Controllo di gestione: strumenti e tecniche per il successo aziendale

Il controllo di gestione è un aspetto fondamentale della buona amministrazione di un’impresa, in quanto permette di comprendere se si sta andando nella giusta direzione e, eventualmente, quali sono gli aspetti da modificare. Pianificazione e monitoraggio sono i termini chiave che ispirano il controllo direzionale.

Il controllo di gestione, anche detto controllo direzionale, è l'insieme di strumenti messi in atto dall'azienda per guidare tutti gli aspetti gestionali verso il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Tali obiettivi sono definiti attraverso la pianificazione strategica e operativa, ma è di fondamentale importanza il mantenimento di un sistema di monitoraggio che permetta di capire step by step se si è in linea o se, invece, vi sono degli scostamenti.

Il controllo di gestione ha dunque una grande importanza anche in termini di tempistica: controllare significa monitorare costantemente gli aspetti gestionali più importanti in modo da individuare subito eventuali rischi e potenziali scostamenti. Un controllo esclusivamente a posteriori avrebbe il difetto di non poter riparare a errori e imprevisti, motivo per cui anche le pubbliche amministrazioni stanno adottando questa modalità operativa, andando verso una gestione sempre più simile a quella di una vera e propria impresa.

In che cosa consiste il controllo di gestione e a cosa serve? La definizione

La definizione fornita in precedenza contiene tutti gli aspetti importanti del controllo di gestione, ma è necessario comprendere esattamente in cosa consiste. Lo vedremo proprio nel corso di questi paragrafi, andando a capire il significato di ognuno degli step e, soprattutto, ciò che è necessario fare in concreto.

Innanzitutto, il termine “controllo” è una traduzione dell'inglese "control", ma ha un'accezione che nella nostra lingua rischia di essere ambigua. Infatti, non si tratta del controllo inteso come la supervisione che mira a sanzionare eventuali comportamenti difformi dalla legge, ma piuttosto un insieme di pratiche interne che mirano a far remare tutti nella stessa direzione. Soprattutto nelle piccole e medie Imprese (e nelle grandi imprese di conseguenza), la gestione concreta può essere molto articolata e complessa, dunque il controllo di gestione assume un'importanza ancora maggiore in termini di coordinamento e ordine di priorità.

Insomma, il controllo di gestione è la retta via, è la capacità di un'impresa di mantenere la giusta direzione nonostante i numerosi aspetti imprevedibili che si presentano ogni giorno. Una volta chiara questa impostazione, è evidente che senza controllo di gestione l'azienda difficilmente può mantenere gli obiettivi che si prefissa e correggere consapevolmente gli aspetti che necessitano di intervento.

Come si è potuto intuire dall'origine del termine, il controllo di gestione è stato importato dagli Stati Uniti e caratterizza la capacità delle imprese americane di amministrare le aziende con lungimiranza, attraverso un continuo confronto tra gli obiettivi prefissati, gli step pianificati e l'effettivo svolgimento dell'attività in maniera costante e frequente.

Chi si occupa di questi aspetti è il "Controller", una o più figure (può essere anche un team di lavoro) che si occupa concretamente di controllare l'andamento dell'attività e proporre le soluzioni per correggere eventuali situazioni critiche o potenziali minacce. Ovviamente, l'obiettivo è intervenire prima che le potenziali minacce si trasformino in situazioni critiche e l'organo di controllo esiste esattamente per fare ciò.

Quali sono le fasi del controllo di gestione aziendale? Pianificazione, sistemi, analisi degli scostamenti e reporting del controllo direzionale

Quando si scende concretamente negli aspetti del controllo di gestione ci sono moltissimi concetti correlati tra loro che meriterebbero un approfondimento. Ad esempio, il controllo di gestione è strettamente correlato alla gestione finanziaria e chi se ne occupa deve avere le basi per comprendere entrambi gli aspetti e per metterli al meglio in relazione tra loro. Lungo questo articolo analizzeremo le fasi del controllo direzionale e sarà sempre più chiaro quanto sia necessario un approccio a tutto tondo degli aspetti della vita di un’impresa.

Innanzitutto, partiamo dalle fasi, che sono:

• controllo preventivo rispetto all'esercizio a cui fa riferimento, anche detto budgeting;
• controllo contemporaneo all'esercizio e quindi durante lo svolgimento delle operazioni che fanno parte della vita aziendale;
• controllo conseguente alla chiusura dell'esercizio a cui fa riferimento e, cioè, a consuntivo.

Controllo preventivo: cosa significa fare budgeting?

