Bilancio previsionale, la guida completa (con modello Excel gratuito!)

La capacità di saper guardare al futuro, tracciandone una stima, è da sempre il vero punto di forza di un’azienda che funziona. Oggi però, più di prima, l’attività di forecasting assume un ruolo cruciale, specie in un contesto economico traballante che rende ancora più complicata ogni possibile previsione. Per questo la redazione di un bilancio previsionale, il documento che racchiude tutti gli sforzi dei reparti finanziari e non, richiede adesso un livello di attenzione e cura più alto, reso possibile anche grazie alle nuove tecnologie a disposizione delle aziende.

Del resto, il livello di accuratezza di un bilancio previsionale si riflette, più o meno direttamente, sui risultati aziendali in termini di produttività e redditività. Secondo una ricerca di qualche anno fa svolta da Aberdeen Group[i], le aziende il cui bilancio di previsione supera il 100% di accuratezza[ii] registrano anche una crescita della redditività pari al 15% in più ogni anno.

Un dato che fa pensare, viste le difficoltà che le imprese incontrano oggi nella redazione di un bilancio previsionale. In questo articolo, però, troverai tutto ciò che devi sapere: dalla definizione, al metodo da seguire per costruirne uno che sia efficace. Grazie a Agicap riuscirai a elaborare un previsionale vincente. E se non basta, scarica subito il modello Excel gratuito*!

Intanto, una definizione di bilancio previsionale…

Una prima definizione di bilancio previsionale può tornarci utile. Il bilancio di previsione è un documento strategico che indica una stima della situazione futura di un’azienda, a livello economico, finanziario e patrimoniale. Non a caso, il bilancio previsionale rappresenta una delle componenti principali del business plan perché consente all’amministrazione – e ai possibili investitori – di osservare le performance economiche e finanziarie future dell’impresa.

Nella sua struttura (che approfondiremo dopo), il bilancio previsionale somiglia molto al bilancio consuntivo, o bilancio d’esercizio, con una sostanziale differenza relativa ai dati inseriti. Infatti, se nel bilancio d’esercizio i valori indicati sono accertati, nel caso del bilancio previsionale si tratta invece di una stima il cui grado di accuratezza dipende dai metodi utilizzati nel corso della redazione.

Nel dettaglio, bilancio preventivo vs bilancio consuntivo

Le differenze tra bilancio previsionale (o preventivo) e bilancio consuntivo meritano, in realtà un approfondimento a sé. E per almeno due motivi:

• hanno finalità differenti
• uno è obbligatorio, l’altro no
• seguono regole diverse

Il bilancio consuntivo è un documento contabile che serve a “fotografare” la situazione patrimoniale, economica e finanziaria dell’azienda (e quindi di costi e ricavi, di entrate e uscite) alla chiusura dell’esercizio. La redazione del bilancio consuntivo è obbligatoria per legge. È perciò un documento contabile fondamentale per la gestione e la valutazione delle performance aziendali, che mostra quanto è avvenuto fino a quel momento.

Il bilancio previsionale, di contro, è un documento che “prevede” le performance dell'azienda, e le proietta in un determinato periodo futuro, in genere tra i 6 e i 12 mesi. Serve quindi a valutare la fattibilità dei progetti aziendali, e si rivela particolarmente utile per le imprese nascenti, o per quelle con un progetto da sviluppare.. Per di più offre un enorme supporto nella pianificazione finanziaria, perché può prevedere il cash flow futuro.

Bilancio di previsione, o budget?

Un altro termine che viene utilizzato comunemente per indicare il bilancio di previsione è quello di budget. In realtà, esiste una sottile differenza tra bilancio di previsione e budget ma – per spiegarla – dobbiamo entrare nel campo degli enti pubblici.

Infatti, secondo la legge di contabilità e finanza pubblica[iii], la Pubblica Amministrazione (come, per esempio, gli enti locali) sono tenuti alla redazione di un bilancio di previsione che contenga tutte le informazioni necessarie sugli impieghi futuri delle risorse pubbliche. Il bilancio di previsione pubblico è obbligatorio, e rappresenta un vero e proprio documento contabile.

