Software flussi di cassa: come scegliere, quali funzionalità?

La gestione dei flussi di cassa è cruciale per ogni impresa: garantisce la sopravvivenza, apre opportunità di crescita e rafforza la capacità di autofinanziarsi. Una corretta gestione della tesoreria permette di monitorare soprattutto la liquidità disponibile, definendo rigorosamente le previsioni a una settimana, un mese o anche un anno per ottenere una panoramica più affidabile su investimenti, finanziamenti, assunzioni, ecc. Per gestire la liquidità in modo più accurato e veloce, esistono dei software di tesoreria aziendale. Quali sono e quali funzionalità offrono? Come si sceglie il software per la gestione del flusso di cassa adatto alle proprie esigenze? In questo articolo, risponderemo a tutte queste domande.

Cos'è la gestione del cash flow, nella pratica?

Prima di parlare dei software per i flussi di cassa è bene fare un passo indietro, e soffermarci sulla gestione del cash flow come best practice per rendere più redditiva la liquidità aziendale, riducendo allo stesso tempo il rischio finanziario di un’impresa.

Lo saprai già, ma lo diciamo lo stesso: il cash flow (in Italiano «flusso di cassa») è la differenza tra i flussi monetari in entrata e in uscita dalle casse aziendali. Corrisponde, quindi, alla liquidità disponibile dell’azienda – da intendere come insieme delle risorse finanziarie mobilizzabili di cui un’impresa dispone in un determinato periodo, e che le permettono di finanziare le proprie attività senza ricorrere all’indebitamento.

La gestione dei flussi di cassa è, per questo, una componente fondamentale delle attività di tesoreria aziendale, nonché un pilastro della gestione finanziaria di un’impresa. Per crescere in maniera sostenibile, ogni azienda dovrebbe occuparsi di gestione del cash flow con scrupolo e attenzione al dettaglio.

Eppure questo non succede sempre. Molte aziende, infatti, preferiscono gestire i flussi di cassa utilizzando strumenti inefficienti (come Excel, per esempio). Un’abitudine, questa, che si traduce in: a) uno spreco di tempo e di denaro; b) il rischio di commettere errori di calcolo e imprecisioni.

Con un software per i flussi di cassa invece è possibile garantire all’impresa una gestione della liquidità precisa e affidabile, capace di preservare l’equilibrio finanziario e di aumentare la redditività delle risorse monetarie. Vediamo ora insieme come ci riesce.

Cosa fa un software di tesoreria? L’esempio concreto di Agicap

Come avrai intuito, la gestione dei flussi di cassa non può più prescindere da strumenti avanzati e innovativi – come lo sono i software di tesoreria. Questo perché questi software utilizzano tecnologie avanzate che semplificano e ottimizzano i processi interni della tesoreria aziendale.

In sostanza, con un software di tesoreria puoi automatizzare il monitoraggio dei flussi, identificare le risorse finanziarie a disposizione o costruire scenari di previsione affidabili che tengano conti dei rischi e delle opportunità. Tutte attività che – insieme – contribuiscono allo sviluppo di una panoramica chiara, ma anche di un piano di azione strategico.

Il software di Agicap, per esempio, è una piattaforma digitale completa per gestire la liquidità delle imprese, che si avvale di funzionalità specifiche. Ma cosa fa nel dettaglio?

1. Automatizza il monitoraggio del cash flow

Un software per la gestione del cash flow, come Agicap, raccoglie automaticamente i dati dai tuoi conti correnti e dai software gestionali, inclusi ERP e software di fatturazione elettronica. Una volta acquisiti, i dati vengono categorizzati in modo automatico dal tool. Se gestisci un gruppo societario, il software esegue anche il consolidamento automatico, aggregando le informazioni in un’unica visione centralizzata, che puoi alternare, all’occorrenza, con una vista dettagliata per singola entità.

Inoltre, Agicap offre supporto anche per la riconciliazione bancaria, cioè quel processo che confronta dati bancari e dati contabili per avere così una visione corretta e realistica della situazione finanziaria.

L’automazione della raccolta dati garantisce un controllo continuo su entrate e uscite. Con Agicap, il monitoraggio del cash flow avviene in tempo reale, senza bisogno di interventi manuali.

