Per molte imprese, soprattutto per quelle più “vecchio stampo”, la digitalizzazione aziendale costituisce una vera e propria sfida. Oggi, tuttavia, digitalizzare il proprio business non è più una scelta facoltativa, ma una vera e propria necessità, un percorso inevitabile per rimanere competitivi e non farsi schiacciare dalla concorrenza. In un mondo in costante e rapida trasformazione, non è infatti più possibile restare ancorati ai vecchi modelli, ma è necessario dotarsi di strumenti, procedure e setting organizzativi che permettano di stare al passo con i dettami dell’era digitale odierna, dove rapidità ed efficienza la fanno da padrone. In questo articolo prendiamo quindi in esame il concetto di digitalizzazione aziendale. Di cosa si tratta? Quali vantaggi offre? Come si digitalizza, nel concreto, un’azienda? Continua a leggere per scoprirlo.

Che cos’è la digitalizzazione aziendale

La digitalizzazione aziendale consiste nell’integrazione degli strumenti e delle tecnologie digitali all’interno di un’azienda e dei suoi processi, allo scopo di ottimizzare il modo in cui quest’ultima realizza e gestisce le sue operazioni, rendendole più rapide ed efficienti. Si tratta, in pratica, di sfruttare le opportunità offerte dal digitale per migliorare le performance.

In altri termini, digitalizzare un’impresa significa abbandonare gli strumenti tradizionali in favore di soluzioni tecnologiche più performanti, al fine di semplificare e velocizzare i flussi di lavoro.

Dal marketing alle vendite, dalla relazione con i clienti alla gestione contabile, la digitalizzazione si applica a ogni aspetto dell’impresa. Per attuarla è necessario intraprendere un percorso complesso e articolato, che richiede innanzitutto un cambiamento di mentalità, soprattutto per le aziende più attempate, che faticano ad abbandonare processi e abitudini consolidati negli anni.

In definitiva, la digitalizzazione aziendale consiste in un nuovo modo di fare impresa, che supera il modello tradizionale determinando un riassetto a 360 gradi dell’organizzazione, che comporta cambiamenti non solo tecnologici, ma anche organizzativi, sociali, culturali e manageriali.

Come avviene la digitalizzazione di un’impresa

La digitalizzazione passa in primo luogo attraverso la dematerializzazione sia dei documenti cartacei, trasformati in file digitali, sia dei luoghi fisici dove comunicare, collaborare e conservare i dati, creando un unico spazio virtuale condiviso tra più utenti e accessibile da qualunque luogo.

Un elemento chiave della digitalizzazione aziendale è l’automatizzazione delle procedure, ovvero l’abbandono dell’operatività manuale e delle attività più ripetitive (come può essere l’inserimento di dati su un file Excel e il suo costante aggiornamento) grazie all’adozione di strumenti digitali in grado di svolgere in maniera più rapida ed efficiente gli stessi compiti: ad esempio, il ricorso a un software di tesoreria per la gestione e il monitoraggio del cash flow.

Un altro aspetto importante della digitalizzazione aziendale è l’utilizzo dei dati, raccolti ed elaborati attraverso strumenti digitali, per l’ottimizzazione del business e il miglioramento dei processi aziendali.

I vantaggi della digitalizzazione aziendale

Digitalizzare i processi aziendali permette, in primo luogo, di snellire il flusso di lavoro e rendere ogni procedura più efficiente, ottenendo risultati migliori in tempi più brevi. Ciò comporta, di conseguenza, un notevole risparmio economico, in grado di ripagare ampiamente l’investimento necessario per attuare la trasformazione.

La digitalizzazione migliora, inoltre, l’esperienza dei dipendenti, in quanto li libera dai compiti più meccanici e ripetitivi e permette loro di dedicarsi ad attività a maggior valore aggiunto, più funzionali alla crescita del business, ma anche più soddisfacenti sul piano personale. In più, l’approccio digitalizzato facilita la condivisione delle informazioni, la collaborazione e la comunicazione tra i diversi reparti.

Un altro aspetto fondamentale da considerare è che la digitalizzazione delle attività minimizza il rischio di errore e le imprecisioni tipiche dell’operatività manuale, rimuovendo gli ostacoli allo sviluppo del business.

Un’azienda digitalizzata è inoltre un’azienda in grado di evolversi rapidamente e di adeguarsi costantemente alla mutevolezza dei mercati e alle esigenze dei propri clienti, anch’esse in continua evoluzione, con un conseguente incremento della customer satisfaction. Tra i numerosi benefici apportati dal digitale c’è infatti una maggiore flessibilità, che rende ogni cambiamento più agevole e permette all’azienda di rimanere sempre competitiva e al passo coi tempi.

Da non dimenticare è anche l’aspetto della sostenibilità: l’eliminazione dei documenti cartacei, parte integrante della digitalizzazione, è infatti vantaggiosa dal punto di vista ambientale e permette inoltre di risparmiare spazio, dal momento che tutto viene conservato su un archivio dematerializzato.

Infine, un altro importante beneficio portato dalla digitalizzazione dell’impresa è la capacità di prendere decisioni migliori in tempi più brevi, grazie alla possibilità di disporre in qualunque momento di dati sempre aggiornati e precisi, raccolti e analizzati digitalmente, sui quali basare le proprie scelte strategiche.

Digitalizzazione aziendale: costi

Digitalizzare la propria azienda comporta ovviamente dei costi che, in base alle caratteristiche dell’impresa, alla sua situazione di partenza e ad altri elementi, possono essere più o meno elevati.