Il bilancio di previsione aziendale è invece un documento strategico, come già accennato. Non contabile, ma strategico. Questo significa che non deve rispettare alcun principio contabile, ma soltanto le esigenze dell’azienda. L’espressione bilancio di previsione rende ancora più immediata la sua associazione con il bilancio d’esercizio, da cui “prende” per altro la struttura, visto che il bilancio d’esercizio (con tutti i documenti che contiene) rappresenta un punto di partenza nelle attività di forecasting (e dopo capiremo meglio in che modo).

Il budget, invece, riguarda più che altro la previsione dei costi e delle uscite che l’azienda affronterà in futuro, messa a confronto con una stima dei ricavi e delle entrate. Parliamo sempre di una stima sul futuro, ma l’attività di budgeting è altra cosa rispetto al forecasting (cioè, appunto, l’attività di previsione). Elaborare un budget, infatti, rientra nell’ambito della pianificazione finanziaria a cui la previsione aziendale fa da supporto.

Vantaggi e limiti del bilancio di previsione aziendale

I vantaggi di un bilancio previsionale non sono da poco. Come abbiamo già sottolineato più volte, il bilancio previsionale si presenta come una panoramica sull’andamento futuro dell’azienda, sia in termini di spese previste che sul piano dei guadagni.

Il bilancio previsionale permette quindi di verificare la sostenibilità del progetto imprenditoriale, nonché la solvibilità dell’intera azienda – almeno fino ai 12 mesi successivi. Per questo torna utile quando hai bisogno di pianificare con efficacia gli investimenti, i finanziamenti a breve, medio e lungo termine, e le strategie da adottare per raggiungere i tuoi obiettivi di business.

In generale, i vantaggi di un piano previsionale si possono riassumere in:

• supporto alla pianificazione strategica
• supporto alle decisioni della C-board
• capacità di ottimizzazione delle risorse
• una riduzione dei costi a lungo termine
• previsione dei rischi di mercato e non
• adattabilità ai cambiamenti del mercato
• capacità di convincere gli investitori

Quest’ultimo punto è molto importante, soprattutto per le start up o per le aziende in cerca di investitori. Il bilancio previsionale, infatti, è parte del business plan, documento che descrive l’azienda, i suoi obiettivi e le sue possibilità specialmente agli occhi di possibili investitori.

Il bilancio di previsione però ha anche dei limiti, legati soprattutto al metodo e agli strumenti utilizzati per realizzarlo[iv]. Infatti,è facile cadere in errore durante la redazione di un bilancio previsionale se non applichi il giusto metodo e non scegli gli strumenti più adatti.

Quali sono i limiti del bilancio di previsione?

• incertezza delle previsioni
• forte dipendenza dai dati raccolti
• rischio di errore (di calcolo, per esempio)
• costi e tempo del forecasting
• effetto negativo sulle decisioni

In sintesi, per costruire un bilancio di previsione affidabile è necessario porre molta attenzione sui dati raccolti. Di base, una previsione non è mai sicura al 100%. Ma se nelle fasi precedenti alla redazione ti dedichi al monitoraggio attento dei dati, elaborare una stima sarà molto più facile. Anzi, più è approfondito il monitoraggio, maggiore sarà l’affidabilità della previsione.

In caso di bilancio previsionale sbagliato, o poco affidabile, il rischio è di prendere decisioni poco efficaci. Per esempio, un bilancio di previsione molto ottimistica può spingere le aziende verso investimenti eccessivi e poco sostenibili; al contrario, un previsionale pessimista rischia di farti perdere opportunità di crescita.

Inoltre, l’attività di previsione (o forecasting) può rivelarsi costosa, in termini di denaro e di tempo, se portata avanti “manualmente”, senza il supporto della tecnologia. Cosa che accade, purtroppo, in certe PMI ancora diffidenti rispetto all’innovazione tecnologica. Esistono però strumenti dedicati, che automatizzano il processo di monitoraggio e di previsione. Un software è in grado di azzerare quasi tutti i rischi di un bilancio previsionale, ed è una strada che le grandi aziende hanno già intrapreso.