In questo modo, risparmi tempo da dedicare ad attività più strategiche e redditizie, senza rinunciare a una gestione del cash flow precisa e senza errori.

2. Fa un’analisi in tempo reale di ogni variazione

Un software per i flussi di cassa non si limita a fornire una panoramica chiara delle tue finanze. Al contrario, potrai contare sulle sue capacità di analisi dei dati per identificare a colpo d'occhio le aree di criticità. Questa funzionalità è fondamentale se vuoi prendere decisioni strategiche consapevoli e ottimizzare la cassa.

Con Agicap, inoltre, puoi anche monitorare importanti indicatori di performance, o KPI, come il DSO (o Days Sales Outstanding) e il DPO (o Days Payables Outstanding) che ti aiutano a tenere sotto controllo gli equilibri dei flussi di cassa. Senza contare che è sempre possibile esportare i dati raccolti in diversi formati così da poterli analizzare con altri strumenti più specifici, per esempio un software EPM, oppure per condividerli con i tuoi collaboratori.

3. Elabora previsioni di cassa affidabili

Agicap è poi anche un software di cashflow previsionale: grazie ai suoi algoritmi, infatti, il tool può generare previsioni di cassa affidabili – a breve, medio e lungo termine. Una funzionalità di questo tipo è fondamentale per un software di tesoreria. Questo perché, grazie agli scenari di previsione del flusso di cassa, puoi:

• programmare gli investimenti di liquidità futuri
• gestire al meglio il rischio finanziario dell’impresa
• ottimizzare la gestione del capitale circolante

In sintesi, un software di gestione della tesoreria dovrebbe permetterti di analizzare il futuro finanziario dell’azienda, dandoti accesso a una proiezione realistica, ma anche personalizzabile in base alle tue esigenze e di definire il lasso di tempo delle previsioni che vuoi realizzare.

4. Costruisce report che puoi condividere

Un’altra funzionalità fondamentale è il sistema di reportistica: le dashboard personalizzabili sono un vantaggio da non sottovalutare. Agicap, per esempio, ti permette di estrarre i dati sui tuoi flussi passati e futuri così da facilitare le comunicazioni con la banca, con gli stakeholder e con possibili investitori.

Per esempio: hai intenzione di richiedere un finanziamento, come uno scoperto di conto corrente o un anticipo fatture? I report sul flusso di cassa – dentro una dashboard di facile interpretazione – rappresentano un'ottima base su cui intavolare una discussione con la banca.

Come analizzare il cash flow con un software

Il calcolo del flusso di cassa tramite software avviene in modo automatico, in base alla sua capacità di raccolta dati e di analisi dei flussi. In pratica, il software acquisisce informazioni sui movimenti monetari da diverse fonti – come i conti correnti, le carte di credito corporate, i sistemi ERP e i software di contabilità.

Questi dati possono essere anche importati manualmente, per esempio caricando sulla piattaforma file CSV o XML. Il vantaggio di un software però sta proprio nella capacità di connettersi direttamente con i sistemi bancari e contabili, sincronizzando periodicamente le informazioni che trova.

Successivamente, il software classifica le transazioni in automatico. Quindi, non soltanto riconosce le entrate e le uscite, ma sa etichettarle – es. incassi da vendite, proventi finanziari, pagamento fornitura, interessi passivi, ecc.

A questo punto il calcolo avviene in automatico. La differenza tra il cash inflow e il cash outflow avrà come risultato la liquidità disponibile in cassa – calcolata su base giornaliera, mensile, trimestrale, annuale.

La panoramica completa include anche il cash flow previsionale, cioè i flussi di cassa attesi, che si possono ottenere tenendo conto dei movimenti futuri – sia garantiti (es. le cedole di un prestito obbligazionario) sia incerti (es. gli incassi di eventuali vendite).

Infine, il software genera report e dashboard dettagliate che illustrano il cash flow in modo chiaro e intuitivo, lavorando a un’analisi del flusso di cassa che ti consentirà di identificare trend, anomalie e aree di criticità, ma anche di calcolare KPI specifici (come i tempi medi di incasso e pagamento).

