Software per il controllo di gestione, come scegliere quello più adatto alla tua azienda

Il controllo di gestione è un aspetto importante nella vita dell’azienda, motivo per cui un software può dare un aiuto fondamentale: quali caratteristiche dovrebbe avere? Perché un foglio di calcolo non basta più? Nel corso dell’articolo tutte le risposte necessarie per trovare la miglior soluzione possibile per il tuo business.

In che cosa consiste il controllo di gestione?

Con l’espressione controllo di gestione si intende un insieme di processi e attività che servono a monitorare e valutare le performance di un’azienda e – allo stesso tempo – a guidarla nella direzione dei suoi obiettivi.

In sostanza, attraverso il controllo di gestione, l’impresa riesce a gestire al meglio – e persino a ottimizzare – le risorse aziendali, allo scopo di ottenere il massimo dei risultati.

È in questo contesto che operano i principali software per il controllo di gestione. Parliamo dunque di strumenti molto utili, capaci di agevolare le aziende nel controllo degli aspetti più importanti – dalla pianificazione al monitoraggio delle attività aziendali, incluso il cash flow, cuore pulsante di un’impresa.

Un’attività imprenditoriale che vuole ottimizzare i processi aziendali ha bisogno di un buon software per il controllo di gestione, che sarà a quel punto il miglior alleato per raggiungere i propri obiettivi di business.

È vero, spesso le aziende ci rinunciano – per mancanza di risorse, per mancanza di competenze o, addirittura, per entrambe le cose. Ma un software di gestione può fare la differenza all’interno di un’azienda.

E non è un caso se, in commercio, ne esistono moltissimi: ogni software risponde alle esigenze di un’attività in maniera diversa. Identificare il software più adatto diventa quindi il primo passo per migliorare davvero i processi aziendali.

I diversi tipi di software per il controllo di gestione

Il panorama dei software per il controllo di gestione è ricco e variegato. Come abbiamo già sottolineato, ogni strumento è progettato per soddisfare le necessità di diverse aree aziendali.

In altre parole, ogni categoria di software si presenta come un tassello fondamentale nell'ingranaggio complessivo della gestione aziendale, e offre quindi soluzioni mirate e funzionalità specializzate proprio per ottimizzare processi specifici.

Quali sono, nello specifico, le diverse tipologie di software?

• Enterprise Resource Planning (ERP), sviluppati per coordinare una vasta gamma di processi aziendali e che provano a favorire la gestione complessiva dell'azienda
• Customer Relationship Management (CRM), che aiutano le aziende a tracciare le interazioni con i clienti, e quindi a gestire con efficacia i rapporti con la customer base
• Software di Financial Management, progettati per gestire i processi di osservazione, pianificazione e reporting delle attività finanziarie (incassi, pagamenti, previsioni, ecc.)
• Strumenti di contabilità, che semplificano la creazione del bilancio d’esercizio, dichiarazioni dei redditi e altri documenti contabili essenziali secondo la normativa
• Gestionali per la Supply Chain Management (SCM), pensati per gestire e ottimizzare il flusso di merci e le informazioni lungo l'intera catena di approvvigionamento

Questi sono solo alcuni esempi di strumenti gestionali. Come avrai notato, ognuno di questi può essere applicato a un’area di gestione specifica. Prima di scegliere il gestionale più adatto alle tue esigenze, è essenziale quindi valutare con attenzione l'ambito specifico della tua attività in cui desideri implementarlo.

I software per il controllo di gestione industriale

Quando parliamo di controllo di gestione industriale facciamo riferimento a sistemi di controllo progettati per amministrare con efficacia la parte operativa dell’azienda. Si tratta insomma di strumenti di controllo con un focus – per esempio – sulla vendita dei prodotti, o sulla produzione stessa.

Per questo ambito specifico, dunque, servono software in grado di fare un’analisi del processo produttivo, di aspetti come costi e ricavi, inventario in magazzino e – più in generale – delle performance operative dell’azienda.

Software gestionali come gli ERP (Enterprise Resource Planning) o i MES (Manufacturing Execution System) offrono allora un’ottima guida e sono anzi il punto di partenza di una gestione all’avanguardia – quindi tecnologica, avanzata, digitale – dei processi interni all’impresa.

Gli ERP, in particolare, costituiscono una base solida anche per l'integrazione di altre funzioni e moduli, relativi per esempio alle risorse umane, alla contabilità, ecc. Va detto, però, che rientrano tra i software più complessi e difficili da manovrare; tanto che le aziende hanno iniziato, negli ultimi tempi, a virare verso soluzioni più accessibili ma anche più mirate.