Il bilancio previsionale nel mondo. Budgeting e Beyond Budgeting

L’importanza di un bilancio previsionale è riconosciuta dalle imprese di tutto il mondo – soprattutto nella sua accezione di budget, ovvero di documento di pianificazione utile ad allocare le risorse finanziarie dell’azienda.

Tuttavia, in molti casi, il budget (così puramente detto) si trasforma in uno strumento fin troppo rigido perché guarda poco alle previsioni finanziarie e più alle esigenze monetarie dei reparti. Un budget tradizionale statico funziona infatti molto bene nelle aziende con cicli economici stabili, oppure in condizioni di mercato poco mutevoli. In contesti incerti, però, si rivela presto una soluzione controproducente.

È per questo che molte aziende a livello globale hanno iniziato a adottare un approccio più moderno al budgeting, sviluppato in Inghilterra negli anni ‘90. Parliamo dell’approccio Beyond Budget, diffuso soprattutto in nord Europa e in nord America: un modello di budget più flessibile che permette alle aziende di adattarsi più facilmente ai cambiamenti del mercato.

Il modello Beyond Budget si basa su almeno due principi fondamentali: una gestione decentralizzata del budget (bottom-up), previsioni finanziarie dinamiche e continui aggiornamenti del budget. Questa modalità consente alle aziende di rispondere più velocemente alle sfide del mercato e, quindi, di mantenersi più flessibili e resilienti.

WEBINAR : Pianificazione finanziaria

Come costruire un bilancio previsionale (per il business plan e non solo)

Per costruire un bilancio previsionale aziendale bisogna partire da un’attenta analisi della situazione attuale dell’azienda. .In altre parole, bisogna valutare lo stato dei beni e delle passività, nonché la disponibilità di risorse finanziarie e la struttura del capitale. Soltanto una valutazione di questo tipo è in grado di fornire una base solida per le previsioni future – purché sia fatta con la giusta attenzione.

Ovviamente, la valutazione aziendale non basta. È altrettanto importante avere una visione chiara delle prospettive di mercato e delle dinamiche del settore in cui l’impresa opera. Trend economici e scelte dei consumatori sono infatti fattori che possono influenzare in modo significativo le proiezioni.

Per costruire un bilancio previsionale, bisogna prima sviluppare i suoi tre componenti principali:

• stato patrimoniale
• conto economico
• rendiconto finanziario

In certi casi particolari, come nel caso di bilanci previsionali redatti da un consiglio comunale, viene inclusa anche la nota integrativa.

Stato patrimoniale, conto economico e rendiconto finanziario devono essere comunque redatti in chiave previsionale. Conterranno quindi stime e non dati certi.

Come funziona lo stato patrimoniale previsionale?

Nella prima componente del bilancio previsionale, e cioè lo stato patrimoniale previsionale (a volte anche budget patrimoniale), sono indicati i beni e i diritti posseduti dall'azienda (quindi le attività), le fonti di finanziamento utilizzate per acquistare questi beni (ovvero le passività) e – non per ultimo – il patrimonio netto previsionale, che rappresenta una proiezione della differenza tra attività e passività future.

Che cos’è il conto economico previsionale?**

La seconda componente essenziale del bilancio previsionale è il conto economico previsionale (o budget economico) che riporta i ricavi, le spese operative, ma anche gli interessi, le imposte e tutte le altre entrate e uscite non operative – registrati, però, sempre in chiave previsionale. Questo vuol dire che il conto economico effettivo sarà il punto di partenza fondamentale: da lì, integrando altre informazioni relative all’andamento del mercato, sarà possibile costruirne la sua versione previsionale.

Cosa vuol dire rendiconto finanziario previsionale?