Il budgeting è la fase in cui si pianifica l'anno a venire (o il periodo considerato, in genere coincide con l'esercizio e quindi con l'anno solare) ed è fondamentale per porre basi solide che saranno molto utili per l'analisi degli scostamenti (e non solo). Gli step per la realizzazione del budget sono i seguenti:

• definire i criteri di misurazione dei vari aspetti, ad esempio attraverso indicatori che già a priori devono essere definiti e valutati, ad esempio ponendo come obiettivo che l’indicatore in questione sia il più possibile vicino a 1 o il più possibile elevato (dipende dai casi). Gli indicatori possono essere di efficacia o di efficienza, dove nel primo caso si valuta il risultato raggiunto in rapporto all'obiettivo prefissato, mentre nel secondo si valuta il risultato raggiunto rispetto alle risorse impiegate. Un esempio di indicatore, al fine di rendere più chiaro questo aspetto, è sicuramente il ROE (Return On Equity), in quanto esso stima il ritorno in termini di utile rispetto al capitale proprio e si considera in percentuale. Più alta è tale percentuale (che in genere si aggira intorno al 5/10%) più l’azienda risulta appetibile;
• definire le risorse necessarie al raggiungimento dei vari obiettivi, in modo da comprendere fin da subito cosa è necessario fare per andare nella giusta direzione. Il budgeting infatti definisce anche il costo delle operazioni di gestione e tiene sotto controllo tutti gli aspetti monetari;
• infine è necessario definire i centri di responsabilità, vale a dire le figure all'interno dell'azienda (siano persone o organi) che hanno la responsabilità, appunto, di seguire determinati aspetti e di valutare se si è in linea con il conseguimento di un certo obiettivo.

L'effettivo budget è quindi realizzato nel primo dei tre step elencati, ma il secondo e il terzo permettono di raggiungere gli obiettivi prefissati attraverso la definizione delle risorse e dei soggetti preposti a ogni aspetto gestionale. In relazione al controllo, va distinto il budget aziendale relativo all'anno successivo ed il budget di medio-lungo periodo, che definisce gli obiettivi su un orizzonte temporale di 5-10 anni. Non è da intendersi come uno strumento a parte, però, in quanto il budget annuale può considerare anche gli step da realizzare per essere in linea rispetto agli obiettivi di medio-lungo periodo.

Controllo parallelo alla gestione

Come si può intuire dal termine, si tratta del controllo che avviene durante l'anno ed è fondamentale per comprendere in tempo reale l'evoluzione della gestione e quindi anche l'allineamento con gli obiettivi prefissati.

Il controllo durante l'anno prevede la costante misurazione degli indicatori valutati in fase di budgeting e il confronto con il dato ideale, in modo da comprendere se ci sono scostamenti. Qualunque sia il riscontro, se ne dà pronta comunicazione ai diversi centri di responsabilità, in modo che siano costantemente aggiornati e consapevoli della fase che si sta attraversando.

Naturalmente, questo step può comportare delle decisioni da prendere da parte del Controller o del preposto nel centro di responsabilità con il fine di risolvere situazioni problematiche o potenzialmente pericolose. Colmare lo scostamento è quindi l'obiettivo di questo step di controllo e, inevitabilmente, più tempestivo è l'intervento più è semplice risolvere i problemi.

Controllo consuntivo: prezioso strumento di budgeting

Il controllo consuntivo non è altro che quello che avviene alla fine dell'esercizio considerato e che, dunque, è molto importante come verifica, ma non offre più la possibilità di correggere o sistemare eventuali aspetti della gestione. In questa sede è fondamentale che i centri di responsabilità abbiano comunicato tutte le informazioni necessarie in modo che, congiuntamente con dati e indicatori, si possano porre le basi per la fase di budgeting relativa all'esercizio successivo.

Se, infatti, è oggettivo che in questa sede non si possano più effettuare decisioni sull'anno passato, è anche vero che è possibile comprendere gli eventuali aspetti da migliorare in vista dell'anno successivo. Saper leggere la situazione attraverso il controllo consuntivo è la chiave per realizzare correttamente il budget e per apprendere dal passato.

Il controllo consuntivo è utile anche per diverse valutazioni relative per esempio al personale, così come per valutare l'operato dei manager di ogni centro di responsabilità.

Infine, tutti i dati e le considerazioni relativi al controllo nella sua completezza devono essere inserite nei report. Di fondamentale importanza è che tali report siano facilmente leggibili, corretti e completi. Nella fase di reporting si inseriscono infatti anche commenti, considerazioni e si apre a valutazioni in vista dell'esercizio successivo.

La chiave di un buon report è che trasferisca le informazioni giuste alla persona giusta nel momento giusto. Per favorire la leggibilità si possono inserire anche tabelle e grafici, ma in generale ogni metodo comunicativo efficace può essere appropriato, preferendo in linea di massima la semplicità di comprensione degli aspetti chiave rispetto alla forma con cui vengono esposti.

