Stabilire degli obiettivi è fondamentale per il buon funzionamento di un'azienda, ma identificarli non è sufficiente: altrettanto importante è monitorarli in maniera costante e regolare e assicurarsi che vengano effettivamente raggiunti. Quando ciò non accade, ovvero quando si verifica una discrepanza tra i risultati attesi e quelli conseguiti, si parla di scostamenti. L'analisi di questi scostamenti rappresenta uno strumento operativo essenziale per la crescita di un'impresa, in quanto permette di identificare i punti di forza e quelli di debolezza e intervenire tempestivamente quando le cose non stanno andando come ci si aspettava. In questo articolo vediamo quindi in cosa consiste esattamente l'analisi degli scostamenti, come funziona e perché è così importante farla.

Cosa significa analisi degli scostamenti (definizione)

In ambito aziendale, l'analisi degli scostamenti è una tecnica inerente il controllo di gestione che si utilizza per confrontare gli obiettivi pianificati dal management dell'impresa con i risultati ottenuti, basati su dati certi e precisi. Si tratta, in altre parole, di una procedura di valutazione che consente di individuare le differenze (scostamenti) presenti nei risultati rispetto alle attese e di utilizzarle per migliorare le prestazioni future.

Analisi degli scostamenti e budget

L'analisi degli scostamenti viene effettuata a partire dal budget annuale. Nello specifico, tale analisi evidenzia la differenza tra il budget preventivamente assegnato a un progetto e il budget effettivamente investito in quel progetto, definito bilancio consuntivo.

L'attività di analisi degli scostamenti è dunque strettamente correlata alla preliminare definizione del budget, parametro senza la quale non sarebbe possibile fare un confronto basato su numeri definiti.

A cosa serve l'analisi degli scostamenti nel controllo di gestione?

Grazie all'analisi degli scostamenti è possibile comprendere quanto budget si sta di fatto adoperando rispetto a quello che si era ipotizzato, così da individuare le cause di eventuali incongruenze e mettere in atto, se necessario, degli interventi correttivi. Tale operazione permette quindi di controllare come stanno andando le cose, individuare eventuali criticità e aggiustare il tiro prima che sia troppo tardi.

Da questo punto di vista, l'analisi degli scostamenti rappresenta per un'azienda una vera e propria presa di coscienza del suo operato, un indicatore per valutare il successo o l'insuccesso delle azioni intraprese e l'esattezza/inesattezza delle previsioni. Si tratta dunque di un importante strumento di crescita per il business, che permette di valutare in maniera oggettiva quanto fatto e prendere decisioni ragionate e consapevoli sul futuro, in quanto basate su dati certi e misurabili.

L'analisi risulta utile per il processo decisionale sia che i risultati ottenuti siano positivi, sia che siano negativi. Infatti:

• in caso di risultati positivi, l'impresa può decidere di investire ancora di più e premere ulteriormente l'acceleratore sui piani di sviluppo;
• in caso di risultati negativi, ha la possibilità di correggere gli errori nell'utilizzo dei fondi per non compromettere il raggiungimento degli obiettivi prefissati;
• se i risultati sono neutri vuol dire che si sta procedendo nel modo giusto e la strategia intrapresa permetterà di arrivare al traguardo atteso.

Quando si fa l'analisi degli scostamenti?

L'analisi degli scostamenti è un'attività da svolgere in maniera ciclica nel corso dell'anno, con intervalli più o meno ravvicinati a seconda delle dimensioni dell'impresa: più l'azienda è grande, minore è il tempo che dovrebbe intercorrere tra un controllo e l'altro.

Nello specifico, per le PMI è consigliabile effettuare l'analisi ogni 3 mesi, mentre per le aziende più grosse la cadenza può essere anche mensile.

In questo modo si evita di trovarsi all'improvviso di fronte a brutte sorprese senza poter fare niente per rimediare e si ha la possibilità di avere sempre sotto controllo l'andamento dei costi delle varie attività.

Come si calcolano gli scostamenti?

L'operazione di analisi degli scostamenti si articola in quattro fasi:

• per prima cosa, si mettono a confronto i dati preventivati con la definizione del budget e i dati risultanti dal consuntivo, allo scopo di determinare gli scostamenti a livello generale;
• in seguito, si effettua la scomposizione dello scostamento generale in scostamenti elementari o più specifici;
• successivamente, si passa alla ricerca delle cause degli scostamenti;
• infine, si individuano i rimedi e le azioni correttive da attuare per riuscire a raggiungere i risultati.