Il rendiconto finanziario previsionale – definito anche budget finanziario o budget di tesoreria – rappresenta invece una proiezione delle entrate e delle uscite in azienda. Il budget perciò riporta il cash flow previsionale, elaborato in base ai flussi di cassa già registrati – flussi di cassa relative alle attività operative, finanziarie e di investimento. Un documento come il rendiconto finanziario previsionale è imprescindibile per valutare l’andamento futuro della liquidità disponibile, nonché la capacità della tua azienda di far fronte ai suoi debiti.

Il processo di costruzione di un bilancio previsionale

La costruzione di un bilancio previsionale è certamente un’operazione complessa, non soltanto perché prevede diversi step (quelli che elencheremo qui sotto) ma anche perché coinvolge più di una divisione aziendale e rappresenta quindi un lavoro corale che va coordinato con attenzione.

Come abbiamo già detto, per realizzare un bilancio di previsione bisogna fare attività di forecasting e budgeting insieme, ma non basta. Ecco allora gli step esatti che dovrai seguire:

1.Analisi della situazione attuale

Prima di fare previsioni, bisogna capire da dove si parte. Per questo la raccolta di dati storici, e la loro successiva analisi, sono step fondamentali di questo processo. Bilanci d’esercizio degli anni precedenti, risultati delle vendite, e flussi di cassa saranno il tuo punto di partenza. E non solo, perché una previsione si mostra più accurata se è sostenuta da un monitoraggio scrupoloso.

Facciamo un esempio: se nel corso di un anno hai monitorato con attenzione e quotidianamente tutti movimenti di cassa della tua azienda, fare una previsione delle entrate future sarà ancora più facile perché sai già come gira il denaro in azienda e secondo quali dinamiche.

Ovviamente, è bene anche analizzare i trend economici e settoriali che hanno influenzato i tuoi risultati, provando a comprendere in che direzione stanno andando. Anche questo può aiutarti a costruire un bilancio previsionale realmente affidabile.

2.Definizione degli obiettivi aziendali

La definizione degli obiettivi aziendali è una parte importante della pianificazione finanziaria. È in questa fase che si chiariscono gli obiettivi a medio-lungo termine dell’azienda (es. aumentare le vendite, ridurre i costi o espandersi in nuovi mercati). Il bilancio previsionale copre 12 mesi, ma è bene avere chiaro in mente dove vuoi portare la tua azienda nell’anno successivo.

Gli obiettivi guideranno l’azienda durante l’intero processo di budgeting. Possono essere definiti secondo due approcci: top-down e bottom-up.

Nell’approccio top-down, la pianificazione parte dai livelli più alti dell’azienda, come i dirigenti o il management esecutivo. Gli obiettivi dell’azienda vengono stabiliti dall’alto e, una volta fissati, la stessa direzione suddivide risorse e budget per i vari dipartimenti o unità operative. Es.: l’azienda stabilisce il budget complessivo per il marketing e distribuisce questa cifra ai vari team.

Nell’approccio bottom-down, la pianificazione parte dai livelli operativi e viene costruita progressivamente verso l’alto. I vari reparti aziendali (marketing, vendite, produzione, etc.) preparano le proprie previsioni di budget basandosi sulle esigenze specifiche delle loro attività (es. il team marketing calcola quante risorse saranno necessarie per raggiungere certi obiettivi). Le proposte di budget vengono poi consolidate in un piano generale.

3.L’attività di forecasting

In questa fase, si elabora una stima di come si evolveranno le finanze di un’azienda nell’anno successivo. L’obiettivo del forecasting è prevedere ricavi, costi, utili e flussi di cassa, attraverso l’analisi dei dati storici, delle tendenze di mercato e di altre variabili.

A questo punto, la tua azienda dovrebbe già avere un bacino di dati da cui partire (raccolti nella fase uno). Per elaborare la previsione, si dovrà però ricorrere a modelli previsionali specifici. Potrai svilupparne uno tu stesso, se hai il ruolo di responsabile finanziario dell’azienda, oppure ricorrere a uno strumento dedicato. Un software di previsione di cassa, per esempio, può offrirti un grado di accuratezza nettamente superiore del calcolo manuale.