Come trovare il miglior software per la gestione della tesoreria

Come già accennato, i software per i flussi di cassa sono molto più veloci, accurati e efficienti rispetto a una tesoreria gestita su carta o con Excel. Il loro utilizzo può davvero fare la differenza nella gestione aziendale.

Tuttavia, scegliere lo strumento giusto non è sempre facile, perché le esigenze possono variare da un'attività all'altra. Ecco alcuni consigli per orientarsi nella scelta.

1. Fai il punto della situazione e delle tue esigenze

La scelta del software giusto può essere influenzata dalla fase di crescita in cui la tua azienda si trova, ma anche dalle sue dimensioni. Fasi di crescita diverse comportano esigenze diverse. Lo stesso vale per le dimensioni aziendali. Vediamo qualche esempio.

→ PMI

Se stai già gestendo la tua attività da un po’, probabilmente avrai notato un incremento dei movimenti nel tuo flusso di cassa: più fatture clienti, più spese, ecc. È, questa, una fase delicata; il monitoraggio del cash flow si fa più importante.

L’ideale è scegliere un software che monitori sia incassi sia pagamenti, offrendo una visione chiara del loro impatto sul cash flow. Ad esempio, un software che segnala in tempo reale i ritardi negli incassi e mostra come influenzano la liquidità aziendale – proprio come il modulo di gestione dei crediti di Agicap.

Lo stesso vale per le spese da saldare: il tempo medio di pagamento incide sugli equilibri di cassa, quindi un software che aiuta a gestire i pagamenti ai fornitori nei tempi giusti può fare la differenza.

→ Grandi imprese o gruppi societari

La tua attività è affermata, il tuo libro ordini è pieno e puoi contare molti clienti. Magari hai anche esteso il business, trasformandolo in un gruppo societario e investendo su altre imprese sorelle.

Qui l'integrazione dei vari strumenti di gestione (come CRM, sistemi ERP o quelli di contabilità e fatturazione, ecc.) può farti risparmiare tempo prezioso – specie se tale integrazione è facile e intuitiva, e avviene in automatico.

Per le grandi imprese è importante perciò affidarsi a uno strumento che sappia tenere insieme i flussi di più conti bancari, e magari anche in più valute. Un software che ti supporta nella riconciliazione bancaria e nel consolidamento cassa dei gruppi societari. In più, non sottovalutare l'importanza di un servizio cliente veloce ed efficiente, che può tirarti fuori dai guai laddove dovessi finirci.

2. Definisci gli obiettivi finanziari della tua impresa

Già il fatto di voler gestire il flusso di cassa in modo più efficace è un ottimo punto di partenza, ma questo non può essere l’unico obiettivo da perseguire.

Un software di tesoreria ti aiuta a definire gli obiettivi finanziari, ma anche – ovviamente – a raggiungerli. In questa fase ci sono almeno due aspetti importanti da considerare.

→ Fattori interni

Supponiamo tu sia il manager di una PMI: valuta quali sono i benefici che vuoi ottenere da un software per il flusso di cassa. Vuoi risparmiare tempo? Vuoi osservare periodicamente il cash flow? O magari entrambi? In ogni caso, scegli uno strumento con cui ti senti a tuo agio e che non sia difficile da usare. Non esitare a testare diversi software: molti di questi offrono anche una versione di prova.

→ Fattore esterno

Supponiamo che la tua impresa abbia bisogno di finanziamenti per crescere ancora di più. Magari ti sei rivolto a un istituto di credito. Ecco a quel punto ti sarà utile un software capace di elaborare report esaustivi e dashboard dettagliate sulla tua situazione finanziaria, così da poterli utilizzare come elemento chiave in fase di negoziazione.

3. Determina la frequenza di controllo dei flussi di cassa

La frequenza di osservazione dei flussi di cassa può cambiare da azienda a azienda, in base alle proprie personali esigenze. In generale, molte imprese possono trarre vantaggi da una gestione del cash flow giornaliera, mentre altre preferiscono una gestione a intervalli lunghi seppur regolari. Pertanto la scelta del software per la gestione della tesoreria dipenderà in parte dal tuo modo di procedere.

Il consiglio è di optare per un software che ti permetta di agire come preferisci, anche in base alle necessità periodiche della tua attività. L’analisi giornaliera dei flussi è certamente la funzionalità migliore; tuttavia non sottovalutare l’importanza di una visione a lungo raggio, che includa scenari predittivi affidabili e accurati.