I software specifici per gli studi professionali

Esistono numerosi software gestionali progettati, nello specifico, per gli studi professionali e coprono una vasta gamma di settori: legali, contabili, di architettura, consulenza e così via.

Sono software di gestione che possono applicarsi a diversi aspetti. Gli strumenti di Project Management, per esempio, o di gestione del workflow consentono alle aziende di osservare da vicino l’andamento di un progetto, ma anche di pianificare gli step futuri.

Anche i Customer Relationship Management (o CRM) giocano un ruolo molto importante. Parliamo di piattaforme che gestiscono il rapporto con i clienti, sfruttando anche l’automatizzazione delle campagne di marketing e l’analisi attenta delle performance.

Queste tipologie di software danno modo alle aziende di focalizzarsi sul proprio core business, risparmiando tempo senza rinunciare all’efficienza delle procedure.

I software per migliorare la contabilità

I software per gestire la contabilità offrono invece un supporto essenziale su aspetti fiscali e contabili, offrendo alle aziende la possibilità di semplificare i processi – e di risparmiare tempo, di conseguenza – ma anche di ridurre il rischio di errori tipico di una gestione umana e manuale.

Le funzionalità di un software di contabilità sono molteplici. Possono aiutarti nella redazione della prima nota nonché delle scritture contabili obbligatorie e facoltative (registri IVA, libri contabili, piano dei conti ecc.). Ti aiutano a emettere le fatture, se il modulo di fatturazione elettronica è integrato. Più in generale, possono organizzare tutte le fatture (anche le fatture da ricevere), così come le note di credito e i documenti di trasporto.

Un software di contabilità può essere utile anche per la redazione del bilancio d’esercizio, con annessi lo stato patrimoniale, il conto economico e la nota integrativa. Può servirti anche per il rendiconto finanziario, sebbene – in questo caso – è consigliabile optare per un software specifico per la gestione finanziaria, come quelli che ti vedremo insieme fra poco.

Che programmi usano i commercialisti?

Un bravo commercialista preferisce software che consentono una gestione efficiente delle informazioni finanziarie e contabili. Alcune caratteristiche predominano sulle altre:

• conformità alle norme fiscali vigenti
• automatizzazione dei processi contabili
• gestione globale della contabilità aziendale
• flessibilità e personalizzazione del software
• possibile integrazione con altri tool
• assistenza tecnica continua e aggiornamenti

In sintesi, i commercialisti cercano software gestionali che siano completi, innovativi ma anche facili da utilizzare. Lo scopo è semplificare il lavoro, risparmiando tempo ed evitando errori.

I software per gestire budget e flusso di cassa

Se consideriamo che, nello scenario attuale, la liquidità è al centro dell’impresa, bisogna allora prendere atto che i software di gestione finanziaria ricoprono un ruolo determinante all’interno dell’azienda.

La gestione finanziaria aziendale, oggi più che mai, richiede un approccio attento e proattivo. Un gestionale è perciò un alleato potente, soprattutto se è in grado di dare risposte tempestive e proiezioni future affidabili.

Anche in questo caso, il software gestionale opera come un sistema di controllo mirato, che raccoglie e organizza dati utili relativi alla situazione finanziaria dell’azienda e li elabora per dare accesso a un’accurata analisi della tesoreria aziendale.

È vero, però, che le funzionalità di un software di cash flow management possono andare ben oltre, se il gestionale in questione è stato progettato bene. L’analisi e il monitoraggio dei flussi di cassa sono soltanto il punto di partenza; la funzione principale, invece, è da ricercare nel supporto alla pianificazione finanziaria.

Con un software di gestione finanziaria (come Agicap, per esempio), puoi infatti porre il focus su una prospettiva a lungo periodo dell’andamento finanziario. Gli algoritmi di previsione riescono a elaborare proiezioni finanziarie estese, il cui livello di affidabilità è dato dalla frequenza con cui i dati vengono raccolti.

Funzionalità come questa ti aiutano sia nella definizione di un budget, sia nella preparazione di un business plan per i tuoi progetti aziendali futuri.

In sintesi, un software per gestire la liquidità non è un semplice sistema di controllo, ma una guida affidabile per la pianificazione finanziaria e quindi anche per la crescita e il successo della tua attività.

Si può fare il controllo di gestione in Excel?