I dati elaborati tramite forecasting verranno utilizzati direttamente nel bilancio previsionale.

4.Pianificazione del budget

Lo step successivo è il budgeting, o pianificazione del budget. Anche in questo caso, bisogna prima scegliere l’approccio migliore (top-down o bottom-up). In linea generale, i budget operativi rimangono comunque il punto di partenza. I budget operativi sono le stime di spesa calcolate da ogni singolo reparto: avrai così il budget delle vendite, il budget del personale, il budget del marketing e così via.

I budget operativi confluiscono nel budget economico, e entrambi serviranno a costruire un budget finanziario. In ultimo si lavorerà al budget patrimoniale. A questo punto avrai già una stima completa di quello che sarà l’azienda in futuro.

5.Creazione del bilancio previsionale

Una volta raccolte tutte le previsioni e i budget, si procede alla stesura dei tre documenti principali che costituiscono il bilancio previsionale: stato patrimoniale, conto economico e rendiconto finanziario previsionale.

Perché il bilancio previsionale è così importante?

Avere un bilancio previsionale agevola l’azienda per diversi motivi. In primo luogo, perché ti dà accesso a una visione chiara e dettagliata della situazione aziendale nell’anno successivo. Per esempio, guardando anche solo al budget di tesoreria, ci accorgeremo di ogni possibile criticità futura, e questo fa tanto se vuoi migliorare i livelli di liquidità nel medio-lungo termine.

Il bilancio previsionale è poi utile nel calcolo del fabbisogno di capitale circolante, cioè della quantità di liquidità necessaria per affrontare le esigenze operative dell'azienda. Il fabbisogno di capitale circolante dipende da molti fattori (es. il ciclo di produzione e vendita dell'azienda, la stagionalità del mercato, la politica di credito verso i clienti e la gestione dei fornitori, etc.), ma con un bilancio previsionale potrai farne una stima in anticipo, tenendo conto di tutti questi fattori e di possibili variazioni future.

Di conseguenza, il bilancio previsionale permette di analizzare la sostenibilità economica dell'azienda. La previsione delle entrate, unita a un prospetto delle spese, consente di individuare eventuali sbilanciamenti tra entrate e uscite. Perciò è uno strumento importante anche per la gestione del rischio finanziario, perché identifica potenziali problemi e individua azioni preventive.

Infine, il bilancio previsionale torna utile per valutare la redditività dell'azienda nel futuro immediato. Anzi, proprio grazie a questo documento, potrai individuare nuovi margini di profitto e definire strategie di riduzione dei costi. Questo vale anche per la pianificazione degli investimenti futuri e dei finanziamenti a breve e lungo termine.

Il caso studio del 2024 su una banca scandinava

Un interessante caso studio del 2024[v], condotto da ricercatori della Aalborg University in Danimarca, ha dimostrato come un approccio al budgeting basato sulle previsioni riesca a migliorare l’efficienza finanziaria di una grande impresa, garantendo una migliore gestione dei costi nonché maggiore controllo aziendale. Lo studio è stato condotto su una banca scandinava, indicata con il nome di fantasia BankCorp, che offre al suo pubblico servizi finanziari e assicurativi.

Le banche, però, operano in un mercato molto instabile e competitivo. Una situazione che rende il budget, inteso come semplice allocazione delle risorse, uno strumento troppo rigido, non adatto a gestire le continue fluttuazioni. Per questo motivo, nel 2016, il CFO di BankCorp insieme al Consiglio di Amministrazione decide di rinunciare definitivamente a un sistema di budgeting tradizionale, con tutti i suoi limiti, dando priorità al forecasting, quindi all’attività di previsione.

Dal 2017 in poi le previsioni finanziarie della banca vengono costruite secondo un modello che tiene conto di:

• fattori macroeconomici che incidono sul settore bancario
• le decisioni future dei dirigenti sul futuro dell’azienda

e aggiornate ogni tre mesi, così da poter contare su una visione affidabile della situazione finanziaria futura di BankCorp.

