Days Sales Outstanding (DSO): cos’è e come ottimizzarlo
Mantenere una solida salute finanziaria è essenziale per garantire la crescita di un’azienda. Uno degli indicatori più rilevanti per valutare l’efficienza nei processi di pagamento è il Days Sales Outstanding (DSO), una metrica che influisce direttamente sulla liquidità. Un DSO elevato può esercitare pressione sul flusso di cassa, aumentare i costi di finanziamento e limitare le opportunità di investimento. Scopriamo cos’è il DSO, come calcolarlo e quali strategie adottare per ottimizzarlo.
Days Sales Outstanding (DSO), significato e definizione
DSO, acronimo inglese di Days Sales Outstanding, in italiano tempo medio di incasso, è quell'indicatore che misura il numero medio di giorni necessari a un'azienda per riscuotere il pagamento di una vendita. Il DSO è spesso determinato su base mensile, trimestrale o annuale. Banalmente, se abbiamo emesso fattura il 31 gennaio e incassiamo il relativo credito il 31 marzo, il DSO sarà di 60 giorni.
Trasformando nel più breve tempo possibile le vendite in denaro, un’azienda ha la possibilità di riutilizzare il denaro in modo più veloce. Al contrario, ritardi nell'incasso delle fatture, soprattutto per le piccole e medie imprese, che dipendono maggiormente da un cash flow costante rispetto alle grandi società diversificate, possono causare numerosi problemi oltre ad aumentare il rischio di incorrere in crediti insoluti.
Days Sales Outstanding (DSO), formula: il calcolo del DSO
Il calcolo del DSO non richiede grandi nozioni tecniche. La formula più semplice prevede che i crediti (al netto dell’IVA) vadano divisi per il fatturato. Il valore che se ne ricava, va poi moltiplicato per 365, ovvero i giorni in un anno. Il risultato ottenuto indica i giorni mediamente impiegati per ottenere il credito, dal momento dell’emissione della fattura. La formula per calcolare il DSO è:
DSO = (crediti commerciali / vendite totali) * 365 giorni
Un valore DSO troppo alto suggerisce che un'azienda sta riscontrando ritardi nella ricezione degli incassi. Il che può indicare scarsa liquidità nell’immediato. Ciò preclude la possibilità di investimenti e azioni tempestive, quando richieste. Senza contare il rischio di insolvenza da parte dei clienti.
Al contrario, un DSO basso indica che le fatture vengono saldate rapidamente. Quindi, la liquidità può essere reinvestita nel business con buoni risultati.
Days Sales Outstanding (DSO): un esempio
Un esempio per capire meglio. Ipotizziamo che la nostra azienda nell’anno X abbia fatturato 600.000 euro e al 31 dicembre abbia in bilancio crediti per 300.000 euro. In questo caso il DSO sarà uguale a:
- DSO = (100.000€ / 600.000€) × 365 giorni = 61
Questo vuol dire che l’azienda incassa i propri crediti mediamente a 61 giorni dall’emissione della fattura.
Come ridurre il DSO
Ridurre il Days Sales Outstanding (DSO) è fondamentale per migliorare la gestione del flusso di cassa e mantenere una solida salute finanziaria. Come già indicato in precedenza, un DSO elevato può indicare ritardi nei pagamenti da parte dei clienti, causando tensioni nella liquidità aziendale. Fortunatamente, esistono diverse strategie che puoi implementare per ottimizzare i tempi di incasso e migliorare l’efficienza complessiva. Vediamo insieme alcune delle migliori pratiche per ridurre il DSO e garantire un flusso di cassa più stabile e prevedibile.
9 Best Practice per Ridurre il DSO
Automatizza la riconciliazione di incassi e fatture
Utilizza un software per automatizzare la riconciliazione di incassi e fatture, accelerando il processo. Lo strumento deve importare automaticamente transazioni bancarie e fatture, abbinandole, e gestire casi specifici come pagamenti su conti di altre entità del gruppo o incassi parziali. Più completo è il software, più fluido sarà il processo.
Implementa promemoria automatici
Individua il referente giusto nel reparto contabilità del cliente e programma promemoria automatici per i pagamenti in scadenza o scaduti. Solitamente, non sarà la persona che ha approvato l’acquisto. Con software dedicati, puoi personalizzare i messaggi, automatizzare i follow-up e definire contenuto e frequenza degli avvisi.