Responsabile del controllo di gestione: che lavoro fa il "Controller"

All'interno dell'azienda ci sono diverse figure coinvolte in tutto il sistema di controllo, come abbiamo potuto vedere nel corso dell'articolo. C'è però una figura o un team in particolare che hanno il compito di coordinare il tutto ed è il "Controller". Il suo compito principale è quello di attuare tutte le procedure tecniche per ottenere i risultati necessari per realizzare il confronto.

Come già specificato, infatti, il controllo si basa sulla misurazione dell'eventuale scostamento tra il dato inserito in fase di budgeting e quello effettivamente realizzato. Fondamentale è la frequenza con cui si svolge l'operazione con, in linea di massima, l'impostazione secondo cui più spesso lo si fa, meglio è.

Volendo definire un orizzonte, in genere si fanno valutazioni quantitative e qualitative almeno mensilmente, ma più grande è l'azienda considerata, più diventa importante aumentare la frequenza, in quanto il coordinamento tra tutte le parti coinvolte diviene più complesso.

Il Controller realizza tutto questo lavoro in stretta cooperazione con i responsabili delle aree funzionali e dei centri di responsabilità. A tal proposito, i centri di responsabilità sono in genere così suddivisi: centri di costo (suddivisi ulteriormente in centri di costo standard e centri di spesa), centri di ricavo, centri di profitto e centri di investimento.

Come si può notare dal criterio con cui sono suddivisi i centri di responsabilità, l'obiettivo è rendere il più possibile semplice l'intervento in caso di scostamento. Una situazione difforme da quanto stabilito dal budget, infatti, potrebbe esserlo semplicemente in uno dei centri di responsabilità e ciò permette un intervento rapido, tempestivo e mirato all'origine del problema. Ben più complesso, invece, se il problema dovesse riguardare più centri di costo contemporaneamente e richiedere un ulteriore coordinamento tra le parti. Come già specificato, il Controller ha proprio il compito di fare da connessione tra tutte le parti coinvolte e garantire che tale coordinamento avvenga in maniera immediata.

Il "costo" del controllo

Un sistema di controllo, inevitabilmente, ha un suo costo. Tra costi diretti e costi indiretti sono tanti gli aspetti da considerare e spesso si trascura questo lato economico, nonostante il controllo sia fondamentale per la vita di un'azienda. Non è raro, purtroppo, che si preferisca investire in termini di budget su aspetti più operativi, tralasciando il sistema di controllo che, ormai è chiaro, è un vero e proprio fattore critico di successo.

Riassumendo i costi che comporta, possiamo citare i seguenti:

• consulenza per progettare il sistema di controllo (soprattutto nei primi anni di vita dell'azienda);
• costo di formazione del personale coinvolto;
• acquisto di un software e degli strumenti informatici necessari per realizzare il controllo di gestione;
• costo di acquisizione, registrazione e coordinamento dei dati.

Un modello per il controllo di gestione: Excel non basta più

Il controllo di gestione, lo ripetiamo ancora una volta, è un fattore critico di successo di un'azienda. Questo significa che è necessario predisporre di strumenti professionali con l'obiettivo di realizzare un sistema semplice ma funzionale, intuitivo ma completo, aggiornato ma sintetico.

Una missione non così semplice da realizzare con strumenti generici, come spesso accade con Excel e simili: chi li sa utilizzare al meglio è consapevole che ci sono tantissime funzioni e la potenza di calcolo è immensa, ma non è detto che sia la modalità migliore.

Agicap nasce e si sviluppa proprio con questo obiettivo: darti il software perfetto per la gestione degli aspetti concreti della vita aziendale che permettono di avere costantemente la situazione sotto controllo. In particolare, con Agicap è estremamente più semplice avere tutti i dati a portata di mano, aggiornati e corretti in ogni momento, grazie alla sincronizzazione automatica con i conti bancari e gli strumenti di contabilità.

Dimentica il classico rischio dell'errore di inserimento dati, dimentica il lavoro manuale per confrontare diverse situazioni, dimentica la scelta dell'operatore di come visualizzare graficamente i dati raccolti. Dimentica tutti gli aspetti complessi (e noiosi) e raduna in un unico software tutto ciò che ti serve, in modo da poterti concentrare sugli aspetti operativi e strategici.

Il tool è in grado di fare esattamente ciò che ti serve per controllare il budget finanziario e gli eventuali scostamenti da esso, lavorando preventivamente sulle situazioni critiche o potenzialmente pericolose per la vita dell'impresa. Puoi dire addio ai problemi di liquidità e alle difficoltà di calcolare gli effettivi flussi di cassa. Il software, inoltre, ti aiuta anche a controllare debiti e crediti, a sollecitare la riscossione delle fatture clienti e pianificare il pagamento delle fatture fornitori.

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