L’aspetto importante da considerare è che la digitalizzazione di un’azienda non consiste solo nell’introduzione di nuovi strumenti tecnologici, ma comporta una vera e propria riorganizzazione interna, che richiede la definizione di una strategia a lungo termine, oltre che un vero e proprio cambiamento attitudinale.

I costi della digitalizzazione di un’impresa, quindi, devono tenere conto non solo degli investimenti in termini di software, macchine o infrastrutture, ma anche di quelli relativi alla trasformazione dell’intero assetto aziendale, che comprendono la formazione dei dipendenti e l’inserimento di nuove risorse.

Detto questo, digitalizzare la propria impresa è un investimento che, se svolto con cognizione di causa, genera innegabili benefici (come abbiamo visto nel paragrafo precedente), ma è anche una necessità che non può essere rimandata se si vuole garantire la sopravvivenza del proprio business.

Fortunatamente, gli imprenditori che desiderano digitalizzare la propria azienda possono usufruire di agevolazioni e aiuti economici pensati specificatamente per facilitare e incentivare il processo di trasformazione digitale, forniti dallo Stato oppure dalle singole regioni.

Processo di digitalizzazione aziendale: come svolgerlo al meglio

La digitalizzazione di un’azienda consiste, come ribadito più volte, in un processo ampio e articolato, che comporta diversi tipi di cambiamenti all’interno dell’impresa.

Fondamentale, in particolare, è operare un cambiamento di mentalità, tanto nei dirigenti quanto nei dipendenti, senza il quale qualsiasi sforzo rischierebbe di essere vano. Per questo, prima di compiere qualsiasi mossa, occorre innanzitutto comprendere a fondo il significato di digitalizzazione aziendale nei suoi vari aspetti, i suoi vantaggi e la sua importanza per l’evoluzione del business.

Una volta acquisita la consapevolezza necessaria, bisogna quindi procedere con la definizione di una strategia mirata, che non lasci nulla al caso:

• si inizia con un’analisi della situazione attuale, al fine di identificare le problematiche e le criticità più urgenti;
• si passa poi alla definizione di priorità e obiettivi, tenendo conto delle nuove opportunità offerte, appunto, dal digitale;
• di conseguenza, si individuano le azioni da intraprendere per raggiungere i traguardi prefissati, considerando le esigenze dell’azienda: non solo l’adozione di specifici software e strumenti digitali, con la conseguente modifica e aggiornamento dei metodi di lavoro, ma anche l’eventuale assunzione di nuove risorse e la formazione di quelle già presenti.

Non si tratta, dunque, di implementare rapidamente e in maniera indiscriminata il maggior numero di soluzioni tecnologiche possibili (un approccio che porta quasi sempre al fallimento), ma di innescare un processo di trasformazione graduale, creato su misura per l’impresa a partire da attente valutazioni, scegliendo sistemi e applicazioni che siano compatibili con le sue caratteristiche.

Fondamentale, in questa fase di passaggio, è l’atteggiamento dei manager che devono prendere il processo di digitalizzazione aziendale con la massima serietà, dedicando tempo e risorse alla causa (da considerare come prioritaria) e diventando dei veri e propri ambasciatori digitali, in grado di guidare e motivare il personale verso il cambiamento.

Digitalizzare la gestione della tesoreria e i pagamenti con Agicap

Tra i tanti aspetti dell’impresa che possono essere migliorati con l’introduzione del digitale troviamo la gestione della liquidità aziendale.

Il monitoraggio e l’analisi dei flussi di cassa sono attività essenziali per preservare la salute del business ed evitare crisi di liquidità. Eppure, in molti casi, tali compiti vengono eseguiti in maniera approssimativa e inefficiente. In particolare, molte aziende continuano a svolgere le principali attività di tesoreria ancora in maniera manuale, tramite l’utilizzo di file Excel: un comportamento che, oltre a richiedere un notevole dispendio di tempo e di energie da parte delle risorse coinvolte, genera frequenti errori e imprecisioni.

La soluzione migliore è affidarsi a uno strumento digitale come Agicap, che permette di automatizzare le operazioni di cassa ottenendo risultati migliori in tempi più brevi.

Più nello specifico, con Agicap è possibile:

• disporre in qualunque momento di dati aggiornati in tempo reale su entrate e uscite, consultabili comodamente anche da smartphone;
• realizzare scenari previsionali accurati e affidabili, da utilizzare nel processo decisionale;
• creare report in pochi clic, da condividere con collaboratori e partner.

Non solo tesoreria. Un’altra attività che può essere semplificata e resa più efficiente con l’uso di strumenti digitali è la gestione dei pagamenti, sia in uscita, sia in entrata.

Per i primi, si può ricorrere ad Agicap Payment, il software che centralizza le fatture dei fornitori su un’unica interfaccia.

In particolare, Agicap Payment:

• raccoglie e cataloga automaticamente le fatture;
• permette di visualizzare le scadenze e pianificare i pagamenti, così da evitare ritardi;
• consente di pagare in maniera sicura, grazie alla doppia approvazione, utilizzando il metodo più adatto alle proprie esigenze.

Per la gestione dei crediti verso i clienti, invece, ci si può affidare ad Agicap CashCollect, strumento che automatizza la raccolta delle fatture e permette di ottimizzare i tempi di pagamento.

In particolare, Agicap CashCollect:

• centralizza tutte le fatture dei clienti su un’unica piattaforma, con la possibilità di ordinarle per data di scadenza o per stato;
• facilita il recupero crediti, grazie alla possibilità di inviare promemoria e solleciti automatici ai clienti;
• consente di visualizzare l’impatto della fatturazione sul flusso di cassa.

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