Applica la fatturazione automatizzata
Utilizza un sistema di fatturazione automatizzato per inviare le fatture in modo tempestivo e accurato. Evita l’emissione mensile, che allunga il DSO, preferendo una frequenza settimanale. Controlla regolarmente se le fatture vengono respinte per errori e, in alcuni settori, considera l’invio di una fattura di acconto.
Rafforza le politiche di credito e le verifiche di solvibilità
Applica condizioni uniformi per i clienti appartenenti allo stesso gruppo e riesamina le politiche di credito per allinearle agli standard di settore e agli obiettivi aziendali. Esegui controlli accurati sul credito dei nuovi clienti e rivedi periodicamente l’affidabilità creditizia, stabilendo limiti di credito basati su tale affidabilità. Questo approccio ridurrà il rischio di ritardi nei pagamenti e crediti inesigibili, facilitando la gestione del DSO grazie all’uniformità delle condizioni di pagamento.
Offri incentivi per i pagamenti anticipati
Analizza l’efficacia delle attuali condizioni di pagamento e valuta i benefici degli sconti per il pagamento anticipato, soprattutto se hai un DSO elevato o desideri ridurre i crediti inesigibili. L’obiettivo è offrire uno sconto inferiore al costo di finanziamento del capitale circolante, ad esempio, se paghi una commissione del 2,5% per il factoring, offri uno sconto del 2% per anticipare i pagamenti. Il pagamento anticipato può anche aiutarti a individuare clienti inaffidabili. Comunica chiaramente gli incentivi nei contratti e nelle fatture per incoraggiare i clienti a pagare prima, riducendo così il DSO e i costi di finanziamento del capitale circolante.
Utilizza il factoring
Valuta l’idoneità di un partner per il factoring e stipula un accordo, anche se non lo utilizzi subito, per risparmiare tempo in futuro. Negozia i termini, come tassi di anticipo, commissioni e opzioni di rivalsa, e invia le fatture per ottenere liquidità immediata (70-90% del valore in 24-48 ore). La società di factoring gestirà le riscossioni e i ritardi nei pagamenti, mentre tu potrai utilizzare i fondi per coprire le spese operative e investire nella crescita. Una volta incassato il pagamento, il factor tratterrà le commissioni e ti trasferirà il saldo. La riconciliazione regolare garantirà precisione. Questo approccio fornisce liquidità immediata, accelera i flussi di cassa e riduce il DSO, permettendo al tuo team di concentrarsi sulle attività strategiche.
Incentiva i reparti di vendita
Definisci obiettivi chiari per ridurre il DSO e comunica questi traguardi al team di vendita, collegandoli a incentivi di performance. Offri formazione sulla gestione del credito e fornisci strumenti per monitorare lo stato dei pagamenti. Effettua revisioni periodiche per monitorare i progressi e adatta gli incentivi in base ai risultati. Questo approccio rende il team di vendita più proattivo nel garantire pagamenti puntuali, migliorando il flusso di cassa e rafforzando le relazioni con i clienti, oltre a motivare il team con obiettivi chiari e premi.
Introduci more per i cattivi pagatori
Definisci chiaramente i termini di pagamento nei contratti e fatture, includendo sanzioni per ritardi. Informa i clienti sulla nuova politica e applica penali ragionevoli in modo coerente. Monitora regolarmente le fatture scadute e applica le sanzioni tempestivamente. Se possibile, sospendi la consegna dei beni finché il pagamento non è effettuato. Offri piani di pagamento strutturati per i clienti in difficoltà, bilanciando regole e flessibilità. Questo approccio incentiverà pagamenti puntuali, migliorando la liquidità e preservando le relazioni con i clienti.
Monitora e valuta
Implementa report periodici per monitorare l’efficacia delle iniziative, condividendoli tra i reparti finance e vendite. Includi la lista dei cattivi pagatori e le fatture in ritardo, in modo che il team di vendita possa intervenire. Adatta le strategie in base ai dati e ai feedback e promuovi una cultura di miglioramento continuo per mantenere il DSO a livelli ottimali.
Days Sales Outstanding (DSO) e Days Payable Outstanding (DPO), differenze e calcolo DPO
Tutte le aziende, indipendentemente dalle dimensioni, concedono dilazioni di pagamento ai clienti e ne ricevono dai fornitori. È dall'equilibrio tra entrate e uscite che un'impresa riesce a mantenere in cassa liquidità sufficiente per pagare le spese e investire nella crescita futura. Ecco perché oltre al DSO, le aziende dovrebbero tener traccia anche del DPO.