A quel punto, la banca reintroduce lo strumento del budget ma continua a dare maggior peso alle previsioni, che vengono integrate nella pianificazione finanziaria. Questo sistema ha permesso alla banca di migliorare la capacità della banca di rispondere alle incertezze, aumentando la precisione delle stime sui ricavi e ottimizzando il controllo delle spese. Inoltre, grazie ai forecast, la banca ha riscontrato una maggiore flessibilità nella pianificazione a lungo termine, e ha ridotto i tempi dedicati al processo di budgeting.

In definitiva, l’approccio integrato del budget forecast, ovvero del bilancio previsionale, ha permesso di migliorare la gestione finanziaria complessiva dell’azienda.

WHITEPAPER : CEO & CFO: rafforzare la sinergia per ottenere risultati finanziari migliori

Strumenti digitali per creare un bilancio previsionale

Le nuove tecnologie hanno un ruolo anche nella creazione di un bilancio previsionale. A tal proposito, gli strumenti digitali più utilizzati dalle aziende sono almeno due.

• Fogli di calcolo. I fogli di calcolo (es. Excel) consentono di creare modelli personalizzati e di adattare le formule alle specifiche esigenze aziendali. Offrono un’ampia gamma di funzioni per effettuare calcoli, ma anche per creare grafici e analizzare i dati. Hanno però un grande limite: devono essere compilati a mano, il che aumenta il rischio di errori di calcolo.
• Software dedicati. I software dedicati (es. software di tesoreria previsionale) automatizzano la raccolta e l’analisi dei dati, semplificando il tracciamento delle transazioni e la generazione di report finanziari. Un software come Agicap, per esempio, elabora scenari di previsione affidabili sulla base di algoritmi specifici, e offre un alto grado di precisione. Inoltre, possono essere integrati facilmente a altri software gestionali (come i software di contabilità) per velocizzare ulteriormente il lavoro.

La scelta dello strumento giusto dipende però dalle esigenze specifiche della tua azienda. Per esempio, una piccola impresa tende a scegliere strumenti base come Excel, seppur a scapito dell’affidabilità della proiezione. Le aziende medio-grandi, invece, non possono fare a meno di uno strumento dedicato capace di elaborare dati anche molto complessi.

Il tuo bilancio previsionale è impreciso? Affidati al gestionale di Agicap

Se il bilancio previsionale della tua azienda ti sembra impreciso, un software di gestione della tesoreria come Agicap può darti una mano.

Agicap, infatti, è stato progettato come valido supporto per le piccole e medie aziende alle prese con la gestione del cash flow e la pianificazione della liquidità.

Con Agicap, il tuo bilancio previsionale sarà affidabile (quasi!) come il tuo bilancio consuntivo. Il software, infatti, si avvale di algoritmi di previsione capaci di sviluppare proiezioni illimitate, che tengono conto di numerose variabili. Inoltre, il previsionale di Agicap è dinamico, perché basato su un monitoraggio del cash flow aggiornato in tempo reale.

Scegli Agicap per affrontare le sfide della tua tesoreria. Richiedi subito una prova gratuita!

---

[i] N. Castellina, D. Hatch, Financial Planning, Budgeting, and Forecasting in the New Economy, Aberdeen Group, Marzo 2011

[ii] Il livello di accuratezza del bilancio previsionale, così come indicato nella ricerca di Aberdeen Group, è del 103%. Le aziende con le migliori performance individuate dallo studio mostrano un 103% di accuratezza nelle attività di forecasting.

[iii] Legge del 31 dicembre 2009, n. 196

[iv] Forbes, Why Budgeting Kills Agile And Innovation, 28 Aprile 2019

[v] P. N. Bukh, A. Ringgaard, N. Sandalgaard, Moving beyond Beyond Budgeting: A Case Study of the Dynamic Interrelationships between Budgets and Forecasts, Aalborg University (Denmark), 28 Maggio 2024