Il budget economico è uno strumento molto importante per definire nel breve termine gli obiettivi e la pianificazione dell'azienda. Un lavoro fondamentale per ottenere i risultati sperati a fine anno è proprio quello di prevedere l'andamento (basandosi su dati storici) e fare una serie di valutazioni anche sulla base degli obiettivi da raggiungere.

In poche parole, un piano può anche essere imperfetto, ma è sicuramente meglio di un non-piano. Da questa base si sviluppa il senso e l'importanza di un budget economico così come di un business plan. In particolare, il primo considera l'orizzonte annuale mentre il secondo considera un periodo che va dai tre ai cinque anni.

Cosa significa creare un budget aziendale efficace? Definizione e significato

Innanzitutto, un buon budget aziendale risponde a due esigenze fondamentali: programmazione e supervisione. La programmazione, si intuisce già da quanto spiegato in precedenza, riguarda soprattutto la capacità di prevedere quanto può accadere nel prossimo anno solare sulla base di quanto accaduto negli anni passati. La supervisione è invece legata al controllo del raggiungimento degli obiettivi, ovvero la possibilità di avere una base concreta (il budget, appunto) per comprendere se l'anno sta andando bene o ci sono invece scostamenti in positivo o in negativo.

Questo aspetto sarà sicuramente più chiaro successivamente, quando avremo modo di vedere quali sono gli elementi chiave di un budget aziendale e, quindi, quali aspetti vanno considerati con maggiore attenzione. Prima ancora di proseguire, ricordiamo che budget letteralmente significa "bilancio di previsione" e già questa traduzione letterale ne spiega molto bene il senso e la concezione.

Il budget è sostanzialmente lo strumento perfetto per permettere all'azienda di evolversi nel corso del tempo, di migliorare elementi qualitativi e quantitativi con una base solida, ovvero i dati degli anni precedenti. Dal punto di vista pratico, un modo per creare un budget efficace è sicuramente legato a valutazioni puntuali sulla base della tipologia di azienda, di settore, della storia (azienda nata da poco o da molti anni), degli obiettivi e così via.

Così come per il business plan, non esiste una ricetta perfetta, ma piuttosto è necessario calare questo documento e la sua redazione nel contesto aziendale. Anche dal punto di vista temporale si possono fare alcune valutazioni: il periodo perfetto in cui realizzarlo è l'ultimo trimestre dell'anno solare, quindi tra ottobre e dicembre.

Ciò significa che si può pianificare in maniera accurata l'anno successivo, pur avendo già un'idea piuttosto completa di come è andato l'anno che si sta concludendo. Chiaramente, però, l'anno di cui si hanno perfettamente i dati storici è il precedente, dunque si suggerisce sempre di guardare almeno indietro di dodici mesi o addirittura di più, cercando di intuire quale sia il trend (per esempio, se le vendite sono in trend crescente, decrescente o sono costanti).

Esistono tipi di budget differenti? Budget finanziario, budget operativo, budget di spesa...

Sostanzialmente no, il budget è di un unico tipo e subisce modifiche sulla base della tipologia di impresa e delle esigenze specifiche, come spiegato in precedenza.

Come spesso accade, non si può valutare il budget di un'azienda produttiva al pari del budget di un'impresa di servizi e così via. Un'altra valutazione riguarda poi la funzione esterna di questo strumento: in genere infatti il budget rimane interno all'azienda, ma alcuni elementi che lo caratterizzano vanno poi a comporre il business plan e in generale, soprattutto per le grandissime imprese, divengono noti i dati relativi a previsioni e scenari futuri.

In tal caso, ci può essere un effetto positivo o negativo sulla base della capacità operativa dell'azienda di mantenere quanto ha ipotizzato all'interno del budget. Inoltre, si possono anche realizzare dei prospetti più complessi in cui si inseriscono dati relativi a uno scenario ipotetico positivo e uno scenario ipotetico pessimista, proprio per comprendere e pianificare l'operatività in entrambe le situazioni.

Uno dei grandi pregi del budget, infatti, è quello di poter fornire all'impresa informazioni subito utilizzabili per stabilire se cambiare strategia, se le stime sono rispettate e così via. Il budget operativo, il budget finanziario, il budget di spesa e così via sono di fatto le singole componenti del budget aziendale e vengono redatte sulla base, ancora una volta, della tipologia di impresa e delle esigenze specifiche.

Come crearlo e che funzione ha ogni step

Innanzitutto, è necessario definire gli step per la realizzazione, per ipotesi alla fine dell'anno, di un budget aziendale efficace, accurato e semplice da utilizzare. Infatti, non si tratta di uno strumento eccessivamente tecnico, perché anche se il suo utilizzo dovesse rimanere solo interno, chi lo utilizza per prendere decisioni strategiche deve avere tutti gli strumenti per leggerlo e comprenderlo con relativa facilità.

Il primo step prevede l'utilizzo di dati "semplici", ovvero provenienti dai prospetti contabili in forma semplificata. Un budget finanziario basato sul conto economico, per esempio, sarebbe di difficile realizzazione e comprensione, mentre se si utilizza come base il CE riclassificato si possono produrre dati molto più rapidamente.

Il secondo step è di fatto già stato esposto, ovvero prevede di basare il nuovo budget sui dati degli anni precedenti, facendo una media dell'andamento nel corso degli anni. Un dato relativo alla vendita di prodotti finali, ad esempio, si può ipotizzare simile anche per l'anno successivo: per esempio, per un’azienda che vende mobili, se nel corso dell’anno ha registrato un fatturato di 3 milioni per la vendita di sedie, può ipotizzare una cifra tra gli 2 e i 4 milioni per l'anno successivo.

Lo step successivo entra ancora nel merito di dati, in particolare delle voci di costo. Anche in questo caso il budget è previsionale e può considerare invariate le voci relative ai costi fissi (a meno che vi sia un'importante riorganizzazione), mentre deve essere concessa maggiore variabilità in rapporto agli altri costi, definiti non a caso costi variabili (costi delle materie prime, costi operativi, costi di marketing...).

Il quarto step prevede la spartizione delle risorse nei diversi obiettivi: un piano degli investimenti (se sono da fare), un calcolo del fabbisogno di risorse, i flussi previsti e così via. In questa fase si può comprendere meglio dove è necessario agire ed eventualmente anche in che modo, dando così l'occasione di rivedere questi aspetti nel corso del tempo. Ad esempio, se un dato di costo dovesse essere stato ipotizzato troppo alto rispetto all'effettiva necessità, nel corso dell'anno si presenterà l'opportunità di dedicare quella determinata somma (un budget, come spesso diciamo anche nella quotidianità) a un altro obiettivo che era stato ritenuto di secondaria importanza.

Ecco che si realizza quanto si era ipotizzato in precedenza, con il budget che permette di capire dove si sta andando e come, con l'opportunità di modificare in corsa gli aspetti necessari.

Infatti, il quinto e ultimo step riguarda il controllo a consuntivo di come sta andando l'anno: alla fine di ogni mese o trimestre si valuta quanto sono state accurate le previsioni, si modifica ciò che necessita di essere ricalcolato e si ha sotto controllo l'intera situazione aziendale senza nessuno sforzo in itinere.

Si può fare anche la verifica sull'intero budget predisposto alla fine dell'anno, la quale costituirà il punto di partenza per realizzare il budget relativo al prossimo esercizio secondo i medesimi criteri.

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