Il controllo di gestione su Excel è una pratica comune. Le aziende di frequente optano per i fogli elettronici, percepiti come un’alternativa semplice ma allo stesso tempo efficace.

In verità, i limiti di Excel sono moltissimi – per lo meno nell’ambito del controllo di gestione, che è un processo complicato. Per fare un esempio, un foglio elettronico non ti permette di elaborare report specifici e personalizzati.

Il sistema di reportistica è un grande alleato quando si tratta di fare scelte strategiche. Un report può fare da guida, si concentra sui parametri più importanti e ti conduce con successo verso i tuoi obiettivi. Excel, su questo fronte, non offre grandi possibilità – il che può rivelarsi un grosso problema.

Altro aspetto da valutare è la gestione manuale dei fogli elettronici, spesso affidata a un singolo professionista, esposto alla possibilità di errori umani e inconsapevoli. In tal senso, il vantaggio dei software per il controllo di gestione è enorme: tutto viene automatizzato e questo riduce al minimo il rischio di errori.

Per la pianificazione finanziaria – per esempio – questo è un passaggio fondamentale. L’integrità dei dati previsionali è il risultato di un monitoraggio completo, svolto in tempo reale, giorno dopo giorno. Solo un software può garantire questo livello di dettaglio e precisione.

Meglio un controllo di gestione online e in cloud?

La possibilità di raccogliere i dati in cloud, quindi su piattaforme online, è la frontiera più recente dei sistemi di controllo di gestione.

In breve, le aziende possono scegliere di gestire tutto in locale (sui server dell’azienda) oppure in cloud, un’opportunità – questa – che semplifica l’accesso remoto ai dati e così la collaborazione tra i diversi reparti dell’azienda.

I migliori software di gestione si sono adattati a questa realtà. Un gestionale efficace offre la possibilità di gestire i dati in cloud, il che rappresenta un passo avanti nella modernizzazione dei processi aziendali.

Come scegliere i migliori sistemi gestionali per la tua attività

La scelta di un software di controllo di gestione adatto alla tua azienda dipende da molteplici fattori. In linea generale, prima di sceglierlo, è importante considerare quali sono le necessità della tua azienda nello specifico.

Il software gestionale migliore è quello che risponde perfettamente a ciò di cui hai bisogno – anche rispetto alla fase di vita della tua attività, alle sue dimensioni, agli obiettivi e, infine, alle competenze dei professionisti che useranno lo strumento.

Quali sono gli aspetti che devi valutare con più attenzione?

• la facilità di uso del software
• la compatibilità con altri strumenti
• il supporto tecnico che riceveresti
• la sostenibilità del prezzo a lungo termine
• gli aggiornamenti e gli sviluppi futuri
• le testimonianze di chi già lo usa

È importante, poi, fare una lista delle priorità e, se possibile, coinvolgere il team nella selezione dello strumento migliore. Ricorda: la scelta di un software per il controllo di gestione è un investimento strategico, che può tracciare la strada verso il successo della tua attività. Perciò va scelto con cura.

Prova Agicap, un software strategico per la pianificazione finanziaria!

Agicap è un software di gestione della tesoreria semplice e innovativo, progettato per supportare le aziende nell’organizzazione e pianificazione delle risorse finanziarie.

Con Agicap, potrai radunare su un’unica dashboard tutte le informazioni più utili per comprendere a fondo i movimenti monetari e l’andamento finanziario dell’impresa.

Il software lavora a un monitoraggio del cash flow in tempo reale, grazie all’integrazione con il tuo sistema di web banking e altri strumenti di contabilità. Poi, utilizzando i dati raccolti, elabora scenari di previsione che sono fondamentali per delineare i progetti futuri e l’allocazione delle risorse.

Agicap è, poi, in continua evoluzione. Oggi conta già diverse funzionalità, progettate per garantirti una gestione completa della tesoreria aziendale. Oltre al monitoraggio del cash flow e alla previsione finanziaria, con Agicap puoi:

• pianificare i pagamenti futuri (con Agicap Payment)
• automatizzare i solleciti di pagamento (Agicap CashCollect)
• monitorare il capitale di debito (con Agicap Debt Management)
• ottenere carte di pagamento per i tuoi dipendenti (con Agicap Spend Management)

Insomma, Agicap è uno strumento che si evolve insieme alla tua impresa e che ti offre la direzione migliore per far crescere il tuo business nel breve e nel lungo periodo.

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