Inoltre, un monitoraggio in tempo reale aumenta l’affidabilità delle tue previsioni, perché registra ogni possibile variazione di cassa – da quelle più evidenti alle più insignificanti.

4. Tieni conto degli altri software che stai già utilizzando

Se già usi altri software gestionali, devi tenerne conto prima di scegliere il software di tesoreria migliore per te. Questo per due motivi: a) potresti non avere familiarità con le nuove tecnologie; b) dovrai integrare i dati dei diversi software, e perciò avrai bisogno di uno strumento adeguato.

→ Usi un software di fatturazione o un CRM

Sempre più aziende utilizzano strumenti di questo tipo come primo passo verso l'automazione. Si tratta di software che permettono di tracciare le fatture, di gestire meglio i clienti, ecc. Offrono ai manager moltissimi vantaggi, pur trascurando gli aspetti finanziari dell’impresa.

La chiave è scegliere un software di gestione dei flussi di cassa che sappia importare i dati dai sistemi di fatturazione elettronica e dai CRM. L’integrazione tra diversi software è una funzionalità che non devi trascurare, se vuoi ottenere il meglio dai tuoi strumenti. Oltre alla capacità di collegarsi efficacemente con le banche per avere dati aggiornati e certi.

→ Disponi già di un software di contabilità

I software di contabilità sono strumenti che eseguono operazioni contabili di base – come la contabilizzazione di fatture di acquisto e di vendita, nonché la creazione di documenti contabili principali (bilancio, conto economico, prima nota, ecc.).

Se disponi di un software di contabilità che già aggiorni con regolarità, anche in questo caso vale la pena scegliere un software di tesoreria che si integra in automatico. Uno strumento come Agicap, per esempio, tiene conto dei tuoi dati contabili, e ti consente di migliorare la visione di cassa con un inserimento manuale minimo.

5. Considera bene quale budget hai a disposizione

Se sei un manager, il nostro ultimo consiglio ti riguarda direttamente: esistono una moltitudine di offerte sul mercato, ma i loro prezzi a volte variano molto. Quindi è importante osservare le tue finanze e capire quanto sei disposto a pagare per un software. Nel complesso, si distinguono due tipologie di soluzioni:

→ Solo software

Sei a tuo agio con i computer e hai un po' di tempo da dedicare al monitoraggio del cash flow? In questo caso, puoi scegliere un software che ti permetta di gestire la tua azienda più serenamente, risparmiando tempo utile e prezioso. Le alternative di questo tipo disponibili sul mercato hanno costi relativamente bassi, ma spesso non dispongono di assistenza continua e non permettono personalizzazioni.

→ Software + training e assistenza

Alcune aziende come Agicap offrono invece un pacchetto completo che prevede software più training e assistenza, che avviene di solito online. Sono molte le imprese che apprezzano particolarmente questa opzione, specie le aziende più strutturate che hanno bisogno di strumenti più performanti.

Con un training dedicato puoi familiarizzare con la gestione digitalizzata del cash flow e, ovviamente, con lo strumento che stai utilizzando. Inoltre, in caso di problemi, c’è sempre la possibilità di contattare il team di assistenza dedicato, che potrà fornirti al volo il supporto che ti serve.

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Lo avrai capito: trovare il software per i flussi di cassa più adatto alle tue esigenze non è un gioco da ragazzi. Devi considerare sempre diversi aspetti prima di poter prendere una decisione. Ma ne vale decisamente la pena perché – quando hai gli strumenti giusti – la gestione di cassa fila liscia e senza intoppi.

Tra i migliori software di tesoreria disponibili in Italia però c’è Agicap, che tiene insieme tutte le funzionalità più utili alle imprese e semplifica il lavoro dei consulenti – a prescindere dalla fase di crescita in cui si trova l'azienda, dalle sue dimensioni, dal settore in cui opera.

Agicap è un software completo che cura ogni aspetto della gestione di cassa. Anche perché, oltre alle funzioni dedicate direttamente al cash flow, la suite Agicap ti permette anche di:

• controllare i crediti verso i clienti,
• valutare gli investimenti della liquidità in eccesso
• e molto altro.

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