Analisi degli scostamenti dei costi e dei ricavi

L'analisi degli scostamenti, a livello globale, viene effettuata in relazione a:

• costi variabili (come le materie prime);
• costi fissi (come le spese amministrative o il canone di locazione);
• ricavi.

Come già detto in precedenza, gli scostamenti possono essere sia negativi sia positivi. Ad esempio, ci si può accorgere che sono stati riportati ricavi minori rispetto agli obiettivi indicati nel budget oppure si può constatare che i costi effettivamente sostenuti, così come rilevato dalla contabilità, sono stati inferiori alle attese.

Scomposizione degli scostamenti globali in scostamenti elementari

L'analisi degli scostamenti non si ferma a costi e ricavi, ma prende in considerazione anche le variazioni più specifiche, definite scostamenti elementari.

Esistono 3 tipi di scostamenti elementari:

• scostamento di volume: evidenzia le variazioni nei volumi di produzione rispetto a quanto programmato;
• scostamento di prezzo: evidenzia variazioni determinate dall'acquisto o dalla vendita di prodotti a prezzi diversi da quelli pianificati;
• scostamento di efficienza: evidenzia un rendimento differente (che può essere migliore o peggiore) rispetto a quanto atteso.

Quali possono essere le cause degli scostamenti?

Dopo aver identificato gli scostamenti globali ed elementari è il momento di passare alla ricerca delle cause. A una diversa causa corrisponde, ovviamente, una diversa azione correttiva.

Tra le principali cause che possono determinare degli scostamenti, ovvero delle incongruenze tra il budget preventivato e quello utilizzato, troviamo:

• cause interne: disfunzioni relative ai processi gestionali dell'impresa (ad esempio il modo in cui viene impiegato il personale)
• cause esterne: dipendono da variabili che scaturiscono dall'ambiente dove l'azienda opera (come l'andamento del mercato o l'aumento o diminuzione dei prezzi).

Analisi degli scostamenti: gli errori da evitare

L'analisi degli scostamenti è uno strumento prezioso per le imprese, che permette loro di mantenersi sempre competitive, ma perché sia davvero efficace è importante saperlo utilizzare al meglio. Infatti, un'analisi effettuata in maniera approssimativa e inaccurata, rischia di portare a conclusioni errate e generare più danni che benefici.

Di seguito trovi un elenco dei rischi/errori più comuni:

• Non accorgersi di errori o incoerenze nei consuntivi e nel budget (ad esempio quando i prezzi di acquisto delle materie prime sono diversi da quelli calcolati per i costi di prodotto): se non ci si accorge che i dati su cui viene effettuato il confronto sono errati, si arriva inevitabilmente a conclusioni sbagliate, anche se l'analisi è formalmente corretta.
• Compiere errori di calcolo: per tutelarsi da questo tipo di errori, non serve ricontrollare le formule all'infinito, ma occorre piuttosto verificare che le conclusioni raggiunte siano sensate e verosimili; in caso contrario, è molto probabile che sia sfuggito qualcosa.
• Accontentarsi dell'identificazione della variazione, senza investigare la causa: ad esempio, se si arriva a determinare che i costi di produzione sono più alti del previsto, ma non si cercano le ragioni dello scostamento, diventa impossibile identificare quale azione correttiva intraprendere.
• Non combinare i risultati dell'analisi con eventi già noti, che potrebbero influenzare le scelte di spesa, come l'attuazione di nuovi investimenti, l’ingresso di nuovi clienti, ecc.
• Non andare fino in fondo nell'analisi causale: anche se si è individuata la causa che sembra spiegare una variazione, è importante completare tutte le analisi di dettaglio, perché si rischia di prendere degli abbagli o di perdere altri elementi importanti.

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Come abbiamo appreso in questo articolo, non basta stabilire degli obiettivi, ma occorre altresì monitorare costantemente il loro raggiungimento ed essere pronti a rivedere le proprie scelte, se le circostanze e i dati emersi lo richiedono.

Che si tratti dei costi e dei ricavi attesi o di altri aspetti del business, le attività di monitoraggio e analisi rappresentano un'attività imprescindibile per la corretta gestione di un'azienda, che non dovrebbe mai essere trascurata. Molto utile, in questo senso, è il ricorso a software come Agicap, la soluzione per monitorare e pianificare i flussi di cassa in maniera semplice e rapida e costruire previsioni accurate e affidabili in pochi click, in base alle quali orientare il processo decisionale.

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