DPO acronimo inglese di Days Payable Outstanding, in italiano giorni di dilazione media ottenuta dai fornitori, indica il tempo medio (in giorni) impiegato da un'azienda per pagare bollette e fatture ai suoi fornitori. In altre parole, tramite questo indicatore si viene a conoscenza della capacità dell’impresa stessa di onorare i propri debiti commerciali, che possono includere anche finanziatori.
Il DPO si calcola rapportando i debiti verso i fornitori agli acquisti giornalieri realizzati dall’impresa (non solo merci ma anche servizi).
- DPO = Debiti verso fornitori/acquisti *365
Attenzione: un tempo medio di pagamento inferiore a quello di incasso palesa una disarmonia tra flussi in entrata e quelli di uscita, che rischia di trasformarsi in un maggior fabbisogno di capitale circolante.
Perché è importante calcolare il Days Sales Outstanding (DSO)?
Ogni azienda che a che fare con dei fornitori, deve costantemente fare i conti con le tempistiche che intercorrono tra il pagamento della fornitura e quella dell’incasso. Conoscere con un certo grado di precisione il tempo medio impiegato in cui i crediti si tramutano in denaro da investire è di fondamentale importanza per gestire le attività e mettere a punto le strategie aziendali. I reparti finanziari, generalmente, calcolano anche Cash Conversion Cycle (CCC), in italiano ciclo di conversione in contanti, un indicatore per calcolare la velocità con cui l’azienda converte la liquidità dall'investimento iniziale in rendimenti.
Una volta appurato che i tempi che intercorrono tra scadenze dei pagamenti ed effettivo incasso sono eccessivamente lunghi, è possibile adottare una serie di iniziative volte a ottimizzare il processo di pagamento. Monitorare il DSO fornisce, come facilmente intuibile, indicazioni sul flusso di cassa di un'azienda, segnalando la presenza di problemi, e consentendo, eventualmente, l'identificazione di clienti che non sono solvibili.
In genere, quando si esamina il flusso di cassa di una determinata società, è sempre utile tenere traccia del DSO di tale impresa nel tempo per determinare se tale valore è in rialzo o in ribasso. Magari accertandosi se l'aumento o la diminuzione di questo valore rifletta una stagionalità del business.
Per essere davvero rilevante, il DSO dovrebbe sempre essere analizzato:
- in relazione al settore in cui opera l'azienda;
- tenendo conto dei termini di pagamento in fattura;
- in relazione al tempo: l’evoluzione e le tendenze contano almeno quanto l’indice stesso.
Ricordiamo che un numero significativo di fatture oggetto di contestazione generano un impatto negativo non solo sugli incassi, ma anche sulle dinamiche relazionali con il cliente e quindi sulle vendite. Un progressivo numero di reclami è sintomo di inefficienze del processo organizzativo.
Days Sales Outstanding (DSO): limiti
Abbiamo fin qui analizzato l'importanza del DSO, come strumento per misurare l'efficienza di un'azienda. Tuttavia come tutti gli indicatori, anche il Days Sales Outstanding presenta dei limiti. Quando si utilizza il DSO per confrontare i flussi di cassa di un certo numero di aziende, è necessario che le stesse appartengano quanto meno allo stesso settore e, idealmente, abbiano modelli di business e ricavi simili. Le aziende di dimensioni diverse, appartenenti a comparti diversi hanno spesso benchmark DSO molto diversi. Come ogni indicatore che misura le prestazioni di un'azienda, il DSO non dovrebbe dunque essere considerato da solo, ma dovrebbe essere utilizzato insieme ad altri metriche.
Conclusioni
Per molte aziende, calcolare il tempo medio di incasso può essere un prezioso indicatore dell'efficienza dell'azienda e della qualità del suo flusso di cassa. Se dall'invio della fattura alla ricezione del pagamento passano troppi giorni, l'azienda potrebbe perfino essere costretta a interrompere le normali operazioni dell'azienda. Da qui la necessità di tenerlo sotto controllo, attraverso un sistema di contabilità attento e preciso: un DSO in aumento segnala che si sta perdendo il controllo del processo di fatturazione, incasso e recupero crediti. È quindi fondamentale monitorarlo costantemente e lavorare per migliorarlo mantenendo buoni rapporti con i clienti.
Monitora il Days Sales Outstanding (DSO) con un software per la gestione del cash flow
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