con cadenza mensile). Consiste nell'ordine dato dal creditore a trasferire un importo sul proprio conto bancario addebitandolo direttamente sul conto del debitore. Si utilizza generalmente per il pagamento di servizi o beni di cui si usufruisce in maniera continuativa e che prevedono scadenze precise, come ad esempio le utenze di luce e gas o la connessione internet.

Il principale vantaggio degli addebiti diretti è sicuramente la comodità in quanto questi strumenti permettono, appunto, di saldare gli importi in maniera automatica, senza bisogno di dover disporre ogni volta un nuovo pagamento. Offrire ai propri clienti la possibilità di utilizzare gli addebiti diretti costituisce inoltre una soluzione efficace per prevenire i ritardi nei pagamenti.

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Le carte di pagamento: carta di credito, di debito e prepagata

Le carte di pagamento sono un altro strumento di pagamento alternativo al contante. Si tratta essenzialmente di tessere plastificate emesse da un intermediario autorizzato, dotate di un microchip e/o di una banda magnetica. Se abilitate, possono essere utilizzate anche in modalità contactless, ovvero semplicemente accostando la carta al terminale presente nel punto vendita (POS).

Si dividono principalmente in tre categorie:

• Carte di credito: permettono di effettuare acquisti o prelevare contanti fino a un limite prestabilito, il cosiddetto "plafond". Gli importi spesi non vengono addebitati immediatamente sul conto del debitore, ma solo a posteriori, in un giorno lavorativo preciso del mese successivo, in un'unica soluzione oppure a rate.
• Carte di debito: sono collegate direttamente a un conto corrente sul quale le transazioni vengono di volta in volta addebitate. Consentono di prelevare o spendere solo entro i limiti del saldo disponibile sul conto corrente associato e presuppongono quindi la presenza dei fondi su quest'ultimo.
• Carte prepagate: permettono di utilizzare solo la somma di denaro che è stata precedentemente caricata sulla carta. Non sono necessariamente collegate a un conto corrente e il loro "plafond" corrisponde al credito disponibile al momento dell'utilizzo. Esistono anche le prepagate "usa e getta", che non possono più essere utilizzate una volta esaurito il credito.

I pagamenti con carta offrono comodità, velocità, tracciabilità delle transazioni e una certa sicurezza contro furti o perdite, ma possono comportare costi di gestione elevati. Sono l'opzione più utilizzata per gli acquisti online, grazie alla loro facilità d'uso e sicurezza.

I sistemi di pagamento elettronici e digitali (online)

I pagamenti digitali, o digital payments, sono tutti quei pagamenti effettuati tramite l'utilizzo di internet e del telefono cellulare (o altri dispositivi portatili), che devono la loro diffusione al crescente sviluppo delle tecnologie informatiche.

In questa categoria rientrano una vasta gamma di soluzioni, compresi alcuni degli strumenti di pagamento tradizionali (come bonifici e carte), ma utilizzati in rete. È il caso, ad esempio, dei bonifici online, realizzati tramite internet banking, o dei pagamenti online con le carte di credito, debito e prepagate, soprattutto nell’ambito degli acquisti su e-commerce.

Altri strumenti di pagamento digitali sono:

• iportafogli o wallet digitali: sono applicazioni che conservano in modo sicuro le informazioni di pagamento dell'utente per facilitare transazioni online e offline.
• ipagamenti mobile (m-payments): sono i pagamenti effettuati attraverso dispositivi mobili, come smartphone o tablet.

I pagamenti digitali, in generale, offrono una serie di vantaggi per le imprese, tra cui la velocità di transazione, la tracciabilità e ilmaggior controllo sulla liquidità. Inoltre, adottare gli strumenti di pagamento digitali permette di uniformarsi alle necessità del mercato, sempre più orientato alla digitalizzazione delle imprese, e consolidare il rapporto con i clienti. Infine, i metodi di pagamento digitali garantiscono una maggiore sicurezza e protezione dai furti (anche se occorre comunque tutelarsi dal rischio di frodi e truffe online, adottando misure adeguate).

Altri metodi di pagamento innovativi: conosci le criptovalute?

Tra i sistemi di pagamento più all'avanguardia occorre citare anche le criptovalute, vere e proprie monete digitali che utilizzano la crittografia per effettuare transazioni. Più nello specifico, la Banca d'Italia le definisce come "rappresentazioni digitali di valore, utilizzate come mezzo di scambio o detenute a scopo di investimento, che possono essere trasferite, negoziate o archiviate elettronicamente".

In generale, le criptovalute costituiscono uno strumento di pagamento ancora poco accettato, per via di fattori come la mancanza di una regolamentazione specifica a tutela dei consumatori e l'alta volatilità, ma che sta suscitando un sempre maggiore interesse e che è bene, dunque, conoscere.

Tra le criptovalute più diffuse troviamo i Bitcoin, basati su una tecnologia chiamata Blockchain, apprezzati per il fatto che consentono di effettuare transazioni anonime e a basso costo.

Spese aziendali: quali modalità di pagamento conviene scegliere?

Gestire le spese aziendali in maniera efficiente è fondamentale per mantenere il pieno controllo sulle uscite e prevenire le crisi di liquidità, che possono mettere a repentaglio la futura sopravvivenza del business.

Tra gli aspetti da considerare per ottimizzare la gestione delle spese dell'azienda c'è sicuramente la selezione e l'uso consapevole degli strumenti di pagamento. Come abbiamo visto, infatti, non tutti gli strumenti hanno le stesse caratteristiche: utilizzare quelli giusti offre una serie di vantaggi in termini di flessibilità, minori costi e maggiore sicurezza.

I pagamenti in contanti, in particolare, si rivelano una pessima scelta dal punto di vista della gestione delle spese di un’azienda, in quanto offrono scarsa visibilità sulle transazioni, sono poco sicuri e aumentano il rischio di sforare il budget. Meglio optare per strumenti di pagamento tracciabili e più moderni. Un'ottima scelta, da questo punto di vista, è ricorrere alle carte di pagamento aziendali, o corporate card, soprattutto per quanto riguarda le spese dei dipendenti (realizzate, ad esempio, durante le trasferte). Le carte aziendali, infatti, permettono al management di verificare in tempo reale quanto stanno spendendo i propri collaboratori e, grazie alla possibilità offerta dalla maggior parte delle carte di impostare limiti di spesa e regole definite, offrono un maggiore controllo. Inoltre, le carte aziendali semplificano il lavoro dell'amministrazione, che grazie al loro utilizzo non deve più perdere ore nel processo di verifica e trattamento delle note spese (i documenti in cui i dipendenti devono annotare tutte le spese effettuate per ottenere i rimborsi).

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